在办公室内外最流行的文本通信方法之一是电子邮件。 一封写得好的专业电子邮件将向收件人传递礼貌、清晰、简洁且可操作的信息。 可能需要付出一些努力才能熟练地编写符合所有这些标准的电子邮件。 在本文中，我们将了解如何为工作编写专业的电子邮件地址、谁是专业作家以及什么是专业电子邮件通信。
如何撰写专业电子邮件
在专业场合（例如同事、经理和员工、学生和教授、求职者和招聘经理之间）编写的电子邮件被称为专业电子邮件。 专业电子邮件具有独特且有用的信息。
专业电子邮件可以采用多种方式编写。 它可能是一封感谢信、一封给您公司的辞职信，或者是随求职简历一起发送的求职信。 无论您发送电子邮件的原因是什么，您都必须专业地撰写电子邮件，以提高成功的机会。
创建专业电子邮件的 8 个技巧
无论您的电子邮件的主题是什么，它都可以分为相同的基本部分。 您可能并不总是需要使用所有这些组件，但您应该始终仔细考虑每一个组件。
#1。 确保主题行包含主题。
电子邮件的主题行是收件人在收件箱中打开电子邮件时首先看到的内容。 营销电子邮件的主题行可以决定收件人是否打开它或删除它。 您的主题必须简洁、引人注目且中肯。
在电子邮件的主题行中，请尽可能具体。 通过这种方式，收件人将了解您对电子邮件的期望。 收件人会喜欢简洁的主题行，这样他们可以更轻松地阅读和回复您的电子邮件； 这里不需要富有想象力或点击诱饵。
#2。 正确称呼收件人
称呼商务电子邮件收件人的最佳方法是使用“亲爱的”，即他们的名字或姓氏，以及适当的敬语。 如果您不确定，请使用他们的名字或他们的名字和姓氏作为敬语。
您可以用收件人的姓名作为电子邮件开头来代替“你好”或“嗨”。 这通常仅适用于与您已经建立关系的人，例如同事或经理。
#3。 保持专注
一封商务电子邮件应该只涉及一个主题。 它可以是询问、要求、回应或解释。 无论是什么主题，电子邮件的正文都应该集中在这个主题上。 保持电子邮件简短，但不要遗漏重要细节。 对此的简写是“只要需要就可以”。
#4。 记得注销。
在起草电子邮件的结束行后添加合适的结束语和您的签名，其中应包括号召性用语或活动任务。 接收者为适当联系您而需要的所有详细信息，例如您的职务、电话号码和分机号以及电子邮件地址，都应包含在专业签名中。 尽管我们知道有人可能只是点击“回复”进行回复，但提供您的电子邮件地址可以防止您的联系方式出现任何歧义。
＃5。 校对
在发送之前检查您的电子邮件是否有错误。 快速检查以确保没有拼写错误、拼写错误或语法错误。 电子邮件错误可能会毁掉您的整封邮件，并让您显得不专业。
#6。 避免使用随意的语气。
这通常需要避免使用表情符号。
写电子邮件时应使用专业的语气。 远离任何听起来很随意可以出现在短信中的语言，包括俚语和口语。 同样，在跟进时避免使用“只是绕回来”这样的陈词滥调。
#7. 注意你的语言
请记住，任何人都可以将您的电子邮件转发给其他人。 类似于任何人打印、截屏或下载您的电子邮件的方式。 如果您不想要对话的书面记录，请不要在电子邮件中说出来，因为电子邮件是对话的书面记录。
#8。 在你的指示中要具体
永远不要假定接收者知道某个文件的位置或你在最近一篇文章中用来支持你的论点的参考资料。 确保您的收件人理解您所说的一切，并在适当的地方提供链接，以便他们可以快速找到它。
如何为工作撰写专业电子邮件
扫描消息的时间超过 7 秒（大约与系鞋带所需的时间相同）。
与众不同是成功的必要条件。 专业是您在求职申请的所有后续电子邮件中必须采用的相同方法； 这并不意味着要变得聪明或离谱。
为工作撰写专业电子邮件需要什么？
让我们先定义一个工作电子邮件。 它作为展示它们的工具，而不是求职信或简历。
