EOD, COB, COP, TBD—đây chỉ là một số từ viết tắt mà bạn sẽ cần phải làm quen khi bước vào thế giới kinh doanh. Và nếu lúc đầu bạn hơi bối rối hoặc nhầm lẫn chúng, đừng hoảng sợ. Nó xảy ra với tất cả chúng ta vào một lúc nào đó.
Trên thực tế, tôi nhớ lần đầu tiên tôi nhận được một email với lời kết thúc, “Báo cáo sẽ được nộp bởi EOD vào Thứ Ba…”, và tôi tự hỏi người giám sát của tôi cần chất nổ để làm gì (EOD cũng là một thuật ngữ quân sự cho việc Xử lý Pháp lệnh Chất nổ) . Cảm ơn chúa, tôi đã tra cứu ý nghĩa trước khi đặt mua một số C4 trên Amazon.
Từ viết tắt là một cách hiệu quả để các chuyên gia kinh doanh giao tiếp với nhau. Khi người giám sát giao một nhiệm vụ, họ có thể nêu chi tiết liệu nhiệm vụ đó đến hạn vào cuối ngày (EOD) hay kết thúc công việc (COB). Điều quan trọng là phải biết ý nghĩa của những từ viết tắt này để tránh bỏ lỡ bất kỳ thời hạn quan trọng nào.
Vì vậy, vì sự an toàn của người giám sát, nhóm và toàn bộ tổ chức của bạn, tôi sẽ cho bạn biết EOD có nghĩa là gì trong kinh doanh. Tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng nó để giao tiếp hiệu quả.
Những điểm chính
- “EOD” là viết tắt của “cuối ngày”.
- Thường được sử dụng trong môi trường kinh doanh, thuật ngữ này thông báo cho người nhận rằng sẽ có điều gì đó xảy ra vào cuối ngày làm việc.
- Cho dù bạn cần nhanh chóng gửi báo cáo hay một cuộc họp mới đã được thêm vào lịch trình của bạn, thuật ngữ này đều biểu thị thời hạn.
- Bạn cũng có thể đặt một ngày trong tuần (tức là Thứ Hai hoặc Thứ Năm) sau “EOD” để chỉ định thêm.
EOD là gì?
EOD là viết tắt của “cuối ngày”, dùng để chỉ sự kết thúc của ngày làm việc. Một số nhà tuyển dụng có thể sử dụng EOD và COB thay thế cho nhau, nhưng chúng có một số điểm khác biệt chính. Khi người giám sát giao nhiệm vụ cho EOD hoàn thành, họ mong đợi nhân viên sẽ hoàn thành chúng vào cuối ngày làm việc theo múi giờ của riêng họ.
Nếu ai đó giao nhiệm vụ cho ai đó ở múi giờ khác thì thời hạn giao nhiệm vụ thường là vào cuối ngày làm việc theo múi giờ của người gửi.
Ngày làm việc là gì?
Ngày làm việc hay còn gọi là ngày làm việc là những ngày trong tuần mà hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức đều hoạt động và tiến hành các hoạt động thường xuyên của mình. Những ngày này thường không bao gồm các ngày cuối tuần (Thứ bảy và Chủ nhật) và các ngày lễ chính thức. Ngày làm việc rất cần thiết để thực hiện các hoạt động liên quan đến kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như giao dịch, cuộc họp, dịch vụ khách hàng và các nhiệm vụ hành chính.
Nhiều doanh nghiệp hoạt động từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều vào những ngày này. Các trường hợp ngoại lệ cho quy tắc này là các ngày nghỉ lễ hợp pháp. Các ngày lễ pháp luật phổ biến nhất - theo ghi nhận của bộ luật pháp Hoa Kỳ - bao gồm:
- Ngày đầu năm mới, ngày 1 tháng XNUMX
- Ngày Tổng thống, ngày thứ Hai thứ ba của tháng Hai
- Ngày tưởng niệm, thứ Hai cuối cùng của tháng Năm
- Ngày mười sáu, ngày 19 tháng sáu
- Ngày Độc Lập, ngày 4 tháng XNUMX
- Ngày Lao động, thứ Hai đầu tiên của tháng 9
- Ngày Columbus, ngày thứ Hai thứ hai trong tháng 10
- Ngày cựu chiến binh, ngày 11 tháng XNUMX
- Ngày Lễ Tạ Ơn, ngày thứ Năm thứ tư trong tháng 11
- Ngày lễ giáng sinh, ngày 25 tháng XNUMX
Giờ làm việc bình thường hoặc hợp lý có thể khác nhau tùy thuộc vào quốc gia, ngành và hoạt động kinh doanh cụ thể. Tuy nhiên, có một số nguyên tắc chung về giờ làm việc tiêu chuẩn ở nhiều quốc gia nói tiếng Anh, bao gồm Hoa Kỳ, Canada và Vương quốc Anh.
