对于刚起步的人来说，工作流程管理并不是一个容易进入的领域。 在您甚至不了解基础知识之前，您已经被数百个公司术语淹没了：流程图、工作流自动化、工作流程图、工作流管理器，应有尽有！ 所以你最终想知道 – 工作流管理到底是什么，什么是工作流软件，我如何使用它来提高我的业务效率？ 好吧，我们将对此进行解释！
什么是工作流程？
工作流是一个系统，用于组织以特定顺序发生的重复活动和任务。 它们是人们和企业完成任务的方式，无论他们是制造产品、提供服务、处理信息，还是从事任何其他创造价值的活动。
工作流是业务流程管理中一组简单的离散活动，而业务流程则更为复杂，由许多工作流、信息系统、数据、人员和活动模式组成。 工作流由其简单性和可重复性定义，通常由图表或图表表示。
工作流管理软件有助于简化和优化公司的业务流程。 它主要通过组织各方之间或个人与信息系统之间的交互来实现这一点。 工作流程管理系统在正确的时间将任务分配给正确的个人，提供相关信息和推动以加快整个流程的工作速度。 它还通过文档管理促进费用报告等活动的手动和自动任务。
为什么工作流程很重要？
公司的工作流程可能变得相当复杂。 考虑您的员工入职程序。 要正确完成程序，多个部门必须通力合作。 除了失去新员工之外，入职不佳还会导致严重的合规困难。
必须在此级别对它们进行适当的监控、维护和优化，以确保它们尽可能高效。
工作流程的类型
下面列出的三种类型的工作流程可用于您的业务：
- 流程工作流程
- 个案工作流程
- 项目工作流程
工作流程遍布整个工作空间。 有些是高度结构化的，而另一些则不是，但只要数据从一个任务传递到另一个任务，就会存在流程。
让我们仔细看看每个工作流程。
#1。 流程工作流程
当一组作业是可预测和可重复的时，就会出现流程工作流。 这意味着您确切地知道项目在进入管道之前应该遵循什么路径。
业务流程工作流旨在管理无限数量的对象。 采购申请审批工作流程就是一个示例。 工作流程一开始就设置得很少，您可以在一个工作流程中处理任意数量的对象。
#2。 个案工作流程
您一开始并不知道完成案例流程中的项目所需的路径。 随着获得的信息越来越多，方法也越来越清晰。 相关案例包括支持票和保险索赔。 目前尚不清楚如何立即处理这些对象。 经过一些询问，路径将变得清晰。
与流程工作流一样，案例工作流可以处理任意数量的事情，但它们依赖于人类或智能机器人来选择最佳路径。
#3。 项目工作流程
项目与过程一样，遵循预定的路径，尽管沿途可能会有更多的灵活性。 考虑发布您网站的新版本。 您可以准确预测完成项目所需的任务顺序。
但是，项目工作流仅适用于一个项目。 另一个网站发布可能需要很长时间，而且很可能不会遵循相同的路径。
大多数在线资源仅从流程工作流的意义上讲工作流，但其他两个同样重要，因为办公室中的大部分工作都属于这两类。
工作流程和流程是一回事吗？
否。工作流仅指定任务的顺序。 流程是一个更大的短语，包括在结构化设置中完成项目所需的数据、表格、报告和通知。
例如，对于采购订单，工作流程可能是发起人 => 经理批准 => 采购处理。 然而，该流程还包括一组可供选择的已批准供应商的数据集、分配给采购订单的特定序号、采购的提醒方式、可用预算以及许多其他元素。
工作流程的好处
工作流程有助于减少浪费。 时间、精力和资源都被浪费了。
当您规划您的操作时，您将能够发现瓶颈和不必要的工作。 一旦知道它们在哪里，就可以消除它们。 然后您和您的团队可以专注于手头的工作。
工作流程也非常适合沟通、让人们负责和透明。 工作流应指定谁负责交付什么以及何时交付。 您不需要对您的团队进行微观管理。 您的团队不需要微观管理。 每个人都很满意。
因为工作流记录了流程的每个阶段，所以团队中的每个人都可以在需要时获得所需的信息。 减少误解可以提高工作效率，同时也可以减少员工对工作和彼此之间的挫败感。
顶级工作流程管理器软件
工作流软件是一种更现代的工作流管理解决方案。 不要在纸上记录您的程序，而是使用该程序将它们完全数字化。
那么，这实际上意味着什么？
您可以使用该程序创建工作流程文档（就像您使用图表或图表一样），但它也可以帮助执行。 您不是简单地授予对文档的访问权限，而是在平台上注册您的员工并将他们分配给特定的工作流程。 当有人启动工作流时，系统会通知相应的人员，并自动为他们分配任务、截止日期等。
最好的工作流程管理器软件选项包括：
#1。 斯科罗
Scoro 是一款屡获殊荣的端到端作业工作流程管理器软件，可让您从一个位置管理整个工作流程。 此 Scoro 提供全面管理业务所需的所有工具，包括任务安排和跟踪、资源规划、协作、联系人数据库和 CRM、报价和计费、综合报告、实时仪表板等等。 注册 14 天免费试用以了解详情！
#2。 Formstack 平台
使用 Formstack 平台只需一个工具即可使您的工作日自动化。 您组织中的任何人都可以使用我们的无代码、可视化工作流构建器，通过结合数据收集、文档创建和电子签名的功能来自动化他们的工作流。 这意味着您现在可以将表单、文档和签名与我们自动化的拖放式工作流构建器的强大功能结合使用，以简化您的业务流程。
#3。 体式
