当您管理多个计划并且没有跟踪支出和资源的机制时，项目失败就不可避免。 另一方面，项目跟踪在这种情况下很有用。 基本上，各种规模的团队都可以通过更好地管理资源并产生支持业务扩展的成果，从项目跟踪中受益。 因此，在本文中，我们将解释为什么在您的企业中实施项目跟踪系统如此重要，以及您需要了解的所有其他事项。
什么是项目跟踪
称为项目跟踪的项目管理技术用于监控项目内部的工作状态。 通过跟踪项目，您可以根据预期评估实际进度，并发现可能使按时按预算完成项目变得更加困难的任何问题。
项目管理方法和项目跟踪工具的使用对于项目跟踪至关重要。 例如，甘特图提供项目生命周期任何阶段的活动、工作量和里程碑的概述，使管理人员能够监控项目进度。 状态报告和其他项目报告可以收集更多信息，进一步阐明可交付成果、风险和绩效。 然后，项目团队和利益相关者可以收到此信息以随时了解情况。
为什么项目跟踪很重要
项目跟踪器是管理者可以用来监控团队绩效和资源分配情况的工具。 它是维护项目预算和进度的重要工具。
项目跟踪器的模板可以用作项目开发的单一信息源。 项目团队可以在模板中填写有关项目开发的信息，然后可以与项目经理和其他利益相关者共享，以向他们展示项目目前的状况。
然而，使用项目管理软件来跟踪项目是最可靠的选择。 对在线工具进行实时更新，并且该软件共享此信息。 之后，它可以生成包括当前事实的报告，以帮助您做出决策。
如何跟踪项目开发
尽管跟踪项目的进展似乎是一项艰巨的任务，但您可以通过预先概述程序和计划来为成功做好准备。 您可以立即采取以下措施以回到正轨：
- 创建里程碑和可交付成果
- 设定可实现、可衡量且现实的目标。
- 使用项目管理工具来监控时间、费用和任务。
- 定期的团队和利益相关者会议
- 设定明确的期限
- 鼓励透明度
这些建议是结构性的，应该针对每个项目实施。 为了向项目经理提供使团队遵守预期进度和预算所需的具体信息，他们可以使用项目跟踪软件或项目跟踪模板。
哪种项目跟踪方法最有效
正如我们之前所描述的，存在许多项目跟踪技术，从甘特图到起草项目大纲。 借助甘特图，项目经理和团队成员可以查看项目的状态及其任务之间的关系。 您可以在 Excel 中制作甘特图，但具有项目跟踪功能的平台将为您提供更强大的版本，可以实时显示更改和更新。 我们将在下一节中详细讨论这一点。 与此同时，这里有一些提示可以帮助您找到项目管理的方法。
#1. 在开始之前，制定一个计划
项目跟踪变得具有挑战性的主要原因之一是在没有进行必要准备的情况下就跳入项目的倾向。 制定计划和目标可以让您跟踪项目的发展。
#2. 搜索危险信号并解决问题
影响项目成败的因素是警告指标。 如果您没有注意到任何危险信号，您的项目就会失败。 存在可以帮助显示警告消息的项目管理应用程序。 同时，如果有大量任务未完成，寻求帮助可能是个好主意。
＃3。 遵守工作时间表
项目规划好后，就可以开展工作了。 高级别可交付成果可以分为更小的任务，以便人们更清楚地了解对他们的期望。 这将帮助他们在开始工作之前就了解什么是好工作。 可以通过查看任务和计划来确定项目的进展情况。 积极主动地开展项目工作可确保不会出现任何问题并阻碍项目的完成。
＃4。 仅在任务完成时将其标记为已完成
当事情进展缓慢时，开始将工作标记为已完成似乎是明智的，即使它们只是部分完成。 由于这些虚假报告，该项目的真实进展变得更加难以追踪。
您应该在项目管理工具中寻找什么
每个项目管理工具都有一个特殊的功能。 然而，当谈到基本功能时，软件集成、移动应用程序和工作流程自动化占据主导地位。
#1. 工作流程自动化
项目效率的主要因素之一是工作流程自动化，它使您的项目团队不必执行耗时的重复性操作，例如通过项目管道移动任务或在任务完成后立即通知团队成员。
