各种规模的企业都使用采购申请来监控公司支出和员工产品需求。 采购申请是公司员工用来请求经理购买产品供公司使用的内部文书。 然而，任何在办公室工作或需要独特材料来完成其职责的专业人员可能需要了解采购申请的工作原理。 幸运的是，本文解释了采购申请是什么、它包含哪些信息、它与采购申请有何不同以及如何制作采购申请。
什么是采购申请？
采购申请是公司的内部文件，表明其购买产品或服务的意图。 员工完成采购申请并将其提交给适当的个人或部门进行审查和批准。 员工的直线经理和公司的中央采购或采购部门可能是审核者。
如何准备采购申请
每家公司的采购程序和创建采购申请的协议很可能都是独一无二的。 要构建通用采购申请表，请按照以下步骤操作：
#1. 找到您希望公司购买的产品
由于专业人员必须在采购申请表上填写大量信息，因此最好了解商品和供应商。 尝试找出供应商的地址和联系信息，以及产品的价格和数量。 查找相关信息有助于提高采购流程的效率。
#2. 使用采购订单模板
尽管您可以在没有模板的情况下构建采购申请表，但它要容易得多。 这允许您输入信息而无需考虑流程的格式。 这项技术还可以节省您的时间和精力。 在线查找可下载的文档以获取模板。
#3. 输入您的联系方式和运输信息
要开始订购订单，请指定您要提交请求的日期、供应商的地址和联系方式以及您希望将产品运送到的区域。 在单独的部分中，包含送货信息，例如送货方式和预计到达时间。
＃4。 包括产品详细信息
为产品详细信息创建一个新部分。 在供应商的网站上，尽量包含产品名称、标识号、价格和所需数量。 如果您需要许多产品，请尝试将它们列在同一份申请表上，以节省您和您的主管的时间。 如果您的采购请求文件包含您的主管订购商品或建立正式采购订单所需的所有信息，那就更好了。
＃5。 制作产品注释和备注
这可能包括关于您为什么需要这些东西的声明或关于交付细节的警告。 考虑使用此部分来提交您的主管可能需要授权您的申请表的任何信息。
什么是采购申请表？
采购申请表是员工用来代表公司购买产品或服务的内部文件。 这些采购可能用于运营目的（例如办公用品）、库存或制造投入。
采购申请表的内容
一般来说，采购申请表需要以下信息：
- 请求者姓名和部门
- 请求日期
- 寻求的产品或服务
- 商品描述、数量和价格
- 购买理由
为什么您应该在采购流程中强制提出采购申请？
#1. 采购流程的透明度
此工作流程生成部门发布并提交表格的文档，并且请求供应的部门有合法的业务理由这样做。 大多数组织都会在采购申请表中包含适用的预算和采购限制，以便在采购前向请求者提供建议。
#2. 简化购买程序
当公司集中其采购流程并吸引员工参与时，它就是一个定义明确且易于管理的工作流程。 该程序通过轻松分类和识别传入的产品和服务来简化库存管理。
集中采购系统可以加快采购流程，并避免各个部门造成的延误，否则会影响效率。
＃3。 有助于防止欺诈
由于缺乏明确的标准，员工可能会犯下欺诈行为，例如订购个人使用的物品或与供应商协调从公司盗窃。 采购申请可以从一开始就防止欺诈的发生，并确保员工在没有经过适当流程的情况下不会直接从供应商处订购产品，从而结束了这种情况。
＃4。 有助于避免重复订单
在大公司中，采购通常由整个团队而不是一名员工负责。 采购申请表可帮助采购部门跟踪所请求的内容，并避免意外地对同一订单进行多次采购。
＃5。 提高业务责任和安全性
采购申请表确认部门已需要并订购特定用品。 文件追踪还显示，材料在收到并与需求匹配后即已供应。 如果以后对订购的东西或协商的价格有疑问，该记录可以用作备份证据。
＃6。 提高成本节约
您的公司可以通过开发单一平台来管理采购请求来节省金钱和时间。 汇总您的购买量可以让您知道您购买的数量，从而使您能够更好地与商家协商优惠价格。
#7. 在审计期间作为证据
