项目管理计划为利益相关者和最终用户提供了执行未来项目的路线图。 虽然整合起来需要时间，但最终的结果是值得的。 它有助于降低风险、建立支持、收集团队的专业知识、协调沟通并确保资源可用性。 本指南概述了项目管理计划是什么、涉及的阶段、示例及其优点，然后提供了有关如何创建项目管理计划的简单分步指南。
什么是项目管理计划？
项目管理计划是详细说明项目执行的方式、时间和假设的文档集合。 它描述了项目的价值主张、执行阶段、资源、通信工具和协议、风险、 利益相关者 （及其职责）和可交付成果。 其材料包括执行摘要、甘特图和团队图， 风险评估，以及沟通和子计划 资源管理。
项目管理计划有什么用？
一份写得好的、结构良好的项目计划文件是全面掌握项目的唯一方法。
与项目章程（项目的高级战略）相比，项目管理计划将高级视角解构到项目的实际日常运营中，涵盖了为满足项目要求而必须做的一切。您的项目目标。
从时间框架到预算、资源到可交付成果等所有内容都将在全面的项目计划中详细说明，为您提供一个路线图，说明必须解决的问题，以便您可以用来管理和评估项目。
项目管理规划的重要性
每个优秀的项目都需要进行大量的规划。
RedFern 项目经理，在任何特定时间，您都会有很多事情要做。 您的项目计划通过准确地展示您应该关注每一步的内容来消除猜测； 您的资源和注意力应该投入到哪里； 以及您应该注意什么，以确保事情不会迟到或超出预算。
您在制定项目计划时前期所做的工作将为您在整个项目生命周期中提供良好服务，使您能够将精力完全集中在交付成果上，而不是试图弄清楚下一步该做什么。
以下五个优点展示了项目管理规划的重要性。
#1. 它为您的项目提供了一个起点。
根据授权的项目章程，您的项目计划将描述商定的项目范围、时间表和预算。
一旦这些基线被确定、指定并被项目发起人接受，您将能够将项目的实际进度与预测进度进行比较。
这非常有用，因为这意味着无论您处于项目的哪个阶段，您都可以快速评估您是否按预期交付 - 以及如果没有按预期交付，您需要采取哪些措施来纠正方向。
#2. 它确保项目的一致性（并消除混乱）。
没有意外或警报：通过项目计划中描述的项目，每个人都知道要预期什么以及何时进行。
虽然您的项目章程确保您、您的利益相关者和项目团队都在同一页面上，但您精确的项目计划通过概述确切的截止日期和可交付成果来确保不存在错误或混乱，以便每个人都可以做出相应的计划。
＃3。 它完全定义了项目的范围。
对齐的另一个优点是它可以防止范围蔓延。 当项目计划文档中清楚地写出利益相关者的期望和所有商定的可交付成果时，很容易发现超出范围的项目。
而且，也许更重要的是，它使解决这些问题变得更加容易。 这是因为您有书面文件或项目计划表可以在对话期间参考，因此每个人都会想起他们最初同意的内容，并且不会对项目范围内（或外）的内容产生误解。
＃4。 它可以提供更好的资源项目管理。
当您开始将项目的工作分解为可管理的块（例如可交付成果、里程碑和任务）时，就可以更轻松地了解完成任务真正需要什么样的资源。
同样，虽然您可能已经开始在项目章程中从基本层面阐明这一点，但您的项目计划是您更加具体地了解打算如何使用您所掌握的资源的地方。
＃5。 它增强了您项目的信心。
详细的项目计划可以帮助您的项目发起人、利益相关者和项目团队（老实说，如果您今天过得很糟糕的话，也可以放心）您的前进方向和原因。
因为它可以让每个人了解所有工作如何共同推进项目（以及隐含的组织目标），所以项目计划文档可以增强您作为项目经理的领导力的信心。
在编写项目计划之前您需要了解的事情
在开始制定计划之前，请花几分钟时间进行准备。 定义项目失败时面临的风险，确定成功完成所需的里程碑，选择关键人才来完成项目，选择并注册使计划创建过程变得简单高效的工具，并定义项目的最终受益人您的项目都是如何做到这一点的示例。 下面更详细地讨论这些制备过程中的每一个。
#1. 失败风险评估
定义如果项目未成功完成会发生什么可能会在您激励执行团队并为项目制定计划和价值主张时对您有所帮助。 这一观点强调了每个利益相关者参与的重要性。
#2. 确定里程碑
定义他们将负责的里程碑是确保您选择正确的团队成员进行计划设计和执行的一种方法。 一旦确定了里程碑，您就可以确定所需的专业知识，然后确定拥有该技能的人才。
＃3。 人才识别
从团队成员那里获得专业知识至关重要，他们将在您创建策略时执行您的策略。 这可能决定您的项目的成功与失败。 现在识别这些利益相关者可以让您更早地让他们参与规划过程，从而获得更多的集体知识。
＃4。 选择工具
在规划项目时，您将需要使用图表、图形和报告来记录相关信息。 图形设计应用程序，例如 Canva 和 项目管理软件 可能会有用。
＃5。 识别受益人或最终用户
没有什么比了解最终用户或项目受益人对最终交付成果的要求更能让您为项目成功完成做好准备了。 理解这一点需要最终用户或接收者的理解。 在你开始规划一个会影响他们、或许会让他们高兴的项目之前，花一些时间倾听他们的需求、目标和希望。
