几乎所有企业的日常运营都严重依赖信息管理系统。 这些系统处理企业用来支持决策的大量数据源，这可以实现其长期稳定性。 因此，公司将投入大量资源用于信息管理系统。 了解这些系统可以帮助您了解如何使用它们来改善各种工作场所活动。 我们在本文中定义了信息管理系统和管理信息系统，并概述了它们的特征和类型并强调了它们的好处。
什么是信息管理系统 (IMS)？
信息管理系统 (IMS) 是允许收集、存储、组织和分发信息的任何软件架构。 信息管理是指与收集、存储和向利益相关者传播信息有关的一组组织任务。 在这种情况下，信息是指使公司能够做出决策的任何细节。 例如，公司在给定一周内的销售额。 相关数据可以采用多种格式，包括图像、音频和视频。 优秀的管理系统可以快速、准确地访问信息。 因此，允许重要的利益相关者做出明智的业务决策。
信息管理系统的特点
一般来说，IMS 可以执行多种任务。 这些系统的主要特点如下：
#1. 信息收集
这个重要组成部分是获取和分析业务活动数据。 企业通常收集四类数据，它们是：
- 个人信息：个人数据是允许公司识别消费者身份的任何信息。 姓名、地址以及在某些情况下的社会保险号 (SIN) 都是此类数据的示例。
- 参与数据：参与数据描述了客户和公司在多个接触点上的互动。 例如，公司网站的访问者数量、电子邮件打开情况和活动注册情况。
- 行为数据：一般来说，行为数据是包含客户和公司之间交易的任何细节。 购买历史记录和产品使用数据是两个例子。
- 态度数据：产品需求性、产品相关性和客户满意度等指标都是态度数据的示例。
标准信息管理系统可以简单地收集、测量此类数据并将其传达给利益相关者。
#2。 数据存储
数据存储是一项允许 IMS 存储数据并将其提供给用户的功能。 系统将这些数据存储在存储设备中，该存储设备可以是硬盘或带有数据库的服务器。 该系统还可以将数据存储在云端，可以通过互联网访问。 选择将信息保存在云中而不是更传统的存储方法（例如纸张或光盘），可以让您更好地保护信息的安全，在必要时快速恢复信息，并使其在全球范围内可访问。
＃3。 信息处理
信息处理是指产生结果的任何一系列过程。 通常，这需要修改数据以提供有价值的信息。 信息必须从一种格式或介质转换为另一种格式或介质。 例如，如果一家公司记录了两天的总交易量，它可以将第一天的交易量与第二天的交易量进行比较，看看净收入是否有所增加。 IMS 不是手动计算和解释这些数据，而是自动化该过程并仅显示结果。 信息的获取、组织、显示和传播都是信息处理的例子。
＃4。 信息发布
信息分发是指组织用于向利益相关者分发信息的所有过程。 不同的利益相关者以不同的方式与这些信息进行交互。 有些人确保其质量、可访问性和实用性，但其他人（例如高管）则使用它来做出决策。
信息可访问性被定义为 IMS 以允许利益相关者访问内容的方式显示数据的能力。 在公司中，内容通常是在平等的基础上提供的，尽管这可以根据不同的利益相关者类型进行更改。 例如，高管对信息的访问可能与营销人员不同，但部门中的所有营销人员都可以访问相同的信息。
信息管理系统的优点
有效的信息管理系统的一些优点如下：
- 帮助决策：IMS 为多个利益相关者提供详细的业务信息，他们可以利用这些信息做出部门选择。
- 提高服务交付和效率：当判断信息充分时，更容易找到业务流程中需要改进的领域。 然后，不同的团队可以将精力集中在这些领域进行改进，也许可以提高他们的生产力并改善他们为客户提供的服务。
- 有助于实现业务目标：适当的信息处理可以帮助利益相关者更好地理解业务目标并确定改进的领域或可能性。
管理信息系统（MIS）
管理信息系统 (MIS) 是一个数据驱动的领域，专注于组织、分析和应用企业数据来影响决策。 MIS 会为组织内的各个管理级别生成频繁的报告，因此其复杂性根据公司的规模而有所不同。 该系统可以协调、控制、分析和可视化数据，以提高报告生成效率并将其存储在方便的位置。 在组织环境中，MIS 研究通常包括人员、流程和技术。
管理信息系统的演变
管理信息系统 已经经历了几个阶段，包括：
- 大型机：这些是巨大的计算机，使组织能够开展需要大量数据处理的活动。 他们占据了整个房间，使用打孔卡，并让操作员手动将处理后的数据报告发送给请求者。
- 小型计算机：随着小型计算机的发展，打孔卡操作被通过计算机接口输入数据所取代。 这也使得大公司能够在本地运行计算中心。
- 个人计算机：随着个人计算机的进步，组织能够聘请 MIS 专家。 虽然这是一种低成本且有效的方法，但它要求每台计算机上都存在报告所需的信息，因为它们无法相互通信。
- 客户端和服务器网络：随着技术复杂性的增加，员工希望快速有效地传达知识。 客户端/服务器网络通过允许大量计算机作为服务器连接到共享网络并共享数据来解决这个问题。