Ngày nghỉ ưa thích của một số doanh nghiệp khác nhau, nhưng hầu hết các công ty đều tuân thủ lịch trình trên. Các doanh nghiệp khác có thể hoạt động 24 giờ mỗi ngày hoặc thậm chí vào thứ Bảy. Ngay cả khi doanh nghiệp mở cửa vào Thứ Bảy hoặc Chủ Nhật, hầu hết các công ty đều không coi những ngày cuối tuần là “ngày làm việc”.
Khi nào nên sử dụng EOD trong kinh doanh
Khi nào EOD phù hợp hơn với mục tiêu của công ty? Nó thường hoạt động tốt nhất khi truyền đạt thông tin tới nhân viên hoặc khách hàng quen thuộc với múi giờ nơi người gửi sống hoặc làm việc. Hầu hết các chuyên gia đều sử dụng EOD để đặt thời hạn cho những ngày làm việc cụ thể.
EOD cũng có ý nghĩa nhất khi nói chuyện với khách hàng địa phương. Khung chia sẻ này làm giảm sự mơ hồ khi đề cập đến thời điểm kết thúc ngày làm việc vì nó thường xảy ra đồng thời cho cả hai bên. Ví dụ về việc sử dụng EOD bao gồm:
- “Chuẩn bị và gửi bản trình chiếu cho khách hàng trước ngày EOD thứ Hai.”
- “Áp dụng các chỉnh sửa cho bản tin phát hành trước EOD Thứ Tư.”
- “Xuất bản một bài đăng trên blog vào thứ Năm theo giờ EOD.”
Dưới đây là một số trường hợp có thể yêu cầu sử dụng EOD trong kinh doanh:
Cho biết kết thúc giờ làm việc bình thường
EOD đóng vai trò như một lời nhắc nhở khi kết thúc hoạt động kinh doanh bình thường hoặc giờ phục vụ khách hàng. Đó là lúc nhân viên có thể hoàn thành công việc của mình, chuẩn bị cho ngày hôm sau và đảm bảo rằng mọi thắc mắc hoặc vấn đề của khách hàng đều được giải quyết trước cuối ngày.
Đối với các bộ phận như dịch vụ hoặc hỗ trợ khách hàng, thường có thời gian giới hạn để nhận yêu cầu hoặc thắc mắc từ khách hàng. Bằng cách chỉ định thời hạn EOD, bạn có thể cho khách hàng biết khi nào họ cần gửi yêu cầu để đảm bảo phản hồi kịp thời. Nhân viên cũng biết khi nào họ có thể ngừng chấp nhận các yêu cầu mới và tập trung giải quyết những yêu cầu hiện có.
EOD còn đóng vai trò như một lời nhắc nhở nhân viên hoàn thành trách nhiệm và nhiệm vụ hàng ngày trước khi kết thúc ngày. Nó giúp mọi người luôn ngăn nắp và tập trung vào các ưu tiên của mình, đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng không bị bỏ sót hoặc bỏ dở.
Đặt thời hạn
Khi bắt đầu một dự án, điều quan trọng là phải thiết lập các mốc thời gian rõ ràng khi nào các nhiệm vụ hoặc sản phẩm cụ thể cần được hoàn thành. Bằng cách đặt thời hạn EOD cho từng cột mốc quan trọng, bạn có thể cho mọi người trong nhóm biết chính xác những gì cần hoàn thành vào cuối ngày để dự án tiếp tục tiến triển.
Báo cáo tài chính, dữ liệu bán hàng hoặc bất kỳ loại thông tin nào khác cũng thường có thời hạn nộp. Bằng cách chỉ định thời gian giới hạn EOD, mọi người có liên quan đều hiểu khi nào họ cần hoàn thiện và gửi báo cáo hoặc dữ liệu của mình. Điều này đảm bảo thông tin kịp thời và chính xác cho việc ra quyết định.
Sắp xếp lịch trình cho các cuộc họp
Khi lên lịch các cuộc họp, cuộc gọi hội nghị hoặc các hoạt động nhạy cảm về thời gian khác, điều cần thiết là phải xem xét khả năng sẵn sàng và khối lượng công việc của mọi người. Việc đặt thời hạn EOD có thể giúp đảm bảo rằng các cuộc họp được lên lịch vào thời điểm mà mọi người đều có thể tham dự và không diễn ra quá muộn vào buổi tối, tôn trọng thời gian và cam kết của mọi người.
