Các công cụ quản lý du lịch có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, có thể được sử dụng để tạo và hình dung các chiến lược khuyến mại phù hợp với nhu cầu của họ. Bạn có thể so sánh hệ thống quản lý du lịch với đơn vị xử lý trung tâm (CPU) của máy tính. Vì đây là một hệ thống quan trọng nên bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mình đang sử dụng nền tảng phù hợp cho chuyến du lịch của công ty mình. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về các công cụ miễn phí tốt nhất mà bạn có thể sử dụng khi tìm kiếm phần mềm quản lý du lịch.
Hệ thống quản lý du lịch là gì?
Hệ thống quản lý du lịch (TMS) là một nền tảng phần mềm toàn diện tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tất cả các khía cạnh của ngành du lịch, từ nhà cung cấp dịch vụ đến đặt chỗ, theo dõi giá cả, phân tích hàng tồn kho và hơn thế nữa.
Phần mềm quản lý du lịch miễn phí này có thể bao gồm tất cả các loại hình du lịch, chẳng hạn như khách sạn, ô tô, xe buýt, tàu hỏa và máy bay, cũng như các gói du lịch cá nhân hoặc theo nhóm. Các công ty sử dụng các công cụ này để hợp lý hóa các quyết định mua hàng, tập trung hồ sơ chi phí đi lại của nhân viên và quản lý ngân sách quản lý du lịch của công ty. Hệ thống quản lý du lịch cho phép người dùng đặt và báo cáo các giao dịch mua du lịch mà không cần sử dụng đại lý hoặc gửi biên lai tự mua.
Hơn nữa, phần mềm này cải thiện khả năng hiển thị giữa người quản lý và nhân viên khi nói đến chuyến du lịch của công ty và cho phép kế toán và người quản lý chạy báo cáo và hoàn tiền cho nhân viên. Nó cũng đảm bảo rằng việc đi lại liên quan đến công việc của nhân viên là phù hợp với chính sách của công ty. Mặc dù các sản phẩm trong danh mục này thường tích hợp hoặc bao gồm các tính năng quản lý chi phí và theo dõi quãng đường đi được, phần mềm quản lý du lịch miễn phí chỉ tập trung vào việc báo cáo chi phí đi lại.
Vai trò của Dịch vụ Quản lý Du lịch là gì?
Ngoài việc đặt vé máy bay và đặt phòng khách sạn, TMC sẽ cung cấp dịch vụ cho thuê máy bay, phòng chờ sân bay, bãi đậu xe và đưa đón, yêu cầu giường khách sạn, thuê xe hơi, tài xế riêng, thu đổi ngoại tệ, du lịch theo nhóm, hoàn trả hóa đơn khách sạn, bảo hiểm, du lịch giải trí, du lịch biển, bữa ăn yêu cầu, gặp gỡ và chào hỏi, mua hộ chiếu và thị thực, vé đường sắt, dịch vụ chạy roadshow và tìm nguồn cung ứng địa điểm. Mọi đặt phòng đều được thực hiện theo chính sách du lịch của công ty, dựa trên cơ sở dữ liệu về hồ sơ của khách du lịch và nhân viên.
Các dịch vụ quản lý khác thường được cung cấp bao gồm báo cáo MIS, quản lý tài khoản, quản lý rủi ro, quản lý chi phí / chi phí, theo dõi / bảo mật khách du lịch và tuân thủ các chính sách du lịch. Nhiều TMC hiện cung cấp các công cụ tự đặt phòng trực tuyến, cho phép các tổ chức thực hiện các chuyến bay và đặt phòng khách sạn của riêng họ. Ngoài ra, TMC thường xuyên thực hiện các chương trình giá ưu đãi và phần thưởng thành viên với các nhà cung cấp và nhà cung cấp.
Các Tính Năng Của Phần Mềm Quản Lý Du Lịch Miễn Phí Là Gì?