- 企业计算：高速网络以及将多个部门的信息融合到软件平台中是这一时期的关键要素。 这些软件平台通常称为企业软件，使计算机可以轻松访问公司的所有服务器，从而进一步改进信息生成过程。
- 云计算是指通过互联网提供许多服务。 它使不在组织所在地或直接链接到其专用网络的用户能够访问其服务器。
管理信息系统的类型
管理信息系统分为几类，其中最常见的是：
#1。 决策支持系统
决策支持系统 (DSS) 主要通过分析大量数据来支持组织的决策过程。 销售数据、预测收入和其他与运营相关的信息（例如劳动力统计数据）都是数据类别的示例。 人们可以手动操作 DSS 或使其完全自动化。 高级管理人员和高级管理人员通常是公司 DSS 的用户，因为决策是他们的责任。
＃2。 会计信息系统
会计信息系统 (AIS) 是为决策者收集、存储和处理财务和会计数据的系统。 AIS 采用计算机科学、审计、会计和营销的理论和实践。 它有助于确保金融交易的准确性，同时也通知感兴趣的利益相关者。 AIS 程序通常包括三个步骤：
- AIS 收集并保存有关组织财务运营的信息。
- 这些信息被提供给决策者，并准备财务报表和管理报告。
- 它可以保护数据并使其易于处理和记录。
＃3。 营销信息系统
营销信息系统收集、处理和传播有关公司营销工作的信息。 这些信息可能来自组织内部或外部竞争对手，用于为利益相关者的营销决策提供信息。 营销信息系统还可以跟踪营销成功，协助营销总监和公司领导确定营销运营的盈利能力。 该系统还可以与其他管理信息系统结合使用，帮助企业更好地了解其运营情况和环境。
＃4。 人力资源管理系统
人力资源管理是指组织有效管理其人员的战略。 HRMS 是一个软件套件，可在员工的整个生命周期中跟踪人力资源管理和相关流程。 人力资源领导者和人员是这些系统的关键用户，这些系统通常用于遵守劳动和税务规则。 通过定期绩效报告，人力资源管理系统使公司能够完全了解其人事和劳动力流程。
什么是客户信息系统（CIS）？
客户信息系统存储并提供所有与客户相关的数据。 它通常将材料和文档连接到指定单个客户的结构化数据库系统，例如 CRM。 组织可以通过直观的系统轻松访问重要的客户信息，从而帮助销售团队更快、更高效地进行销售。
为了快速访问重要的客户信息，有效的内容管理平台与销售人员每天使用的工具相链接。 这种形式的链接使客户能够更快速、更高效地完成从引导到订单的流程，减少摩擦。
信息系统如何帮助客户关系管理？
信息系统应通过提供 360 度客户记录来促进客户关系管理，该记录不仅包含来自 CRM 的实时数据，还包含来自其他信息系统（例如内容管理存储库或文件存储）的关联内容。
使用聚合所有这些信息的内容管理或客户信息平台可以节省销售团队搜索促进客户交互所需信息的时间和精力。 整个公司统一、全面的客户视图可改善销售流程并推动更深入的洞察，从而帮助发现更多可能性、提高客户忠诚度并培养更牢固的关系。
如何改进消费者追踪？
为了实现完整的客户监控和可见性，组织应评估所有入站和出站客户通信并实施系统，以确保主要利益相关者可以轻松访问此内容。
消费者信息平台为销售团队提供完整、可靠的消费者视角，包括之前的对话、购买历史，甚至之前的投诉，使运营保持平稳运行，并经常有助于提供更愉快的客户体验。
组织还可以使用人工智能增强的智能捕获解决方案来自动接收消息，以提供有效的客户跟踪并确保快速、一致地处理消费者的请求。
销售运营如何改进内容管理？
销售运营对于为用户提供关联且有效的解决方案至关重要。 客户内容经常分散在系统和组织中。 销售部门应主动将这些数据集成到 CRM 中的客户记录中。
组织应该提供一个集成的基础设施，通过更好地连接人员、内容和系统来提高生产力，同时为销售团队提供完整的 360 度客户视图。 销售团队可以通过增强内容管理来为其 CRM 系统增加显着价值，从而通过自动化重复性工作来更好地推动流程并改善客户交互，同时加强信息治理以避免风险。
整合客户信息管理有哪些优势？
销售人员使用 CRM 系统来捕获、管理和衡量客户互动，但其他内容（例如合同、录取通知书、报价单和账单）为客户参与提供了重要的背景。 由于数据孤岛和断开连接的系统，销售团队可能会错过提供更好客户体验并揭示新收入前景的客户洞察。
借助与 CRM 系统交互并在销售人员需要时聚合关键客户信息的内容管理平台，组织可以：
- 通过协助销售团队尽快响应客户需求来提高客户满意度。
- 通过直接从 CRM 应用程序跨所有接触点实时访问帐户相关内容，您可以缩短销售周期并更快地完成交易。
- 让销售团队可以花更多的时间寻找客户，并减少在系统中搜索客户相关信息的时间。
- 通过提高对交叉销售和追加销售机会的可见性和洞察力来发现新的销售机会。
参考资料
