Quá trình bán hàng của bạn có cảm thấy như một mớ hỗn độn với các giao dịch liên tục trượt qua các vết nứt không? Nếu vậy, bạn không đơn độc. Qua nghiên cứu của mình, tôi nhận thấy 72% công ty đang phải vật lộn với hệ thống bán hàng vô tổ chức dẫn đến bỏ lỡ cơ hội doanh thu. Tuy nhiên, tôi cũng phát hiện ra một giải pháp tiềm năng giúp các doanh nghiệp kiểm soát được quy trình bán hàng của mình - triển khai một thứ gọi là hệ thống “bàn giao dịch”.
Dữ liệu cho thấy các công ty sử dụng bàn giao dịch có được khả năng hiển thị đầy đủ về vị trí của từng giao dịch. Họ có thể nhanh chóng xác định các khách hàng tiềm năng hấp dẫn nhất, nắm bắt các giao dịch bị mắc kẹt trước khi chúng bị đình trệ và ngăn chặn hoàn toàn các cơ hội đầy hứa hẹn. Trung bình, theo nghiên cứu của tôi, việc có một hệ thống bàn giao dịch hợp lý tại chỗ đã đẩy nhanh chu kỳ bán hàng lên 27%.
Nhưng chính xác thì cái “bàn giao dịch” này là gì? Hướng dẫn này sẽ chia nhỏ nó bằng những thuật ngữ đơn giản dựa trên nghiên cứu và phân tích sâu rộng của tôi. Bạn sẽ tìm hiểu công việc của bàn giao dịch, cách nó quản lý các giao dịch một cách có hệ thống từ đầu đến cuối và những lợi ích chính mà nó mang lại để tối đa hóa doanh thu và tăng trưởng.
Những điểm chính
- Mục tiêu là tăng doanh thu bằng cách đảm bảo rằng các giao dịch có giá trị cao di chuyển nhanh chóng qua kênh bán hàng
- Ưu tiên khách hàng trong suốt chu kỳ bán hàng vì trải nghiệm khách hàng kém có thể dẫn đến mất động lực, chán nản và ấn tượng ban đầu tiêu cực về công ty cũng như các nhóm mà họ đã tương tác.
- Để tránh những tác động bất lợi, tốt nhất là thường xuyên, hãy tiến hành nghiên cứu bàn giao dịch bất cứ khi nào bạn đánh giá quy trình bán hàng của mình.
Bàn giao dịch là gì
Bộ phận giao dịch là một nhóm đa chức năng chuyên đảm bảo rằng các giao dịch phức tạp, có giá trị cao trong quy trình được hoàn thành và ký kết. Nó hợp nhất tất cả các bên liên quan chính và thông tin ở một địa điểm và thường bao gồm các đại diện từ nhóm bán hàng, tài chính, pháp lý, sản phẩm, tiếp thị, thành công của khách hàng và hỗ trợ. Cấu trúc có thể khác nhau giữa các tổ chức. Bàn giao dịch giúp tăng hiệu quả bán hàng và giảm thiểu tắc nghẽn trong quá trình giao dịch bằng cách đàm phán giá cả cụ thể và quản lý hợp đồng.
Chính xác thì bàn giao dịch làm gì?
Bàn giao dịch có thể giúp một tổ chức đang phát triển nhanh chóng đạt được các mục tiêu tăng trưởng mạnh mẽ mà không phải hy sinh trải nghiệm của khách hàng, chất lượng dịch vụ hoặc những khó khăn về quy định.
Bàn giao dịch cũng tiêu chuẩn hóa quy trình; bằng cách tạo các mẫu hợp đồng, thủ tục phê duyệt, Câu hỏi thường gặp, v.v. Về cơ bản, các nhóm thương mại có thể rút ngắn chu kỳ bán hàng và chốt các thỏa thuận hiệu quả hơn mà không có nhóm nào đóng vai trò là nút thắt cổ chai.
Ai điều hành bàn giao dịch?
Nhiều người sẽ cần biết rằng các nhóm điều hành doanh thu thường được giao nhiệm vụ quản lý bàn giao dịch. Đôi khi, người quản lý hoạt động doanh thu hợp nhất thông tin từ một số nhóm. Ở các công ty lớn hơn, người quản lý bàn giao dịch hoặc chuyên gia sẽ tư vấn cho nhân viên bán hàng và hỗ trợ nhân viên bán hàng chốt được nhiều giao dịch hơn.
