Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống cần nhắc ai đó về điều gì đó quan trọng nhưng lại không muốn tỏ ra tự đề cao hoặc thiếu kiên nhẫn chưa? Tất nhiên, bạn có. Tìm ra cách thức và thời điểm gửi email nhắc nhở thân thiện là một vấn đề nan giải mang tính xã hội mà hầu hết mọi người đều biết rất rõ. Có thể rất khó tìm được sự cân bằng giữa nhu cầu hoàn thành công việc và nhu cầu tôn trọng quyền tự chủ của người khác.
Trên 319 tỷ email được gửi hàng ngày, trong khi tỷ lệ mở trung bình là 16.97% trên tất cả các ngành công nghiệp. Điều đó có nghĩa là hàng tỷ email bị bỏ qua trong các hộp thư đến ở khắp mọi nơi. Vậy bạn có thể làm gì để mở tin nhắn của mình mà không bị thúc giục hoặc spam?
Vấn đề nan giải về nghi thức có thể dễ dàng được giải quyết bằng một lời nhắc nhở được viết rõ ràng. Đây là những thông điệp truyền đạt được quan điểm mà không tạo ra cảm giác khó chịu. Họ chuyên nghiệp và hiệu quả, nhưng vẫn thân thiện và nhẹ nhàng.
Biết cách viết email nhắc nhở thân thiện là một trong những công cụ tốt nhất để thông báo cho mọi người về các cuộc họp sắp tới, các khoản thanh toán bị bỏ lỡ, đơn xin việc, các sự kiện quan trọng, v.v. Và khi được thực hiện đúng, một bài viết hay có thể khiến người nhận cảm thấy nhẹ nhõm nếu bạn nói đúng giai điệu và thời điểm.
Chìa khóa chính
- Email nhắc nhở thân thiện là một cách tuyệt vời để thu hút người đăng ký của bạn và thúc đẩy họ hành động. Khi lập kế hoạch thiết lập email nhắc nhở, hãy luôn nhớ các mẹo và phương pháp hay nhất sau:
- Giữ tin nhắn và email nhắc nhở của bạn ngắn gọn và rõ ràng;
- Tạo dòng chủ đề email nhắc nhở dừng cuộn để thu hút sự chú ý ngay lập tức;
- Luôn ghi nhớ quan điểm của khán giả khi bạn viết email nhắc nhở;
- Đừng bao giờ đề cao hoặc đe dọa trong email nhắc nhở của bạn
Email nhắc nhở là gì?
Email nhắc nhở được gửi để nhắc nhở ai đó về các cuộc họp, cuộc hẹn sắp tới, chương trình nghị sự đã quên hoặc để theo dõi các cuộc trò chuyện trước đây. Nói chung chúng có hai loại:
- Các email đóng vai trò tóm tắt cuộc gọi hoặc cuộc họp vừa diễn ra cùng với thông tin tiếp theo về hành động trong tương lai;
- Tin nhắn nhắc nhở được gửi để cập nhật điều gì đó chưa xảy ra. Ví dụ: theo dõi việc trễ thời hạn hoặc không có phản hồi sau email/cuộc gọi đầu tiên.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo email như thế này, cùng với các ví dụ và mẫu. Nhưng trước tiên, hãy tìm hiểu thời điểm thích hợp để gửi email nhắc nhở thân thiện và cách tìm thời điểm hoàn hảo cho bạn.
Khi nào bạn nên gửi email nhắc nhở?
Email nhắc nhở rất hữu ích khi có điều gì đó quan trọng sắp xảy ra hoặc khi điều gì đó đáng lẽ phải xảy ra nhưng lại không xảy ra. Dưới đây là một số tình huống có thể được hưởng lợi từ việc gửi lời nhắc:
- Chậm deadline công việc. Không có công nhân nào là một hòn đảo trong thế giới kinh doanh ngày nay. Nếu một người hứa sẽ hoàn thành nhiệm vụ vào một ngày cụ thể nhưng điều đó không được thực hiện thì toàn bộ dự án sẽ bị tụt lại phía sau. Tốt hơn hết bạn nên gửi email nhắc nhở trước khi quá nhiều thời gian trôi qua.
