Email theo dõi có thể giúp bạn tiếp tục cuộc trò chuyện nếu email của bạn đã từng bị bỏ qua. Nhưng có thể khó biết cách tiếp tục với email theo dõi nếu bạn không nhận được. Có một lý do khiến bạn đang theo dõi một thứ gì đó, vì vậy bạn không muốn tỏ ra tự đề cao (đôi khi mọi người bận rộn và tất cả chúng ta đều quên mọi thứ). Đừng lo lắng nếu bạn gặp khó khăn trong việc đưa ra lời nhắc phản ứng một cách tôn trọng và chuyên nghiệp. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi đi sâu vào chi tiết về cách soạn thảo email theo dõi sau cuộc phỏng vấn và không nhận lại được gì, đồng thời đưa ra một số ví dụ hữu ích.
Theo dõi Email
Email theo dõi là email bạn gửi cho người mà bạn đã nói chuyện qua email. Có một số lý do để bạn cân nhắc việc gửi email theo dõi, bao gồm:
- Nhắc nhở người nhận về một email bạn đã gửi.
- Hỏi về một cái gì đó hoặc nhận được một phản ứng.
- Khi nộp đơn xin việc hoặc sau khi gửi sơ yếu lý lịch của bạn, hãy nhắc người nhận về thời gian hoặc ngày quan trọng (ví dụ: đối với một sự kiện).
- Chức năng của email theo dõi là dùng để nhắc nhở hoặc nhắc nhở về email trước đó bạn đã gửi. Nó nhằm mục đích khơi dậy một cuộc trò chuyện và gợi ra một phản hồi hơn là để bắt đầu một cuộc trò chuyện.
Các email theo dõi hiệu quả nhất là cô đọng, ngắn gọn, trang trọng và quan trọng nhất là trực tiếp. Đừng lãng phí lời nói hay thời gian; nói với các chuyên gia: Các nhà nghiên cứu từ nhóm Hoa Kỳ đã kiểm tra hơn 2 tỷ email và phát hiện ra rằng người dùng thường xuyên quét các email dài. Các nhà nghiên cứu trong nghiên cứu đã xác định nguyên nhân chính của việc bỏ qua email:
- Thời lượng hoặc nỗ lực đưa ra để trả lời email
- Khối lượng công việc và ngữ cảnh của người dùng, nhận dạng người gửi và số lượng người nhận trong một chuỗi
- Tính khẩn cấp của email
Cách gửi Email theo dõi
Hãy chú ý đến định dạng email khi bạn tạo email theo dõi, đặc biệt là phần đầu và phần cuối. Hãy cho người nhận biết những gì bạn cần họ hoàn thành, đi thẳng vào vấn đề và làm cho nó ngắn gọn và đơn giản. Để có email theo dõi tốt, hãy sử dụng các bước sau:
#1. Quyết định về mục tiêu của email tiếp theo của bạn và cho khách hàng tiềm năng của bạn biết điều đó
Nếu bạn không chắc chắn về những gì bạn muốn nói trong email của mình, đừng gửi nó! Lập kế hoạch trước cho các mục tiêu bạn muốn hoàn thành với từng email theo dõi riêng lẻ. Dù mục tiêu của bạn là gì, hãy chắc chắn rằng nó được biết đến trong email và truyền đạt nó một cách chính xác. Cố gắng rõ ràng nhất có thể; điều này sẽ cho khách hàng tiềm năng thấy rằng bạn không lãng phí thời gian của họ và họ sẽ hiểu tại sao bạn muốn họ chú ý, tăng cơ hội nhận được thông tin hoặc phản ứng mà bạn cần từ họ.
Ví dụ,
- “First_Name,” nếu bạn quan tâm đến đề xuất của tôi, tôi rất sẵn lòng chỉ cho bạn cách tận dụng tối đa sản phẩm của chúng tôi. Truy cập trang này để lên lịch trình demo miễn phí.
- Gần đây, “Tên tổ chức của bạn” đã phát hành “Tên sản phẩm” và cách bạn xem “nó sẽ tác động đến họ như thế nào” có thể bị ảnh hưởng rất nhiều.
- Bạn có thể [tăng doanh số bán hàng của mình lên 10% trong quý này] với sự trợ giúp của [tên sản phẩm]! Bạn có sẵn sàng dùng thử miễn phí không? Đó là câu hỏi của tôi.
#2. Kiểm tra Dòng tiêu đề của Email đầu tiên của bạn có hấp dẫn không Dòng tiêu đề của Email tiếp theo
Dòng chủ đề của email của bạn nên có trọng lượng lớn hơn văn bản nội dung của email. Xét cho cùng, dòng tiêu đề là một trong những điều đầu tiên mà khách hàng tiềm năng của bạn nhìn vào.