Asana 是一款工作流管理器软件，可帮助团队组织工作，从日常任务到大目标。 借助 Asana，您可以集中所有工作并将团队从任何地方聚集在一起。 可以通过多种方式组织工作，包括列表、看板、日历和甘特图。 加入 135,000 个国家/地区的 190 多家付费公司和数百万团队，依靠 Asana 完成更多工作。 在几分钟内开始尝试 Asana。
#4。 米罗
Miro 是世界上最受欢迎的协作白板平台，适用于任何规模的团队，在全球拥有超过 45 万用户。 创建一个简单的方法来管理流程并更快地迭代，没有任何限制。 通过在线组织您的工作流程、跟踪进度并让每个人都在同一页面上，协作并让团队中的每个人都在同一页面上。 探索 300 多个模板和交互式框架，让您的团队快速入门。
#5。 Adobe 工作台
Adobe Workfront 是一种协作工作管理解决方案，可解决团队脱节、工具分散以及企业工作永无止境的问题。 Workfront 通过自动化人员、数据和流程的集成来连接企业。 Workfront 提供企业提高生产力和加快上市时间所需的解决方案，无论是通过项目模板、更快的审查和批准工作流程、无代码连接还是流程自动化。
工作流程图
工作流图，通常称为工作流图表，是业务流程或系统的图形表示。 完成早期研究和项目规划阶段后，您通常会使用这些图表来描述复杂的任务。 构建流程图后，您将根据总体项目时间表和目标详细了解高级任务和依赖关系。
工作流程图的类型
在可视化流程时，有几种不同的工作流程图格式可供选择。 每一个都有独特的功能，可以帮助您规划您的后续步骤。 您使用的图表类型将取决于您正在处理的流程以及您对该流程的要求。
#1。 工艺流程图
工作流通常是使用过程流程图工具设计的。 所有组件都按时间顺序绘制在此图中，使其成为流程的基本视觉描述。 该图提供了各种任务和目标的高级概述，但不太具体。
最适合：需要任何利益相关者或部门都可以立即理解的新流程的高级可视化表示的团队。
#2。 泳道图
泳道图是另一种典型的工作流结构，但是，它们与过程流程图有很大不同。 泳道图或图表将您的工作流程分成更小的部分或流程。 这些流程相互关联但又相互隔离，以显示相互作用和潜在的低效率。 这增加了可见性，并提供了对整个过程操作的更深入的了解。
最适合：处理具有众多相互关联但自治级别的复杂流程的团队。
#3。 业务流程建模符号 (BPMN) 图
BPMN 使用统一的符号，业务和技术利益相关者都可以轻松理解。 它是一种统一建模语言的形式，使用定义的符号来传达不同的过程。
BPMN 图与内部接收的信息及其解释方式有关。 因此，它最常用于对外部客户没有影响的内部流程调整。
最适合： 专注于跨部门流程改进的团队。
#4。 供应商、输入、过程、输出、客户 (SIPOC) 图
SIPOC 是泳道图的一种形式，可以分析工作流的许多方面。
SIPOC 图强调谁创建和获取过程数据，这与标准图相反，后者按顺序组织数据。 SIPOC 专注于内部和外部如何接收数据，这就是为什么它被用于与客户体验相关的活动。
最适合： 希望关注如何在内部和外部接收数据的团队。
什么是工作流程和示例？
工作流是执行任务所需的操作序列。 除了第一个和最后一个步骤之外，流程中的每个步骤在它之前都有一个特定的步骤，在它之后有一个特定的步骤。 在线性工作流中，初始步骤通常由外部事件启动。
什么是好的工作流程？
可靠的工作流程提供了对企业流程的详细洞察。 精心计划和组织的工作流程可减少公司程序中的冗余和重复。 流程工作流的其他好处包括提高可见性、协作和对业务流程的控制。
什么是组织中的工作流程？
组织的工作流由必须完成的程序、可用于执行这些任务的人员或其他资源以及它们之间的交互组成。
什么是项目工作流程？
项目管理工作流程是完成某个项目所需的行动和活动的精心计划的顺序。 项目管理工作流程中定义的任务顺序有助于更高效地完成项目。 它们可以节省时间、改善结果并促进协作。
什么叫工作流？
工作流被描述为一系列任务，这些任务从开始到结束沿着预定义的路径处理一组数据。 工作流是描述事物如何从未完成到完成，或从原始到处理的路径。
工作流的另一个词是什么？
工作流是业务流程的另一个术语。
什么是四种类型的工作流？
四种类型的工作流如下：
- 顺序工作流程
- 并行工作流
- 状态机工作流程
- 规则驱动的工作流程
工作流的三个基本组成部分是什么？
输入、转换和输出参数可用于表征每个工作流组件或阶段。
如何创建工作流？
要创建工作流，您需要执行以下步骤：
- 定义当前资源和流程。
- 概述您的工作流程步骤。
- 选择易于使用的在线工作流程工具。
- 使用该工具设计一个循序渐进的工作流程。
- 测试新业务工作流程。
- 培训所有人使用新的工作流程。
结论
请记住，流程是一种工具。 它是一个多样化且有价值的工具，但它不能完成所有事情。 创建工作流程时，您必须牢牢掌握手头的流程以及期望的结果。 确定哪些工作可以自动化，哪些需要更多的动手参与。 最重要的是，继续努力。
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参考资料
