处理工资是企业主最重要的工作之一，但不一定是压力最大的。 有了正确的薪资管理系统，公司可以安心并有更多时间专注于发展业务。
什么是薪资管理？
公司支付给员工的薪水或工资总额通过薪资管理进行跟踪。 薪酬管理的重要性已经为企业和个人所认可。 各种自动化功能有助于节省时间。 Remainder 可帮助用户维护工资单和纳税申报单。 当您手动管理薪资问题时，很容易出错，但使用正确的薪资管理解决方案，可以避免此类错误。
什么是薪酬管理系统？
工资单管理系统，简单地说，就是雇主支付雇员工资的方法。 这也是企业如何向员工展示他们的奉献精神，履行他们对政府组织的承诺，以及保持他们的财务记录井井有条。
为什么薪资管理很重要？
薪资管理系统是任何企业的重要组成部分，因为它可以提高员工敬业度和法规遵从性。 如果雇主缺乏有效和准确的方法来支付员工工资、缴纳和申报税款以及保存记录，他们可能会面临工资索赔和代价高昂的罚款。
薪资管理技巧有哪些？
根据预算和期望的参与程度，雇主在工资单管理方面有多种选择，包括：
#1。 用于手动工资单管理的电子表格。
拥有少数员工的企业可以选择使用电子表格手动管理工资单。 然而，潜在的成本降低通常被缺点所抵消。 手动 DIY 流程增加了发生代价高昂的错误的可能性，并分散了促进企业成功的任务的时间。
#2。 薪资管理软件
通过自动化劳动密集型程序，高质量的薪资软件可以降低管理成本并节省时间。 企业可以依靠它来可靠地计算工资总额、扣除额和净薪酬，同时保持对流程的一定控制。
#3。 外包
想要完全摆脱工资单的企业通常会聘请行政服务工资单提供商或与专业雇主组织 (PEO) 签订共同雇佣协议。 在此类安排中，供应商或 PEO 可以处理工资管理的所有方面，包括税金、报告和合规性。
薪资管理流程由哪些步骤组成？
无论企业选择如何管理工资单，该过程通常包括三个阶段：
#1。 预发工资
雇主根据定义的公司政策和监管要求收集支付期间的相关数据，例如非豁免员工工作时间、例外时间（假期、病假、陪审义务等），以及员工调整，例如新员工、离职人员、加薪或福利扣除和预扣税的变化。 然后检查此数据并将其用于处理工资单。
#2。 计算
雇主通过计算每位员工在发薪期间赚取的总薪资并扣除税款和扣除额来确定净薪资。 他们也在同一时期承担自己的税负。
#3。 工资单后
雇主平衡他们的工资单，在到期日之前缴纳税款，并处理任何相关的付款，例如工资预扣令。 此外，他们还向员工支付工资并向他们提供大多数司法管辖区都需要的工资单或工资单。
薪资管理系统有哪些功能？
为了成功完成薪资管理的每个阶段，经常需要执行以下职能，并注重细节并不断关注新立法：
#1。 计算员工工资。
雇主必须使用时间表或考勤软件准确跟踪非豁免员工每个工作周的工作时间，以便计算工资。 时间监控对于受薪人员来说不太重要，因为他们的总工资是他们的年工资除以日历年中的支付期数的结果。 尽管如此，某些非豁免员工可能会得到补偿，在这种情况下，必须记录他们的工作时间，以确保按照法律要求支付任何加班费。
雇主必须处理某些工资扣除，包括：
- 税金： 雇主根据雇员的扣缴证明和应税工资总额扣除税款。
- 自愿扣除的用途： 在雇主可以扣除退休计划供款、健康或人寿保险费或工会会费之前，它必须收到雇员的书面协议。
- 所需扣除： 雇主通常会从政府机构或法院获得正式命令，声明他们必须扣留 IRS 或州税、子女抚养费或其他工资扣押。
当从工资总额中扣除所有扣除额后，员工的净工资或实得工资就确定了。
#2。 处理工资税。
企业必须从员工收入中计算并预扣联邦、州和地方税。 这些金额是使用当前税率、每位员工的 W-4 表格、员工预扣税证明以及任何适用的州或市政预扣税证明计算得出的。
企业还有义务为员工缴纳社会保障和医疗保险，通常称为联邦保险缴款法 (FICA) 税，并且可能全权负责联邦和州的失业税。 然而，一些州要求员工通过工资扣除为州失业、残疾和带薪家庭假计划做出贡献。 所有款项必须在上述截止日期前支付给政府实体。
#3。 遵守工资记录保存标准。
政府机构要求雇主维护每个雇员的工资记录。 这些信息通常包括：
- 姓名、职业和地址
- 社保号码
- 员工工作周开始的日期和时间
- 每天和每周的工作小时数
- 支付员工工资的基础
- 每小时工资
- 每日或每周总收入
- 每个工作周，加班费
- 总收入
- 从工资中扣除
- 要求津贴
- 净工资
- 每次付款的日期及其涵盖的付款期
- 预扣税款
- 州扣缴证明和 W-4 表格
联邦税收所需的文件必须至少保存四年； 所有其他记录必须按照适用于公司的众多规则进行保存。 如果它同时受联邦和州法规的约束，则必须遵循时间跨度较长的法规。 如有疑问，雇主应咨询有关当局，以确保他们将适当的文件保存适当的时间。