- Sự kiện quan trọng sắp tới. Một số sự kiện và thời hạn quá quan trọng nên không thể bỏ lỡ. Đối với những điều này, bạn có thể gửi trước một lời nhắc nhở nhẹ nhàng để mọi người luôn đi đúng hướng.
- Giao tiếp mất hiệu lực. Hầu hết mọi người đều từng rơi vào tình huống ai đó hứa sẽ làm điều gì đó và liên lạc lại nhưng tin nhắn đó lại không đến. Lời nhắc có thể giúp thiết lập lại liên hệ và tìm hiểu xem liệu người đó có quên nhiệm vụ đó hay không hoặc bạn có thể làm gì khác để giúp đỡ.
- Thanh toán trễ. Thanh toán vào hoặc trước thời hạn là nghi thức kinh doanh tiêu chuẩn. Mọi chuyện xảy ra nhưng bạn vẫn có quyền với số tiền của mình. Đừng cảm thấy tội lỗi khi gửi lời nhắc thanh toán nếu thời hạn đã qua mà bạn chưa nhận được số tiền đó.
- Đang chờ xin việc hoặc phỏng vấn. Nếu bạn đang tìm việc làm, một email tiếp theo có thể nâng cao cơ hội thành công của bạn. Điều quan trọng là không gửi quá nhiều tin nhắn cho người quản lý tuyển dụng, nhưng một tin nhắn được sắp xếp thời gian cẩn thận có thể giúp bạn nổi bật.
- Các vấn đề của nhà cung cấp. Đôi khi bạn là người cần thanh toán nhưng nhà cung cấp lại chưa gửi hóa đơn cho bạn. Ngoài ra, có thể bạn đã đặt hàng thứ gì đó và nó chưa đến. Doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào sản phẩm hoặc hóa đơn đó, vì vậy bạn có thể liên hệ và kiểm tra.
Cách gửi email nhắc nhở thân thiện
Tất cả các email nhắc nhở thân thiện phải rõ ràng, tử tế và ngắn gọn. Bạn muốn đủ lịch sự để khuyến khích mọi người hành động nhưng không quá thụ động đến mức mọi người phớt lờ thông điệp của bạn.
Lời nhắc email tốt nhất có năm yếu tố cốt lõi.
1. Dòng chủ đề
Một dòng chủ đề tốt sẽ giúp bạn tiến xa khi gửi email nhắc nhở. Người nhận sẽ biết lý do tại sao bạn gửi lời nhắc và cảm thấy buộc phải hành động. Ý tưởng chính là giữ cho dòng chủ đề của bạn ngắn gọn và thêm tính khẩn cấp để người nhận biết nó nhạy cảm với thời gian.
2. Lời chào
Lời chào tạo ấn tượng cho nội dung email của bạn, vì vậy đừng bỏ qua nó.
- Lời chào thông thường: Sử dụng lời chào thân mật hơn như “Xin chào, Danielle” or “Này, Jonathan.”
- Lời chào trang trọng: Nếu công ty của bạn sử dụng ngôn ngữ trang trọng hơn, hãy bắt đầu bằng “Chào Kate.”
- Lời chào ngoại lệ đặc biệt: Bắt đầu bằng "Kính thưa" nói chung là quá trang trọng đối với một lời nhắc nhở thân thiện qua email, nhưng hãy kiên trì sử dụng nó nếu đó là lời chào mặc định của công ty bạn.
3. Bối cảnh
Nội dung email là nơi bạn cho người nhận biết lý do bạn gửi email cho họ. Đây là nơi bạn cung cấp bối cảnh về dự án, thời hạn, thanh toán, cuộc họp hoặc bất kỳ tình huống nào cần được hỗ trợ. Bao gồm tên và ngày tháng cụ thể nếu điều đó giúp làm rõ thông điệp của bạn và đề cập đến một mẩu tin gần đây về người hoặc công ty.