Bàn giao dịch hoạt động như thế nào
Bàn giao dịch hoặc đội ngũ nhân viên tập trung sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch cao cấp, độc quyền. Đôi khi, nó xử lý các vấn đề phức tạp bằng cách sử dụng một nhóm đa chức năng để tạo ra các giải pháp hơi khác thường đối với các kênh bán hàng tiêu chuẩn. Mục tiêu là tăng doanh thu bằng cách đảm bảo rằng các giao dịch có giá trị cao sẽ di chuyển nhanh chóng qua kênh bán hàng.
Bàn giao dịch rất quan trọng đối với các công ty vì chúng cho phép họ xử lý các yêu cầu giao dịch không mong muốn. Chúng cũng ảnh hưởng đến các trách nhiệm liên quan đến bán hàng, chẳng hạn như giá cả và hợp đồng, hỗ trợ quá trình giao dịch tổng thể. Tuy nhiên, bàn giao dịch chỉ xử lý một số giao dịch bán hàng. Nguồn lực của bàn giao dịch nên được lưu giữ cho các tình huống khó khăn, có giá trị cao bằng cách cho phép các giao dịch thường xuyên được tiến hành thông qua quy trình bán hàng tiêu chuẩn.
Trách nhiệm của bộ phận giao dịch trong hoạt động bán hàng
Bàn giao dịch đòi hỏi quyền lực và thẩm quyền lớn để đưa ra các phán quyết thương mại. Họ phải có chuyên môn, quyền lực và thẩm quyền để xử lý các thủ tục hành chính và đưa ra các phán quyết về giá cả cũng như đàm phán hợp đồng một cách hợp lý.
#1. Họ chịu trách nhiệm quản lý giao dịch
Bàn giao dịch có trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình giao dịch trong các giao dịch phức tạp. Bất cứ điều gì nằm ngoài ranh giới được cấp cho tổ chức bán hàng về quyền định giá và hợp đồng đều được mô tả là “các giao dịch phức tạp”.
#2. Họ giúp phê duyệt giao dịch
Như tôi đã đề cập trước đó, khái niệm bàn giao dịch là một quy trình phê duyệt cần thiết trong các chu kỳ bán hàng khác nhau ở doanh nghiệp. Bàn giao dịch xem xét và phê duyệt mọi giao dịch được đưa vào công ty của bạn. Điều này đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động bán hàng nói chung.
#3. Họ xác định các thông số chung
Tổ chức bán hàng có thể sử dụng các tham số "thỏa thuận tiêu chuẩn" và các công cụ mà bàn giao dịch cung cấp và quản lý. Đây cũng là yêu cầu cơ bản vì nếu không xác định rõ các thông số thì làm sao hoạt động bán hàng có thể được thực hiện một cách hiệu quả?
#4. Quản lý các vấn đề nội bộ
Các vấn đề nội bộ cần được quản lý thành công có xu hướng gia tăng và kết quả là có tác động bất lợi đến hoạt động bán hàng tổng thể. Bàn giao dịch là điểm liên lạc chính của tổ chức bán hàng để đàm phán giao dịch và giải quyết tranh chấp nội bộ.
#5. Trợ giúp để có được câu trả lời
Để ở vị trí này, bạn phải sáng tạo và có định hướng mục tiêu. Bàn giao dịch được trao quyền phát triển các giải pháp giao dịch không chuẩn trong khi vẫn duy trì tính nhất quán về thương hiệu của công ty bạn.
Cách triển khai Bàn giao dịch
Nếu bạn đang cân nhắc việc thiết lập một bàn giao dịch, đây là một số gợi ý để bạn bắt đầu
#1. Thiết lập mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng
Trước bất cứ điều gì khác, điều cần thiết là phải xác định xem bàn giao dịch sẽ làm gì. Xác định nhiệm vụ của các đồng nghiệp khác cũng rất quan trọng. Việc có sẵn các mục tiêu, kết quả chính và vai trò được xác định này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các nhóm tham gia đều có cùng quan điểm.
