Có một hệ thống truyền thông hiệu quả là rất quan trọng trong môi trường công ty ngày nay, nơi dịch vụ khách hàng và luồng thông tin là mục tiêu hàng đầu. Vì lý do này, các công ty phải chọn hệ thống điện thoại văn phòng tốt nhất cho hoạt động của họ từ nhiều nhà cung cấp và đa dạng của thị trường. Để tìm hiểu thêm về hệ thống điện thoại văn phòng tại nhà và doanh nghiệp nhỏ tốt nhất, đây là hướng dẫn dành cho bạn.
Hệ thống điện thoại văn phòng
Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống điện thoại văn phòng, một tập hợp nối mạng của một số đường dây điện thoại, để hợp lý hóa các thủ tục liên lạc nội bộ và bên ngoài. Các loại hệ thống điện thoại nơi làm việc phổ biến giúp tăng năng suất và độ tin cậy của cuộc gọi bao gồm hệ thống VoIP và PBX. Các hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp có thể từ một vài dòng đến các hệ thống kết hợp có thể định cấu hình đầy đủ. Xem xét nhu cầu của công ty bạn và chọn hệ thống điện thoại văn phòng phù hợp trước khi mua.
Các loại hệ thống OfficePhone khác nhau
Một trong những lợi ích lớn nhất của hệ thống điện thoại công ty là tính linh hoạt của chúng. Có ba loại hệ thống mạng điện thoại văn phòng chính để lựa chọn.
#1. Hệ thống điện thoại nhiều đường dây
Hệ thống điện thoại nhiều đường dây là hệ thống mà tất cả các cuộc gọi được định tuyến thông qua hệ thống điện thoại trung tâm và được điều tiết tập trung. Tất cả các cuộc gọi đến trước tiên được nhận bởi hệ thống cốt lõi, sau đó định tuyến chúng đến người hoặc bộ phận thích hợp.
#2. Hệ thống tổng đài điện thoại
Hệ thống tổng đài nhánh riêng (PBX) dựa trên điện thoại cố định kết nối mọi điện thoại bàn qua cáp. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng gọi tổng đài IP, sử dụng cáp ethernet để liên kết thiết bị cầm tay trên bàn với internet.
#3. Hệ thống điện thoại VoIP
Các cuộc gọi nội bộ có thể được định tuyến bằng VoIP, yêu cầu kết nối internet. Đó là một loại hệ thống điện thoại dựa trên đám mây cụ thể, nơi cuộc gọi của bạn được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp bên ngoài. Bạn chỉ cần một lượng nhỏ thiết bị vì tất cả các cuộc gọi đều được thực hiện thông qua kết nối internet của bạn.
Các tính năng của hệ thống điện thoại văn phòng
Bạn có thể chọn hệ thống điện thoại văn phòng tốt nhất cho nhóm của mình bằng cách làm quen với các đặc điểm chính của nó. Các tính năng của hệ thống này hướng đến sự tích hợp thân thiện với người dùng vì chúng nhằm mục đích đơn giản hóa giao tiếp trong văn phòng.
#1. Văn phòng từ xa
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, một hệ thống điện thoại hỗ trợ làm việc kết hợp là rất quan trọng. Có thể có những đồng nghiệp làm việc hoàn toàn hoặc chủ yếu ở nhà hoặc một văn phòng khác. Giao tiếp giữa các văn phòng trở nên đơn giản và nhanh chóng nhờ dịch vụ điện thoại sử dụng thiết bị di động hoặc kết nối băng thông rộng.
#2. ứng dụng máy tính xách tay
Một số nhà cung cấp hệ thống điện thoại cung cấp các ứng dụng máy tính xách tay của riêng họ. Thay vì mỗi lần phải thiết lập thông qua công cụ tìm kiếm, đây là cách đơn giản hơn để truy cập các cuộc gọi.
Các cuộc gọi đến giờ đây có thể đến thẳng thiết bị của bạn nhờ tính năng này. Để đơn giản hóa các cuộc gọi, công ty của bạn sẽ có một số doanh nghiệp tùy chỉnh. Tổng đài của bạn có thể ghi lại các cuộc gọi đến hoặc định tuyến chúng đến các thành viên nhóm thích hợp.
