Những thay đổi trong thương mại toàn cầu, đặc biệt là sự nổi bật ngày càng tăng của nền kinh tế kỹ thuật số, đã tác động đến quy trình hải quan. Ở một thời điểm nào đó, sự trỗi dậy của thương mại điện tử được coi là lời nguyền đối với hải quan, điều này cũng ảnh hưởng đến tính dễ tuân thủ của các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ vận chuyển. Một số tổ chức gặp phải trở ngại khi họ xử lý các quy định, hệ thống và quy trình khác nhau.
Quá trình tuân thủ các yêu cầu hải quan nghe có vẻ đơn giản và dễ dàng nhưng thực tế lại không như vậy. Có rất nhiều yếu tố đang diễn ra. Có những thách thức, đặc biệt là với sự phát triển của thương mại quốc tế và sự thay đổi chính sách của chính phủ. Dưới đây là hướng dẫn ngắn gọn để vượt qua những trở ngại khác nhau trong việc tuân thủ hải quan.
Làm rõ các quy định và yêu cầu
Đây là điều hiển nhiên nhưng cần phải nhấn mạnh vì nhiều người vẫn phạm sai lầm khi coi các quy định là mối quan tâm phụ. Họ chỉ cố gắng làm quen với các yêu cầu, quy tắc và quy trình vì họ đang trong quá trình vận chuyển sản phẩm của mình. Các quy trình thông quan là một thành phần quan trọng của thương mại và vận chuyển quốc tế. Nó phải là một trong những điều đầu tiên doanh nghiệp phải nắm vững. Nó không thể là một suy nghĩ lại hoặc một cái gì đó được giao hoàn toàn cho công ty vận chuyển.
Các quốc gia khác nhau có các quy định, yêu cầu và thủ tục hải quan khác nhau. Một số có thể có những điểm tương đồng, nhưng điều quan trọng là phải chú ý đến những khác biệt có thể có. Ví dụ, việc vận chuyển nông sản đến các nước ở Đông Nam Á có thể khác khi điểm đến là Australia, vì Australia có các quy định an toàn sinh học chặt chẽ hơn. Việc đưa các mặt hàng bị cấm vào container có thể dẫn đến việc từ chối nhập cảnh toàn bộ container nếu có nghi ngờ về sự ô nhiễm do một mặt hàng cụ thể bị đội chịu trách nhiệm chuẩn bị lô hàng bỏ qua.
Điều quan trọng là phải hiểu biết sâu sắc về các quy định và quy trình hải quan, đặc biệt là khi vận chuyển đến một quốc gia mới có các quy tắc và yêu cầu xa lạ. Những sai sót trong thủ tục hải quan không chỉ gây bất tiện mà còn có thể gây ra những chi phí hoặc tổn thất đáng kể. Ngoài ra, đừng quên tính đến các hiệp định thương mại tự do (FTA). Họ có thể giảm hoặc loại bỏ thuế hải quan nhưng vẫn có những thủ tục cần tuân theo.
Đảm bảo tài liệu và phân loại sản phẩm phù hợp
Vấn đề về chứng từ là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây chậm trễ trong thông quan. Chúng bao gồm thông tin không chính xác, thông tin không đầy đủ và chi tiết không nhất quán. Các lỗi thường xuất hiện trong danh sách đóng gói, hóa đơn, vận đơn, giấy phép và giấy chứng nhận xuất xứ. Đó là lý do tại sao việc thiết lập một hệ thống để đảm bảo tránh được các vấn đề về tài liệu là rất quan trọng. Nên tiến hành kiểm tra nhiều tài liệu hoặc có thể phân công một cặp nhân viên để kiểm tra tài liệu, đặc biệt khi liên quan đến số lượng, mô tả và trình độ về thuế quan. Ngoài ra, nó còn giúp tự động hóa và số hóa tài liệu để việc kiểm tra và theo dõi thuận tiện hơn.
Mặt khác, điều quan trọng là phải phân loại hợp lý hàng hóa được vận chuyển theo mã Hệ thống hài hòa (HS) để đảm bảo nộp đúng thuế, phí. Việc phân loại sai sản phẩm có thể dẫn đến việc nộp thiếu hoặc nộp thừa thuế; một trong hai điều đó có thể gây rắc rối cho quá trình xử lý hải quan. Điều quan trọng là phải lưu ý các tiêu chuẩn tài liệu cụ thể cho các điểm đến cụ thể. Ví dụ: các lô hàng đến Brazil cần phải tuân theo Danh pháp chung Mercosur (NCM). Việc không thực hiện tiêu chuẩn có thể tạo ra sự chậm trễ và kém hiệu quả không cần thiết.