Trong mỗi trường hợp này, việc sử dụng EOD giúp hợp lý hóa việc liên lạc, điều phối các hoạt động và đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất về thời hạn và kỳ vọng cho ngày làm việc.
Cách sử dụng EOD (có ví dụ)
Nếu bạn đang sử dụng từ viết tắt với các cá nhân ở các quốc gia và múi giờ, bạn cần đảm bảo đặt ra những kỳ vọng rõ ràng.
Giả sử bạn đang làm việc tại trụ sở chính của công ty bạn ở Luân Đôn nhưng đang làm việc với một nhân viên có trụ sở tại văn phòng Ontario của bạn. Nếu đây là lần đầu tiên bạn cộng tác với đồng nghiệp ở Ontario, bạn cần đặt ra các nguyên tắc giao tiếp cho tương tác của mình sau này.
Chia sẻ những kỳ vọng này với cá nhân thông qua cuộc họp video, cuộc gọi hoặc email.
Ví dụ:
Xin chào Stanley,
Thật tuyệt vời khi được trò chuyện với bạn sớm hôm nay về lịch hội nghị tiếp thị của chúng tôi trong năm. Vui lòng gửi cho tôi dự đoán cuối cùng của bạn trước EOD (cuối ngày) vào ngày mai, Giờ chuẩn miền Đông.
Tốt nhất,
Jimmy
Đây là một ví dụ khác:
Chào John,
Tôi hy vọng bạn đang làm tốt! Tôi chỉ muốn nói rằng tôi rất ấn tượng với công việc của bạn trong dự án vừa qua. Khách hàng có vẻ thực sự hài lòng khi chúng tôi nói chuyện, vì vậy hãy tiếp tục làm tốt công việc và đừng để bất kỳ ai nói với bạn điều khác!
Tôi biết hiện tại rất bận rộn, nhưng vui lòng gửi cho tôi báo cáo bán hàng hàng quý của EOD để đảm bảo rằng sếp của tôi có thể xem qua trước cuộc họp của chúng ta vào sáng thứ Hai.
Mong muốn được nghe từ bạn
Jane
Dưới đây là danh sách kiểm tra nêu rõ cách sử dụng “EOD” (Cuối ngày) một cách hiệu quả trong email tại nơi làm việc:
Cách sử dụng EOD trong kinh doanh
Lời khuyên khi sử dụng EOD trong kinh doanh
Mặc dù EOD có thể là từ viết tắt hữu ích để chỉ thời hạn hoặc mốc thời gian hoàn thành dự án, nhưng điều quan trọng là phải sử dụng từ viết tắt một cách cẩn thận. Việc bạn có thể hiểu ý nghĩa của nó không có nghĩa là tất cả những người mà bạn trao đổi thư từ cùng đều hiểu. Vì lý do đó, hãy đảm bảo sử dụng các mẹo này khi sử dụng EOD trong email hoặc thư:
- Đảm bảo làm rõ. Cùng với chữ viết tắt EOD, hãy nhớ bao gồm cả dấu thời gian và ngày tháng. Ví dụ: thay vì yêu cầu EOD gửi tài liệu, bạn nên yêu cầu EOD gửi tài liệu (5 giờ chiều EST) vào Ngày, Tháng và Năm. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng không có thông tin sai lệch về thời hạn.
- Đừng lặp lại kết thúc của bạn. Từ viết tắt EOD là viết tắt của “cuối ngày”. Như vậy, việc gõ ngày EOD là không chính xác. Trong trường hợp này, việc lặp lại “day” là không cần thiết.
- Giúp đỡ nhân viên mới. Khi bạn làm việc trong môi trường kinh doanh chuyên nghiệp trong vài năm, bạn có thể dễ dàng làm quen với việc sử dụng các từ viết tắt. Tuy nhiên, khi tuyển dụng nhân viên mới, đặc biệt là những người có ít kinh nghiệm chuyên môn, những từ viết tắt này có thể gây nhầm lẫn. Đảm bảo giúp nhân viên mới học các từ viết tắt quan trọng trong kinh doanh. Bạn thậm chí có thể phác thảo các từ viết tắt mà tổ chức của bạn thường sử dụng trong các tài liệu giới thiệu hoặc hướng dẫn nguồn lực cho nhân viên. Điều này sẽ giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều thống nhất khi giao tiếp.
- Không bao gồm những ngày cuối tuần. Khi đề cập đến COB hoặc EOD, hãy tránh sử dụng những từ này để chỉ thời hạn cuối tuần. Theo truyền thống, ngày làm việc chỉ được coi là từ thứ Hai đến thứ Sáu. Trong một số trường hợp hiếm hoi, bạn có thể chỉ ra thời hạn cuối tuần do một dự án chuyên môn hoặc khi làm việc với các đối tác kinh doanh có giờ làm việc cuối tuần.
