当谈到职业道路和我们想要的工作时，很容易觉得好像只有几个选择。 但是那里有许多不同类型的工作和角色，我们的使命是揭示它们并解释它们的含义。 你喜欢和不同的人交谈吗？ 你想帮助各种团队实现他们的目标吗？ 如果您对这些问题的回答是肯定的，那么办公室助理 (OA) 职位可能很适合您。 在本文中，我们将分析办公室助理的一般规格和职位描述、涉及的薪水以及这份工作的完美简历。
什么是办公室助理？
办公室助理的唯一职责是确保办公室尽可能平稳高效地运行。 一般来说，你会从事行政工作，但如果这对整个办公室都有好处，你可以说什么都行。
因此，对于希望在办公环境中获得经验的任何人来说，这是一个极好的入门级职位。 您将了解各个领域的诀窍——管理、运营、客户服务等——希望您能在快节奏、有时充满挑战的环境中茁壮成长。 经过几年的经验，您将有能力晋升到行政助理和行政助理职位。
综合办公室助理做什么的？
行政职责由组织内的一般办公室助理执行。 他们的一些职责包括接听电话、回复电子邮件、归档文件和安排约会。 他们还可能负责办公设备维护和供应管理。 这些专业人员可以协助完成的基本财务任务包括发票处理和费用报告。
办公室助理除了要有很强的沟通和组织能力外，还应该能够在压力下高效地工作。 他们还必须具备强大的计算机技能，例如 Microsoft Office，以及处理数据输入和记录保存等管理任务的经验。 他们与广泛的利益相关者（包括高管、员工和客户）有效协作也很重要。
谁最适合做 Office Assistant 工作？
具有合理社交性格的人最适合担任一般办公室助理的角色。 因为您每天都会与各种各样的人打交道，所以您必须能够快速适应并与各种类型的人一起工作。 除了人，你必须为任何事情做好准备。 最后一分钟的工作是可能的，所以你必须能够在没有压力的情况下赶工。
如果您注重细节、有条理且务实，那么您更有可能成为一名普通办公室助理。 你也应该渴望学习诀窍，特别是如果你想晋升到行政助理或行政助理的职位。
办公室助理典型的一天是怎样的？
办公室助理的一天是不一样的。 上午，您可能会接听电话和发送消息，而下午，您可能会分拣邮件并准备发票和信件。
一般来说，您将收到的工作类型会有所不同，具体取决于雇用您的公司以及他们希望您承担多少责任。 了解了这些，我们再来看看一般办公室助理的职位描述。
办公室助理职位描述
办公室助理经过培训，可以在各种办公环境中执行各种文书和行政任务。 他们也可能被称为行政助理、办公室文员或秘书。 一般来说，他们的作用是协助其他办公室人员并处理保持办公室顺利运行所需的各种任务。
此办公室助理职位描述涵盖了一般办公室助理的基本资格、职责和责任，并且在招聘行政职位时很容易适应您的组织。
#1。 办公室助理的职责和责任
他们的职责在办公室助理职位描述中列出如下：
- 通过组织办公室和协助员工优化程序。
- 尽快整理和分发通讯。
- 创建和更新记录以确保信息的准确性和有效性。
- 应安排和计划会议和约会。
- 监控供应水平并应对短缺
- 解决与办公室相关的问题并回应请求或疑虑
- 与其他部门协调，确保既定政策得到遵守。
- 与供应商、客户和同事保持可靠的关系。
- 必要时，履行接待员职责。
#2。 办公室助理技能
正如我们所见，作为一名办公室助理需要承担广泛的职责。 那么，成功担任此职位所需的能力和软技能是什么？ 您需要灌输的一些技能包括：
高度灵活
作为办公室助理，您的角色相对灵活，职责范围广泛。 一个好的 OA 是一个团队合作者，具有积极进取的态度，愿意在任务出现时接受任务以协助业务。
作为一般办公室助理，您几乎没有什么责任。 如果您更喜欢更具体的职责列表，那么这可能不适合您。 时间管理是办公室助理的另一项基本技能，他们必须兼顾各种工作量，以便实时处理问题，同时仍能按时完成时间敏感项目。
良好的沟通技巧。
作为 OA 成功的关键是在口头和书面语境中拥有强大的人际交往能力。 当客户或潜在雇员走进办公室时，您是他们看到的第一个人。 当他们评估公司是否适合他们时，您的互动将为他们定下基调。 通过电子邮件或电话进行的任何通信也是如此。
作为办公室助理，你是公司的第一联系人和第一印象。 此外，使用沟通技巧与办公设备供应商建立牢固的关系可以帮助您的公司获得更好的服务甚至一两个折扣。 雇主必须相信，每次您迎接访客或接听电话时，您都会以专业的方式行事。
能够独立工作。
在雇用办公室助理时，高管们会寻找不需要太多监督并且能够轻松管理自己的日程安排和工作量的人。 办公室助理必须积极主动，发现潜在问题并自行处理。 没有老板或同事会喜欢 OA 在办公室几乎没有人的时候检查他们是否可以订购更多咖啡！
企业希望求职者能够在时间和预算限制下采取主动并有信心解决问题。 成为一名成功的办公室助理最重要的方面之一就是多任务处理能力。 最后，您可以从其他团队成员的待办事项列表中删除任务，而不是通过提出很多问题来添加新任务！
注重细节。