#3. Đừng làm phiền
Nhóm của bạn đôi khi sẽ cần tập trung vào một nhiệm vụ mà không bị phân tâm bởi các cuộc gọi đến. Một hệ thống điện thoại văn phòng chuyên dụng có tính năng “không làm phiền” giúp tắt tiếng tất cả các cuộc gọi đến có thể ngăn chặn sự gián đoạn.
#4. Chặn cuộc gọi ẩn danh
Để ngăn chặn các cuộc gọi lạnh lùng hoặc cuộc gọi của tin tặc gây phiền nhiễu, hệ thống điện thoại doanh nghiệp có thể hạn chế người gọi ẩn danh. Nhóm của bạn sẽ được hưởng lợi từ việc tiết kiệm thời gian và bạn có thể được bảo vệ khỏi sự xâm nhập dữ liệu. ID người gọi cũng có thể ngăn người gọi trái phép truy cập kênh liên lạc đã đóng.
#5. Giám sát và chuyển tiếp cuộc gọi
Hệ thống điện thoại doanh nghiệp cung cấp khả năng chuyển hướng cuộc gọi đến thành viên thích hợp trong nhóm. Chuyển tiếp cuộc gọi là một phương pháp định tuyến cuộc gọi hữu ích vì nó cho phép người gọi và người nhận kết nối ngay lập tức, bất kể ai là người trả lời cuộc gọi trước.
Ưu điểm của hệ thống điện thoại doanh nghiệp
Ưu điểm chính của việc sử dụng hệ thống điện thoại là tăng cường liên lạc. Đây là một số ưu điểm của điện thoại doanh nhân được sử dụng thường xuyên nhất.
#1. Bạn có thể làm việc từ bất cứ đâu
Tính linh hoạt được sản xuất bởi một hệ thống điện thoại. Nếu nhân viên của bạn có quyền truy cập internet hoặc điện thoại bàn được chỉ định, họ có thể làm việc từ bất kỳ vị trí nào. Điều này ngụ ý rằng bạn có thể giao tiếp với các đồng nghiệp làm việc từ xa hoặc ở nước ngoài.
#2. Cuộc gọi quốc tế rẻ hơn
Thay vì bị tính phí cho mỗi cuộc gọi, hệ thống điện thoại được lưu trữ thường được tính phí trên cơ sở đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Theo kế hoạch của bạn, điều này cho phép nhóm của bạn thực hiện số lượng cuộc gọi đường dài không giới hạn với một khoản phí cố định.
#3. Hợp tác tức thời
Có thể cộng tác nhóm theo thời gian thực thông qua các hệ thống gọi điện. Một số gói có các tiện ích bổ sung cho phép bạn chia sẻ tài liệu và gói ngoài việc cho phép bạn gọi điện cho đồng nghiệp và tận hưởng tính năng gọi đa chiều.
Những điều này có thể hữu ích cho nhóm của bạn để thực hiện các thay đổi nhanh chóng đối với các kế hoạch trong khi sử dụng điện thoại.
#4. Thuê nhân sự quốc tế
Tài năng là quốc tế bây giờ. Do đó, một công ty phải có khả năng kết nối dễ dàng với bất kỳ nhân viên nào, bất kể vị trí. Thật đơn giản để tiếp nhận nhân viên mới và giải quyết các vấn đề do các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại địa phương gây ra bằng cách sử dụng hệ thống điện thoại được tiêu chuẩn hóa.
Hệ thống điện thoại văn phòng kinh doanh tốt nhất
Thật đơn giản và nhanh chóng để thiết lập và quản trị hệ thống điện thoại dựa trên phần mềm cho nơi làm việc và làm việc tại nhà với các hệ thống điện thoại kinh doanh hàng đầu. Việc thiết lập và quản trị hệ thống điện thoại dựa trên phần mềm cho nơi làm việc và làm việc tại nhà với các hệ thống điện thoại doanh nghiệp hàng đầu cũng rất đơn giản và nhanh chóng. Ngoài ra, hệ thống điện thoại công ty dựa trên đám mây hiện đại giờ đây có thể chứa điện thoại thông minh dành cho doanh nghiệp, cho phép nhân viên nhận cuộc gọi mọi lúc mọi nơi, cho dù họ đang ở văn phòng, đi du lịch hay làm việc tại nhà. Điều này có thể là kết quả của sự phổ biến ngày càng tăng của điện thoại di động kinh doanh.