Khi viết thư từ kinh doanh, giao tiếp rõ ràng là điều quan trọng. Nếu bạn dự định sử dụng các từ viết tắt, chẳng hạn như COB hoặc EOD, hãy luôn ghép nối các thuật ngữ kinh doanh này với lời giải thích ngắn gọn về kỳ vọng về thời hạn.
COB và EOD: Chúng khác nhau như thế nào?
Một số nhà tuyển dụng có thể sử dụng EOD và COB thay thế cho nhau, nhưng chúng có một số điểm khác biệt chính. Khi người giám sát giao nhiệm vụ phải hoàn thành theo EOD, họ thường mong đợi nhân viên hoàn thành chúng vào cuối ngày làm việc theo múi giờ riêng của họ. Nếu ai đó giao nhiệm vụ cho ai đó ở múi giờ khác thì thời hạn giao nhiệm vụ thường là vào cuối ngày làm việc theo múi giờ của người gửi.
Dưới đây là những khác biệt giữa COB & EOD:
- COB thường đề cập đến thời điểm kết thúc ngày làm việc liên quan đến một múi giờ cụ thể, điển hình là Giờ chuẩn miền Đông (EST) ở Hoa Kỳ. EOD thường đề cập đến thời điểm kết thúc ngày làm việc theo múi giờ của người gửi.
- COB thường được liên kết với một múi giờ cụ thể (ví dụ: EST) và ít phụ thuộc hơn vào vị trí của người gửi. Điều này có thể mang lại sự rõ ràng hơn trong giao tiếp xuyên biên giới hoặc quốc tế. Ý nghĩa của EOD liên quan đến vị trí và múi giờ của người gửi. Nếu người gửi ở múi giờ khác với người nhận, điều đó có thể dẫn đến những hiểu lầm tiềm ẩn.
- EOD có thể mang lại sự linh hoạt hơn về mặt diễn giải vì nó có thể cụ thể theo giờ địa phương của người gửi. Tuy nhiên, sự linh hoạt này cũng có thể dẫn đến những hiểu lầm trong bối cảnh toàn cầu. Mặc dù COB cung cấp một điểm tham chiếu tương đối chuẩn hóa, khiến nó trở thành lựa chọn phù hợp hơn khi liên lạc qua các múi giờ khác nhau hoặc khi việc xác định thời gian chính xác là quan trọng.
Các từ viết tắt phổ biến khác tại nơi làm việc
Các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều từ viết tắt khác tại nơi làm việc thay cho hoặc cùng với EOD. Các thuật ngữ phổ biến khác có ý nghĩa tương tự bao gồm:
- Kết thúc hoạt động kinh doanh (COB): Từ đồng nghĩa với EOD này đề cập đến việc kết thúc một ngày làm việc và đóng cửa thị trường tài chính ở Thành phố New York, nơi xác định giờ làm việc của Hoa Kỳ.
- Kết thúc trò chơi (EOP): Thường được sử dụng thay cho COB, EOP đề cập đến thời điểm thị trường chứng khoán đóng cửa. Nó phổ biến nhất trong ngành tài chính.
- Kết thúc trận đấu (COP): Thuật ngữ này có ý nghĩa tương tự như COB và EOP. Nó đề cập đến thời điểm kết thúc ngày làm việc hoặc thời điểm thị trường tài chính đóng cửa. Nó cũng được sử dụng trong thể thao.
Sử dụng EOD trong kinh doanh
Sử dụng EOD và các từ viết tắt khác có thể giúp hợp lý hóa việc liên lạc và giảm bớt các email dài dòng, nhưng chúng có thể không phải lúc nào cũng phù hợp nhất cho một cuộc trò chuyện. Đôi khi, tốt hơn là bạn nên nêu rõ thời gian - bao gồm cả múi giờ - để truyền đạt thời hạn và kỳ vọng nhằm giảm bớt xích mích.
Cuối cùng, cách tốt nhất để sử dụng các từ viết tắt và chữ viết tắt trong thư từ chuyên nghiệp là phải biết đối tượng mục tiêu và đặt ra các rào cản rõ ràng trong tài liệu và quá trình giới thiệu.
Quản lý tiền: 10+ Mẹo đơn giản hàng đầu để trở thành chuyên gia
MBA hay MBA: Con đường đúng đắn
Thị trường vốn chủ sở hữu (ECM): Hướng dẫn chi tiết kèm theo ví dụ
Nâng cao năng suất của nhân viên xây dựng: Chiến lược quản lý thời gian hiệu quả
dự án
