办公室管理是一项涉及众多利益相关者的庞大工作。 这不仅仅是分发办公用品和履行其他行政职责； 这是为了确保您的现代办公室和其中的每个人都能良好地协同运作。 本指南将探讨现任办公室经理所实践的办公室管理。 我们将研究办公室管理工作的要求、成功所需的技能、角色如何变化，以及如何在这个领域蓬勃发展。
什么是办公室管理？
办公室管理是一项专注于提高办公室生产力、效率和工作条件的工作。 它可能需要承担广泛的职责，例如管理现代化的工作场所、处理办公设备、创造温馨的办公环境、管理办公室预算、欢迎访客和新员工来到工作空间、组织办公室内的活动和场外活动对于办公室人员，为员工规划和预订旅行、管理内部通信、购买办公家具等。
办公室主管 是一个特定的职位，其职责根据行业、组织规模和其他部门的组成而有很大差异。 无论您在大公司还是小公司工作，办公室管理都会有很大不同。
该角色有多种可能的头衔，包括：
- 工作场所经理
- 办公室运营主管
- 基金经理
- 行政总监
办公室管理工作的类型
办公室管理工作有许多不同类型，但这些经理的核心职责相对相似。 除了监督公司行政管理的有效运作并确保提供必要的用品和办公设备处于良好状态之外，办公室经理有时还可以雇用、解雇、培训和晋升员工。
#1. 企业办公室管理
公司各分支机构的经理都属于公司办公室管理职位。 由于地区经理（通常驻扎在总部）负责监督所有其他分公司经理，因此在公司分公司地点之间出差通常是该工作的主要内容。 公司办公室经理还为人力资源和营销活动设计新的组织模式。
#2. 医务室管理
医疗办公室管理需要对解剖学、实验室操作和医疗保健法律有透彻的了解。 该医疗办公室经理通常在医生办公室工作并监督所有医疗助理。 患者保密和适当的医疗废物处置也是重要义务。
＃3。 法律办公室管理
法律办公室管理角色需要实际的法律知识以及对法律程序的透彻理解。 律师事务所经理负责公司的法律行政助理、工资管理和人力资源部门。
＃4。 虚拟办公室管理
虚拟办公室经理有时不是全职为一家公司工作，而是为多家较小的公司兼职。 这是因为小企业经常外包虚拟办公室管理工作。 各种远程工作都在增加，因此对于缓慢发展、尚不需要现场办公室经理的小公司来说，虚拟办公室经理是一个有吸引力的选择。
办公室管理要素
结构的支柱是办公室管理的要素。 如果柱子坚固，那么建筑物也必须坚固。 因此，办公室管理的各个方面对于办公室的高效运作至关重要。 办公室管理的主要原则如下。
#1。 人员
办公室工作实际上是由办公室人员完成的。 在小公司中，办公室经理通常负责选择和安置办公室人员。 大公司的人员配备由人力资源管理部门负责。
在任何情况下，办公工作都是按照工作效率分配给每个员工，指导人员借助办公资源在规定的时间内完成工作，并控制办公室人员的行为来完成。 所有这些任务必须由办公室经理执行。
#2. 方法
办公室中使用的工具称为手段。 铅笔、橡皮、纸、墨水、办公表格、打字机、计算机、打印机、计算器和类似物品是手段的示例。 办公室已提供足够的工具，并正在以最有效和最具成本效益的方式使用它来实现目标。
#3。 环境
办公室的环境是由业务性质决定的。 众多的办公任务必须在特定的氛围或环境中完成。 建立并维护工作环境以确保办公室工作顺利进行。 办公室经理的角色和任务是通过实施众多政策和实践来营造合适的氛围。
#4。 目的
办公室工作人员必须了解执行某项任务的目的以及该工作对其他人绩效的影响。 其目的由办公室经理向办公室工作人员传授。 如果不是这种情况，办公室工作的执行就无法在实现目标的同时最有效和经济地利用办公室资源。
主要办公室管理职能
办公室管理人员应完成的一些任务如下：
#1。 规划
创建实现公司目标所需的任务结构是办公室管理的一项关键职能。 当您完全了解公司的短期和长期目标时，您可以规划实现这些目标的方法。 高效运营和控制的第一步是详细的规划和会议安排。
#2. 组织资源
组织资源与通过规划实现公司目标齐头并进。 材料、人员和财务支持都是这些资源的例子。 规划完成后，办公室经理的下一个阶段是工作委派，包括确定需要哪些材料并将这些材料分发给适当的个人。 最优秀的办公室经理不断协调工作，使这些资源朝着预定目标发展。
#3。 人员配备
人员配备是办公室经理的另一项重要职能。 执行办公室经理在下属经理人员配置、招聘、薪酬、晋升和退休等各个方面直接或与人力资源部门合作。
#4. 沟通
办公室管理需要有效的沟通，这是每个运作良好的公司的要求。 如果办公室经理无法有效地将公司的需求传达给员工，就不可能实现最大效率。 一个团队的每周会议是否需要特定的会议室？
他们在该领域拥有必要的技术吗？ 请记住，良好的沟通是双向的。 如果该办公室经理无法描述您公司的需求，则该办公室经理可能不适合您的组织。
＃5。 与 IT 部门合作
