薪资是公司人力资源部门的一项重要职能，涉及管理和跟踪员工的薪资和福利。 人力资源薪资流程包括处理计算工资、扣除税款和其他预扣税以及发放付款等任务。 然而，处理过程可能既耗时又复杂，但使用人力资源薪资软件可以通过自动化来简化和精简这些流程。 在本文中，我们将讨论人力资源薪资流程、薪资软件的使用、其功能和优势。 此外，我们还将探讨哪些公司提供人力资源薪资软件以及如何从他们那里获取演示。
什么是人力资源薪资？
人力资源 (HR) 工资单跟踪并管理公司内部员工的工资和福利。 人力资源部负责按时计算和发放工人的工资、薪水、奖金和扣除。
人力资源薪资流程
该流程是指向员工提供工作报酬的步骤，包括计算工资、扣除税款和其他扣除以及发放付款。 这是确保准确、按时向员工支付工资的关键功能。 该过程涉及：
收集员工税务信息
该流程的第一步是从您的员工那里收集必要的税务信息，包括填写完整的 IRS 表格 W-4 和任何州要求的预扣税表格。 有了这些信息，人力资源部就可以计算出准确的预扣税额。
设置工资表
建立定期工资表，概述何时向员工支付工资。 您设置的时间表应考虑诸如付款期限、付款频率（例如，每周、每两周、每月）和付款交付方式（例如，纸质支票、直接存款）等因素。
计算工资总额
要计算每位员工的总工资，只需将他们的基本工资、他们收到的任何加班工资、他们收到的任何奖金或佣金以及任何其他适当的收入相加即可。
扣除税款和其他预扣税
根据员工的税务信息，从工资总额中减去联邦税、州税和地方税。 此外，扣除其他预扣税款，例如社会保障缴款、医疗保险税和自愿扣除（例如退休缴款、健康保险费）。
计算净工资
计算员工的“净工资”，即扣除税款和预扣税后剩余的金额。 这是将出现在员工工资上的金额。
生成工资报告
创建总结工资流程的报告，包括员工收入、扣除额和税金。 这些报告可用于记录保存、合规性和财务分析目的。
付款的发放
使用所选的付款方式向员工支付净工资，例如签发纸质支票或直接存入员工的银行账户。
工资税申报
确保向适当的税务机关（例如国税局 (IRS) 和州/地方税务机构）及时准确地申报工资税。 这包括缴纳税款和提交所需的纳税表格，例如联邦税的 941 表格。
维护工资记录
保留所有与工资相关的文件的完整且有条理的记录，包括员工纳税表、报告、税务申报和付款记录。 这些记录应保留规定的期限，以符合法律和监管要求。
保持合规
随时了解与工资处理相关的相关法律、法规和税务要求。 处理必须遵守州和联邦法律，例如《公平劳工标准法》(FLSA)。 您可以考虑聘请专业协助，例如税务合规部门或注册专业会计师，以确保准确且合规的处理。
人力资源薪资软件
人力资源薪资软件是指管理核心人力资源数据以及薪资流程的任何类型的人力资源管理系统。 这是一个广泛的类别，有许多不同的子类型的人力资源软件解决方案符合要求。 其中包括人力资源信息系统 (HRIS)、人力资本管理 (HCM) 系统和人力资源管理系统 (HRMS)，所有系统都具有内置的薪资处理功能。
当人力资源和薪资软件集成时，数据可以在两个系统之间自动共享，从而降低错误风险并最大限度地减少手动数据输入。 例如，当人力资源软件中更新员工的工资率或税务信息时，工资软件可以自动更新员工的工资记录，而不需要重复的数据输入。
HR 薪资软件有什么好处
该软件为企业提供了多项好处，包括：
- 简化薪资管理：该软件通过自动化计算工资和生成薪水等任务来简化工资管理流程，使企业能够专注于运营其核心业务。
- 减少人为错误：该软件通过消除手动数据输入和未经授权的访问，最大限度地减少工资处理中的人为错误，防止代价高昂的错误和国税局的处罚。
- 提高合规性：该软件可自动执行福利资格和出勤跟踪计算，并与工资单集成以确保准确性。 因此，确保合规性并防止代价高昂的违规行为。
- 简化人力资源流程：该软件简化了薪资和人力资源活动，消除了断开连接的系统。 因此，提高企业的效率、洞察力和决策能力。
- 节省时间和资源：薪资软件简化了手动流程，节省了时间和资源。 此外，它还减少了文书工作并为员工提供自助服务选项。
- 加强数据安全：人力资源薪资软件通过基于角色的访问、规则和更新的策略来保护员工数据，同时为明智的决策和成本管理提供分析。
- 环保：该软件具有用于存储数据的在线数据库。 因此，减少公司的纸张使用量和碳足迹并促进可持续发展。
HR薪资软件的特点
人力资源薪资软件的主要功能包括：
与现有系统集成
选择与公司的会计解决方案、员工数据库或人力资源系统集成的薪资软件至关重要。 这确保了无缝数据传输并避免了手动数据输入的需要。
可扩展性
寻找能够适应您公司发展的薪资软件。 它应该是双向可扩展的，使您能够应对不断增加的劳动力或在需要时缩小规模。 因此，无论您的公司规模如何，都要确保该软件保持有效。
行业特定功能
如果您的企业有特定要求或属于有特定要求的行业，请选择满足这些方面的软件。 例如，如果您从事销售行业，该软件应该提供销售奖励或奖金的功能。
税收遵从
薪资软件应拥有训练有素的内部税务合规团队，以随时了解税务法规并确保税务数据准确。 这样做有助于保持合规性并避免错误。
基于云的解决方案
基于云的薪资软件提供了便利，尤其是当您的组织分布在不同地点时。 它可以让您从任何地方轻松访问该软件，并且可以节省成本，因为它通常根据使用情况按月计费。
