行政人员有时被认为与其行政助理一样好，也称为行政专业人员、行政助理、秘书或私人助理。
行政助理是公司的“耳目”，负责处理一名或多名高管、团队或网络的日常管理工作。 他们对公司文化、绩效和未来方向有独特而有力的见解。 在这篇文章中，我们将讨论行政助理的技能、教育要求和薪水。
谁是行政助理？
行政助理负责执行和指导组织的日常行政职责。 这一关键功能通过回答传入的通信、分发邮件、执行一般行政职责（如归档、打印或复印）、数据输入和其他临时职责来协助管理和/或办公室工作人员。
行政人员对于企业、团队或办公室的无缝运营极为重要。 行政助理通常是许多组织在创始团队之外的第一个招聘人员，许多 CEO 依靠其助理的技能来有效地完成工作。
行政助理的职责和责任
行政助理的主要职责和责任集中在协助他人上。 他们的工作职责可能会发生很大变化，不仅从工作到工作，而且在同一工作中每天都发生变化。 他们可以在任何一天从事一系列工作，包括：
- 接听电话并欢迎访客
- 安排约会并保持日历最新。
- 安排和协调员工和其他会议。
- 收集和分发邮件。 .
- 根据需要准备备忘录、电子邮件、账单、报告和其他信件。
- 创建和修改文件，从信件到报告和教育材料。
- 创建和维护电子和物理归档系统。
- 管理帐户和簿记。
行政助理能力和技能
要成为一名成功的行政助理，您需要一些关键技能。
#1。 计算机和软件知识：
您应该熟悉 Microsoft Office、电子邮件和 Internet。 如果您为小型企业工作，您可能需要熟悉 QuickBooks 或其他会计软件应用程序。
#2。 多任务技能：
如果您也是经理，这一点尤其重要。 您应该能够同时处理多个需求。 .
#3. 沟通技巧
口头和书面的沟通技巧至关重要。 你应该有很强的英语知识和出色的校对技巧。
#4。 人际交往能力
人际交往能力是必需的，因为您将与包括客户和办公室工作人员在内的其他人一起工作。 良好的礼仪和冷静的气质可以大有帮助。
#5。 组织能力
您必须注重细节并有条理，能够立即找到文档或调用协议。
#6。 决策能力：
您会经常发现自己几乎同时处理许多事情，尤其是在繁忙的办公室中，因此您应该能够确定优先级并做出具有时间效益的决策。 客户可能会立即要求预约，但他真的需要立即预约还是可以等待几天？
行政助理薪金表
行政助理工作的业务性质以及职责范围可能会影响工资。 最高的行政助理薪水是给予那些担任高管的人。
- 行政助理的年薪中位数：40,990 美元（19.71 美元/小时）
- 前 10% 的行政助理年薪：超过 67,510 美元（2.46 美元/小时）
- 底层 10% 行政助理的年薪：低于 $26,880（$12.92/小时)
与其他最佳工作相关的平均行政助理工资
行政助理在 39,180 年的平均工资为 2019 美元。在 2019 年，类似职位的平均工资如下：行政助理每年收入 62,920 美元，客户服务代表每年收入 37,320 美元，办公室文员每年收入 36,360 美元，接待员每年收入 31,250 美元.
