作为企业主，您应该熟悉将您与客户和供应商联系起来的关键文书工作和程序。 发票可用于公司内部和外部活动的多种用途。 继续阅读以了解有关发票如何为企业运作的更多信息。
什么是发票？
发票是一种商业文件，带有时间戳、逐项列出并记录买方和卖方之间的交易。 如果货物或服务是通过赊销方式获得的，发票通常会描述交易条款并提供有关各种可用付款方式的信息。
发票的示例包括纸质收据、销售单、借项单、销售发票或在线电子记录。
发票的基本组成部分
发票正面必须声明其为发票。 它通常具有称为发票号的唯一标识，这对于内部和外部参考都很有用。 在大多数情况下，发票包含卖家或服务提供商的联系信息，以防出现计费问题。
#1。 条款
发票包括付款条件以及有关任何折扣、提前付款详细信息或延迟付款征收的财务费用的信息。 它还显示商品的单位成本、购买的单位总数、运费、装卸、运输和相关税费，以及欠款总额。
#2. 打印和计时
公司可以选择发送每月的月末报表作为所有未完成交易的发票。 在这种情况下，报表必须声明不再发送发票。 从历史上看，发票以纸质形式记录，并制作大量副本，以便买方和卖方都有交易记录。
计算机生成的账单现在非常普遍。 它们可以按需打印或通过电子邮件分发给各方。 电子记录还可以轻松地按编号、日期、商品或客户查找和排序交易。
#3。 备考
形式发票是在装运或交付货物之前向买方提供的销售单草案。 在大多数情况下，发票将描述所购买的物品以及其他重要信息，例如运输重量和运输费率。 形式发票经常用于国际交易，特别是用于进口海关目的。
＃4。 账单日期
发票日期是对项目开具账单以及交易被合法记录的时间和日期。 因此，发票日期包含关键的付款信息，因为它决定帐单的信用期限和到期日。 这对于提供信贷的企业尤其重要，例如net 30，这表示需要在30天内付款。
同样，允许客户退货的组织通常会根据发票上注明的购买之日起指定的天数设定最后期限。
＃5。 电子发票
自计算机时代到来以来，人们和企业发现更容易依赖电子发票来替代纸质发票。 电子发票，通常称为电子发票，是一种电子计费方式，可生成、保存和监控各方之间的交易相关票据。 因此，确保满足协议的要求。
发票和收据、采购订单、借方和贷方票据、付款条件和说明以及汇款单都是电子文档的示例。 数字账单通常通过电子邮件、网站或应用程序发送。 其优点如下：
- 对身体伤害的持久性和恢复力
- 某些名称、关键字或日期的搜索和排序变得简单。
- 提高审计能力
- 按需打印或复制的能力
- 数据收集和商业智能能力
- 减少纸张消耗
电子发票包含各种技术和输入选项，并被用作一个包罗万象的词来描述以电子方式向客户提供发票以进行付款的任何方式。 为了鼓励接受度和效率，世界各地建立了一些电子发票标准，例如 EDIFACT 和 UBL。
什么是发票保理？
发票保理涉及公司以低于所欠金额的价格向保理商出售任意数量的未清发票。 作为交换，大部分发票金额（高达 90%）会在几个工作日内收到，而不必等待发票上提到的 30 天、60 天或 90 天期限。 在大多数保理安排中，保理商接管发票的收取。
当保理业务收到发票全额付款后，它会向卖方支付欠款，同时保留发票总额的一定百分比作为收入。
发票保理的流程是怎样的？
正常的商业交易涉及公司进行销售、创建发票并将其发送给客户。 买方支付购买费用，公司在商品或服务交付后三十、六十或九十天收到款项（按照发票上的规定）。
但是，如果公司发现自己因多种原因而无法等待怎么办？ 公司可以将发票出售给第三方，第三方使用发票保理以折扣价购买未清账单。 保理商协商他们愿意支付的金额并就付款安排达成一致。 通常，一部分付款是预先支付的，余款在保理商收款后支付。
请记住，并非所有发票都适合保理。 大多数保理商不会购买已经逾期的发票。 此外，许多人不会购买付款期限超过 90 天的发票。
