发票是任何企业的重要组成部分。 它们用于跟踪销售、记录付款和管理库存。 但发票到底是什么？ 以及它需要包含哪些信息？
在本文中，我们将回答您有关发票的所有问题。 因此，无论您是刚接触发票的企业主还是只是想复习一下，请继续阅读您需要了解的所有内容。
发票到底是什么
发票是一种带有时间戳的商业文件，列出并记录了买方和卖方之间的交易细节。 发票通常详细说明合同条件，并列出以赊购方式购买商品或服务时可接受的付款方式。
发票的基本原理
发票必须在单据正面清楚地标识自己。 它通常有一个发票号码，这是一个可用于内部和外部参考的独特身份。 发票通常包含卖家或服务提供商的联系信息，以防出现计费问题。
在发票上，付款条件可能会与任何适用的折扣、提前付款信息或延迟付款的财务费用一起列出。 它还显示每个单位的成本、购买的单位总数、运费、装卸和运输成本，以及任何适用的税费，并列出欠款总额。
发票日期的价值
发票日期表示对项目开具账单以及正式记录交易的时间和日期。 由于发票日期决定信用期和账单到期日，因此它包含有关付款的重要信息。 这对于提供信贷的企业尤其重要。 发票的实际到期日通常是发票日期后的 30 天。 与此类似，为客户提供退货选择的企业通常会根据发票上所述的购买证明后的特定天数设定最后期限。
电子发票
自计算机时代到来以来，人们和企业发现电子发票作为纸质发票的替代品更加简单。 电子发票，通常称为电子发票，是一种电子账单，用于创建、存储和跟踪与各方之间的交易相关的记录，并保证满足其合同条件。
发票有什么作用
发票不仅仅是包含向客户请求付款所需的详细信息的正式记录。 他们可以帮助您在提交税款时保持组织和专业形象。 以下是为什么需要发票的主要理由：
#1. 促进精确记账
为了帮助跟踪销售情况，发票会跟踪收到的资金。 他们记录产品何时售出或项目何时完成以及赚取的金额。 这些信息对于保存准确的会计记录以及将收入和支出相加以确定净利润、净利润和资产周转率等重要指标是必要的。
#2. 提供法律辩护
如果客户错误地声称您未能按承诺交付产品，您会怎么做？ 或者，如果客户拒绝向您支付您提供的服务费用怎么办？
作为法律文件的专业发票可以拯救您。 正确的发票可以保护您的公司免受无意义的索赔。 客户通常会毫无问题地支付未签名的账单。
但是，如果您希望发票被视为合法文件，则发票必须有签名才能被视为正式发票。 包含所有必要信息的签名发票是双方理解业务规则并同意遵守这些规则的证明。 它作为交易的可信记录，证明卖方有权获得赔偿。
＃3。 简化税务准备
发票支持您在税表中包含的信息，并作为审计的值得信赖的数据源。 当您记录并保留所有发票时，在任何国家/地区报税都会变得轻松无忧。 例如，
美国国税局 (IRS) 建议企业在申报表提交之日起至少七年内保留支持所得税申报表上列出的收入、抵免和扣除额所需的文件。 美国国税局有权审核申报表并要求查看任何支持文件。 如果您的公司保留有组织的销售发票记录，那么准确的税务报告和审计准备工作就很容易。
＃4。 帮助进行业务分析
由于发票是您所进行销售的记录，因此它们包含重要的详细信息，例如产品或服务的单价、总金额和交易发生的日期等。这些记录为您提供有关消费者购买的信息趋势、支付习惯和购买高峰期。
畅销书、时代等等。 预测需求并制定有效的营销策略可帮助您调整库存，以便在正确的时间为正确的客户提供正确的产品。
发票类型
以下是几种典型的发票形式：
#1. 发票样本
它是卖方在提供任何产品或服务之前向买方发送的发票。 它包括有关产品或服务的预期成本、预定交货日期以及有关已交付货物的其他信息的事实。 买方审核形式发票并获得批准后，卖方将开始交付产品。
#2. 销售发票
卖方向买方提供销售发票，以收取买方购买的商品和服务的付款。 它包含有关供应商、买方地址、产品交货日期、付款条件、商品及其定价以及应付总额的信息。 此外，它还包括付款详细信息，例如银行帐户信息，这将使买家更容易付款。
＃3。 未付发票
通常会向买方发送一张发票，其中还指定了付款期限。 当买方收到所购商品的发票但未能在规定期限内支付发票时。 在这种情况下，发票就过期了。
＃4。 全额发票支付
每当消费者与供应商进行多次交易时，供应商就会发送合并发票。 他收集该特定客户的所有账单，并将其合并到一份包含全部金额的文档中。 由于他不必单独支付每张发票，这将为买家节省大量时间。
＃5。 提现备忘录
在卖方欠买家钱的情况下，会向买方发出贷项凭证。 这是一封写给买方的信，确认卖方欠他一笔钱。 买方可以使用这种信用进行进一步的交易。