教育、培训和认证要求。
这个职业不需要任何特定的高等教育，但是，它可能是有利的。
需要高中文凭或同等学历，您可以通过在高中毕业后参加副学士学位课程或秘书培训课程来获得该专业的优势。 在越来越多的行业中，秘书经常持有学士学位或以专业为重点的认证，例如认可的法律秘书或认证的医疗行政助理。 行政助理和秘书应该至少有几个大学学分，如果不是学士学位的话。
考虑从临时工作机构开始您的培训。 这些组织偶尔会为新员工提供培训。 否则，如果您具备基本的秘书或行政技能，您可能会在了解特定公司或部门的来龙去脉时接受在职培训。
工作前景
不幸的是，这个职位的工作前景并不乐观。 根据美国劳工统计局的数据，技术发展将在 2019 年至 2029 年间开始接管许多行政助理的职责，导致就业增长减少 9%。
工作环境
几乎每个行业都需要这个职位。 您可以在医疗办公室、律师事务所、政府办公室或当地的小型承包商工作。 无论如何，您很可能会在办公室工作。
由于虚拟助手的需求越来越大，您也许可以在家工作。
工作日程
在正常工作时间内，这几乎总是一份全职工作，但业务的性质，例如如果您在医疗诊所工作，可能需要一些周末工作。 此外，法律专业人士可能会被要求长时间工作以准备审判和截止日期。
如何找到一份行政助理的工作
#1。 获得出色的推荐
寻找秘书或行政助理的雇主希望有人可以与他们一起舒适地工作，与团队的其他成员相处融洽，并且可以信任敏感信息的人。 这些品质可以通过强有力的推荐信来证明。
#2。 应用您的网络
使用您的网络了解职位空缺。 联系您的 Facebook 和 LinkedIn 熟人，以及家人、邻居和老雇主。 告诉他们你会喜欢被介绍给任何可能正在招聘的人。
#3。 搜索空缺
要查找职位空缺，请在 Google 搜索中使用行政助理、营销助理、编辑助理、医疗秘书、法律秘书和办公室助理等关键字。 许多行政工作也将在当地报纸或商会网站的就业部分刊登广告。
#4。 完善你的简历
此样本简历可以作为参考，并确保包含所有最佳关键字。 不要忘记与它一起使用的精美求职信的重要性。
#5。 参加面谈
提前知道你可能会被问到什么会帮助你在面试中取得好成绩。 考虑一些典型的示例问题并提前计划您的回答。
简历如何用于评估候选人的行政助理资格？
请按照以下方法查看候选人是否适合您的行政助理职位：
- 列出您的行政助理必须能够履行的职责。
- 检查您的职位描述和行政助理职位的突出技能。
- 要建立兼容性，请将简历中列出的技能与工作描述中列出的技能进行比较。
- 检查他们的工作经验。 以前担任行政助理或相关职位（如接待员或办公室助理）的经验可能是有利的。 他们的相关工作经验可能决定他们是否有资格胜任该工作。
- 检查他们的教育背景是否可以帮助他们担任行政助理。 例如，拥有工商管理副学士学位和 Outlook、Excel 和专业协助证书的候选人表明他们的资格。
面试官在招聘行政助理职位时会寻找哪些技能？
公司寻找具有出色软技能的申请人，而不是特定的多年经验或技术背景，作为入门和中级行政助理职位。
招聘经理通常会寻找能够有效沟通、富有想象力地解决问题并时刻掌握细节的人，以协助团队并帮助每个人推动组织向前发展。
以下是招聘经理在行政助理申请人中寻找的最重要的技能：
＃1。 沟通技巧:
作为行政助理，您将与整个组织的各个级别的人员进行接触。 以协作、专业和成功的方式进行沟通至关重要。 招聘经理优先考虑具有出色沟通技巧的候选人，因为他们了解行政助理的沟通能力可能会对组织产生重大影响。
#2。 组织能力：
在此职位上，您将负责组织日历、计划活动、项目管理和满足其他截止日期。 最小的事情是至关重要的。 当您的主管错过会议时，金钱可能会受到威胁。 让管理员保持井井有条有助于公司实现其目标。
#3。 协作技巧：