培训和支持
查看该软件提供的培训和支持选项。 确保它易于理解和使用，特别是对于需要更多技术知识的员工而言。 您可以寻找提供在线和现场培训的软件供应商，以获得最大价值。
定价选项
薪资软件供应商提供不同的定价选项。 因此，创建您需要的功能列表，并比较可用的解决方案，以找到符合您预算的软件包。 然后选择一个适合您的预算、易于安装和使用并提供最需要的功能的系统。
薪资管理
薪资软件应计算员工的工资、扣除额和净收入。 它应该处理各种组成部分，例如奖金、津贴、休假、费用管理和所得税扣除。 它还应确保监管遵守税法并生成报告、工资单和表格。
员工自助服务
您还应该寻找提供员工自助服务选项的软件。 这将允许员工访问和查看他们的工资、福利、工作时间和其他信息。
通知和警报
该软件应该能够通过短信、仪表板通知等向员工发送实时和预定的消息。发送通知和警报有助于传达与工资相关的重要信息并确保及时更新。
流动性
寻找提供移动版本的薪资软件，以实现更好的连接和轻松访问。 这使得员工和人力资源人员可以随时随地访问该软件，从而更加方便和高效。
按薪酬等级划分的员工组织
该软件应允许根据员工的薪资水平和在组织中的职位轻松组织员工。 这有助于高效的工资处理和管理。
多种付款方式
薪资软件应支持各种支付方式，例如直接存款、支票或现金。 它应该足够灵活，以适应不同的付款频率，例如每月或每周。
人力资源薪资软件公司
市场上有几家公司提供人力资源薪资软件。 它们包括以下内容：
- 木瓜全球： 这是建议淘汰第三方支付集成商的薪资软件公司之一。 它提供工资管理和其他劳动力管理功能。
- Rippling：Rippleing 适合拥有成熟人力资源部门的中端市场企业。 它提供工资管理和操作工作流程、申请人跟踪和 IT 库存管理等功能。 它还具有先进的人力资源工作流程管理功能。
- Paychex Flex： 该薪资软件最适合中型企业。 它提供灵活的人力资源解决方案，包括工资和福利管理。 此外，它最适合初创企业和扩展业务。
- 现在的 ADP 员工队伍： ADP 是著名的人力资源薪资软件公司之一，拥有名为 ADP Workforce Now 的基于云的解决方案。 它将核心人力资源功能与工资处理、时间和出勤跟踪、人才管理和福利管理结合起来。 它适合扩大规模的企业和正在快速增长的初创企业。
- JustWorks：Justworks 是一款基于云的 HR 软件，包括小时工和受薪员工的工资单和时间跟踪。 它提供员工福利管理、人力资源支持和合规协助等功能。 它简化了薪资流程并确保遵守税收、付款和人力资源法规。
人力资源薪资软件演示
人力资源薪资软件演示对于潜在用户在购买前评估其特性、功能和可用性至关重要。
软件演示期间要检查的内容包括核心功能、关键特性、评估可用性、数据准确性和合规性，以及定制和可扩展性。
如何请求 HR 薪资软件演示
要请求和访问软件演示，您可以按照以下步骤操作：
- 根据您的业务需求和要求，研究并列出潜在的人力资源薪资软件选项。
- 访问每个入围软件提供商的网站，收集有关其产品和功能的更多信息。 在其网站上查找“请求演示”或“联系销售人员”按钮。
- 单击“请求演示”或“联系销售人员”按钮启动演示请求流程。 在提供的表格中填写所需信息。
- 在表单的附加评论或消息部分中，提及您对其 HR 薪资软件的演示特别感兴趣。 您还可以包含有关该软件的任何特定要求或问题。
- 提交表格，软件提供商的销售团队将与您联系以安排演示。 他们可能会通过电子邮件或电话与您联系，以收集有关您业务需求的更多信息并安排合适的演示时间。
- 在演示过程中，销售代表将展示人力资源薪资软件的特性和功能。 他们将解释该软件如何满足您的业务需求并解决您提到的任何痛点。
- 借此机会提出问题并澄清对软件的任何疑问。 您可以询问薪资处理以及与其他系统集成等功能。
- 演示结束后，根据薪资软件的功能、易用性、可扩展性、定价、客户支持以及其他与您的业务相关的因素来评估薪资软件。 然后，比较不同软件提供商的演示以做出明智的决定。
如果您在演示后对特定软件感到满意，您可以继续购买或订阅他们的服务。
HR发工资难吗？
由于各种因素，包括工资法的复杂性、员工分类、手动流程和沟通、记录保存和文档以及人为错误，特别是随着组织的发展和员工远程工作，薪资处理面临着挑战。
此外，还需要遵守地区和国家法律并及时更新以确保计算准确。 此外，了解员工类型和分类对于准确计算至关重要。 然而，尽管面临挑战，实施具有薪资功能的人力资源软件可以简化操作并使这些流程自动化，并最大限度地减少人为错误。
薪资和人力资源密切相关，共同确保运营顺利进行。 人力资源部门在提供准确的工资处理数据、管理员工出勤、工作时间以及确定总工资、公司成本、报酬、加班费、福利、加薪和激励方面发挥着至关重要的作用。
HR 和 Payroll 之间的关系非常重要，因为它们密切相关，因为 HR 决定员工薪酬，而 Payroll 则确保奖励管理。 因此，两个部门之间清晰的沟通和协作对于高效的薪资处理至关重要。 然而，组织结构各不相同，一些组织有单独的部门，而另一些组织则属于财务部门。
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参考资料
