您是否曾经遇到过这样的情况：您需要提醒某人一些重要的事情，但又不想显得咄咄逼人或不耐烦？当然，你有。弄清楚如何以及何时发送友好提醒电子邮件是大多数人都知道的一个社会困境。完成工作的需要和尊重他人自主权的需要之间的平衡可能非常棘手。
超过 319 亿封电子邮件 每天发送，而平均打开率为 16.97% 遍及所有行业。这意味着各地收件箱中有数十亿封电子邮件被忽视。那么，如何才能让您的邮件打开而不显得咄咄逼人或垃圾邮件呢？
通过写得好的提醒就可以轻松解决礼仪困境。这些信息能够表达要点，但不会产生不愉快的感觉。他们专业、高效，但又友善、温柔。
了解如何撰写友好的提醒电子邮件是提醒人们即将举行的会议、错过的付款、工作申请、重要事件等的最佳工具之一。如果做得好，如果你的语气和时机都正确，那么一封好的邮件可以让收件人松一口气。
关键精华
- 友好的提醒电子邮件是吸引订阅者并促使他们采取行动的好方法。计划设置提醒电子邮件时，请始终记住以下提示和最佳实践：
- 让您的提醒消息和电子邮件简短明了；
- 创建可立即吸引注意力的滚动停止提醒电子邮件主题行；
- 当您撰写提醒电子邮件时，请始终牢记受众的观点；
- 切勿在提醒电子邮件中咄咄逼人或威胁他人
什么是提醒电子邮件？
发送提醒电子邮件是为了提醒某人即将举行的会议、约会、忘记的议程，或跟进过去的对话。它们通常有两种类型：
- 电子邮件作为刚刚举行的电话或会议的回顾以及未来行动的后续行动；
- 发送提醒消息是为了赶上未发生的事情。例如，对错过最后期限或在最初的电子邮件/电话后没有回复的跟进。
在本文中，我将向您展示如何制作这样的电子邮件，以及示例和模板。但首先，让我们了解何时适合发送友好提醒电子邮件，以及如何找到最佳时机。
您应该什么时候发送提醒电子邮件？
当有重要的事情即将发生或应该发生但没有发生的事情时，提醒电子邮件会很有用。以下是一些可以通过发送提醒受益的情况：
- 错过了工作截止日期。在当今的商业世界中，没有一个工人是一座孤岛。如果一个人承诺在某一天完成一项任务但没有实现，那么整个项目都会落后。最好在时间过长之前发送电子邮件提醒。
- 即将举行的重要活动。有些事件和截止日期太重要了，不能冒错过的风险。对于这些，您可以提前发送温和的提醒，以便每个人都保持在正轨上。
- 沟通中断。大多数人都曾遇到过这样的情况：有人承诺做某事并重新联系，但这个消息却没有出现。提醒可以帮助重新建立联系，并查明对方是否只是忘记了这项任务，或者是否还有其他事情可以提供帮助。
- 逾期付款。在截止日期或之前付款是标准的商务礼仪。事情发生了，但你仍然有权获得你的钱。如果截止日期已过并且您尚未收到这些资金，请不要因为发送付款提醒而感到内疚。
- 待处理的工作申请或面试。如果您正在竞选工作，后续电子邮件可以提高您成功的机会。重要的是不要让招聘经理淹没在大量的信息中，但精心安排的信息可以帮助您脱颖而出。
- 供应商问题。 有时您是需要付款的人，但供应商没有向您发送发票。或者，也许您订购了一些东西，但它还没有到达。您的业务取决于该产品或发票，因此可以联系并查看。
如何发送友好提醒电子邮件
所有友好的提醒电子邮件都应该清晰、友善且简洁。您需要有足够的礼貌来鼓励人们采取行动，但又不能太被动以至于人们忽略您的信息。
最好的电子邮件提醒有五个核心要素。
1.主题行
发送提醒电子邮件时，一个好的主题行会让您走得更远。收件人应该知道您为什么要发送提醒并感到有必要采取行动。主要思想是保持主题行简短并增加紧迫性，以便收件人知道它是时间敏感的。
2.问候
问候语为电子邮件正文定下基调，因此不要跳过它。
- 休闲问候语： 使用更非正式的问候语，例如 “你好，丹妮尔” or “嘿，乔纳森。”
- 正式问候语： 如果您的公司使用更正式的语言，请从 “你好，凯特。”
- 特别例外问候语： 以。。。开始 “亲爱的” 对于友好的电子邮件提醒来说，通常过于正式，但如果这是您公司的默认问候语，请坚持使用。
3。 上下文