作为行政助理，您将与您的一个或多个经理以及其他部门的人员合作，以保持事情顺利进行 按时完成项目。 你必须能够有效地做到这一点。
#4。 电脑技能：
行政助理的大部分工作涉及使用计算机，无论是检查或撰写电子邮件、管理日历还是创建 PowerPoint 演示文稿。 然而，计算机技能可以在工作中学习，而沟通技能则更难教授。 所以，如果这是你的弱点，不要惊慌！ 如果您表现出学习的意愿和能力，您仍然可以获得一份出色的工作。
当您准备回答行政助理面试的问题时，请记住这些技能。 在有意义的地方工作将帮助您巩固自己在招聘人员或招聘经理眼中的最佳求职者地位。
行政助理面试问题
- 您使用什么组织工具？
- 描述一个你犯错的情况。 你是如何为你的错误承担责任的，你从中学到了什么？
- 您对哪些计算机程序和软件最放心？
- 如果你被一个项目卡住了，你会怎么做？
- 告诉我你不得不行使自由裁量权的时候。
- 你对以前合作过的团队最重要的贡献是什么？
- 您与其他候选人有什么区别？
- 告诉我你与老板或同事发生分歧的时候。 发生了什么事，你是如何处理的？
- 你理想的工作环境是怎样的？
- 您如何平衡相互冲突的高优先级项目？
#1。 您使用什么组织工具？
招聘经理预计行政助理将是办公室中最有条理的人。 保持井井有条对于正确完成工作至关重要，无论是组织会议、满足最后期限，还是随时准备好文档。 组织工具，例如 Google 日历、Asana 和其他项目管理软件，可以帮助您在这种能力上蓬勃发展，所以不要犹豫提及您对它们的了解。
保持井井有条不仅仅需要知道每个文件的位置。 “管理日历可能看起来很简单，但它会对公司产生重大影响并且可能很困难。 “管理员必须使用可靠的判断力并推动适当的优先事项，”Peloton 全球人才吸引副总裁 Treena Diebolt 说。
如何回应
在面试之前，考虑一下您在以前的工作中或您自己的生活中使用过哪些项目管理、组织和日历工具。 准备描述您如何使用这些工具来保持井井有条，例如 Asana 的每日电子邮件，它会通知项目中的每个人即将截止日期。
#2。 描述一个你犯错的情况。 你是如何为你的错误承担责任的，你从中学到了什么？
即使是最好的行政助理也会犯错误，因为没有人是完美的。 招聘经理了解这一点，并想知道您将如何承认错误，立即找到解决方案，并从中吸取教训，以防止将来犯下类似的错误。
如何回应
你应该举一个你犯错的真实例子。 花一些时间想想出了什么问题，为什么会发生，以及你做了什么来解决它。 最后，谈谈你学到了什么，以及下次你会做些什么不同的事情，以防止犯同样的错误。
为了最好地解释您的故事并确保您传达所有关键事实，请使用 STAR 方法来构建您的答案（针对此问题和其他行为问题）。 STAR是一个缩写，代表：
- 设置方案并提供任何所需的详细信息。
- 描述你在这种情况下负责什么。
- 行动：描述你为解决它而采取的步骤。
- 分享你的行动的结果。
#3。 您如何管理多个高优先级项目？
一些行政助理向许多主管报告； 其他人的职责范围可能很广，这意味着他们负责大量的高优先级任务。 经理问这个问题是为了了解候选人如何管理他们的时间并使用他们的判断来确定任务的优先级。
如何回应
您应该通过讨论您如何分配时间并在各种计划中确定优先级来展示您处理多个项目的能力，无论它们是工作还是与学校相关。 这也是展示您的决策能力的绝佳机会。
#4。 您对哪些计算机程序和软件最放心？
招聘经理不介意你是否接受了一些计算机培训，但他们希望看到你对各种应用程序有一定的了解，并愿意学习工作中需要的任何其他程序。