保理业务的重要性是什么？
保理业务可以缓解淡季期间的现金流问题，特别是对于资源有限的企业和付款缓慢的消费者而言。 几乎每个小公司老板都经历过不知道自己是否能够支付工资或承担其他关键业务义务的焦虑。 现金短缺还可能妨碍公司按时向自己的供应商付款或利用机会，例如在假期及时与大型新商店合作或在全球范围内发展。 资金短缺的公司别无选择，只能做出可能切断或限制长期潜力的短期决策。
发票保理的优点
公司可能出于多种原因寻求发票保理。 以下是最关键的五个：
#1. 现金很快就收到了。
与第三方因素合作的公司通常会在几个工作日内（有时在 24 小时内）收到大量发票价值。 这种持续的现金流可以让小型企业（尤其是小型企业）放心处理短期需求的能力。
#2. 消除潜在的干扰。
缓慢付款的客户——当然还有那些逾期未付账单的客户——可能会成为一个重大负担，尤其是对于小企业而言。 如果业主必须跟进迟交的发票，则可以将时间花在与其他客户或更高价值的活动上。 如果应收账款部门负责收款，那么追讨逾期付款所花费的时间可能会对士气产生负面影响。
＃3。 批准速度比银行贷款更快。
银行贷款或信用额度绝对是获得现金的可能。 然而，它们可能需要很长时间才能获得。 而且，对于许多小公司来说，金额可能会受到限制，从而限制了公司的增长潜力。 发票保理的审批程序要快得多。 由于合同的性质，保理商通常提供比银行更多的现金。
＃4。 创始人的个人信用记录受到的审查较少。
银行贷款通常部分取决于创始人的信用评分。 对于许多小企业主来说，这可能很困难，特别是如果企业的资金需要大量使用信用卡的话。 幸运的是，发票因素更关心下订单的消费者的信誉，而不是购买发票的公司。
＃5。 协助企业处理重要的新消费者和客户。
一些非常大且可靠的客户的付款时间表对于小型企业来说太长。 付款延迟问题可能会妨碍他们履行可能改变生活的重大订单的能力，例如来自政府或财富 500 强企业的订单。 发票保理可以帮助他们履行这些新订单。
发票保理的缺点
保理有各种缺点，公司在将发票出售给第三方之前应考虑这些缺点。 以下是一些缺点：
#1. 这需要大量的时间投入。
保理公司有时会提供“现货”或选择性保理，这意味着他们为一张发票提供服务。 然而，大多数保理提供商只与愿意上交大部分或全部账单的组织合作。 有时会规定合同最低限额，如果发票未达到该最低限额，则会收取费用。
#2. 这可能代价高昂。
一个因素的成本，如银行贷款，部分取决于感知的风险； 然而，对于保理业务，信用评估是针对公司的客户，而不是公司本身。 即使在不付款的风险可以忽略不计的情况下，要素成本通常也比银行贷款利率高几个百分点。
＃3。 付款风险并未转移。
与保理商合作意味着更快地收到现金，但它并不能为公司提供针对不付款消费者的保护。 如果未支付发票，除非“无追索权”协议生效，否则销售企业通常必须退还保理商垫付的现金。 然而，包含这一条款会增加安排的成本。
＃4。 某些客户互动和印象受到的控制较少。
在大多数保理安排中，保理商负责保证发票得到支付。 这是保理价值的一部分——对于销售发票的公司来说，减少了需要考虑的工作。 然而，这也意味着公司失去了对如何处理收款要求的控制。 过于激进的因素，注重自身的短期需求，可能会对客户对其购买的公司的看法产生负面影响。 某个因素的存在也可能导致客户认为公司缺乏开展业务所需的资源。
这些缺点是可以控制的。 例如，一家公司可以选择秘密保理，其中该保理商代表自己是公司财务部门的一部分。 或者，它可以选择处理自己的发票收集活动，即使发票的所有权已转移给代理人之后也是如此。 这被称为“CHOCC”保理，代表“客户自行处理信用控制”。 然而，这些方法也有其自身的危险。
什么是发票融资？
发票融资是一种会计形式，允许公司以其应收账款为抵押借款以快速赚取现金。 公司利用发票融资通过使用发票或发票作为抵押品从融资公司获得贷款。