自动化让您可以设计自己的工作流程，在某些程序（例如 Monday.com）上，您可以首先从现成的模板中进行选择，或者完全自定义自己的工作流程以满足团队的要求。
例如，您可以编写一个自动程序，以便在合同更改为已签署时提醒团队负责人。 在这种情况下，团队领导不必花时间寻找状态更新； 相反，他们只会在有人签署合同时收到通知。
#2。 移动应用
不支持移动访问的平台是生产力的对立面，而这正是项目管理软件的意义所在。 尽管 Monday.com 不仅仅是一个项目管理工具，但您的团队仍然可以在移动时通过他们选择的任何设备访问任务并在上下文中进行交流。
现场跟踪项目进度和分配任务的能力对于领导远程团队的项目经理至关重要。 团队可以在 Monday.com Work OS 上监控截止日期并从头到尾操作项目，该操作系统还允许您定制任何工作流程以优化任何工作流程、项目或任务。
＃3。 软件融合
您不应该（或不能）仅仅因为正在寻找综合的项目跟踪工具而放弃您当前最喜欢的工具。 当然，您会希望您选择的项目管理软件能够与 IT 堆栈的其余部分良好配合。 通过 Monday.com 与所有您喜爱的工具的无缝集成，您实际上可以将团队的所有工作集中到一个地方。
项目跟踪软件
跟踪项目的最简单方法是使用项目跟踪软件，它可以跟踪所有涉及的工作并帮助您按时完成。 除了活动之外，大多数项目跟踪软件还可以用于跟踪您的预算和资源分配。
即使在项目开始执行阶段之前，项目跟踪器也会很有帮助。 它可以帮助您管理项目规划期间执行任务所需的资源。 一旦您进入项目的监视和控制阶段，该程序就会真正发挥作用，使您能够检查实际进度是否符合您当时的预期。
任何项目都必须使用项目管理仪表板进行管理。 它为您提供了一种管理时间、金钱和范围三重约束的机制。 管理者知道活动何时完成，并且他们消耗的资源和成本不会超过分配的资源和成本。
项目跟踪工具
基于网络或云的软件平台（称为项目跟踪工具）使团队和个人能够安排项目、密切关注项目进度并促进更好的团队合作。 一些可以帮助您跟踪您的计划的程序是：
- Monday.com 是一个工作操作系统 (Work OS)，可帮助各种规模的团队组织和管理任何形式的工作。
- Microsoft Project：MS Project 专为大型、复杂的瀑布项目而设计； 然而，敏捷方法可能不太适合它。
- Trello：Trello 的看板和列表制作工具专注于看板，帮助团队组织项目。
- Evernote 是一款著名的笔记工具，使用户能够保存和整理基于网络的笔记和其他内容。
- Jira：许多开发人员更喜欢 Jira 作为他们的首选软件。 该计划因组织代码开发和问题监控而闻名。
项目跟踪工具有哪些优势
通过使用适当的工具，项目经理可以确保增强团队的工作流程，同时保持项目按计划进行并低于预算。
他们还做什么？
- 促进项目规划。 最完整的平台提供平台内文档共享、甘特图、看板视图和其他敏捷程序。
- 为了有效地规划项目，您需要一个工具，可以让您在团队成员之间分配任务并在平台上标记它们，以便每个人都知道必须做什么。
- 跟踪时间：项目管理工具还可以让您跟踪每项任务所花费的时间以及已完成的进度。
- 检查项目任务的状态 - 状态是查看团队所处位置的快速而简单的方法。 一些更平易近人的软件使用引人注目的可编辑标签，以便任何人都可以快速查看项目、任务和子任务进度。
- 设置项目时间表对于确保每个人都在同一页面上至关重要，无论您是想要所有项目的时间表的直观描述还是需要知道您和您的团队需要多长时间才能完成任务或项目。
免费项目跟踪