采购申请表在审计中非常重要，因为大多数审计都需要经理的同意作为公司采购决策的证据。 采购申请表是理想的证据，因为它们提供了有关请求者、批准人、批准时间和批准产品的所有信息。
采购申请工作流程的步骤
采购申请程序的步骤可能因公司而异。 然而，该过程的核心轮廓保持不变：
#1. 采购申请表提交
他们通过发出并填写购买申请表来实现这一目标，其中包含所需购买的具体信息。 一些企业更喜欢手动填写表格，而另一些企业则使用支出管理软件。
#2. 直线经理的批准
然后，采购申请表将接受内部审批流程，并由请求者所在部门的直线经理进行检查。 直线经理的责任是保证采购合法且不超过部门允许的支出限额。
#3. 库存部盘点
然后将申请表发送至库存部门，该部门将其与公司当前库存进行比较。 如果商品缺货，该请求将转发给采购部门。
＃4。 采购部门筛选
为了填写此表格，该官员确定产品或服务的业务需求，验证购买的真实性，并验证相应机构是否正确签署和授权申请。 如果表格中缺少关键事实，官员可以填写表格或将表格返回给请求者以供填写。
＃5。 发出采购订单
如果采购申请表通过了所有必需的批准，则准备好采购订单并将其发送给供应商。 当供应商接受后，购买就成为具有法律约束力的合同。
＃6。 订单履行和评估
当供应商交付产品或服务时，接收部门检查订单的质量和数量。 三向匹配方法通过比较采购订单、订单收据/装箱单和发票来验证订单的准确性。 这确保财务或会计团队只为他们购买和收到的东西付费，而不支付其他费用。
#7. 发票结算
完成文档要求后，采购订单将关闭。 然后，供应商的发票由财务团队批准，记录到应付账款中，并根据付款条款和条件进行支付。
采购申请的重要性
采购申请非常重要，因为它们允许企业规划其采购流程并评估供应需求。 专业人员使用此内部文档作为组织工具和跟踪采购请求的技术。 以下是采购申请如此重要的一些其他原因：
#1. 他们记录购买情况
虽然采购订单通常用于跟踪采购情况，但采购申请文件可帮助企业预测未来的财务义务并预测支出趋势。 例如，如果一名专业人员每隔几个月提交一份订书钉和其他办公用品的采购申请，负责部门预算的主管可以识别这一趋势，并为这次采购拨出适当的资金。
#2. 员工参与采购过程
由于员工通常会提交采购申请，因此这些文件可以帮助专业人员更多地参与公司的支出。 它可以作为员工询问的实物证据，并帮助管理人员记住具体的供应要求，而不是依赖于口头的购买请求。
#3. 创建安全的采购流程
采购申请表是订购办公用品的第一步。 此阶段确保员工在支出业务资金时遵循正确的程序。 它还降低了员工将业务资金花在无用物品上的可能性。
采购申请的审批流程是什么？
采购申请审批流程用于获得购买商品和服务的许可。 主管使用它根据公司标准、采购的真实性和业务要求批准或拒绝采购申请。
采购申请由哪5部分组成？
- 请求者姓名和部门
- 请求日期
- 所需的商品或服务
- 购买背后的原因
- 供应商的法定名称
采购申请有哪些风险？
授权不足是与采购申请相关的最严重的危险之一。 未经适当授权，可能会处理多余或超出组织预算的请购单以及购买的物品或服务。
采购申请是合同吗？
采购订单（也称为 PO）是买方发送给卖方、分销商或制造商请求购买产品的文档。 此外，一旦卖方接受订单，它就成为具有法律效力的合同。
采购申请有哪些不同类型？
概括而言，采购分为三种类型：直接采购申请、内部采购申请和外部采购申请。 了解这些对比对于任何希望确保采购流程顺利进行的采购经理或公司至关重要。
结论
申请是对可以以电子方式提交或归档的产品或服务的正式请求。 结构良好的请购程序可以提高公司的效率和责任感。 采购到付款解决方案完全自动化了从请购到付款的采购流程，进一步提高了准确性和效率。
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参考资料