Dưới đây là một số ví dụ về phần này có thể trông như thế nào:
- Khi cuối tháng (và quý) đang đến rất nhanh, chúng tôi muốn nhận được tất cả hóa đơn càng sớm càng tốt.
- Tôi vẫn đang viết bài Lời khuyên khởi nghiệp hàng đầu dành cho những người mới sáng lập và rất muốn đưa suy nghĩ của bạn vào bài viết. Với vòng tài trợ và tăng trưởng gần đây của công ty ABC, bạn đã điều hướng rất tốt trong năm qua.
- Tôi đăng ký để nhắc bạn về cuộc họp Lập kế hoạch nội dung Q4 sắp tới được lên lịch vào thứ Ba tuần này, ngày 2 tháng 2 lúc XNUMX giờ chiều theo giờ EST. Mong được bắt đầu với báo cáo phân tích của bạn.
- Khi bạn chuẩn bị cho bài thuyết trình, hãy nhớ gửi các slide bạn muốn đưa vào vào cuối ngày thứ Hai, ngày 30 tháng XNUMX. Cách này vẫn phù hợp với bạn phải không?
4. Yêu cầu
Sau khi bạn đã chuẩn bị sẵn sàng bằng cách cung cấp ngữ cảnh, đã đến lúc đưa ra lời nhắc hoặc yêu cầu của bạn. Đừng nói quá dài dòng ở đây nếu không bạn có thể làm mất đi sự chú ý của người nhận. Nếu bạn muốn nhận được phản hồi ngay lập tức, bạn nên gói gọn yêu cầu của mình bằng một câu hỏi để khuyến khích mọi người hành động ngay lập tức.
- Vui lòng gửi hóa đơn của bạn cho tất cả công việc từ hợp đồng gần đây nhất của chúng tôi tới [email được bảo vệ] và CC cho tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, bạn có thể liên hệ với tôi theo số (333) 333-3333.
- Nếu bạn muốn gửi trích dẫn cho bài viết, vui lòng chia sẻ câu trả lời của bạn cho câu hỏi sau và giải thích lý do đằng sau câu hỏi đó. Bạn sẽ đưa ra lời khuyên gì cho các doanh nhân mới để giúp họ điều hành công việc kinh doanh thành công trong năm nay?
5. Đăng xuất
Bạn đã đưa ra quan điểm và yêu cầu chính của mình, vì vậy đã đến lúc kết thúc bằng một lời kết thúc thân thiện.
- Cảm ơn bạn đã dành thời gian để làm việc này.
- Cảm ơn bạn đã ưu tiên dự án này.
- Tôi đánh giá cao nỗ lực của bạn khi chúng tôi hoàn thành đề xuất này.
- Tôi mong muốn được nghe từ bạn.
Hãy nhớ bao gồm lời kết thúc có cùng giai điệu với phần còn lại của email của bạn.
- Tất cả tốt nhất
- Trân trọng
- Cảm ơn lần nữa
- Trân trọng
- Cảm ơn
Kết thúc email bằng tên của bạn để có giọng điệu thân thiện hoặc tên đầy đủ của bạn để có giọng điệu trang trọng hơn. Nếu bạn cần cung cấp thêm ngữ cảnh, hãy bao gồm chức danh công việc, tên công ty hoặc thông tin liên hệ sau tên của bạn.
Đính kèm bên dưới là một mẫu có chứa một số ví dụ về email nhắc nhở thân thiện. Bạn có thể sử dụng chúng để theo dõi bất kỳ ai để bán hàng, kết nối mạng, tuyển dụng hoặc bất kỳ tình huống nào khác.
Mẫu email nhắc nhở thân thiện
Bạn nên đợi bao lâu trước khi gửi email nhắc nhở?