Tránh sử dụng các từ có thể khiến bộ lọc thư rác bị tắt, gửi email của bạn vào thư mục thư rác hoặc thư rác. Khi viết các dòng tiêu đề, hãy ghi nhớ ba hướng dẫn sau:
- Bất cứ nơi nào bạn có thể, là duy nhất!
- Làm cho nó ngắn gọn và trực tiếp.
- Thêm câu hỏi thú vị.
- Giữ cho độ dài dòng chủ đề của bạn được tối ưu hóa ở 9 từ và 60 ký tự, đặc biệt đối với người đọc trên thiết bị di động.
- Thực hiện thử nghiệm A / B
#3. Cách viết một dòng giới thiệu cho email tiếp theo tới khách hàng: Đưa ra bối cảnh của khách hàng tiềm năng.
Trong trường hợp bạn quên, trung bình các chuyên gia kinh doanh gửi và nhận 121 email mỗi ngày. Do đó, người nhận email khó có thể nhận ra bạn, vì vậy, điều quan trọng là phải bao gồm kết nối cá nhân, thông tin nhận dạng đặc biệt hoặc sở thích chung sẽ cung cấp cho họ ngữ cảnh và giúp bạn dễ nhớ hơn.
Bạn phải đảm bảo khơi dậy trí nhớ của họ bằng câu mở đầu của mình, có thể bằng cách thu hút sự chú ý của họ đến email trước đó của bạn. Họ có xu hướng trả lời người mà họ đã nói chuyện trước đây, ngay cả khi họ không thể nhớ ra bạn.
Bạn có thể sử dụng các công cụ mở email được liệt kê bên dưới để giới thiệu bản thân và cung cấp cho người nhận một số thông tin cơ bản:
- Lời chào, Tên> Bạn đã đọc email trước của tôi, tôi nhận thấy. Tôi chỉ đơn giản là có một câu hỏi.
- Để theo dõi email tôi đã gửi vài ngày trước, tôi viết thư cho bạn.
- First Name, tôi chỉ muốn gửi cho bạn một thông tin theo dõi nhanh để xem bạn nghĩ gì về chủ đề của email.
- Bạn có thể xem qua email trước của tôi được không?
- Mặc dù tôi biết rằng bạn có thể đang bận rộn ngay bây giờ, tôi nghĩ bạn có thể thấy điều này hữu ích.
- Tôi chưa nhận được phản hồi từ bạn, "Tên", nhưng tôi tin rằng "chủ đề của email" sẽ mang lại kết quả mà bạn đang theo đuổi.
#4. Tăng giá trị của bạn
Bạn nhận ra giá trị của nội dung có giá trị vì bạn nhận được email. Ngoài ra, bạn có thể sẽ quyết định không trả lời email nếu nó không bổ sung gì cho cuộc sống của bạn. Bạn có thể thêm giá trị cho khách hàng tiềm năng của mình theo những cách sau:
- Chia sẻ xác nhận hoặc lời chứng thực của khách hàng (tốt nhất là từ một người nào đó trong cùng lĩnh vực hoặc doanh nghiệp với họ).
- Giải pháp cho một số vấn đề
- Một bài đăng trên blog
- Bằng chứng xã hội
- E-book
- Hướng dẫn hoặc video
- nghiên cứu sơ thẩm
- Webinar
- Ưu đãi và chiết khấu hấp dẫn
- Thời gian dùng thử dài hơn mà không tính phí.
Nó phải phù hợp với họ và được họ coi là lợi ích dưới bất kỳ hình thức nào bạn chọn để gia tăng giá trị. Khách hàng tiềm năng của bạn phải được thúc đẩy để trả lời để bạn bắt đầu cuộc trò chuyện với họ.
#5. Bao gồm Lời kêu gọi hành động.
Email của bạn phải có thể thực hiện được hoặc đơn giản để trả lời. Làm thế nào chính xác để bạn đi về làm điều đó? Bạn bao gồm Lời kêu gọi hành động (CTA) mạnh mẽ. Trong mọi trường hợp, bạn không nên bỏ qua CTA của mình. Để tạo CTA hấp dẫn, hãy sử dụng các mẹo cơ bản sau:
- Đừng đưa ra “yêu cầu lớn” quá sớm trong chu kỳ theo dõi. Ưu tiên phát triển lòng tin. Trước khi khách hàng tiềm năng đồng ý thỏa thuận, hãy cho họ cơ hội tìm hiểu thêm về bạn. Bắt đầu bằng cách đưa ra những yêu cầu đơn giản, chẳng hạn như yêu cầu một cuộc họp nhanh hoặc trao đổi tài nguyên.