如果你没有花太多时间在上面或者如果它不正确，招聘人员甚至不会费心去研究你的简历或打开你的求职信。 不要让它成为你，因为如果他们正在处理 250 个回复，他们正在积极寻求拒绝申请的理由。
尽管每个招聘人员都有独特的申请程序，但您必须始终包括一些非常典型的组成部分，例如：
#1。 求职信
您的求职信是申请流程的正式组成部分，您需要在其中介绍自己，概述您的资格，解释您申请该职位的原因，并讨论您可以为公司带来的价值。
我们不会引导您完成撰写求职信的过程。 但首先要从可用的令人难以置信的在线资源开始。
您的求职信可以作为 Word 或 PDF 文件附加。 使用可以下载、打印和共享的文件； 不要使用 Google Docs 等云服务。
#2。 简历（简历）
您的简历是展示您的成就、讲述您职业生涯的故事以及快速概述您的技能的机会。 同样，我们不会详细介绍如何撰写吸引人的简历，但我们确实建议采用直截了当、易于理解的结构。
创建一个可以下载、打印和共享的文档，而不是尝试使用奇特的文件类型。
#3. 工作样本（可选）
正如专业人士建议的那样，展示而不是讲述。 您可以在申请电子邮件中突出您的能力和先前的成就。 在您的电子邮件中，您可以链接到您的网站或社交网络帐户、附加作品集或包含图片或视频。
以下是我们的一些提示：举例并描述效果。 谁在乎你的海报设计是否漂亮？ 但如果同一张海报让销量增加了50%，那么情况就不同了。
第二条建议是使用有限数量的例子——三个是一个了不起的数字。 太多的人似乎没有希望。
第三，只传播原创内容。 明确您在曾合作过的任何团队或组织中的角色。 切勿将别人的创作冒充为自己的创作。
专业的电子邮件地址
您的互联网身份的最基本方面是您的电子邮件地址。 它使您能够与任何人发送和接收电子邮件、在不同的网站或移动应用程序上设置帐户、订阅来自有趣来源的电子邮件时事通讯、接受重要通知、提交工作申请等等。
无论您是在找工作、经营企业还是扩展网络，您都需要一个企业电子邮件地址。
可靠的专业电子邮件地址会给人留下积极的印象，而不会在简历或名片上显得碍眼。 尽管法律没有禁止使用你的高中电子邮件地址，但这几乎肯定会对你不利，并使你对招聘人员和招聘经理失去吸引力。
创建专业电子邮件地址的技巧
虽然创建一个专业的电子邮件地址并不难，但有几个因素需要牢记：
- 保持简短——避免在商务信函中使用很长的电子邮件地址。 如果您的名字很长（就像我的情况一样），请使用更容易记住、更短的版本。
- 使其易于发音——您可能需要在某些时候亲自或通过电话向某人读出您的电子邮件地址，因此您应该努力让它尽可能容易说出来。 任何人都无法理解我的姓氏，因此我在我的一个电子邮件帐户中将其缩写为“DRK”。
- 避免在您的电子邮件地址中使用重音符号或变音符号，即使您的全名在其他地方与它们拼写在一起。
专业电子邮件地址格式
当然， [电子邮件保护] 是企业电子邮件地址最传统和推荐的格式。 但是，还有一些其他方法可以获取企业电子邮件地址，包括：
尽管现在更频繁地使用句点，但您也可以使用下划线来分隔名称。 如果情况需要，您可以在专业电子邮件地址中使用数字字符，尽管通常最好避免使用数字字符。 在某些网站上，还建议您在电子邮件地址中包含您的城市、职业或技能。 我们不赞成这种做法，并且通常不鼓励这种做法。 您的技能会随着时间的推移而发展，您的职业生涯可能会将您带到不同的地点，因此，电子邮件地址，例如 [电子邮件保护] 和 [电子邮件保护] 会很快变得没有吸引力。
专业电子邮件作家
专门为各种目标撰写精美且成功的电子邮件的人被称为专业电子邮件撰写者。 他们有能力修改信息以适应特定的受众和目标，并且具有出色的写作技巧。