- Thời hạn sắp tới. Khác nhau tùy theo dự án. Cung cấp cho mọi người nhiều thời gian hơn cho một dự án phức tạp và khung thời gian ngắn hơn cho một nhiệm vụ đơn giản.
- Sự kiện sắp tới. Ba đến 14 ngày trước sự kiện. Bạn có thể gửi nhiều lời nhắc trước sự kiện để xây dựng sự nhiệt tình và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về thời gian và lịch trình.
- Cuộc họp sắp tới. Trước một đến hai ngày. Cho những người tham gia cuộc họp một vài ngày để chuẩn bị trước vì họ có thể có những nội dung cần chuẩn bị trước.
- Thanh toán quá hạn hoặc thời hạn. Một ngày sau ngày đáo hạn. Bạn muốn nhắc nhở mọi người khi điều đó được quan tâm hàng đầu và thể hiện rằng bạn đang chờ họ hành động.
- Đơn xin việc. The Muse khuyên bạn nên đợi từ 10 đến 44 ngày làm việc trước khi theo dõi. Nếu ai đó giới thiệu bạn cho vị trí này, hãy liên hệ với họ để hiểu rõ hơn trước khi liên hệ với nhóm nhân sự hoặc người quản lý tuyển dụng. Điều này có vẻ như là một khoảng thời gian dài nhưng Indeed nhận thấy rằng 37% nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng trong vòng vài tuần sau khi nộp đơn và chỉ XNUMX% nhận được phản hồi trong vòng một tuần.
- Phỏng vấn xin việc. Nếu cuộc phỏng vấn được lên lịch cách đó vài tuần, tốt nhất bạn nên kiểm tra vào ngày hôm trước để đảm bảo thời gian vẫn phù hợp với tất cả những người tham gia. Nếu ai đó phải liên hệ với bạn sau cuộc phỏng vấn việc làm, người quản lý tuyển dụng khuyên bạn nên đợi đến sau thời hạn đã thỏa thuận để gửi email nhắc nhở. Vẫn không có lời nào? Đợi năm đến bảy ngày trước khi nhấn “gửi”.
Mẹo & thủ thuật để tạo email nhắc nhở thân thiện
Viết một email nhắc nhở hay là liên tục quảng bá thông điệp chính xác thay vì chỉ nhắc nhở người nhận về sự tồn tại của bạn. Email của bạn phải cung cấp giá trị và bối cảnh, chứng minh và đưa ra thêm bằng chứng về sản phẩm/dịch vụ của bạn và giải thích lý do tại sao nó lại có lợi.
Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật chung mà bạn cần biết để tiến xa hơn trong trò chơi email tiếp theo của mình:
- Đừng có vẻ xin lỗi. Đảm bảo email của bạn không chứa những lời dài dòng thụ động như 'Tôi hy vọng đây là thời điểm tốt' or 'Chỉ kiểm tra xem bạn có cơ hội xem email trước của tôi không.' Khi gửi email nhắc nhở, hãy đảm bảo bạn có thông điệp có giá trị để chia sẻ;
- Lời kêu gọi hành động rõ ràng. Hãy cho người nhận biết bạn muốn họ làm gì. Dù mục tiêu của bạn là gì thì nó cũng phải được xác định rõ ràng để người đó biết bước tiếp theo. Nếu bạn đang muốn lên lịch một cuộc hẹn, sẽ rất hữu ích nếu cung cấp một liên kết nơi cuộc hẹn có thể được lên lịch – một email xác nhận cuộc họp tự động có thể được gửi sau khi việc đặt lịch hẹn thành công;
- Lịch sự chut đi. Có thể có một số lý do khiến mọi người không trả lời bạn. Họ có thể quá bận rộn, quên mất hoặc bỏ lỡ nó trong lần đầu tiên. Cũng có thể là họ không quan tâm và đánh bóng bạn. Cho dù tại sao, bạn vẫn phải tiếp cận người nhận bằng giọng điệu lịch sự và hữu ích, cố gắng hiểu lý do không phản hồi. Có thể mất thời gian, vì vậy hãy kiên nhẫn.