Phần mềm quản lý du lịch miễn phí có các tính năng sau:
- Đặt phòng khách sạn và máy bay
- Lập hành trình tổng thể
- Quản lý lịch biểu cá nhân
- Điều phối lịch trình của các thành viên trong nhóm
- Báo cáo và theo dõi chi phí du lịch
- Thanh toán và báo cáo thuế
- Đồng bộ hóa lịch cho các kế hoạch du lịch
- Lưu trữ tài liệu du lịch
- Hỗ trợ hủy chuyến bay
- Cập nhật tình trạng của điểm đến
- An ninh và an toàn cho khách du lịch
- Quản lý các chính sách du lịch
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động.
- Nhắc nhở và cảnh báo cho khách du lịch
- Cập nhật dự báo thời tiết
Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý du lịch
- Bạn có thể tự động chỉ định khách hàng tiềm năng cho các thành viên trong nhóm.
- Với sự trợ giúp của tích hợp điện thoại của bên thứ ba, bạn có thể kết nối hệ thống CRM với hệ thống điện thoại hiện có của mình.
- Bạn có thể gắn thẻ khách hàng tiềm năng là “Nóng”, “Ấm áp” hoặc “Lạnh”. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào việc chuyển đổi các khách hàng tiềm năng hấp dẫn nhất trước tiên.
- Nếu bạn có biển quảng cáo, bạn có thể kết nối chúng với email của mình để thu thập cuộc gọi và email.
- Khi khách hàng tiềm năng được tạo, tài khoản khách hàng sẽ tự động được tạo và nếu khách hàng tiềm năng là tài khoản hiện có, tài khoản cũ sẽ được cập nhật.
- Bạn cũng có thể theo dõi các đề cập trên mạng xã hội về công ty của mình với tích hợp API dễ dàng.
- Từ một vị trí thuận tiện, bạn có thể theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng được tạo bởi mỗi nguồn. Bạn cũng có thể xác định các phương pháp thu hút hiệu quả nhất được sử dụng cho khách hàng tiềm năng. Các cuộc gọi điện thoại và email đến từ bảng quảng cáo của bạn có thể được gửi thẳng đến hộp thư đến của bạn.
- Các công cụ quản lý du lịch cho phép bạn sắp xếp khách hàng tiềm năng từ các biểu mẫu trang web, cửa sổ bật lên, mạng xã hội và các cuộc trò chuyện trực tiếp mà không cần sử dụng nhiều bảng tính. Xem khi khách hàng tiềm năng của bạn đến hộp thư đến trung tâm của bạn.
Tại sao hệ thống quản lý du lịch lại quan trọng?
Một hệ thống quản lý du lịch tốt tập trung dữ liệu du lịch và ra quyết định và tích hợp với các thành phần kinh doanh khác, cải thiện hoạt động.
Các công ty quản lý du lịch hoạt động như thế nào?
Nó thường đòi hỏi phải xác định chính sách du lịch, giao tiếp với các nhà cung cấp, đặt chỗ trước và hỗ trợ giám sát và quản lý chi phí và chi phí đi lại. Họ chịu trách nhiệm xử lý việc sắp xếp chuyến đi của khách hàng.
Trụ cột Quản lý Du lịch là gì?
Do có nhiều bộ phận di chuyển và những lưu ý giúp chuyến đi an toàn, các công cụ quản lý du lịch có thể phức tạp. Bốn trụ cột này rất cần thiết để thực hiện một chuyến công tác bổ ích và thành công, bất chấp những khó khăn có thể phát sinh.
# 1. An toàn cho nhân viên
An toàn cho nhân viên trong quá trình di chuyển của công ty là ưu tiên hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp, bất kể ngành nghề nào. Sự tăng trưởng về số lượng đi công tác và những thay đổi do thay đổi khí hậu, thiên tai, hoạt động khủng bố, tai nạn và bất ổn chính trị đã tạo ra nhu cầu cho các công ty phải có một chương trình an toàn đi công tác toàn diện và có cấu trúc.