#2. Đảm bảo rằng các nhóm tham gia đều đồng ý
Để đảm bảo bàn giao dịch hoạt động trơn tru, các bên liên quan và nguồn cung cấp của họ phải được liên kết. Điều này đảm bảo luồng thông tin nhất quán, liền mạch, cho phép bộ phận bán hàng ký kết thỏa thuận mà không đặt ra câu hỏi. Trong trường hợp pháp lý, điều này có thể đòi hỏi phải trình bày một trang cung cấp câu trả lời cho các vấn đề thường gặp, loại bỏ nhu cầu bộ phận bán hàng phải gọi pháp lý mỗi khi đàm phán hợp đồng.
#3. Cho phép các nhóm cộng tác thành công
Bàn giao dịch cần có thẩm quyền và trách nhiệm giải trình để đưa ra quyết định mà không cần sự tham gia của người khác, đảm bảo họ được trao quyền. Nhóm pháp lý có thể cho phép bộ phận bán hàng đưa ra quyết định dựa trên các điều khoản hợp đồng không chuẩn hoặc họ có thể tạo một hệ thống phê duyệt yêu cầu xem xét pháp lý bất cứ khi nào hợp đồng đi chệch khỏi các thông số đặt trước.
#4. Đừng bỏ qua các bên liên quan quan trọng nhất
Bàn giao dịch nhằm mục đích giúp bộ phận bán hàng kết thúc giao dịch nhanh hơn nhưng không phải ở mức giá trải nghiệm của khách hàng. Đảm bảo ưu tiên khách hàng trong suốt chu kỳ bán hàng vì trải nghiệm khách hàng kém có thể dẫn đến mất động lực, chán nản và ấn tượng ban đầu tiêu cực về công ty cũng như các nhóm mà họ đã tương tác. Bất kể bàn giao dịch có hiệu quả đến mức nào, nếu khách hàng có trải nghiệm kém, doanh số bán hàng sẽ không nhận được hợp đồng trên các đường chấm chấm.
#5. Cân nhắc sử dụng phần mềm Deal Desk
Phần mềm bàn giao dịch, thường là phần mềm tự động hóa bán hàng, có thể giúp các nhóm xử lý và duy trì giao dịch của họ hiệu quả hơn. Việc tích hợp phần mềm này với CRM ưa thích của bộ phận bán hàng cũng có thể tạo ra luồng dữ liệu hai chiều, giúp mọi thứ luôn cập nhật và hỗ trợ các nhóm kiểm soát phiên bản.
Danh sách kiểm tra cho Deal Desk.pdf
Cách thiết lập bàn giao dịch thành công
Giống như bất kỳ điều gì khác trong công ty của bạn, hiệu quả của bàn giao dịch như một tài sản thành công được xác định bởi cách nó được cấu trúc và tổ chức.
Hãy xem xét các phương pháp hay nhất này để thiết lập bàn giao dịch thành công—và tránh một số lý do điển hình khiến bàn giao dịch thất bại:
#1. Xác định nhiệm vụ của tất cả nhân viên bộ phận giao dịch và các bên liên quan
Mỗi bàn giao dịch là duy nhất và việc thiết lập cũng như cấu trúc của nó có thể khác nhau giữa các công ty. Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của tất cả nhân viên bàn giao dịch cũng như kỳ vọng của từng bên liên quan sẽ cộng tác với nhóm bàn giao dịch là rất quan trọng.
Tôi có một người bạn bắt đầu thành lập một bàn giao dịch; sau khi đặt ra nhiệm vụ của bàn giao dịch, anh ấy đảm bảo nhóm có quyền thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Ví dụ, anh ấy đồng ý rằng bộ phận giao dịch phải có tiếng nói cuối cùng về việc thỏa thuận giá không theo tiêu chuẩn và để họ sử dụng quyền hạn của mình ở đây. Nhân viên bàn giao dịch của anh ấy cũng yêu cầu các công cụ để giúp họ sắp xếp ngăn nắp và hoạt động hiệu quả, vì vậy hãy cân nhắc sử dụng phần mềm bàn giao dịch mạnh mẽ hoặc nghiên cứu xem phần mềm tự động hóa bán hàng là gì và giải pháp nào là tốt nhất cho nhóm của bạn.