每个人都以自己独特的方式管理任务。 有些人更喜欢通过使用收件箱来管理自己的职责。 有些人甚至喜欢过时的纸笔技术，而另一些人则更喜欢在看板或日历视图上查看他们的工作。
8 个最佳项目管理免费工具
- Trello 用于视觉项目管理
- 体位法 对于团队
- 对于自定义任务视图，请使用 ClickUp
- 对于类似于电子表格的功能，请使用 Wrike
- JIRA 对于开发人员；
- 主动协作 适用于独立承包商和小型代理团队；
- Airtable 用于创建定制的项目管理工具；
- GoodDay 适用于各种项目管理技术。
项目跟踪应用程序
以下是一些对您的业务有帮助的项目跟踪应用程序列表：
#1. 特雷洛
想要超越典型电子表格的小型企业应该考虑 Trello。 由于其免费计划提供丰富的功能，它也是个人使用的绝佳选择。 如果您需要具有出色安全性和移动应用程序的即插即用项目管理软件，Trello 不会让您失望。
#2。 体式
如果您喜欢 Trello（我们将在下面讨论）但需要更多功能丰富的功能，那么这是一个不错的选择。 Asana 是一个全面的项目管理工具，可让您跟踪每个团队成员以及他们正在执行的任务。 由于平台的实时更新，您可以随时了解项目管道的任务、注释、工作区和标签。
您可以在 Asana 中为每个团队成员设置权限，团队成员可以在那里共享项目论文，而不必发送多封电子邮件。
#3。 星期一网
Monday.com 提供了 200 多个视觉模板来帮助您入门。 要设计独特的工作流程，您可以拖放 30 多种不同类型的列。 此外，为了最大限度地减少繁忙的工作并提高效率，您可以自动化日常流程。
为了简化复杂的操作，您可以链接看板、将文件添加到项目以及与团队成员沟通。 工作负载视图使管理人员能够了解每个团队成员正在做什么，而无需召开毫无意义的会议。
#4. 大本营
Basecamp 是团队协作、项目管理和文件共享的最佳平台。 该平台具有强大的集成功能，可以帮助您使用更少的软件来运行您的组织。 Basecamp 采用固定费用定价（而不是按用户计费）使其有别于竞争对手。
#5. 智能表
Smartsheet 提供基于 Web 的协作工具，可帮助您简化计划。 与竞争对手 Wrike 相比，它提供更快的入门速度。 资源管理和自动化工具有助于平衡分配并避免瓶颈。
什么是项目跟踪和监控？
项目跟踪从早期规划开始，一直持续到项目完成。 随着项目的发展，及早发现潜在问题并解决它们。
为什么项目跟踪很重要？
您可以通过跟踪哪些任务优先来简化项目跟踪操作。 帮助您选择其中之一。 此外，这样做可以让您在最后期限内完成任务、找出障碍并消除它们，并将风险降至最低。 总体上推动团队和项目取得成功。
您用什么来跟踪项目？
跟踪项目开发的最常用方法之一是甘特图。 它为团队成员提供项目管理进度的实时可视化图片。 此外，甘特图可以更轻松地识别任务之间的关系。
谁负责项目跟踪？
项目规划为高效的项目管理跟踪和状态报告奠定了基础。 项目经理和高管此时会制定明确的可交付成果和检查点来衡量进度。 团队领导者应该为了整个团队的利益而监督项目跟踪。
项目跟踪软件有什么作用？
项目跟踪器是一种工具，管理人员可以使用它来监控团队的执行情况和资源分配情况。 它是维护项目预算和进度的重要工具。 项目跟踪器模板可用作项目开发的单一信息源。
结论
项目跟踪从早期规划开始，一直持续到项目完成。 定期监控项目绩效以发现与项目管理计划的偏差可以帮助您确保项目按计划进行。
相关文章
- 企业最佳 10 种客户关系管理 (CRM) 软件
- 项目跟踪软件：前 25 名项目跟踪软件的评论
- 工作流管理软件：2023 年的最佳选择
- 工作流自动化：定义、步骤、软件、收益和营销
- 工作流程：定义、工具和优势
参考资料