Ví dụ về email nhắc nhở thân thiện
Ví dụ về email nhắc nhở chung
| Đến: Người nhận của bạn Từ bạn Chủ đề: Theo dõi yêu cầu về dòng thời gian của tôi |
| Xin chào Stanley, Hy vọng bạn có một ngày tốt lành! Tôi muốn nhanh chóng theo dõi tiến trình dự đoán của quý này. Lần cuối chúng ta nói chuyện, tôi tin rằng bạn đã nói rằng bạn sẽ có kế hoạch hành động cho vài tháng tới vào cuối tuần. Như đã nói, bạn có thể gửi nó qua để tôi có thể chia sẻ nó với nhóm của mình không? Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào cho tôi ở đây. Cảm ơn bạn, Jimmy |
Ví dụ về email nhắc nhở kết nối mạng
| Đến: Người nhận của bạn Từ bạn Chủ đề: Cà phê khi tôi đang ở trong thị trấn? |
| Xin chào Stanley, Khi tôi ở LA, tôi muốn tiếp tục cuộc trò chuyện mà chúng ta đã có tại hội nghị cuối tuần trước! Tôi biết bạn chắc hẳn đang bận, nhưng tôi rất thích cuộc nói chuyện của chúng ta và rất mong được gặp lại một lần nữa. Nếu bạn ở gần, tôi đủ linh hoạt để sắp xếp lịch trình của bạn khi tôi ở thị trấn. Ngày và giờ nào có thể phù hợp với bạn trong tuần này? Jimmy |
| Đến: Người nhận của bạn Từ bạn Chủ đề: Cảm ơn bạn đã kết nối trên LinkedIn! |
| Này Stanley, Thật tuyệt vời khi được kết nối với bạn trên LinkedIn vào tuần trước. Tôi sẽ đề cập lại một số tài nguyên mà tôi nghĩ sẽ hữu ích khi doanh nghiệp của bạn cố gắng phát triển chương trình tiếp thị của mình. Mẫu kế hoạch tiếp thị: Sử dụng mẫu này để phác thảo chiến lược tiếp thị của bạn trong năm nay. Ebook tiếp thị kỹ thuật số: Hướng dẫn giới thiệu dành cho doanh nghiệp nhỏ. Bộ công cụ lập kế hoạch quảng cáo: Mẫu và hướng dẫn để quảng cáo thông minh hơn Nếu đây không phải là thời điểm thích hợp để chúng ta kết nối, tôi mong chúng ta giữ liên lạc. Hãy gửi biểu mẫu này để bạn có thể là người đầu tiên tìm hiểu về thông tin cập nhật về sản phẩm và tiếp thị của chúng tôi trực tiếp từ tôi. Tôi sẽ chú ý đến sự trình bày của bạn. Cảm ơn! Jimmy |
Email nhắc nhở thân thiện: Các phương pháp hay nhất
Dưới đây là danh sách các phương pháp hay nhất cần tuân theo khi viết email nhắc nhở thân thiện:
Chọn dòng chủ đề rõ ràng
Dòng chủ đề email làm rõ mục đích thư của bạn sẽ tăng cơ hội mọi người mở email của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang nhắc nhở khách hàng về một sự kiện, bạn có thể muốn đưa tên sự kiện vào dòng chủ đề của mình.
Hơn nữa, bạn có thể kết hợp các từ và cụm từ mạnh mẽ như “quan trọng” hoặc “cần phản hồi” để thu hút sự chú ý của người đọc và nổi bật trong một hộp thư đến đông đúc.
Hãy ngắn gọn
Tính ngắn gọn là điều cần thực hành trong tất cả các chiến dịch tiếp thị qua email của bạn, đặc biệt là khi viết lời nhắc. Sẽ ít người đọc được lời nhắc của bạn nếu bạn chôn nó trong một bức tường văn bản.