Quản trị viên du lịch kinh doanh có thể lấp đầy khoảng trống chính sách và chuẩn bị cho công ty của họ trước những thách thức an toàn trong tương lai khi du lịch an toàn phát triển. Các sáng kiến ưu tiên hỗ trợ nhân viên, chẳng hạn như các cuộc họp giao ban an toàn, đào tạo và các tài liệu trước chuyến đi, có thể tạo cảm giác an toàn cho nhân viên. Do đó, điều này có thể dẫn đến tăng năng suất và lòng trung thành của nhân viên, thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
# 2. Hiệu quả chi phí
Chi phí đi công tác là chi phí hoạt động cao thứ hai đối với hầu hết các tổ chức. Việc đi công tác là rất quan trọng đối với cả việc duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh, và với chi phí đi lại ngày càng tăng, việc các công ty phải thúc đẩy mức độ hiệu quả cao hơn trong các chương trình du lịch được quản lý của họ ngày càng trở nên quan trọng.
Chi phí đi lại của một tổ chức không chỉ bao gồm chi phí vé máy bay. Các tổ chức phải xem xét tất cả các chi phí mua sắm, quản lý và sử dụng du lịch để xác định tổng tác động tài chính. Đây là một số ví dụ:
- Chi phí Front-end: Chúng bao gồm số tiền mà một công ty chi cho “Nghĩa vụ chăm sóc”, “quản lý du lịch”, “mua sắm”, “nhà cung cấp” và quản lý “hợp đồng”.
- Chi phí và Chi phí Đi lại: Chi phí đi lại bao gồm tiền mua vé, phí đậu xe, thuê hoặc thuê phương tiện, cũng như chi phí bảo dưỡng và nhiên liệu. Phí ăn ở, chi phí đi lại và yêu cầu bảo hiểm đều có thể phát sinh thêm chi phí.
- Chi phí hậu cần: Chi phí lập hóa đơn và xử lý chi phí, chi phí quản lý và báo cáo, và có thể là chi phí kiện tụng là những chi phí đáng kể khác khi đi du lịch quốc tế, đặc biệt là do sự biến động của tỷ giá hối đoái.
#3. Năng suất
Trong môi trường làm việc áp lực cao hiện nay, 46% lực lượng lao động bị căng thẳng do thời hạn làm việc chặt chẽ, đồng nghiệp xung đột, thời gian làm việc kéo dài, ... Những nhân viên chịu nhiều căng thẳng sẽ làm việc kém hiệu quả. Điều này được phản ánh trong việc tham gia công việc thấp hơn, giảm năng suất và gia tăng tình trạng vắng mặt. Đi công tác có thể khiến nhân viên gặp phải những biến số ngoài tầm kiểm soát của họ, chẳng hạn như việc hoãn chuyến bay. Điều này có thể làm tăng khả năng bị căng thẳng.
Người ta phát hiện ra rằng 87% người đi công tác tin rằng chất lượng chuyến đi công tác của họ có ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của họ. Quyền truy cập vào các tiện nghi nhất định và kết nối Wi-Fi là rất quan trọng cho một chuyến công tác thành công đối với khách doanh nhân hiện đại. Thời gian vận chuyển dài, môi trường làm việc khó khăn khi đi du lịch, địa điểm khách sạn không thuận tiện, và các bữa ăn, cùng những thứ khác, tất cả đều có thể gây ra căng thẳng cho một người đi công tác.
Tuy nhiên, sự sẵn có của ngoại hối là một mối quan tâm lớn đối với du khách quốc tế do những hạn chế về việc mang theo ngoại tệ. Điều này đặc biệt đúng đối với các chuyến đi đường dài bao gồm nhiều điểm đến. Những người đi công tác đôi khi được yêu cầu mang theo nhiều loại tiền cho những chuyến đi như vậy, điều này có thể gây căng thẳng. Có một thẻ du lịch ngoại hối có thể giảm bớt những lo lắng này rất nhiều.
Những yếu tố gây căng thẳng này có thể làm giảm năng suất của nhân viên bằng cách phá vỡ sự yên tâm của họ và khiến họ mất tập trung vào các mục tiêu kinh doanh. Nhân viên phải cảm thấy thư giãn và sảng khoái trong tất cả các giai đoạn của chuyến đi để có thể tối đa hóa mục đích của chuyến công tác. Điều này cho phép họ chỉ tập trung vào công việc của họ, dẫn đến hiệu suất tốt hơn. Hơn 90% những người đi công tác đồng ý rằng việc đi công tác có ảnh hưởng đến sự hài lòng và hiệu quả công việc của họ. Điều này đặc biệt đúng đối với thế hệ millennials, những người tin rằng để có năng suất, kinh doanh và niềm vui phải song hành với nhau.
