我们都知道保存税务记录的重要性，但我们应该保存多久呢？ 这是许多个人以及企业主的常见问题。 这个问题比乍看起来要复杂得多。 在此博客中，我们将详细回答这个问题，并帮助您了解有关您应保留税务记录多长时间的各种规章制度。
税务记录对于报税和提供收入、扣除额和抵免额的证据至关重要。 在某些情况下，为了报税目的，记录必须保存多年。 美国国税局 (IRS) 要求纳税人将某些文件保留最短时间，具体取决于文件类型。 了解保留税务记录的时间对于遵守法律和避免处罚很重要。
您应该保留税务记录多长时间？
在大多数情况下，您应该在提交日期或纳税申报表到期日（以先到者为准）后至少保留三年的税务记录和任何支持文件。 以下是您应该保留记录的时间，以及三年指南的几个例外情况。
如果您符合以下条件，请保留三年的税务记录：
- 没有欺诈，所有的钱都记录在案。
- 您在提交退货后申请了抵免或退款。
如果出现以下情况，请将税务记录保留四年：
您保留就业税记录。 在税款到期或支付后至少保留四年，以先到者为准。
在以下情况下保留税务记录六年：
您的收入可能少报了 25%。 如果是这种情况，美国国税局有权检查您最多六年前的纳税申报表。
在以下情况下，将税务记录保留七年：
- 您就无价值证券（例如损失的股票或债券）或坏账造成的损失提出索赔。
在以下情况下永久保留税务记录：
- 您购买了房产，因此您可以显示当时您花了多少钱。
- 您不提交年度纳税申报表。
- 你提交了虚假的纳税申报表。
我应该保留哪些税务记录？
您应该保留所有纳税申报表和证明文件。 W-2s、1099s、支出跟踪、里程日志、证明逐项扣除的记录和其他文件都包括在内。
为什么将纳税申报表保存三年很重要？
这就是为什么保持三年的纳税申报表至关重要的原因……
美国国税局的诉讼时效规定纳税申报表应保存三年。 如果您没有提出您有权获得的退款申请，您通常可以在提交原始申报表之日起三年内或自您缴纳税款之日起两年内提出申请，以较晚者为准。 同样，美国国税局在申报日期或申报截止日期（以较晚者为准）起三年内评估额外税款。
税务记录规则是否有例外？
在极少数情况下，您可能需要将记录保存三年以上。 例如，您应该在 IRA 等退休账户完全耗尽后的七年内保留税务文件。 如果您就无价值证券损失或坏账扣除提出索赔，您必须将记录保存七年。 此外，如果您对财产进行摊销、折旧或买卖，您必须保留财产记录，直到处置该财产当年的时效结束。 请记住，财产不仅仅包括土地和建筑物； 它还包括存货、办公设备和其他资产。
还值得注意的是，在某些情况下，诉讼时效超过三年。 例如，如果您未能报告超过总收入的 25%，美国国税局 (IRS) 有六年而不是三年的时间来征收额外税款。 此外，如果您提交虚假申报表或根本没有提交申报表（我们不提倡这种情况），时效永远不会结束。
你什么时候应该扔掉税务文件？
在你太激动并扔掉旧的退货之前，请确保你不需要它们做任何其他事情。 某些债权人，甚至某些保险公司，可能会要求您保存记录的时间比 IRS 长。 如果您确实决定摆脱您的税务文件，请先将它们撕碎。 身份窃贼享受纳税申报，因为它们包含敏感信息。
存储文件的最佳方法是什么？
防火保险箱是保存税务文件实物副本的最佳场所。 连同您的税务记录，请保留其他重要文件，例如您的房屋契约、抵押和保险信息、遗嘱或信托协议以及银行和经纪账户的密码。 至少告诉另一个人您将安全钥匙放在哪里也是一个好主意。 这样，如果发生紧急情况，该人将能够访问他们可能需要的任何文件来维护您的事务。