电子邮件正文是让收件人了解您向他们发送电子邮件的原因的地方。您可以在此处提供有关项目、截止日期、付款、会议或任何需要推动的情况的背景信息。如果有助于澄清您的信息，请包括具体的姓名和日期，并提及有关此人或公司的最新花絮。
以下是此部分的一些示例：
- 随着月底（和季度）的临近，我们希望尽快收到所有发票。
- 我仍在撰写《新创始人的最佳创业技巧》这篇文章，并且很乐意将您的想法纳入本文中。随着 ABC 公司最近的一轮融资和增长，您在过去的一年里表现得非常好。
- 我来此是为了提醒您即将于美国东部时间 4 月 2 日星期二下午 2 点举行的第四季度内容规划会议。期待从您的分析报告开始。
- 当您准备演示时，请记得在 30 月 XNUMX 日星期一当天结束之前发送您想要包含的幻灯片。这对您仍然有效吗？
4.要求
一旦您通过提供上下文做好了准备，就可以添加您的提醒或请求了。不要在这里啰嗦太多，否则您可能会失去收件人的注意力。如果您希望立即得到答复，最好在您的请求中提出一个问题，以鼓励人们立即采取行动。
- 请将我们最新合同中所有工作的发票发送至 [电子邮件保护] 并抄送我。如果您有任何疑问，可以拨打 (333) 333-3333 与我联系。
- 如果您想发送本文的引用，请分享您对以下问题的答案并解释您背后的理由。您会给新企业家什么建议来帮助他们今年成功经营自己的企业？
5. 签收
你已经提出了你的主要观点和要求，所以是时候以友好的方式结束了。
- 感谢您花时间解决这个问题。
- 感谢您优先考虑此项目。
- 感谢您在我们完成此提案时所做的努力。
- 我期待着您的回音。
请记住包含一个结束语，其语气与电子邮件的其余部分相同。
- 祝一切顺利
- 诚挚
- 再次感谢
- 问候
- 谢谢
用你的名字来包裹电子邮件，以达到友好的语气；用你的全名来包裹，以达到更正式的语气。如果您需要提供其他背景信息，请在您的姓名后添加您的职位、公司名称或联系信息。
下面附上一个模板，其中包含几个友好的提醒电子邮件示例。您可以使用它们来跟进任何人的销售、网络、招聘或任何其他情况。
友好提醒电子邮件模板
您应该等待多长时间才能发送提醒电子邮件？
- 即将到来的截止日期。因项目而异。为人们提供更多的时间来完成复杂的项目，并为简单的任务提供更短的时间。
- 即将发生的事件。活动前 14 至 XNUMX 天。您可以在活动开始前发送多个提醒，以激发热情并确保每个人都清楚时间和安排。
- 即将举行的会议。提前一到两天。给参加会议的人员几天的准备时间，因为他们可能需要提前准备一些物品。
- 逾期付款或截止日期。 预产期一天后。您想在人们最关心的时候提醒他们，并表明您正在等待他们采取行动。
- 申请工作. 缪斯 建议等待 10 到 44 个工作日后再跟进。如果有人推荐您担任该职位，请在联系人力资源团队或招聘经理之前先咨询他们以获取见解。这似乎是一个很长的时间，但 Indeed 发现，37% 的人在申请后几周内收到雇主的回复，只有 XNUMX% 的人在一周内收到回复。
- 工作面试。 如果面试安排在几周后，最好在前一天检查一下，以确保时间仍然适合所有参与人员。如果有人应该在面试后与您联系，招聘经理建议等到商定的时间表之后再发送提醒电子邮件。还没有消息吗？等待五到七天，然后点击“发送”。
创建友好提醒电子邮件的提示和技巧
写一封好的提醒电子邮件是为了不断宣传正确的信息，而不仅仅是提醒收件人您的存在。您的电子邮件必须提供价值和背景，证明并提供有关您的产品/服务的进一步证据，并解释为什么它是有益的。
以下是您需要了解的一些一般提示和技巧，以便在后续电子邮件游戏中走得更远：
- 别听起来抱歉。 确保您的电子邮件不包含被动用语，例如 “我希望这是一个美好的时光” or “只是想看看你是否有机会查看我之前的电子邮件.'发送提醒电子邮件时，确保您有有价值的信息要分享；
- 明确的号召性用语。 让您的收件人知道您希望他们做什么。无论您的目标是什么，都必须明确定义，以便人们知道下一步。如果您想安排约会，最好提供一个可以安排的链接——预订成功后，会收到一封自动会议确认电子邮件；