# 1. RingCentral MVP
Nền tảng đám mây tất cả trong một dành cho cuộc gọi, hội thảo âm thanh, fax trực tuyến và SMS được gọi là RingCentral MVP. Đây là một hệ thống mạnh mẽ nhưng có thể thích ứng, hoạt động tốt với nhiều loại phần cứng điện thoại PBX hiện có và cho phép bạn sử dụng hầu hết mọi thiết bị di động để chạy dưới dạng điện thoại mềm. Cùng với việc cung cấp khả năng cộng tác nhóm thông qua chia sẻ màn hình và video HD cho cả nhiệm vụ và hội nghị truyền hình, nó cũng cung cấp hội thảo âm thanh và thoại HD thông qua các thiết bị di động.
# 2. Avaya OneCloud
Dịch vụ tìm cách xây dựng một giải pháp thực sự có thể mở rộng bằng cách sử dụng nền tảng đám mây phù hợp nhất với bạn. Avaya OneCloud cũng có thể hoạt động đơn giản thông qua đám mây công cộng dành cho các tổ chức vừa và nhỏ có nội dung phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài. Kết quả là bạn nhận được hỗ trợ liên tục và không phải lo lắng về việc nâng cấp phần mềm hoặc mua lại CNTT. Avaya OneCloud thông thường có thể được thiết lập cho các doanh nghiệp doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ đám mây riêng hoặc đám mây kết hợp hoặc dịch vụ OneCloud ReadyNow có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể. Bất kỳ phần cứng máy chủ cần thiết nào cũng có thể được cài đặt tại chỗ hoặc được lưu trữ tại một trong các trung tâm dữ liệu của Avaya.
# 3. Văn phòng Ooma
Một dịch vụ điện thoại dành cho doanh nghiệp dựa trên web có tên là Ooma Office tìm cách cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ trải nghiệm điện thoại giống như các tập đoàn lớn. Ooma có thể không có tất cả chuông và còi mà bạn có thể tìm thấy với một số dịch vụ VoIP nhất định, nhưng nó tự định vị khá tốt như một tùy chọn thân thiện với ngân sách cho các doanh nghiệp nhỏ hơn. Với chi phí hàng tháng khá thấp cho mỗi người dùng, rất nhiều chức năng được cung cấp. Không có rắc rối vì bạn có được tất cả các dịch vụ chỉ với một gói thành viên và hệ thống này cũng đơn giản để thiết lập và sử dụng.
# 4. GoToConnect
Dựa trên gói giá cụ thể mà các doanh nghiệp chọn, tất cả các giải pháp VoIP được đề cập trong bài viết này đều cung cấp nhiều khả năng riêng biệt. Nền tảng này cung cấp cho doanh nghiệp hơn 100 cuộc gọi, cộng tác và các tính năng và khả năng di động, cũng như nhiều dịch vụ hội nghị truyền hình, đây là điều làm cho bộ tính năng của GoToConnect trở nên nổi bật. Thật thú vị khi lưu ý rằng GoToConnect không tính phí nhiều hơn cho các doanh nghiệp để có nhiều khả năng hơn, không giống như phần lớn các nhà cung cấp dịch vụ VoIP. Thay vào đó, cấu trúc định giá của tổ chức phụ thuộc vào số lượng nhân viên mà công ty có, với các kế hoạch định giá riêng biệt được cung cấp cho các công ty có hơn 100 nhân viên.
# 5. Dòng 8 × 8 X
Hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp chạy trên nền tảng đám mây 8×8 X Series cung cấp một gói đầy đủ tính năng, do đó, ngay cả với gói cơ bản nhất, bạn vẫn có quyền truy cập vào đầy đủ các dịch vụ, giống như những gì bạn mong đợi từ một hệ thống PBX chính thức của công ty. Ngoại trừ Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR), gói X Series X2 thực sự nổi bật vì có giá tương đối phải chăng cho các tổ chức vừa và nhỏ và cung cấp hầu hết các khả năng mà họ có thể muốn. So sánh kế hoạch này với các đối thủ cạnh tranh, nó cũng khá phải chăng, mặc dù kế hoạch doanh nghiệp có thể là một vấn đề.