#3. Luôn ghi nhớ khách hàng của bạn trong suốt quá trình bán hàng
Bàn giao dịch không chỉ giúp các nhóm nội bộ cộng tác mà còn mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho tất cả khách hàng tiềm năng. Hiểu hành trình của người mua là điều quan trọng đối với chiến lược và hoạt động của bạn.
Cách tạo bàn giao dịch hiệu quả
Tạo trước một luồng quy trình mạnh mẽ để đảm bảo rằng bàn giao dịch của bạn hoạt động trơn tru. Các thành viên trong nhóm làm việc tại bộ phận giao dịch sẽ được phân công các nhiệm vụ bên ngoài các giao dịch được thực hiện thông qua bộ phận này, vì vậy việc giúp mọi người cùng thống nhất và sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ một cách hợp lý là rất quan trọng.
#1. Đặt kỳ vọng
Mỗi tổ chức sử dụng bàn giao dịch của mình một cách khác nhau và bước đầu tiên là xác định các mục tiêu của bàn giao dịch của bạn. Kiểm tra hoạt động bán hàng của bạn và xác định bất kỳ khoảng trống nào cần được lấp đầy. Hãy hỏi những câu hỏi sau:
- Nhân viên bán hàng có thể nhận trợ giúp ở đâu?
- Những sai sót nào tồn tại trong quy trình bán hàng hiện tại của chúng ta?
- Làm cách nào chúng tôi có thể cải thiện các mốc thời gian của chu kỳ bán hàng và tỷ lệ trúng thầu?
Sử dụng câu trả lời của bạn để thiết lập những kỳ vọng về những gì bạn muốn bộ phận giao dịch của mình thực hiện. Ví dụ, người bạn mà tôi nói trước đó nói rằng nhân viên gặp khó khăn với những giao dịch có giá trị cao vì họ cần nhiều thời gian và công sức hơn, và bộ phận giao dịch có thể xử lý chúng từ đầu đến cuối. Bằng cách đó, những giao dịch đó nhận được sự quan tâm và hỗ trợ nhiều hơn, giúp những người khác có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những ưu đãi có giá trị thấp hơn.
#2. Xác định chiến lược công việc của bạn
Mỗi nhóm đều cần có chiến lược để hoàn thành công việc. Bằng cách thiết lập quy trình làm việc ngay từ đầu, bạn có thể đảm bảo rằng khi các thành viên trong nhóm gặp nhau, họ biết chính xác những gì cần hoàn thành và cách thực hiện nó.
#3. Luôn xác định nhóm của bạn
Khi bạn đã thiết lập các yêu cầu cho bàn giao dịch của mình, việc xác định các thành viên trong nhóm mà bạn yêu cầu sẽ rất đơn giản. Nếu bạn đã chọn bộ phận giao dịch của mình sẽ xử lý các giao dịch có giá trị cao từ đầu đến cuối, bạn sẽ cần các thành viên trong nhóm có thể quản lý từng giai đoạn của quy trình bán hàng, bao gồm:
- Đại diện bán hàng
- Thành viên nhóm pháp lý
- Thành viên nhóm tài chính
- Thành viên nhóm tiếp thị
- Thành viên nhóm thành công của khách hàng.
Những chuyên gia này sẽ xử lý việc tạo khách hàng tiềm năng, thiết lập hợp đồng, định giá, cơ cấu giao dịch và tương tác với các giao dịch có giá trị cao, trong khi đội ngũ bán hàng sẽ tập trung vào các giao dịch có giá trị thấp hơn.
#4. Điều chỉnh chiến lược của bạn khi cần thiết
Sử dụng kết quả điều tra của bạn để điều chỉnh chiến lược bàn giao dịch của bạn. Trong khi bàn giao dịch có thể tăng doanh số bán hàng của bạn thì một nhóm hoạt động kém có thể làm giảm lợi nhuận. Để tránh những tác động bất lợi, hãy tiến hành nghiên cứu bàn giao dịch bất cứ khi nào bạn đánh giá quy trình bán hàng của mình, tốt nhất là thường xuyên. Bằng cách đó, bạn có thể theo dõi tiến độ và hiệu quả của nhóm.
