我曾经与高层领导广泛合作，开发了一封解决延迟交付问题的电子邮件。当我们最初开始时，我们对如何实施该项目以及什么语气最适合我们的组织有很多想法。我开始阅读和研究，以找到我认为与目标受众沟通的有效策略。我联系了传播专家，我们制定了一个传播策略计划，并再次将其用于我们所有的营销和传播计划。因此，在本文中，我整理了一些建议，帮助您为业务的成功制定完美的沟通计划。
什么是沟通计划？
沟通计划通常称为沟通策略，是一种帮助营销或公共关系团队同步沟通并创建一致消息传递的工具。该策略通常指定向目标受众传递消息的计划，以及确定消息的目标、任务和预期商业成果。
沟通计划可能涵盖内部或外部沟通，以及特定项目的沟通策略。它们通常是组织整体营销策略的核心。实施沟通计划有几个优点，包括：
- 清晰度： 制定沟通计划可以帮助组织清楚地了解如何与他人或与客户互动。清晰度的提高可以让员工更有效地与客户和消费者沟通，因为他们可以更好地理解基本的消息传递和沟通目标。
- 引导式沟通： 您可以使用此策略来指导营销传播，例如在推出新产品时。该策略可以定义目标受众、关键主题以及对营销活动成功至关重要的其他因素。
- 一致性： 沟通技术可以帮助组织保持内部和外部沟通的一致性。它保证两种沟通方式传达一致且统一的主题。
关键精华
- 沟通计划有助于组织阐明如何与内部和外部利益相关者有效互动，确保所有员工全面了解关键信息和沟通目标。
- 该计划可作为战略指南，在产品发布或营销活动等举措期间特别有用，可以指定目标受众、关键信息和其他成功的关键要素。
- 通过提供结构化的信息传播方法，沟通计划可确保所有沟通形式的一致性，使信息与组织的目标和品牌形象保持一致。
- 采用结构化沟通策略的组织会明显减少误解，有报告表明沟通错误减少了 70%，这在复杂的营销活动中尤其有益。
- 有效的沟通计划应包括有关所使用的沟通类型、目标受众的识别、沟通频率、传播渠道以及记录和归档程序的详细信息。
沟通计划的重要性
据《商业新闻日报》报道，具有明确沟通策略的组织表示，沟通错误减少了 70%。这是一个巨大的收获，特别是在开展涉及众多活动的复杂营销活动时。
出于多种原因，企业需要沟通策略：
- 它们有助于让每个人都保持一致。
- 它们可以避免或减轻潜在灾难的影响。
- 它们可以帮助提高生产力并增强工作流程。
- 沟通计划很重要，因为它们可以帮助公司更轻松、更成功地运营。
- A 危机沟通 计划有助于防止或减轻其影响。
沟通计划的组成部分
- 沟通计划指定谁应该接收特定信息、何时应提供该信息以及用于传达该信息的渠道。
- 良好的沟通计划可以预测应向特定受众群体传达哪些信息。
- 该计划还应指定谁有权传达机密或敏感信息，以及如何传播信息——通过电子邮件、网站、印刷报告和/或在虚拟或面对面会议上的演示。
- 该计划还应指定利益相关者将使用哪些沟通方法来征求反馈，以及如何记录和存档沟通。
- 沟通计划通常包括以下要素：沟通类型（例如，寻呼系统公告、自动短信、电子邮件警报、预先录制的电话、会议、社交媒体）、谁向谁传达什么信息、沟通频率以及文档/归档程序。
- 最后，沟通计划应适应企业和相关人员的具体需求，并定期审查和更新，以确保其相关性和有效性。
沟通策略的例子
查看此沟通计划示例，以帮助您制定和实施策略。
终生音频系统
10月1日，2023
内部沟通的沟通策略
- 目标：
- 在组织的 125 名员工之间分享品牌信息。 提供内部文件，工作人员可以使用该文件来管理与消费者的讨论。
- 鼓励员工大胆谈论品牌信息，以提高公司的声誉。
- 目标观众：
- 目标受众包括 Lifetime Audio Systems 的所有 125 名员工，重点关注销售和客户服务领域。这些人对公司的产品和客户有透彻的了解。
- 关键信息：
- Lifetime Audio Systems 致力于通过提供高品质的产品来实现 100% 的客户满意度。
- 该组织承诺在 24 小时内回复客户的查询、请求和问题。
- 该组织提供多种付款计划选择，帮助客户找到廉价的购物方式。
- 策略：
- 营销部门希望每月为员工发布一份内部通讯。该电子邮件可能包含员工可以与客户分享的有关即将进行的销售或新产品的信息。
- 沟通渠道：
- 营销部门的目标是在每个月的第一天通过电子邮件发送新闻通讯。
- 该团队还计划制作一页传单，强调工作场所休息区时事通讯中的重要信息。
如何撰写沟通计划
沟通计划是一个很有价值的工具，但构建起来也相当简单。您可以分四个步骤制定沟通计划。
#1.确定你的沟通策略