Hệ thống điện thoại văn phòng tại nhà tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
Hệ thống điện thoại công ty là hệ thống điện thoại nhiều đường dây với các khả năng bao gồm ghi âm cuộc gọi, chức năng chuyển thư thoại sang email, đổ chuông nhóm để gọi nhiều nhân viên cùng lúc, gọi không giới hạn, menu tự động và thư thoại. Thoại qua Giao thức Internet (VoIP), tổng đài nhánh riêng (PBX) và đơn vị hệ thống chính (KSU) là những ví dụ về các loại hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Các hệ thống điện thoại văn phòng tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ và gia đình sử dụng công nghệ VoIP, cho phép bạn chạy toàn bộ hệ thống từ kết nối internet của công ty bạn.
#1. RingCentral: Hệ thống điện thoại doanh nghiệp tốt nhất để cộng tác
Giải pháp tin nhắn, video và điện thoại dựa trên đám mây có tên RingCentral MVP được tạo ra cho các công ty thuộc mọi quy mô và trong mọi lĩnh vực. Đối với các công ty hỗ trợ lực lượng lao động từ xa và hỗn hợp, giải pháp này nổi bật như một nền tảng liên lạc hiệu quả. Tạo không gian làm việc kỹ thuật số với các công cụ như nhắn tin và trò chuyện nhóm để bạn có thể chia sẻ dữ liệu cũng như thiết lập các thư mục và chuỗi cụ thể cho các dự án, chủ đề và nhóm. RingCentral có 32 trung tâm dữ liệu trên toàn thế giới, kết nối trực tiếp với hơn 45 nhà mạng và 200 nhà cung cấp dịch vụ internet để đảm bảo thời gian hoạt động và chất lượng cuộc gọi.
#2. Nextiva: Hệ thống điện thoại doanh nghiệp tốt nhất cho bán lẻ và chăm sóc sức khỏe đa địa điểm
Sở hữu các khả năng và công cụ hỗ trợ nhắn tin kinh doanh, hội nghị truyền hình và trò chuyện qua điện thoại, Nextiva là một nền tảng truyền thông hợp nhất. Trái ngược với hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ, Nextiva do đó cho phép người dùng kết hợp một số gói để tạo một hệ thống điện thoại duy nhất phù hợp với các tính năng và mức giá phù hợp với từng nhóm trong công ty của bạn.
Các khả năng Nextiva sau đây tuân thủ HIPAA: dịch vụ điện thoại, trả lời tự động, lịch sử cuộc gọi, fax ảo, hội nghị truyền hình trực tiếp, hội nghị truyền hình nhóm, hội nghị chỉ có âm thanh, phản hồi bằng giọng nói tương tác nâng cao và một số trình kết nối phần mềm. Các cơ chế bảo mật chính của hệ thống, chẳng hạn như trung tâm dữ liệu được chứng nhận SSAE 16, mạng đường dẫn cuộc gọi dự phòng và tám điểm hiện diện trải rộng khắp Hoa Kỳ, cũng tuân thủ HIPAA.
#3. Zoom: Hệ thống điện thoại doanh nghiệp tốt nhất cho hội nghị truyền hình
Nhiều người không biết rằng Zoom cũng cung cấp một hệ thống điện thoại giàu tính năng. Zoom nổi tiếng với dịch vụ hội nghị truyền hình, dịch vụ này đã chứng kiến sự gia tăng đáng kể về mức độ phổ biến trong đại dịch COVID-19. Tất cả bốn dịch vụ Zoom Phone đều cung cấp số điện thoại miễn phí, gọi quốc tế không giới hạn và tích hợp với các ứng dụng nổi tiếng của công ty như Slack và Salesforce.