在工作中，现代办公室经理严重依赖技术。 他们可以在日常工作中使用该软件，并协助员工管理软件和技术。 也许您的组织使用数字设施管理软件。
办公室经理应接受有关员工和客人的所有视频会议设备和 Wifi 连接的培训，并与 IT 部门合作，确保所有会议室正常工作。
#6。 动机
动机是办公室管理的一个非常复杂的方面，有两种形式。 动机有两种：内部动机和外部动机。 当您的员工能够自我激励时，办公室经理的工作就会变得更加轻松。 当他们没有做到这一点时，办公室管理层的工作就是从外部激励他们。
这种激励措施应满足劳动力的需求，同时具有竞争力、生产力和包容性。 当外部激励完成所有这一切时，您的办公室工作人员将更有可能提高他们的绩效。
办公室经理技能
最重要的是，软技能对于一名称职的办公室经理至关重要。 办公室经理经常充当多个部门之间的联络人，无论是高层管理人员与员工、人力资源部与员工之间的沟通，还是公司与建筑物内其他工作人员（例如清洁人员）之间的沟通。
这并不意味着技术技能无关紧要；而是意味着技术技能无关紧要。 他们绝对可以提供价值。 随着办公室经理角色的发展，技术知识和教育（例如使用软件的能力或对劳动法规的认识）变得越来越重要。
话虽如此，以下是办公室经理应关注的主要软技能和职责：
- 组织和 时间管理技巧 是必不可少的，因为对该职能的要求的数量和多样性意味着只有最有组织性的办公室经理才能表现良好。
- I人际关系和领导能力，这将使他们保持快乐的员工，给访客留下良好的第一印象，并化解棘手的团队争论。 您还需要与各个部门合作，例如行政人员、秘书工作、财务团队、人力资源等。
- 沟通技巧 需要使团队成员了解高级管理层正在为未来做哪些准备以及他们对员工的期望。 这几乎肯定需要使用 PowerPoint。
- 谈判技巧 需要改进组织可能与外部来源达成的任何协议。 例如，如果您要搬迁办公楼，您需要能够进行谈判并做出决定，以便为您的公司争取最大的交易。
如何成为一名办公室经理
办公室管理是一个广泛的领域，包括许多不同的业务。 由于该行业工作的性质，办公室的需求可能有所不同。 在寻找办公室管理职位时，请考虑您的特殊兴趣、经验和才能。
如果您喜欢组织和保持事情井然有序，您可能会发现行政办公室管理职位是一个更有价值的职业。 以下是您可以采取的一些行动来提升您作为办公室经理的职业生涯：
#1. 取得相关教育资格
您可能想探索攻读特定的学位或文凭，以帮助您成为办公室经理，作为确定办公室管理是否适合您的一部分。
办公室经理通常拥有理工学院的企业管理学位或其他与业务相关的证书，这为他们提供了必要的沟通和组织能力。 这些专业证书是大多数办公室经理所拥有的主题专业知识的基础。
#2. 发展良好的专业联系和网络
在社交活动和其他工作场所会议上结识新朋友将帮助您实现成为办公室经理的抱负。 通过此类聚会，您可能会遇到来自一家具有开放式办公室经理职位的公司的招聘经理。 或者，您可以认识一位猎头，他可以为您联系下一份工作。
＃3。 报名参加课程
如果您想成为一名办公室经理，请考虑您当前的技能组合是否与办公室经理的技能组合相匹配。 要了解办公室经理的能力，您可以参加课程或获得认证，以提高您对该职业的适应性。
为自己投入时间和精力可以让您获得自我完善的长期优势。 雇主可能更喜欢不断努力进步的候选人，而不是能力停滞不前的候选人。
＃4。 实习
您可能想尝试在业余时间进行类似的实习，以帮助您成为办公室经理。 在进入职场之前，您可以获得观察办公室经理如何工作、办公室经理的活动和职责以及建立潜在有价值的联系的第一手经验。
如果你在实习期间表现良好，雇主甚至可能在你毕业后为你提供全职工作。
办公室管理的5大职能是什么？
管理计划、组织、人员配备、沟通、控制、协调和激励团队的过程的技能，特别是在工作场所环境中，被称为办公室管理。
办公室管理的主要目的是什么？
各级办公室管理对于保持部门和工作人员之间的信息持续流动至关重要。 这样做是为了确保组织平稳运行和业务运营良好。
办公室管理的七大职能是什么？
为了实现组织的目标，它承担着计划、组织、人员配备、指导、协调和控制等多项职责。 该办公室的未来路线图由管理层确定。 它对办公室的活动做出长期决策。
办公室的三种类型是什么？
各种办公室类型包括：
- 私人办公室。
- 联合办公桌。
- 虚拟办公室。
哪门课程最适合办公室管理？
商业、企业管理或工商管理学士学位是最能帮助您为办公室管理工作做好准备的学习领域。 这些专业将教你如何管理资金、提高产量，以及如何带领办公室取得成功。
结论
每天，办公室经理是唯一通过数字方式或亲自联系各级员工的人。 随着世界各地办公室文化的不断扩展和变化，办公室经理角色的重要性将会增加。
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参考资料