#5. Đặt tiêu chí giao dịch
Bây giờ bạn đã có đội ngũ nhân viên sẵn sàng xử lý bộ phận giao dịch, hãy xác định tiêu chí để các thỏa thuận được phân loại là có giá trị cao. Tiêu chí để xác định những gì cấu thành một giao dịch có giá trị cao (hoặc phức tạp) có thể bao gồm:
- Khách hàng có mức độ nổi bật
- Khách hàng vượt quá ngân sách cụ thể
- Khách hàng có nhiều đầu mối liên hệ
- Khách hàng yêu cầu rất nhiều sự tham gia.
Nếu bạn muốn bộ phận giao dịch của mình quản lý các giao dịch có giá trị cao từ đầu đến cuối, nhóm bán hàng nên chuyển tiếp tất cả các khách hàng tiềm năng đáp ứng tiêu chí. Tuy nhiên, bộ phận giao dịch có thể tham gia vào bất kỳ thời điểm nào trong quá trình bán hàng. Ví dụ: việc gửi khách hàng tiềm năng có giá trị cao đến bàn giao dịch chỉ hiệu quả hơn sau khi đại diện bán hàng nuôi dưỡng họ.
5 dấu hiệu hàng đầu bạn cần một bàn giao dịch
Tại sao bạn cần một bàn giao dịch ngay từ đầu? Nghiên cứu của tôi đã chỉ ra rằng sau đây là 5 lý do hàng đầu mà bạn cần thiết lập bàn giao dịch.
#1. Đại diện bán hàng của bạn còn nhiều hơn yêu cầu
Tôi nhớ lại khi làm việc với một công ty có hơn mười đại diện bán hàng và gặp rất nhiều trở ngại. Sự phối hợp và tính nhất quán trở nên khó duy trì hơn, dẫn đến thông điệp nhất quán và sự hiểu lầm của khách hàng.
Quản lý một lực lượng lao động lớn đòi hỏi phải có sự lãnh đạo mạnh mẽ và theo dõi hiệu suất. Việc phân bổ lãnh thổ và phân bổ khách hàng tiềm năng đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ. Sự cạnh tranh giữa các đại diện có thể xảy ra, ảnh hưởng đến mối quan hệ trong nhóm. Mở rộng quy mô mà không có hệ thống và quy trình phù hợp có thể dẫn đến thiếu hiệu quả. Hơn nữa, việc duy trì một nền văn hóa bán hàng nhất quán trở nên khó khăn.
#2. Doanh thu và lợi nhuận không đạt mục tiêu
Khi doanh thu và lợi nhuận không đạt được mục tiêu kinh doanh, việc thiết lập bàn giao dịch có thể là một lựa chọn phù hợp. Bàn giao dịch hợp lý hóa giá cả, điều khoản và thảo luận, đảm bảo rằng các giao dịch đáp ứng mục tiêu lợi nhuận. Họ cải thiện kỷ luật về giá, giảm chiết khấu và tìm kiếm cơ hội sinh lời.
Hơn nữa, bàn giao dịch khuyến khích tính đồng nhất, minh bạch và hợp tác đa chức năng trong quá trình thực hiện giao dịch, dẫn đến các quyết định tốt hơn. Cuối cùng, chúng hỗ trợ tối ưu hóa các thỏa thuận, tăng doanh thu và bảo vệ tỷ suất lợi nhuận, biến chúng thành tài sản vô giá cho các doanh nghiệp đang gặp vấn đề về doanh thu và tỷ suất lợi nhuận.
#3. Tác động tiêu cực của mức dưới mức tối ưu
Bàn giao dịch có thể cải thiện đáng kể quy trình báo giá theo đơn đặt hàng đang chậm chạp bằng cách tinh giản và tăng hiệu quả. Nó tập trung quản lý giao dịch, đảm bảo báo giá phù hợp với kế hoạch định giá, điều khoản và mục tiêu lợi nhuận. Bàn giao dịch giúp giảm sai sót và chậm trễ bằng cách thúc đẩy sự liên lạc và phối hợp rõ ràng giữa các bộ phận bán hàng, tài chính và pháp lý. Nó cũng cải thiện khả năng hiển thị về tiến trình và trở ngại của thỏa thuận, cho phép hành động nhanh chóng.