寻找行政助理的人经常要求了解有关 Microsoft Office 套件（尤其是 PowerPoint）的知识，以使他们能够为团队创建内部或外部演示文稿。 根据 Robert Half 的 OfficeTeam 执行董事 Stephanie Naznitsky 的说法，OfficeTeam 是 Robert Half 的一个部门，专门招聘高技能的办公室和行政专业人员，招聘经理可能想要一个精通社交媒体、可以管理在线会议、擅长文档创建、或有使用协作软件的经验，具体取决于工作。
如何回应
您应该准备好识别您过去使用过的应用程序，并说明您对每个应用程序的熟悉程度。 他们将根据组织使用不同的软件，因此请阅读职位描述以了解他们在寻找什么。 如果未提及特定应用程序，请强调知名软件，例如 Salesforce、Slack、G Suite 或 微软团队. 您还可以突出显示您学得最快的程序，表明即使您没有使用过该团队所依赖的程序，您也是一个快速而热心的学习者，可以很容易地学习它。
#5。 你将如何处理一个你陷入困境的项目？
压力大或负担过重的老板可能会将项目委托给行政助理，而没有适当地阐明目标或预期过程。 招聘经理正在寻找一位行政助理，他会主动寻求帮助，而不是粗心大意地完成项目。
如何回应
概述您将遵循的步骤以及您对获得帮助的想法。 您应该首先解释您将如何进行自己的研究和解决问题。 您还可以讨论利用组织内的其他资源和联系，例如查找过去进行的类似项目的示例或联系您认识的过去做过类似工作的人。 然后，说明必要时如何向管理层寻求澄清。
根据 Naznitsky 的说法，您应该声明，作为管理员，您知道经理的日程安排，并且知道他们何时不可用。 然后你可能会说，“要么利用你的一对一会议，要么预定时间来要求澄清。” 现在预订十分钟可以为您节省数小时无意义的工作或以后浪费的时间。”
#6。 你对以前合作过的团队最重要的贡献是什么？
行政助理可以擅长帮助团队更有效地工作的活动策划、项目管理和组织工作。 虽然行政助理有特定的任务，但他们经常被要求承担额外的项目或“填补漏洞”，如果需要执行某些事情但没有其他人可以执行。 招聘经理寻找能够与他人良好合作并为团队整体绩效做出贡献的申请人。
如何回应
准备谈论一个重大项目或您对以前工作过的团队所做的重大贡献。 考虑一下你在课堂上完成的任何大型团体项目，或者如果你是入门级的，那么作为课外团体的一部分。
在选择要解释的项目时，选择你热衷的东西，这样你的爱好、最好的属性和个性就会发光。 “想想你最喜欢什么，[然后]用简单的要点来描述它是什么、对你的期望以及你提出的创新想法，然后描述结果，”纳兹尼茨基建议道。 准备好解释你是如何带头或为项目做出贡献的，如何履行你的职责，并按时完成项目。 然后，总结这如何帮助团队成长或实现其目标。
#7。 告诉我你不得不谨慎行事的时候。
行政助理经常帮助管理公司的沟通、日程安排和其他计划，而不会向全体工作人员泄露细节。 同时，其他员工经常将行政助理视为可以信任的同伴，这有助于组织更好地运行，但也要求行政助理在某些情况下行使判断力。
如何回应
在回答有关自由裁量权的问题时使用自由裁量权。 泄露问题的所有细节会伤害您，并表明您不知道何时隐瞒信息以保护您的公司或您的同事。
“提前考虑一下，因为透露太多事实并不能表现出谨慎！” 为行政人员培训公司 All Things Admin 的创始人兼首席执行官 Julie Perrine 提供建议。 广泛地谈论一个问题需要练习，同时仍然提供足够的细节来说明你的观点。
如果您是入门级候选人，招聘经理可能会忽略这个问题，但如果被问到这个问题，请想想您在大学时加入的俱乐部，并从那里举个例子。
#8。 告诉我你与主管或同事发生分歧的时间。 发生了什么事，你是如何处理的？
工作场所的分歧和对抗是不可避免的。 由于您作为行政助理与大量员工打交道，因此形成分歧的风险会增加。 招聘经理使用这个问题来确定你自我反省、自我分析和从以往经验中学习的能力。