发票融资与发票保理：发票融资和发票保理都是从拖欠发票中产生现金的方法。 发票融资类似于标准担保贷款，它指定了付款条件和未偿余额累积的利息费用，但贷款由一张或多张发票担保。 企业从发票保理中收到的现金不是贷款形式。 相反，保理公司（通常称为保理商）“购买”发票并负责收款。
发票融资的流程是怎样的？
在发票融资安排中，涉及三方：开具发票的公司、接收发票的客户和金融服务提供商。 为了充分利用这种应收账款融资，公司必须与融资公司协商条件，并希望其客户在发票到期日或更早之前付款。
发票融资的结构是什么？
发票融资安排在某些方面与短期贷款类似。 在最基本的形式中，发票融资将基于单一发票，通常称为应收账款。 充当贷方的金融公司使用该发票作为担保，向拥有该发票的企业预付现金。 当公司收到付款后，会将初始贷款金额返还给金融公司，并根据贷款未偿还时间计算利息。
发票融资的优缺点
发票融资对企业极其有利，使它们能够在现金流有限的时期继续运作，并追求潜在的改变生活的可能性。 然而，它确实有一定的缺点。 在选择发票融资之前，管理团队应该了解双方。
优点
发票融资具有三大优势，对于那些由于发展初期、资源有限而可能面临障碍的新企业尤其有利。
#1. 快钱
对于特定行业的公司来说，在与现金流作斗争的同时销售额和利润飞速增长的情况并不罕见。 发票融资使 B2B 企业能够根据已收到但尚未收取的收入收到现金预付款，通常会在 24 小时内收到。 在这些情况下，发票融资可以减轻业主对现金流的担忧，并使管理团队能够采取原本必须放弃的关键举措。
#2. 在紧急情况下非常有用
导致库存损坏的自然灾害、主要供应商的中断或关键客户的破产——此类事件可以迅速使企业陷入生存模式。 如果一家公司面临这些生存危险之一，并且银行里没有大量资金，那么发票融资提供的快速流动性可以挽救生命。
＃3。 相对宽松的审批流程
许多小型和发展中企业缺乏获得银行贷款和信贷额度所需的信用评分。 对于提供发票融资的组织来说，这一点不太重要，因为他们更关心公司客户的信用评级，而不是业务本身。 寻求发票预付现金的公司通常会遇到更少的文书工作和更少的查询。
缺点
除了这些好处之外，企业还应该认识到发票融资的三个主要缺点：
#1. 高价
发票融资是一种成本相对较高的筹集资金的方法。 手续费和周利息或系数利率可能会导致年利率比企业通常为银行贷款支付的金额高出几倍。
#2. 最终成本的不可预测性
发票融资不仅仅是比许多其他类型的融资更昂贵。 一个相关的问题是，当公司签订发票融资协议时，它通常不知道最终成本是多少。 最终成本通常取决于客户支付发票的速度。 比预期更长的付款延迟可能会消除销售利润。
＃3。 适用范围有限
并非所有企业都能从发票融资中受益。 企业必须属于 B2B 领域，其使用才有意义。 它还必须拥有具有良好信用评级和及时付款记录的客户。
发票有什么用？
发票是卖方发送给买方的文件，用于要求支付所提供的商品或服务的费用。 它跟踪产品或服务的详细信息、单位成本、应付总额以及买卖双方同意的条款和条件。
发票是收据吗？
由于发票和收据是在销售过程的不同阶段开具的，因此它们具有不同的功能。 发票是在客户付款之前开具的，而收据是在收到付款之后开具的。 发票作为付款请求，收据作为付款证明。
有发票就代表你已经付款了吗？
发票可以证明您已付款吗？ 发票并不意味着公司已为其向客户提供的商品或服务付款。 发票通知客户必须为收到的产品或服务付款。
谁支付发票？
发票由客户支付。
在结论
发票是一张纸，用于通知客户付款到期。 它还可以作为发行公司跟踪其应收账款的记录。 由于技术限制，以前只能以纸质形式开具发票。 电子发票最近受到欢迎，因为它们节省时间和金钱，并且可以自动生成和发送。
参考资料