- Đừng cho phép bất kỳ cơ hội nào cho sự không chắc chắn; càng rõ ràng càng tốt. Đừng mơ hồ và hãy cụ thể về những hành động mà bạn muốn khách hàng tiềm năng của mình thực hiện sau khi đọc phần này.
- Đừng đòi hỏi quá nhiều hoặc quá nhiệt tình. Khách hàng tiềm năng của bạn không muốn bị gánh nặng. Thay vào đó, hãy làm cho CTA (yêu cầu) của bạn rõ ràng và dễ hiểu để khách hàng tiềm năng có thể nhanh chóng đánh giá hoặc trả lời. Chỉ cần trả lời “có” nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về điều gì đó, sau đó tôi sẽ cung cấp cho bạn thêm thông tin chi tiết.
#6. Tự động hóa trình tự theo dõi của bạn
Sẽ rất khó để gửi email theo dõi theo cách thủ công. đặc biệt là nếu bạn phải theo dõi từng người một để xác định khách hàng tiềm năng nào thực sự đáng để tập trung vào. Thay vào đó, hãy sử dụng một công cụ tự động hóa email lạnh, cho phép bạn thiết kế các chu kỳ theo dõi tự động với các cài đặt khác nhau.
Theo dõi email sau cuộc phỏng vấn
Nếu một cuộc phỏng vấn xin việc diễn ra suôn sẻ, bạn sẽ muốn có thông tin cập nhật về quy trình tuyển dụng. Tuy nhiên, việc gửi email theo dõi sau cuộc phỏng vấn có một số cạm bẫy.
Bạn có thể bị mất việc nếu tỏ ra tự đề cao, cẩu thả hoặc quá tùy tiện. Làm thế nào để viết một email tiếp theo hấp dẫn sau một cuộc phỏng vấn
#1. Thời gian Email theo dõi của bạn.
Bước đầu tiên để theo dõi email sau cuộc phỏng vấn là để bụi lắng xuống. Người phỏng vấn của bạn có thể đang nói chuyện với các ứng viên khác, vì vậy việc gọi cho họ vào ngày hôm đó sẽ không giúp ích được gì. Gửi thông tin theo dõi quan trọng đó sau một vài ngày.
#2. Giọng hát
Giữ cho quá trình theo dõi của bạn chuyên nghiệp và lịch sự, bất kể cuộc phỏng vấn là gì. Tự ti là không phù hợp bây giờ. Làm rõ mục đích thông điệp của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin cập nhật về tuyển dụng, đừng lãng phí thời gian với những cuộc nói chuyện phiếm.
Nội dung email theo dõi
Gửi email theo dõi đòi hỏi kỷ luật. Làm theo hướng dẫn này để có một tin nhắn ngắn, chuyên nghiệp với tỷ lệ phản hồi tốt nhất.
#1. dòng tiêu đề
Dành hàng giờ cho một dòng chủ đề hấp dẫn là không cần thiết. Trả lời email gần đây nhất từ người phỏng vấn hoặc người quản lý nhân sự là cách tốt nhất để mở thư của bạn ngay lập tức.
Nếu điều này là không thể, chỉ cần cung cấp tên của bạn, ngày phỏng vấn và thời gian.
Sử dụng mẫu này:
John Smith: Thứ Ba, phỏng vấn lúc 4 giờ chiều
# 2. Giới thiệu
Nếu bạn đã trao đổi nhiều email và nói chuyện trực tiếp với người mà bạn đang liên hệ, bạn có thể bắt đầu email tiếp theo của mình bằng tên của họ. Nếu không, hãy sử dụng Mr./Ms. Jones.
#3. Bài kiểm tra cơ thể
Hãy đơn giản. Trước khi mở email của bạn, người phỏng vấn sẽ biết bạn đang cập nhật tiến độ cho họ. Trực tiếp lịch sự:
- Cảm ơn họ đã phỏng vấn.
- Chỉ định chức danh công việc và ngày phỏng vấn khi theo dõi cuộc phỏng vấn của bạn.
- Nhắc nhở bản thân về sự quan tâm của bạn và hỏi về những gì tiếp theo.
- Yêu cầu cập nhật trạng thái, nêu rõ rằng mọi thông tin sẽ được đánh giá cao.
- Đăng xuất
Mời người phỏng vấn của bạn đặt câu hỏi sau khi bạn đưa ra quan điểm của mình trong email tiếp theo. Kết thúc bằng “mong nhận được phản hồi từ bạn”, “cảm ơn” và toàn bộ tên của bạn.