最后，如果您打算长期保留您的记录，但不希望您的家中堆满纸张，请考虑扫描您的文档并将信息备份存储在加密硬盘驱动器或云中。 只要数字版本清晰可辨，美国国税局就会接受它们。 与一叠纸不同，这种方法占用的空间要少得多，而且更容易整理。
以数字方式存储您的税务记录的好处和缺点
保存税务记录过去比现在更麻烦。
许多人整理了他们的办公室，现在以数字方式保存他们的文件。 许多机构还提供税表的数字版本，进一步减少您的税务文件记录。
除了尽量减少纸张外，在线或在云中存储您的税务记录和收据也很方便——但请确保您的在线存储提供商对您的数据进行加密，这样网络犯罪分子就无法轻易获取您的社会安全号码或其他容易识别的信息。 您可以通过加密来保护您的文件和文件夹。
应尽可能扫描、存储和备份文档。 您可以随意处置纸质副本，只要它不是原始契约、所有权、评估或投资文件即可。 确保您的（电子）文件安全。
美国国税局会保留您之前的纳税申报表的记录。 可以在线、通过电话或通过邮件索取成绩单。 税务部门需要身份证明，包括您的社会安全号码。
另请参阅： 就业记录：类型和如何保存它们
您应该永远保留哪些文件？
有些文件你应该永远保留。 其中包括出生证明、结婚证和社会保障卡等重要文件。 保存与购买房屋相关的文件也很重要，例如契约和抵押文件。
此外，您应该保留主要购买记录，例如汽车和电器，只要您拥有该物品。 这对于税收目的以及保险索赔和保证都很重要。
哪些记录必须保存 10 年？
美国国税局要求纳税人为某些类型的收入保留至少十年的记录。 这包括与资本收益相关的记录，例如股票销售、业务收入和支出。 您还应该保留与退休账户相关的记录，例如供款和分配至少十年。
什么是美国国税局 6 年规则？
美国国税局 6 年规则规定，如果有证据表明有少报收入，美国国税局可以返回并审计纳税人最多六年的纳税申报表。 这意味着纳税人应将收入、扣除和抵免的记录保存至少六年，以确保它们符合法律规定。
7年后还能收税吗？
美国国税局最多可以收取 10 年的未缴税款。 这被称为 10 年诉讼时效。 10 年期满后，美国国税局将无法再向纳税人征税。 但是，如果纳税人有欺诈行为或未能提交纳税申报表，则时效不适用。
如果您不保留税务记录会怎样？
如果您不保留税务记录，您可能会面临美国国税局的处罚。 这包括因未提交纳税申报表或未能按时纳税而被处以 5% 的罚款。 此外，美国国税局可能会评估未缴税款的利息。 保持准确和完整的记录很重要，这样您就可以避免这些处罚。
需要保留哪些税务文件？
要保留的最重要的文件是纳税申报表、W-2、1099 以及与收入、扣除和抵免相关的任何其他文件。 此外，您应该保留任何重大购买或投资的记录。 保存与退休账户和业务记录相关的文件也很重要。
死后税务记录保留多长时间？
税务记录应在纳税人去世后至少保存三年。 这对于遗产规划和提交最终纳税申报表很重要。 此外，遗产执行人应保留与出售资产和分配给继承人的相关记录至少三年。
结论
知道保留税务记录的时间对于遵守法律很重要。 大多数记录应至少保存三年，而某些文件应保存长达 10 年。 保持准确和完整的记录很重要，以避免受到美国国税局的处罚。
总而言之，您应该至少保留三年的税务记录。 一些文件，例如与资本收益和业务收入相关的记录，应至少保存 10 年。 此外，与主要购买、投资和退休账户相关的记录应在您拥有该物品期间一直保存。 最后，与向继承人出售资产和分配有关的记录应在纳税人去世后至少保存三年。
保持准确和完整的记录对于报税和避免美国国税局的处罚至关重要。 通过了解保留税务记录的时间，您可以确保您遵守法律并避免任何潜在的处罚。
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参考资料