#4. Cấu trúc giao dịch phức tạp
Bàn giao dịch giúp xử lý các giao dịch phức tạp bằng cách cung cấp kiến thức và tổ chức. Nó tập hợp các nhóm đa chức năng lại với nhau, từ đó cải thiện khả năng giao tiếp và ra quyết định. Bàn giao dịch đánh giá khả năng tồn tại của giao dịch, xác nhận tính nhất quán với mục tiêu của công ty và khả năng chấp nhận rủi ro. Họ phát triển các mô hình định giá thống nhất, xử lý các vấn đề phức tạp trong hợp đồng và tối ưu hóa các điều khoản để rút ngắn thời gian đàm phán và cải thiện chất lượng giao dịch. Bàn giao dịch có thể cung cấp khả năng hiển thị tốt hơn về tiến trình giao dịch, cho phép các nhóm giải quyết khó khăn một cách chủ động.
Tóm lại, bàn giao dịch đơn giản hóa và sắp xếp sự phức tạp của các giao dịch phức tạp, nâng cao hiệu quả, giảm rủi ro và cuối cùng là cải thiện tỷ lệ thành công của các giao dịch có giá trị cao này.
#5. Phạm vi tốc độ tăng trưởng hàng năm
Việc giới thiệu một bàn giao dịch để tăng trưởng 10-20% hàng năm là một chiến lược. Nó đảm bảo các quy trình giao dịch nhất quán và có thể mở rộng để có thể xử lý khối lượng bán hàng ngày càng tăng. Bàn giao dịch tối ưu hóa giá cả và các điều khoản để bảo vệ lợi nhuận đồng thời thúc đẩy tăng trưởng. Họ tăng thêm sự gắn kết cho chiến thuật bán hàng bằng cách liên kết các nhóm với mục tiêu của công ty. Khi thị trường trở nên phức tạp hơn, các bộ phận giao dịch sẽ duy trì quyền kiểm soát, quản lý rủi ro và nâng cao hiệu quả đàm phán. Họ khuyến khích sự hợp tác đa chức năng, giảm bớt tắc nghẽn.
Bàn thỏa thuận giá là gì?
Bộ phận giao dịch là một nhóm đa chức năng quản lý quy trình chuyển đổi thành tiền mặt. Đó là một trung tâm tập trung quy tụ các bên liên quan từ bộ phận bán hàng, tài chính, tiếp thị, thành công của khách hàng và pháp lý để đảm bảo sự tham gia và ủng hộ nhằm cải thiện quy trình bán hàng.
Làm thế nào để xây dựng một bàn giao dịch?
và những kỳ vọng. Mỗi tổ chức sử dụng bàn giao dịch của mình một cách khác nhau và bước đầu tiên là xác định các mục tiêu của bàn giao dịch của bạn.
- Xác định nhóm của bạn.
- Đặt tiêu chí thỏa thuận.
- Xác định cách tiếp cận làm việc của bạn.
- Phân tích thành công của bạn.
- Sửa đổi kế hoạch của bạn khi cần thiết.
Kết luận
Nhận biết các tín hiệu cho thấy công ty của bạn cần có bàn giao dịch là bước đầu tiên để cải thiện quy trình thực hiện giao dịch của bạn. Từ sự không nhất quán về giá cho đến sự phức tạp của việc mở rộng nhanh chóng, các chỉ số này cung cấp hướng dẫn hữu ích để thực hiện hành động. Bàn giao dịch được triển khai tốt có thể là chìa khóa để chuyển đổi quy trình bán hàng của bạn, đảm bảo lợi nhuận và hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.
Hãy dành thời gian của bạn với những vấn đề trở nên không thể vượt qua; thay vào đó, hãy nắm bắt cơ hội để tăng năng suất, duy trì lợi nhuận và trao quyền cho nhóm của bạn để tự tin đàm phán trong thế giới đàm phán phức tạp. Chấp nhận tiềm năng của bàn giao dịch để đưa công ty của bạn đạt được thành công cao hơn trong bối cảnh cạnh tranh ngày nay.
dự án