# 4. Minh bạch
Ngành kinh doanh du lịch, giống như bất kỳ ngành nào khác, có người mua và người bán, cũng như mạng lưới các đối tác giúp thu hẹp khoảng cách giữa cung và cầu. Chuỗi cung ứng của người mua du lịch rất phức tạp, với các hãng hàng không, khách sạn, nhà cung cấp dịch vụ vận tải, công ty công nghệ, nhà cung cấp thanh toán, GDS, TMC và những người khác có liên quan. Các nhà cung cấp và đối tác này có hợp đồng không chỉ với người mua mà còn với nhau, làm tăng thêm sự phức tạp của chuỗi cung ứng. Các hãng hàng không và khách sạn có thỏa thuận với GDS; GDS có thỏa thuận với TMC và TMC có thỏa thuận với các hãng hàng không và khách sạn - tất cả đều tách biệt với thỏa thuận của mỗi bên với người mua. Có một mạng lưới phụ thuộc lẫn nhau phức tạp giữa những người tham gia này.
Kết quả là, một dòng thanh toán, ưu đãi, hoa hồng, tiền thưởng, ghi đè, chiết khấu, miễn trừ và ưu đãi phức tạp và không thể nhận thấy được chảy xuyên suốt chuỗi giá trị. Điều này đặt ra một vấn đề cho các nhà quản lý du lịch. Với sự ra đời của đặt phòng trực tuyến và tầm quan trọng ngày càng tăng của bảo mật dữ liệu cá nhân, nhu cầu đảm bảo không xảy ra rò rỉ dữ liệu đối với nhân viên đi công tác ngày càng tăng. Mặc dù các thỏa thuận của bên thứ ba luôn bao gồm các điều khoản bảo mật và không tiết lộ thông tin, nhưng các công ty phải đảm bảo tính hiệu quả của chúng.
Sự minh bạch về sự hài lòng của khách du lịch có thể hỗ trợ các công ty không chỉ giữ chân và thu hút nhân viên mà còn cải thiện ROI du lịch. Tính minh bạch trong các lĩnh vực nói trên có thể giúp các nhà quản lý du lịch nâng cao hiệu quả hoạt động du lịch của công ty họ.
Đại lý du lịch sử dụng công nghệ gì?
Với rất nhiều công nghệ liên tục tấn công ngành công nghiệp du lịch, có thể rất khó để phân loại các lựa chọn và cơ hội để tìm ra những gì sẽ mang lại lợi ích ngay cả những đại lý du lịch hiểu biết về công nghệ nhất.
Công nghệ di động, mạng xã hội và sự tiếp xúc của con người là một trong những công nghệ quan trọng hơn mà một đại lý du lịch phải sử dụng. Các đại lý hiểu biết về công nghệ ngày nay phải di động, có thể kết nối với khách hàng của họ và truy cập dữ liệu du lịch quan trọng từ bất kỳ thiết bị nào — máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh — bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào.
Hơn nữa, phương tiện truyền thông xã hội sẽ không biến mất, và một nhà văn trong ngành đã nói rằng các đại lý du lịch cần “có một cá tính riêng”. Xây dựng sự hiện diện trên mạng xã hội và tích hợp nó vào các chiến lược tiếp thị và truyền thông. Truyền thông xã hội là một trong những công cụ quản lý du lịch quan trọng nhất mà các tập đoàn lớn đang sử dụng để tăng nhận thức về thương hiệu và mối quan hệ với khách hàng.
Cuối cùng, đó là sự liên lạc của con người. Không có công nghệ nào trên hành tinh này có thể thay thế giá trị của sự tiếp xúc của con người. Máy tính và phân tích có thể tạo ra rất nhiều dữ liệu về xu hướng, nhưng người quản lý du lịch hoặc đại lý sử dụng dữ liệu đó để cá nhân hóa chuyến đi của mỗi khách hàng là tùy thuộc vào người quản lý du lịch. Con người xây dựng các mối quan hệ, không phải công nghệ.