如何回应
“不要回答，‘我从来没有冲突，我和每个人都相处得很好。’ 那是胡说八道。 每个人都与某人不和。 请给我讲个故事。 “你是怎么处理的呢？” 瓦斯奎兹解释道。 如果招聘经理问这个问题，他们不在乎是否发生了分歧； 他们想听听您为解决问题所做的工作并继续工作而无需再次处理。
您可以将外部工作中的问题用于入门级候选人，例如在联谊会招聘过程中的争吵或在小组项目中未能发挥作用的同学。 准备解释发生了什么，问题出在哪里，你是如何找到解决方案的，或者如果无法解决，你是如何决定继续的。 永远不要取笑同事或前任老板。 相反，专注于你如何利用你的创造力来得出这个结论，以及你从中学到了什么。
练习你的反应，这样你就可以消除部分情绪，同时讲述一个关于紧张或令人不安的场景的故事。
#9。 你与其他候选人的区别是什么？
招聘经理想知道您最大的资产和技能是什么，以及它们对您有何独特之处，因此他们提出了这个问题。
如何回应
在面试之前，您应该考虑一下自己的优势。 首先仔细阅读职位描述，并确定招聘经理正在寻找哪些人才或技能，以及你最能体现哪些人才或技能。 举一个具体的例子，说明这些技能如何使您以前参与的团队受益。
#10。 你理想的工作环境是怎样的？
在面试中，招聘经理不仅要确定潜在客户是否具备作为行政助理蓬勃发展的基本技能，还要确定个人是否能与现有团队合作良好。 经理要找什么，将取决于公司的工作氛围。
行政助理如何提高工作绩效？
行政助理可以通过不断学习新技能、保持井井有条、保持积极态度、与同事和客户有效沟通以及积极主动地预测和解决问题来提高他们的工作绩效。
行政助理在客户服务中的作用是什么？
行政助理在客户服务中起着至关重要的作用，作为客户和客户的第一联系人，处理客户查询，提供信息并协助解决可能出现的任何问题。
行政助理在数据管理中的作用是什么？
行政助理负责维护准确和最新的数据记录和信息，组织文件和数据库，更新数据库，并确保数据隐私和安全。
行政助理的沟通有多重要？
有效的沟通对于行政助理来说至关重要，因为他们必须能够与客户、同事和上司进行有效的沟通。 良好的沟通技巧包括清晰简洁的写作能力、积极倾听和有效表达想法的能力。
行政助理的典型工作量是多少？
行政助理的工作量可能因组织规模和分配的职责而异，但通常涉及执行一系列行政任务，包括接听电话、安排约会、管理电子邮件和信件以及整理文件。
未来5年行政助理的工作前景如何？
根据劳工统计局的数据，从 3 年到 2019 年，行政助理的工作前景预计将增长 2029%。行政助理的需求预计将保持强劲，尤其是在医疗保健、政府和法律服务等行业。
如何回应
通过提前研究你将面试的公司来准备你的面试，这样你就可以掌握它的价值观和文化。 如果您在调查过程中发现您的目标与他们的目标相似，您将能够更加热情地回应。 在这里做一个诚实的回应。 如果您喜欢与他人合作，请告诉他们。
另一方面，如果您是一名喜欢独自工作并低着头工作的工人，请描述一下。 无论你多么渴望这份工作，如果文化不正确，从长远来看，你都不会喜欢在那里工作。
招聘经理更喜欢沟通良好的候选人，因此练习如何回答常见的面试问题可以帮助您感到准备，自信并准备好解释为什么您是这个行政助理职位的完美候选人。
行政助理常见问题解答
行政助理每天做什么？
行政助理的日常职责包括安排多个日历、接听电话和消息、发送电子邮件、准备大型会议和演示文稿、在会议中记笔记以及各种其他相关杂务。
行政助理的另一个头衔是什么？
一些公司交替使用术语“秘书”和“行政助理”。
你如何在简历上列出管理技能？
将您的管理技能放在简历的单独区域中，以引起人们的注意。 在整个简历中包括您的实际技能示例，包括工作经验部分和简历简介。 提及软技能和硬技能以显得全面。