- 要有礼貌。 人们不回复您的原因可能有多种。他们可能太忙了，忘记了，或者错过了第一次。也可能是他们不感兴趣并且对你产生了幻觉。无论出于何种原因，您仍然必须以礼貌且乐于助人的语气接近收件人，尝试了解没有回复的原因。这可能需要时间，所以要有耐心。
友好提醒电子邮件示例
一般提醒电子邮件示例
| 致：您的收件人 来自：你 主题：我的时间表请求的后续行动 |
| 嗨斯坦利, 希望您今天过得愉快！我想快速跟进本季度预测的时间表。上次我们谈话时，我相信您说过您将在本周末之前制定未来几个月的行动计划。 话虽如此，您能否将其发送给我，以便我可以与我的团队分享？ 如果您有任何疑问，请告诉我。 谢谢， 吉米 |
网络提醒电子邮件示例
| 致：您的收件人 来自：你 主题：我在城里时喝咖啡吗？ |
| 嗨斯坦利, 当我在洛杉矶时，我很乐意继续我们上周末会议上的对话！ 我知道你一定很忙，但我很享受我们的谈话，并且很想再次见面。如果您在附近，我在城里时可以灵活地配合您的日程安排。 本周哪些日子和时间适合您？ 吉米 |
| 致：您的收件人 来自：你 主题：感谢您在 LinkedIn 上联系！ |
| 嘿斯坦利， 上周在 LinkedIn 上与您联系真是太好了。我再次提供一些资源，我认为这些资源对您的企业尝试发展其营销计划会有所帮助。 营销计划模板：用它来概述您今年的营销策略。 数字营销电子书：小型企业入门指南。 广告规划套件：智能广告模板和指南 如果现在不是我们联系的好时机，我希望我们保持联系。提交此表格，以便您可以成为第一个直接从我这里了解我们的营销和产品更新的人。 我会留意你的提交。 谢谢！ 吉米 |
友好提醒电子邮件：最佳实践
以下是撰写友好提醒电子邮件时应遵循的最佳实践列表：
选择清晰的主题行
阐明邮件目的的电子邮件主题行将增加人们打开您的电子邮件的机会。例如，如果您要提醒客户某个活动，您可能需要在主题行中包含活动名称。
此外，您可以结合“重要”或“需要回复”等强有力的单词和短语来吸引读者的注意力，并在拥挤的收件箱中脱颖而出。
简洁的
在所有电子邮件营销活动中都应该练习简洁，尤其是在撰写提醒时。如果你把你的提醒埋在文字墙里，很少有人会读到它。
如果您的联系人需要花费超过几分钟的时间来阅读该信息，那么他们不会关心该信息有多重要，因此请快速进入要点。
友好而直接
当您暗示您的客户可能忘记做某事时，重要的是要小心行事并采用友好的语气。否则，您可能会冒犯或激怒他们。
然而，你不想做得太过分并显得不诚实。写作时，请记住这是一种商业与买家的关系，你的目标不是成为读者的朋友。
找到合适的发送时间
时机可能是电子邮件成功的最重要因素。您等待发送温和提醒电子邮件的时间很大程度上取决于具体情况。
例如，发送付款提醒电子邮件时，通常可以接受到期日之后的一天。在发送提醒之前等待太久也会阻碍您获得回复的机会。时间越长，您的客户就越不会记得他们有事情需要完成。
寻找完美时机的一个很好的解决方案是对交付日期和时间进行 A/B 测试。这是指您向不同的受众群体发送两个版本的提醒，一次改变一个元素，然后分析性能指标（例如打开率），看看哪个版本能引起更好的共鸣。
发送有效电子邮件的最佳时间因情况而异，例如在工作日开始或结束时。
加入号召性用语
尽管您的主要目的是提醒人们某件事，但总有额外反馈或参与的空间。
在您的电子邮件中或在您注销时添加 CTA 按钮将帮助读者轻松了解问题的真相。
如有必要，多次跟进
无论您的提醒是关于未付款还是产品发布，都没关系，如果您觉得您的消息重要、有帮助且值得阅读，请不要害怕跟进。
结合良好的时机，第二封后续电子邮件可能会让您的客户采取行动并完成手头的任务，即使这告诉您他们不再对购买感兴趣或无法再举办活动。
将其用作营销机会
如果可能的话，在上下文中添加特色产品的图像或链接。您还可以宣传即将推出的优惠或奖励加入您的社交媒体渠道。
添加图像时请记住，确保它们的尺寸适合所有电子邮件服务提供商（例如 Gmail、Outlook 和 iCloud）。糟糕的观看体验可能会让读者远离您的品牌而转向竞争对手的品牌。
参考资料