Ngày nay, nhiều công ty phải tiến hành các cuộc họp ảo và các dịch vụ điện thoại của Zoom đi kèm với các tính năng hội nghị truyền hình tuyệt vời. Do đó, chỉ với một vài cú nhấp chuột, người dùng có thể chuyển cuộc gọi thành hội nghị truyền hình hoặc chuyển cuộc gọi đó sang cuộc họp Zoom hoặc phòng Zoom. Các chương trình máy tính để bàn dành cho Windows, MacOS, Linux, iOS và Android cung cấp quyền truy cập vào giải pháp hội nghị truyền hình và điện thoại dành cho doanh nghiệp của Zoom. Với các công cụ họp và chuyển giao giúp việc chuyển đổi giữa các nền tảng và thêm người tham gia trở nên đơn giản, Zoom hỗ trợ giao tiếp nhóm hiệu quả. Do đó, tất cả các tùy chọn đều cho phép thực hiện các cuộc gọi hội nghị đặc biệt ba chiều và khả năng doanh nghiệp thực hiện và nhận cuộc gọi từ nhiều thiết bị khác nhau.
#4. Ooma: Hệ thống điện thoại doanh nghiệp tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
Do giao diện người dùng đơn giản, nhiều tính năng cơ bản và khả năng sử dụng chung trong môi trường doanh nghiệp nhỏ, nơi không có hỗ trợ CNTT chuyên dụng để hỗ trợ triển khai các hệ thống mới, Ooma là đề xuất của chúng tôi là hệ thống điện thoại tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ. Ooma vượt trội về khả năng sử dụng của quản trị viên, với các lựa chọn thả xuống đơn giản giúp dễ dàng định cấu hình các chế độ cho nhóm đổ chuông, cuộc gọi công việc và cuộc gọi sau giờ làm việc. Đối với bất kỳ ai thiết lập hệ thống điện thoại dựa trên đám mây đầu tiên của họ, những điều này rất dễ hiểu.
#5. GoTo Connect: Hệ thống điện thoại doanh nghiệp tốt nhất cho các nhóm từ xa
GoTo Connect là một hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp với các khả năng đặc biệt phù hợp với yêu cầu của các nhóm làm việc từ xa. Các tính năng dễ sử dụng để truy cập thiết bị từ xa và hỗ trợ CNTT từ công ty cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống điện thoại của họ theo các yêu cầu cụ thể. Nếu bạn có lực lượng lao động quốc tế phân tán, GoTo Connect cũng cung cấp cuộc gọi quốc tế miễn phí tại 53 quốc gia. Người dùng đánh giá cao việc có quyền truy cập vào các số điện thoại miễn phí, địa phương phổ biến với thị trường mục tiêu của họ và có thể được gọi từ bất kỳ thiết bị nào ở bất kỳ đâu. GoTo cũng cung cấp một softphone cải tiến cho phép khách hàng thực hiện và nhận cuộc gọi từ máy tính của họ từ bất kỳ vị trí nào.
Hệ thống điện thoại hoạt động như thế nào?
Màng loa của điện thoại là một đĩa kim loại mỏng, nơi truyền sóng âm thanh trước khi chuyển hóa thành năng lượng điện. Năng lượng điện được chuyển trở lại thành sóng âm thanh và gửi qua đường dây đến một điện thoại khác, nơi người ở đầu dây bên kia có thể nghe thấy chúng.
Tại sao điện thoại văn phòng lại quan trọng?
Khách hàng của bạn sẽ có thể liên hệ trực tiếp với công ty của bạn và nhận được câu trả lời cho câu hỏi của họ nhanh hơn với hệ thống điện thoại phù hợp tại chỗ so với việc các liên hệ được xử lý qua email hoặc nền tảng internet.
Sự khác biệt giữa Hệ thống Điện thoại Chính và PBX là gì?
Trong khi các hệ thống PBX dựa trên một thiết bị điều khiển trung tâm đặt tại địa điểm của khách hàng doanh nghiệp, các hệ thống điện thoại chính phụ thuộc vào phần cứng chuyển mạch do công ty điện thoại sở hữu.
bài viết liên quan
- HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI VIRTUAL: Hệ thống điện thoại ảo tốt nhất hàng đầu cho bất kỳ doanh nghiệp nào (+ Hướng dẫn chi tiết)
- PBX LÀ GÌ: Làm rõ, Các loại và Giá cả
- HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI DOANH NGHIỆP TRỰC TUYẾN: Những lựa chọn tốt nhất vào năm 2023
- HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT: Đánh giá hệ thống điện thoại doanh nghiệp tốt nhất năm 2023 (Cập nhật)
dự án