专业的电子邮件撰写者擅长专业地组织电子邮件，并意识到简洁明了的沟通的价值。 他们了解如何通过使用正确的语法、标点符号和语气成功地传达他们的观点。
专业电子邮件撰写者在撰写电子邮件时会考虑电子邮件的目标、目标受众和预期结果。 出于各种原因，例如工作申请、公司查询、客户沟通、销售和营销、客户服务等，他们可能会写电子邮件。
他们的目标是制作引人注目、有趣且高质量的电子邮件。 此外，他们还可以负责编辑和校对电子邮件，以确保它们没有错误并准确反映预期内容。
一般来说，专业的电子邮件撰写者可以帮助人们和企业通过电子邮件进行有效沟通，增强他们的专业形象，并增加他们成功实现目标的可能性。
专业的电子邮件通讯
在正式或商业环境中以尊重、简洁和合适的方式撰写和发送电子邮件的行为被称为专业电子邮件通信。 为了正确传达您的信息并坚持专业精神，需要使用精确的语法、标点符号和专业语言。
以下是专业电子邮件通信的一些基本属性：
#1。 简洁明了
发送简洁、重点明确的电子邮件。 交流时，使用简单、明确的语言避免歧义和无关细节。
#2. 正确的格式
通过使用清晰的主题行、开头、正文段落和结束语，在沟通过程中保持专业的电子邮件语气。 根据需要使用段落或要点，使您的电子邮件逻辑清晰且易于阅读。
#3。 谨慎而礼貌的声音
始终保持电子邮件的语气礼貌和尊重。 为了表达专业和尊重，请使用正式的称呼和问候语，例如“尊敬的先生/女士”。 或“你好[收件人姓名]”，以及礼貌用语。
＃4。 适当的词汇和语言
使用适合业务的专业术语。 避免使用行话、俚语或过于随意的语言。 注意文化差异并根据收件人的需求调整措辞。
#5。 专业的电子邮件签名和地址
使用包含您姓名或其近似变体的正式电子邮件地址。 用包含您的全名、职位（如果适用）、联系信息以及任何相关链接或额外信息的专业签名结束您的电子邮件。
#6。 快速和适当的反应
尽快回复每封电子邮件，确认收到并解决出现的任何问题或疑虑。 保持您的沟通专业并避免不必要的延误。
请记住，您的专业精神、对细节的关注以及对他人的尊重都体现在您的专业电子邮件通信中。 通过遵守这些规则，您可以在各种业务场景中生成高效且专业的电子邮件交互。
五项电子邮件礼仪规则是什么？
- 因此，解决您的收件人。 确保收件人的姓名和相关职位的拼写正确两次、三次。
- 使用适当的开场白和结束语。
- 输入正确的格式。
- 避免使用全部大写。
- 整合巨大的文件。
什么是电子邮件的良好开场白？
美好的一天，[收件人姓名]希望你一切都好，并且正在阅读我的电子邮件。 [收件人姓名] 好 [早上/下午/晚上]，我希望你这一天到目前为止一切顺利。 为了介绍我在 [你的公司名称] 的 [你的工作角色]，我的名字是 [你的名字]。 我给你发邮件是因为[邮件主题]。
专业电子邮件的四个基本部分是什么？
- 主题行可以说是电子邮件中最重要的部分，它决定了它是被阅读还是被删除。
- 打招呼
- 中间部分
- 结论
总结
撰写一封成功的电子邮件可能很困难，但如果您使用本文中的建议作为指导，您就会顺利上路。 尽管并非所有电子邮件都会得到回复，但跟进您的潜在客户将增加您的投资回报。
为了在收件人的收件箱中脱颖而出，请记住仔细检查商务电子邮件的每个组成部分，保持简短，并添加一些个人风格。 在发送电子邮件之前，请对其进行校对，然后等待三到五天，然后再发送任何后续消息。
相关文章
- 有趣的电子邮件签名：27+ 有趣的电子邮件签名尝试
- 求职信电子邮件：样本、格式和写作方法
- 如何在 Outlook 中撤回电子邮件（详细指南）
- 致招聘经理的信息：向招聘经理发送电子邮件的示例和指南
- 外出电子邮件：编写外出邮件的最佳方式和示例
参考资料