如何制定项目管理计划
我们现在正在制定项目管理策略，其中包括以下步骤：
步骤1。 创建项目规划的高级模板
什么是 项目计划 在你的组织中看起来像什么？ 在设计项目策略时，最好从任何可用作参考的现有资源开始，例如项目计划示例或项目计划模板。
使用您公司拥有的任何资源，例如项目规划的高级模板、项目规划电子表格、模型计划或项目准备日历。
第2步。 定义您的项目目标
有许多免费模板和示例可帮助您进行准备，但请记住使用适合您的项目类型的模板和示例。
您的项目管理计划应根据您的项目、员工和需求的具体情况进行定制。 例如，新设备推出的 IT 项目计划肯定会不同于敏捷项目计划，而敏捷项目计划几乎肯定会不同于更广泛的战略项目计划。
甘特图、任务列表和其他项目管理方面可以帮助您确保策略的有效性。
步骤＃3。 识别所有利益相关者
完成项目概述后，您必须确定项目成功的主要利益相关者。 因此，收集您的所有需求至关重要。 收集此信息后，您必须为每个利益相关者定义项目范围并指定具体的可交付成果。 好的 沟通技巧 对于掌握此阶段的项目管理至关重要。
步骤4。 从您的客户、项目利益相关者和团队成员那里获取反馈
当时机成熟时，凭空制定的策略不太可能获得所需的支持。 如果您将利益相关者纳入项目规划过程中，他们会感觉更多地参与其中，并且将为有利于您的项目的综合团队氛围定下基调。
在制定项目计划时，请确保征求项目主要人物的反馈，无论是通过计划会议、头脑风暴会议还是一对一访谈。 另外，作为额外的奖励？ 这是一个很好的机会，可以继续与您在整个利益相关者和项目章程和分析中开始的重要利益相关者建立关系。
步骤＃5。 您之前完成的任何项目管理计划都应该包括在内
如果您已经完成了项目规划的第 1-5 阶段，则应在项目管理计划中包含这些步骤的结果以及迄今为止所做的所有研究。
项目管理协会的项目管理知识体系指南和标准推荐以下项目管理策略：
- 范围管理计划
- 需求管理计划
- 时间管理策略
- 削减成本策略
- 质量控制计划
- 管理资源的策略
- 管理沟通的策略。
- 风险管理策略
- 采购策略
- 利益相关者外展策略
即使没有详尽地记录这些主题，也应该在项目管理规划期间的某个时间解决这些主题。
步骤＃6。 为您的项目管理策略选择一个中心位置
您的项目管理计划（包括项目章程）应集中保存，以便所有相关方（包括利益相关者、团队成员、管理层和客户）可以立即访问。
项目管理与财务管理有何不同？
项目管理涵盖管理项目从开始到完成所需的所有流程，确保满足组织目标和利益相关者的需求。
财务管理涉及管理资源和财务运营，以增加利润，同时尽快、令人满意地实现组织和利益相关者的目标。
项目管理计划的 5 个组成部分是什么？
项目管理过程的五个基本阶段如下：
- 计划启动。
- 项目计划。
- 项目执行。
- 项目监控。
- 项目结束。
如何制定项目管理计划？
如何构建项目管理策略包括：
- 步骤 1：确定项目的目标。
- 第 2 步：制定范围
- 第三步：制定大纲或计划。
- 第 4 步：与您的团队分享这个初步想法。
- 第 5 步：最终确定您的计划
- 第 6 步：使用甘特图让事情井井有条
- 第 7 步：分发您的项目管理计划。
项目管理计划的主要目的是什么？
项目管理计划的目标是作为执行和控制阶段的指南。 项目计划包含执行阶段所需的所有信息，包括项目的目标、目标、工作范围、里程碑、风险和资源。
什么是项目计划格式？
项目计划模板是为项目计划建立一致格式的文档。 它通常包括项目重要方面的列表，例如利益相关者、范围、日期、预期成本和沟通机制。 通常，项目经理根据任务列出信息。
项目计划的结构是什么？
工作说明书、资源列表、工作分解结构、项目时间表和风险计划是项目计划的常见组成部分。 项目成功的重要标准之一是拥有完善的项目计划。
甘特图是项目计划吗？
甘特图是一种水平条形图，用于项目管理中，直观地说明项目计划随时间的进展情况。 甘特图通常说明项目中每个项目的时间安排和状态，以及负责人。
什么是好的项目计划？
定义目标和范围、目标和里程碑（可交付成果）以及为每个阶段分配任务和预算资源的过程称为项目规划。 一个好的计划很容易与每个相关人员分享，并且定期检查是最有益的。
什么是项目计划清单？
项目清单是成功完成项目所需步骤的列表。 这些步骤集中于规划和设置阶段。 使用清单可以帮助团队为未来的项目工作做好充分准备。
底线
确保出色的项目执行和完成的第一个关键步骤是制定项目管理计划。 如果没有它，您将面临项目脱轨、超支、价值主张未得到满足以及最终用户可能不满的风险。 它提供支持、资源可用性、预算遵守、高质量和专业驱动的最终交付以及满意的最终用户。 我们希望本指南能够帮助您获得所有这些好处。
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参考资料