制定沟通计划的第一步是决定您的团队将在何处进行沟通以及沟通内容。这包括何时使用哪些工具以及何时进行同步与异步通信。实时同步通信是指实时发生的通信。异步通信是指您传输消息而不期望立即得到响应。我们每天都在使用异步通信，但没有意识到这一点，尤其是在发送电子邮件时。
在设计沟通计划时确定每种工具的用途。例如，
- 您可以利用电子邮件与外部利益相关者进行沟通。
- Slack 允许就日常更新和快速提问进行同步沟通。
- Asana 允许您异步交流工作信息，例如任务详细信息、项目状态更新和重要的项目文档。
- 使用 Zoom 或 Google Meet 召开任何团队会议，例如项目头脑风暴或事后分析。
#2.与沟通节奏保持一致
既然您知道了要在哪里进行通信，您还必须确定通信的频率。您的沟通节奏是让不同利益相关者了解项目细节的行动计划。
例如，您可以选择安排：
- 每周的项目进度更新通过 Asana 分发给所有项目利益相关者和发起人。
- 每月举行项目团队会议，以排除工作障碍并规划未来的步骤。
＃3。包括利益相关者管理计划
获得利益相关者的支持和认可通常对于项目的成功至关重要。您将在项目启动会议上完成此任务，但在整个项目过程中保持利益相关者的支持也至关重要。
当您制定沟通计划时，请花时间描述您将与每个项目利益相关者沟通的时间和内容。有些人，例如您的重要项目团队成员，会频繁地就项目进行沟通——甚至可能每天进行沟通。其他项目利益相关者可能只需要在项目进度更新期间或最终读数时收到通知。
通过概述您计划如何管理与利益相关者的沟通，您可以保证在适当的时间并就适当的主题联系他们。客户获得的沟通应该解决他们的具体问题，同时也关注业务成果和更广泛、高水平的影响。
制定沟通计划后，就可以与项目团队进行讨论了。确保您的沟通计划可以在项目的中央信息存储库中轻松访问。我们建议使用 Asana 来监控所有项目沟通和活动，以便您在工作时讨论工作。
如果您的项目沟通计划发生任何变化，请确保更新并传达更改。这确保了团队成员始终拥有最新的信息。
制定沟通计划模板：基本组成部分
网上有许多沟通计划模板，但一份好的沟通计划模板应包含以下关键要素：
- 活动目的和目标： 明确建立您的营销目标。是为了提高品牌知名度、吸引更多网站访问者还是产生潜在客户？
- 目标听众： 确定您理想的消费者角色，包括人口统计、需求和沟通方式。
- 消息传递和谈话要点： 创建与目标受众产生共鸣的一致消息传递。
- 沟通渠道： 概述您将用于接触目标受众的沟通渠道（例如社交媒体、电子邮件营销、影响者合作）。
- 内容日历： 制定在多个媒体上创建和分发内容的时间表。
- 团队角色和职责： 分配明确的角色和职责，以便每个人都达成共识。
- 预算和资源： 明智地使用资源来支持您的沟通策略。
- 建立关键绩效指标 (KPI) 跟踪沟通计划的成功情况并确定需要改进的领域。
请记住，沟通计划是一份动态文件。随着营销活动的进行，检查和调整它以反映新的数据和绩效指标。您可以查看下面我们的免费沟通计划模板。
该模板提供了一种结构化的方法来规划和执行有效的沟通策略，确保所有相关方都了解、参与并与项目目标保持一致。
沟通计划示例
- 战略沟通计划。
- 项目沟通计划
- 营销传播计划
- 企业传播计划
- 危机沟通计划
沟通计划可能很难写，但有效的沟通计划经得起时间的考验。下面的沟通计划包括对您要回复的利益相关者的分析，以及这些沟通中应包含的内容的协议。
#1.战略沟通计划
Bright Hub 项目管理的沟通计划定义了企业内部如何、何时以及为何进行沟通。
这个例子非常好，因为它描述了沟通经理如何编写危机计划，同时也承认忙碌的营销人员或项目经理可能偶尔会扮演这个角色。
#2.项目沟通计划
以下是 Simplicable 的计费升级项目的示例。该沟通计划概述了该项目所需的所有重要会议和文件。正如您所看到的，它由受众、目标、格式和 DRI 等必要部分组成。
＃3。营销传播计划
营销传播计划对于与目标市场互动至关重要，尤其是在推出新产品或项目时。此 Smartsheet 示例演示了如何为客户、销售前景、媒体合作伙伴、内部利益相关者和活动规划营销传播计划。
＃4。企业传播计划
公司沟通计划描述了公司如何进行内部和外部沟通。此 Smartsheet 示例显示了一个九步路线图，其中包含任务声明、执行摘要、情况分析、关键消息传递等部分。
结论
实施明确的沟通计划可以保证您的营销活动一致、有针对性且可衡量。它鼓励团队协作，同时向受众传达清晰、一致的信息。
因此，下次您计划营销活动时，不要忽视沟通的重要性。精心设计的沟通计划可以成为使您的营销工作从平庸走向成功的隐藏元素！您是否曾亲身体验过沟通计划的好处？在下面的评论部分分享你的故事！
参考资料