Duy trì sự trung thực và minh bạch
Sẽ tốt hơn nếu giả định rằng cơ quan hải quan sẽ luôn thực thi tất cả các quy định và yêu cầu áp dụng và họ khó có thể thỏa hiệp. Mặc dù có thể có một số câu chuyện mang tính giai thoại về việc gặp phải các quan chức hải quan tỏ ra thiếu kỹ lưỡng trong quá trình kiểm tra hoặc thiếu khoan dung trong việc áp dụng các quy định, nhưng vẫn nên lường trước các cuộc kiểm tra nghiêm ngặt và thực thi quy định. Vì vậy, sự trung thực và minh bạch là điều bắt buộc. Tránh mọi nỗ lực nhằm định giá thấp hoặc khai báo sai sản phẩm, che giấu hoặc ngụy trang các mặt hàng bị cấm và che giấu sai sót trong thủ tục giấy tờ.
Nếu có vấn đề phát hiện muộn, tốt nhất nên trao đổi với cơ quan chức năng còn hơn là chờ họ phát hiện ra và trì hoãn vô thời hạn quá trình thông quan. Các biện pháp khắc phục hoặc giải quyết vấn đề có thể được gửi đi nhanh hơn nếu doanh nghiệp thẳng thắn nói ra mối quan ngại của mình, đặc biệt là các vấn đề về tài liệu. Tư duy hợp tác toàn diện với công chức hải quan không chỉ là việc làm có đạo đức; nó cũng giúp xây dựng mối quan hệ khiến các quá trình trở nên liền mạch và dễ chịu.
Chủ động quản lý rủi ro và vấn đề
Thương mại quốc tế và vận chuyển sẽ luôn đi kèm với những rủi ro và vấn đề như giao hàng chậm trễ, các vấn đề tuân thủ, tịch thu và các vấn đề về kiểm tra và kiểm tra hải quan. Sẽ cực kỳ hiếm khi tìm thấy những doanh nghiệp chưa từng gặp phải rủi ro và vấn đề về thủ tục hải quan. Vì vậy, việc đưa ra các phương án dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố không đáng có là điều khôn ngoan.
Đầu tiên, chuỗi cung ứng phải luôn tính đến khả năng lập lịch trình vận chuyển. Không thể loại bỏ hoàn toàn tình trạng tắc nghẽn tại cảng, sai sót về tài liệu và các vấn đề được phát hiện khi kiểm tra. Những điều này cần được dự đoán và phản ánh trong lịch trình vận chuyển hàng hóa.
Tận dụng công nghệ hiện đại
Quá trình thông quan có thể được hưởng lợi từ nhiều công nghệ khác nhau để tránh những cạm bẫy khác nhau. Đối với người mới bắt đầu, số hóa hồ sơ giúp dễ dàng giám sát tất cả hồ sơ và đảm bảo tính chính xác và nhất quán của chúng. Ngoài ra còn có các thiết bị IoT giúp đơn giản hóa việc giám sát chuyển động của sản phẩm và mức tồn kho. Điều quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện đại là nâng cao nguồn lực CNTT của họ thay vì mắc kẹt với việc sử dụng máy tính để lưu trữ hồ sơ và một số thông tin liên lạc trực tuyến.
Nhiều công nghệ hiện đại khác nhau có thể giúp việc tuân thủ hải quan nhanh hơn và dễ dàng hơn. Ngoài ra, nhiều cơ quan hải quan đang tận dụng công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả hoạt động. Các doanh nghiệp không nắm bắt được công nghệ mới có thể tự gây ra sự chậm trễ khi làm việc với các cơ quan hải quan có hệ thống khai thuế và thông quan điện tử. Nên làm quen và sử dụng các phần mềm thông quan, công cụ tự động hóa để đẩy nhanh quy trình và giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người.
Tóm lại, quy trình thông quan có thể đầy rẫy những cạm bẫy về tuân thủ quy định, các vấn đề về chứng từ và phân loại, rủi ro và các tình huống bất ngờ cũng như trình bày sai. Tuy nhiên, đây không phải là điều không thể tránh khỏi. Có nhiều cách để vượt qua những thách thức này và đẩy nhanh các quy trình đồng thời tránh các vấn đề và trở ngại nghiêm trọng tại các cảng.