Người liên hệ của bạn sẽ không quan tâm đến tầm quan trọng của thông tin nếu họ mất hơn vài phút để đọc qua nó, vì vậy hãy nhanh chóng đi vào vấn đề.
Thân thiện nhưng thẳng thắn
Khi bạn đang ám chỉ rằng khách hàng của bạn có thể đã quên làm điều gì đó, điều quan trọng là phải hành động nhẹ nhàng và sử dụng giọng điệu thân thiện. Nếu không, bạn có nguy cơ xúc phạm hoặc chọc tức họ.
Tuy nhiên, bạn không muốn đi quá đà và tỏ ra thiếu trung thực. Khi viết, hãy nhớ rằng đây là mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người mua và mục đích của bạn không phải là trở thành bạn của người đọc.
Tìm thời điểm gửi phù hợp
Thời gian có thể là yếu tố quan trọng nhất của sự thành công của email. Thời gian bạn chờ đợi để gửi email nhắc nhở nhẹ nhàng sẽ phụ thuộc phần lớn vào tình huống.
Ví dụ: một ngày sau ngày đáo hạn thường được chấp nhận khi gửi email nhắc nhở thanh toán. Chờ đợi quá lâu trước khi gửi lời nhắc cũng có thể cản trở cơ hội nhận được phản hồi của bạn. Thời gian càng trôi qua, khách hàng của bạn sẽ càng ít nhớ rằng họ còn việc gì đó phải hoàn thành.
Một giải pháp tuyệt vời để tìm ra thời điểm hoàn hảo là kiểm tra A/B ngày và giờ giao hàng. Đây là khi bạn gửi hai phiên bản lời nhắc đến các phân khúc đối tượng khác nhau, thay đổi từng yếu tố một, sau đó phân tích các số liệu hiệu suất, chẳng hạn như tỷ lệ mở, để xem phiên bản nào phù hợp hơn.
Thời điểm hoàn hảo để gửi một email hiệu quả sẽ khác nhau tùy từng trường hợp, chẳng hạn như vào đầu hoặc cuối ngày làm việc.
Bao gồm lời kêu gọi hành động
Mặc dù mục đích chính của bạn là nhắc nhở mọi người về điều gì đó nhưng vẫn luôn có chỗ cho những phản hồi hoặc sự tương tác bổ sung.
Thêm nút CTA trong email của bạn hoặc khi bạn đăng xuất sẽ giúp người đọc hiểu được vấn đề một cách dễ dàng.
Theo dõi nhiều lần nếu cần thiết
Sẽ không có vấn đề gì nếu lời nhắc của bạn là về khoản thanh toán bị thiếu hoặc buổi ra mắt sản phẩm, đừng ngại theo dõi nếu bạn cảm thấy thông điệp của mình quan trọng, hữu ích và đáng đọc.
Kết hợp với thời điểm phù hợp, email tiếp theo thứ hai có thể khiến khách hàng của bạn hành động và hoàn thành nhiệm vụ trước mắt, ngay cả khi điều đó cho bạn biết rằng họ không còn quan tâm đến việc mua hàng hoặc không thể tổ chức sự kiện nữa.
Sử dụng nó như một cơ hội tiếp thị
Khi có thể và phù hợp với ngữ cảnh, hãy thêm hình ảnh hoặc liên kết của các sản phẩm nổi bật. Bạn cũng có thể quảng cáo các ưu đãi sắp tới hoặc khuyến khích tham gia các kênh truyền thông xã hội của mình.
Hãy nhớ khi thêm hình ảnh để đảm bảo chúng có kích thước chính xác cho tất cả các nhà cung cấp dịch vụ email, chẳng hạn như Gmail, Outlook và iCloud. Trải nghiệm xem kém có thể khiến người đọc rời xa thương hiệu của bạn và chuyển sang thương hiệu của đối thủ cạnh tranh.
dự án