#4。 给员工他们的工资单。
大多数州都要求公司在员工收到工资时向其发布付款报表，以提高透明度。 必须显示每个支付周期的工资率、工作时间、总工资、净工资和扣除额。 电子工资单的发送以及员工访问它们的方式还有其他限制。 为避免违规，公司应向其国家劳动部门咨询准确的规定。
使用薪资管理软件有哪些优势？
试图成为薪资专家是一个耗时的过程，几乎没有给企业主开发产品或服务的空间。 这就是为什么许多人依赖薪资管理软件的原因，这可以节省他们的时间并为他们提供其他重要的好处，例如：
#1。 精确计算
自动化有助于确保准确的工资计算、工资扣除和纳税。
#2。 合规协助
一些薪资软件供应商通知雇主可能影响他们公司的就业或税收立法的变化。
#3。 可以访问税表
雇主可以通过他们的薪资软件轻松访问重要的税务文件，例如 W-4 表格、W-2 表格、1099 表格、I-9 表格等。
#4。 灵活的付款方式
除了典型的薪水支票外，薪资软件还可能经常处理直接存款和其他支付方式，例如支付卡。
#5。 全面的记录保存
多个数字薪资系统生成员工档案，其中包含各种薪资记录，可以汇总和下载这些档案以满足监管要求。
#6。 员工自助服务
通过移动应用程序或计算机，员工可以修改个人信息、更改扣除额、提交预扣税信息、查看工资单等。
#7。 薪资错误减少
与人力资源和时间跟踪程序集成的薪资软件减少了重复的数据输入，防止了错误。
#8。 自动警报
许多薪资系统都提供工作流通知。 如果该软件发现数据输入问题，它可以通知用户，以便他们可以在工资核算完成之前进行补救。
如何选择最佳的薪资管理系统
理想的薪资管理系统应该能够提供准确及时的薪资处理和报税服务，并以专业知识和集成技术为后盾。 为确定此类解决方案，企业主应提出以下问题：
#1。 价格是否符合预算或计划增长？
财务资源有限的小型企业可能会选择基本的工资单活动，而预期发展的组织可能准备为强大的能力进行更多投资。
#2。 提供商的知名度和经验如何？
可靠的薪资供应商通常拥有长期客户，他们愿意谈论他们所获得服务的质量。 而供应商在某项业务中工作的时间越长，他们就越有可能理解相关的法规和合规困难。
#3。 该服务的安全性如何？
加密、防火墙、多因素身份验证和备份过程对于保护机密性和完整性至关重要。 认真对待安全问题的薪资服务提供商通常会展示这些以及他们采用的任何其他数据保护方法。
#4。 该软件是否与其他程序兼容？
企业应确保其薪资供应商与时间跟踪、人力资源和任何其他现有工具无缝集成。
#5。 有哪些报告选项可用？
某些薪酬服务提供商可以协助确保按时向正确的政府机构提交新员工报告、年度报告和其他文书工作，并包括所有必要信息。
薪资管理技巧
无论您是手动还是使用软件处理薪资，您都可以采取一些措施来优化整体薪资管理流程。
#1。 提供薪资培训
参与薪资流程的每个人都必须接受充分的培训，这一点至关重要。 制定培训程序至关重要，无论您是通过人力资源部门进行培训还是让第三方培训您的员工。 为了使薪资尽可能高效，每个人都应遵守相同的程序和做法。
将工资单作为新员工入职的一部分来解决也是一个好主意，这样他们就知道会发生什么以及遇到问题时应该联系谁。
#2。 记录一切
从您的一般流程到每个单独的支付期，为所有事情提供文档是至关重要的。 如果您遗漏了工资税文件或被审计，没有正确的文件可能会损害您的公司。 您不必担心手动跟踪任何事情，因为薪资软件将处理大部分基本文档。
#3。 确保所有数据的安全。
您还应确保所有员工信息都是安全的，以免员工或其他人访问这些信息。 您最不想做的就是将受保护的员工信息（例如薪水金额）提供给对他们所看到的内容不满意的员工。 您必须确保社会安全号码、银行账户和其他敏感信息不会被访问、窃取或利用。
#4。 使用员工时间跟踪
如果您按小时支付员工工资，您可能应该使用自动时间跟踪系统。 手动填写时间卡是不可靠的，并且可能会因时间盗窃而花费您的钱。 使用正确的技术来跟踪员工的时间可以提高效率并加快薪资流程。
#5。 进行薪资审计
无论谁处理您的工资单，定期进行审计都是一个很好的做法。 您需要确保正确遵循该程序，并确保您的所有税务文件都得到准确处理和完成。 审核流程可以帮助您发现新的效率，或教会您的薪资团队如何更好地管理日常琐事或升级问题。
底线
贵公司的成功取决于有效的薪资管理。 虽然您可以自己做工资单，但我们建议您选择一个合理的工资单软件或服务，以节省时间和减少麻烦。
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参考资料