发票对比收据
账单是卖方的一份声明，概述了从他们那里购买的产品或服务的应付金额。 在 B2C 场景中，例如餐厅或零售店，客户需要立即付款。 相比之下，应付票据用于企业对企业交易，以反映消费者因赊购并在特定日期到期的产品和服务所欠的金额。 它可能包括公用事业账单、电话账单和服务发票。 票据就像发票一样用作交易的合法证明。
收据和发票有什么区别
“收据”和“发票”这两个术语都是指详细说明商业交易期间产生的债务的同一份文件。 无论您是买家还是卖家，看待它的方式都会有所不同。
#1. 取决于观点
买方将收到供应商的发票，要求以账单形式付款。 例如，自由设计师可能会在按照合同完成工作后向客户提供发票。 收到的文件将作为客户的账单。 总之，发送发票意味着要钱，收到账单意味着支付所购买的物品。
#2. 考虑付款条件
除此之外，客户的预计付款期限也有影响。 很少有公司和供应商，特别是在 B2B 环境中，以信用方式提供商品或服务，允许客户购买并随后根据指定的付款条件向供应商付款。 在这种情况下，供应商在交付产品或服务后开具发票。
发票和收据之间的主要区别
收据和发票都用作销售记录，并且通常包含相同的数据。 何时授予它们以及如何将它们用于会计目的会产生影响。 收据是在收到客户付款后发送的，而不是在开具发票要求客户付款之前发送的。
发票有什么用
发票是一种声明，使您的公司能够因其提供的产品和服务而获得补偿。 发票具体包含买家购买的商品的标题及其价格和付款条件。 买方必须发送其欠款的最长时间通常称为付款期限。 例如，如果产品和服务是通过信用购买的，则发票付款条款会指定信用在未来多长时间内有效。
发票的目的是什么
发票最基本的目的是作为购买证明。 发票还可以实现其他目标并提供其他优势，例如：
- 跟踪库存： 企业可以使用销售发票跟踪当前和未来的库存需求。
- 簿记： 发票记录了商品或服务的销售对象、销售时间和销售金额。 这有利于买家和卖家的付款跟踪。
- 法律依据： 发票用作两方之间合同细节的正式文件。 他们保护公司免受任何潜在的错误诉讼。
- 纳税申报表： 保留发票的准确记录有助于企业记录收入和准确计算税款的能力。
- 商业分析： 通过研究发票，您可以发现最受欢迎的商品和服务、最繁忙的购物季节、典型的客户购买模式等等。 随着时间的推移，这将帮助您为您的公司制定有利可图的营销计划。
发票备注
此设置以前的名称是：发票底部的注释。
宗旨
通过使用此功能，您可以在发票底部添加注释。 这可能是给客户的简单感谢信，也可能包括付款偏好或公司信息。 您在发票备注中提供给客户的信息可能是他们查看或支付发票所必需的。 您可以使用此设置添加所述注释。 您可以使用估价单在发送给客户的发票底部添加估价。 估价注释通常包括如何付款、付款条件等信息。
- 单击配置文件按钮，选择设置，然后单击发票注释。 您还可以使用搜索栏或左侧的“类别”区域来查找它。
- 根据需要在字段中填写注释，然后单击“保存”。
发票就代表付款吗？
发票是卖方在销售商品或服务后、付款之前发送（无论是实体形式还是电子形式）的付款要求。 从根本上说，发票是为了确保您的公司得到付款。
发票是收据吗？
收据是在收到客户付款后发送的，而不是之前。 发票用于要求客户付款。 收据通常只发给已全额付款的客户。
什么是发票（附示例）？
商店的纸质收据或电子零售商的在线记录是保留买家和卖家之间交易记录的文档示例。 发票是会计内部控制和审计的一个重要组成部分。
发票是否意味着您欠钱？
有关客户欠多少钱的信息包含在发票中。 向客户提供商品或服务的公司将这张纸视为发票。 收到此发票后，客户将其记录为必须支付的账单。
如何制作自己的发票？
- 为您的发票打上品牌烙印
- 包括一个抛光的标题
- 提供有关发票的详细信息
- 包括日期
- 描述已交付的物品或服务。
- 包括税务信息并强调应付总额。
- 包括付款条件。
- 在注释中包含解释以及条款和条件。
谁需要发票？
为了确保客户付款，企业必须开具发票。 由于发票详细说明了所提供的服务和欠款，因此发票充当公司与其客户之间具有法律约束力的合同。 此外，发票支持公司的财务管理和销售跟踪。
结论
无论你的产品或服务多么优秀，如果你的项目后管理仓促而粗心，你将很难留住客户。 另一方面，一旦掌握了发票流程，您将能够更快地收款，更熟练地处理您的账户，更有效地拓展您的业务。
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参考资料