作为 OA，您将需要出色的组织能力。 除了管理您的日程安排和待办事项列表之外，您还需要密切关注细节。 您将处理各种文件，从重要的内部备忘录到客户信件。 完美主义和仔细检查您的工作可以帮助您避免令人尴尬和可能代价高昂的错误。
精通技术。
除了一般的文字处理和计算机技能外，您还需要展示各种办公管理软件的知识，以完成您需要执行的各种文书工作。 随着技术的发展，组织可能会使用传统 Microsoft Office 套件中的许多程序的替代品。
#3。 教育和其他资格
要开始在该领域工作，大多数办公室助理只需要高中文凭或同等学历。 另一方面，一些高级职位可能需要多年的工作经验和/或专业培训。
虽然通常不需要，但有许多办公室管理在线证书和学位课程可供想要晋升到管理职位的办公室助理使用。 还提供特定行政领域的其他学位课程，例如医疗办公室管理学士学位课程。
办公室助理的平均工资
办公室助理的薪水可能因经验、行业、组织规模和地理位置而异。 截至 16.32 年 2023 月，美国办公室助理的平均时薪为 12.98 美元。目前美国大多数办公室助理的薪水在 25 美元（第 18.03 个百分点）到 75 美元（第 5.05 个百分点）之间。 Office 助理的平均工资范围差异很大（最多 XNUMX 美元），这意味着根据技能水平、地点和经验年限，可能有很多晋升和加薪的机会。
编写更好的 Office 助理简历的技巧
为了快速吸引招聘经理并确保办公室助理的职位，您的简历必须脱颖而出，同时还要满足职位描述中列出的要求。 这些建议将帮助您创建更强大的办公室助理简历：
#1。 突出您的办公技术技能
在安排您的一般办公室助理简历时，您需要突出您在在线计划、发票、项目管理和客户关系管理方面的任何软件经验。 强调你对扫描仪、复印机和电话系统等硬件的了解。 通过强调您的办公室技术知识，您将向招聘经理证明您将相关技能带到了工作中，并且可以快速学习新技能。
#2。 量化您的办公室助理体验
如果您提供具体的数字和结果，招聘经理可以更好地了解您的工作范围和影响。 看看您是否可以包括“多少？”问题的答案。 和“多少？” 在体验部分的每个要点内。 如果您不知道确切的数字，波浪号 () 可以用来表示估计值或平均值。
#3。 保持直率的语气
在几乎任何常规写作中使用能够建立和保持一致语调或“声音”的语言至关重要。 这条规则也适用于简历，它需要正式但直率的语气（而不是 LinkedIn 个人资料的随意语气和求职信的热切、自信的语气）。
使用简单的句子和直截了当的描述你的经历，让你的办公室助理简历直截了当。 请记住这条建议，尤其是在撰写您的个人资料部分时，因为您可能会被诱惑（或认为您需要）使用过度“宣传”的术语，例如“杰出”，而更直接、直截了当的术语（例如“熟练”）更可取.
如何使您的简历与职位描述保持一致
招聘经理必须筛选大量简历才能找到符合他们要求的候选人。 公司通过职位描述定义这些需求，将你的技能和经验与职位描述中列出的内容相匹配可以帮助你脱颖而出。
在决定在您的一般办公室助理简历中包含哪些内容时，请从最重要的要求开始，这些要求通常首先列出或在职位描述中多次提及。 确保你强调的技能和属性向招聘经理展示了你如何能够满足公司的首要任务。 通用简历经常被忽视，因此请避免复制和粘贴，而是专注于引人注目的成就以引起招聘经理的注意。
学校办公室助理的职责是什么？
作为学校办公室助理，您处理学校行政方面的文书工作。 在此角色中，您可以收集出勤数据、评估每个特殊活动的日程安排、发放访客通行证、监督学生并根据需要执行其他职责。
办公室助理的三种类型是什么？
- 行政支持。
- 资料录入员
- 办公室主任
成为办公室助理需要具备哪些技能？
- 办公室助理所需的技能
- 口头交流的能力。
- 书面沟通能力。
- 技术知识。
- 组织能力。
- 时间管理能力。
- 解决问题的能力。
- 规划能力。
- 智谋。
Office Assistant 和 Receptionist 一样吗？
办公室助理将键入文件、发送电子邮件和传真、安排约会，并协助完成分配给他们的任何其他与办公室相关的任务。 从本质上讲，办公室接待员负责提供出色的客户服务，而办公室助理则负责提供出色的办公支持。
Office管理员和Office助手是一样的吗？
办公室管理员的角色几乎与助理的角色相同。 不同之处在于，您将拥有更强大的技能，并且能够轻松承担额外的责任。 管理员通常被视为任何办公室环境的心脏。
办公室助理和秘书一样吗？
行政助理比秘书负有更多责任。 行政助理做的不仅仅是文书工作。 与秘书不同，行政助理有权做出独立决定。
结论
如果成为一名办公室助理听起来很理想，那就太棒了！ 您将成为任何办公室的重要组成部分，确保快速正确地完成管理任务。 使用上面提供的信息和提示对您有利。 您可以通过这种方式拥有您梦想的职业。 感谢您抽出时间来阅读！
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- 行政助理：含义、工作内容、薪水和要求
参考资料