Kết luận
Khi nói đến việc đi công tác, một hệ thống quản lý việc đi lại thúc đẩy khả năng hiển thị giữa người quản lý và nhân viên, đồng thời cho phép kế toán và người quản lý chạy báo cáo và trả lương cho nhân viên. Tôi hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp ích cho bạn.
Câu hỏi thường gặp về Hệ thống Quản lý Du lịch
Các tính năng của quản lý du lịch là gì?
Nó có nghĩa là quản lý rất nhiều hoạt động như nghiên cứu các điểm đến của tour du lịch, lập kế hoạch cho chuyến tham quan, sắp xếp việc đi lại và cung cấp chỗ ở. Nó cũng bao gồm các nỗ lực tiếp thị để lôi kéo khách du lịch đến thăm các điểm đến cụ thể.
Làm thế nào để quản lý du lịch có thể được cải thiện?
5 bước để có quy trình quản lý du lịch tốt nhất
- Thiết lập các ưu tiên cho quản trị viên, người quản lý và khách du lịch.
- Sử dụng nền tảng đặt phòng cho phép khách du lịch đặt chỗ của riêng họ.
- Đơn giản hóa các chính sách và quy trình phê duyệt của bạn.
- Hỗ trợ khách du lịch trong việc nhận hỗ trợ trực tiếp.
Một phần mềm du lịch là gì?
Phần mềm Travel Agency là một loại phần mềm giúp các công ty quản lý nhiều loại sản phẩm du lịch, như chuyến bay, khách sạn và các hoạt động. Với phần mềm này, các công ty có thể đưa ra các gói, báo giá và hành trình, bắt đầu các chiến dịch tiếp thị, xử lý các khoản thanh toán và theo dõi tình hình tài chính của tổ chức.
{
“@context”: “https://schema.org”,
“@type”: “Trang Câu hỏi thường gặp”,
“Thực thể chính”: [
{
“@type”: “Câu hỏi”,
“tên”: “Đặc điểm của quản lý du lịch là gì?
"
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Nó có nghĩa là quản lý rất nhiều hoạt động như nghiên cứu các điểm đến của tour du lịch, lập kế hoạch cho chuyến tham quan, sắp xếp việc đi lại và cung cấp chỗ ở. Nó cũng bao gồm các nỗ lực tiếp thị để lôi kéo khách du lịch đến thăm các điểm đến cụ thể.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“name”: “Làm cách nào để cải thiện việc quản lý du lịch?
"
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
5 bước để có quy trình quản lý du lịch tốt nhất
- Thiết lập các ưu tiên cho quản trị viên, người quản lý và khách du lịch.
- Sử dụng nền tảng đặt phòng cho phép khách du lịch đặt chỗ của riêng họ.
- Đơn giản hóa các chính sách và quy trình phê duyệt của bạn.
- Hỗ trợ khách du lịch trong việc nhận hỗ trợ trực tiếp.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“tên”: “Phần mềm du lịch là gì?
"
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Phần mềm Travel Agency là một loại phần mềm giúp các công ty quản lý nhiều loại sản phẩm du lịch, như chuyến bay, khách sạn và các hoạt động. Với phần mềm này, các công ty có thể đưa ra các gói, báo giá và hành trình, bắt đầu các chiến dịch tiếp thị, xử lý các khoản thanh toán và theo dõi tình hình tài chính của tổ chức.
"
}
}
] }
Bài viết liên quan
- Bảo hiểm trách nhiệm kinh doanh: Định nghĩa, Chi phí, Phạm vi bảo hiểm & Các tùy chọn hiệu quả về chi phí
- BẢO HIỂM TRÁCH NHIỆM CHUNG CHO DOANH NGHIỆP NHỎ: Chi phí & Lựa chọn Tốt nhất
- CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỞ RỘNG TỐT NHẤT
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ MỞ RỘNG: Hướng dẫn từng bước và các công cụ tốt nhất để sử dụng
- Quản lý Chi phí: Định nghĩa & 13 Phần mềm Quản lý Chi phí Tốt nhất
dự án