#4. Lần kiểm tra cuối cùng
Trước khi gửi, hãy đọc lại email theo dõi của bạn. Dấu cách, chấm câu và đọc lại. Kiểm tra chính tả sẽ giúp ích.
Bạn nên đợi bao lâu sau cuộc phỏng vấn để theo dõi?
Thông thường, bạn nên cho người phỏng vấn ít nhất năm ngày làm việc để liên lạc với bạn. Điều đó ngụ ý rằng nếu bạn phỏng vấn vào thứ Năm, bạn nên đợi đến thứ Năm tuần sau để liên hệ với họ. Nếu tổ chức tuyển dụng phản hồi, điều này có thể cho thấy rằng bạn phải đợi một tuần hoặc lâu hơn.
Làm thế nào để bạn hỏi một cách lịch sự về kết quả phỏng vấn?
Kính gửi [Tên của Người quản lý tuyển dụng], Tôi hy vọng mọi thứ đều tốt đẹp. Tôi chỉ đơn giản là kiểm tra xem có bất kỳ cập nhật nào về khung thời gian hoặc trạng thái của vị trí với [chức danh công việc] mà tôi đã phỏng vấn vào [ngày phỏng vấn]. Tôi vẫn thực sự tò mò và mong muốn được nghe từ bạn.
Tốt nhất,
Tên Bạn
Làm thế nào để bạn theo dõi một cách lịch sự khi nhận được lời mời làm việc?
Các bước về cách lịch sự theo dõi lời mời làm việc bị bỏ qua
- Bắt đầu bằng cách mở rộng một lời chào lịch sự. Có thể hữu ích khi bắt đầu bằng lời chào thân mật tới người đọc vì bạn đang trả lời trong ngữ cảnh chuyên nghiệp.
- Cảm ơn bạn đã có cơ hội để nói chuyện với bạn.
- Hỏi về thời gian biểu hoặc nhẹ nhàng từ chối lời đề nghị.
- Xác nhận hành động tiếp theo của bạn.
- Xin vui lòng nói "cảm ơn" một lần nữa.
Làm thế nào để bạn hỏi nếu bạn vẫn đang được xem xét cho một công việc?
Kính gửi [Tên người quản lý tuyển dụng]!
Tôi hy vọng tất cả mọi thứ là tốt. Tôi đã nhận được một lời đề nghị từ một tổ chức khác, vì vậy tôi muốn tìm hiểu xem vị trí [chức danh công việc] đang hoạt động như thế nào. Tôi vẫn thực sự quan tâm đến việc gia nhập đội ngũ nhân viên tại [tên doanh nghiệp] và muốn tìm hiểu thêm về trạng thái đơn đăng ký của mình cũng như thời gian biểu trước khi đưa ra lựa chọn. Nếu bạn có thời gian, chỉ cần cho tôi biết.
Cảm ơn!
Tên Bạn
Phải làm gì nếu không có phản hồi sau cuộc phỏng vấn?
Nếu bạn không nhận được phản hồi, bạn có thể gửi email cho cuộc phỏng vấn thứ hai. Để tiếp tục cuộc trò chuyện, hãy tìm kiếm những lời chỉ trích mang tính xây dựng. Theo cách này, nếu bạn không nhận được công việc, bạn có thể tìm hiểu thêm về lý do tại sao. Điều quan trọng nhất cần ghi nhớ là luôn tôn trọng và chủ động hơn là ngược lại.
Làm thế nào để bạn theo dõi sau một cuộc phỏng vấn mà không có phản hồi?
Dưới đây là cách gửi email theo dõi để tìm hiểu xem mọi thứ diễn ra như thế nào sau cuộc phỏng vấn của bạn:
- Xác minh rằng bạn có quyền kết nối.
- Tạo một dòng chủ đề phù hợp.
- Quan sát nghi thức email thích hợp.
- Hãy bắt đầu với một số thông tin cơ bản.
- Đặt một truy vấn.
- Thể hiện sự tò mò của bạn.
- Đọc lại một lần nữa.
Bài viết liên quan
- CÁCH YÊU CẦU TĂNG QUA EMAIL: [Mẹo miễn phí] Hướng dẫn & Mẫu.
- CÁCH Sa thải ai đó: Lời khuyên tốt nhất về cách sa thải nhân viên và những điều không nên nói
- QUẢN LÝ EMAIL: Ý nghĩa, Phần mềm, Chiến lược & Kỹ năng
- ĐIỆN THOẠI: Ý nghĩa, Ứng dụng, Video & Mẹo cần biết
Tài liệu tham khảo
