Bạn thấy đấy, hầu hết mọi người đều có thể viết email và vẫn gửi tin nhắn. Nhưng phải mất nhiều thời gian hơn để viết một bản ghi nhớ. Ngoài việc truyền tải thông tin, một bản ghi nhớ phải rất rõ ràng và súc tích, nếu không, bạn sẽ chỉ khiến người đọc cảm thấy nhàm chán và cuối cùng họ sẽ hiểu sai ý chính. Ở đây, tôi sẽ cung cấp cho bạn các bước có thể thực hiện được về cách viết một bản ghi nhớ ngắn gọn với các mẫu hữu ích. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn đang nhầm lẫn một bản ghi nhớ với một email, trước tiên hãy xác định một bản ghi nhớ, hay còn gọi là bản ghi nhớ.
Chìa khóa chính
Bản ghi nhớ là một thông điệp ngắn gọn truyền tải hiệu quả thông tin quan trọng trong một tổ chức. Nó được cấu trúc theo cách trình bày hiệu quả và chính xác lượng thông tin phong phú.
Để viết một bản ghi nhớ tốt:
- Bắt đầu bằng tiêu đề
- Xây dựng một tuyên bố rõ ràng, khách quan
- Cung cấp một đoạn nội dung toàn diện
- Cung cấp thông tin cơ bản
- Bao gồm các nhiệm vụ và hướng dẫn cụ thể
- Bao gồm một kết luận ngắn gọn
- Bao gồm thông tin liên lạc của bạn
- Bao gồm các tệp đính kèm khi cần thiết
Bản ghi nhớ là gì?
Bản ghi nhớ là một thông điệp ngắn gọn truyền tải thông tin quan trọng một cách hiệu quả. Bạn có thể linh hoạt chọn phương tiện phù hợp nhất để liên lạc tại nơi làm việc của mình, chẳng hạn như email, thông báo Slack hoặc thông báo thực tế trên bảng thông báo.
Bản ghi nhớ được cấu trúc theo cách trình bày nhiều thông tin một cách hiệu quả và chính xác. Từ việc thông báo những thay đổi trong chính sách của công ty đến việc cung cấp các thông tin cập nhật quan trọng về dự án, thông tin liên lạc này đảm bảo rằng thời gian của độc giả không bị lãng phí. Viết email có thể là một nhiệm vụ mà bất cứ ai cũng có thể hoàn thành, nhưng việc thành thạo nghệ thuật viết ghi nhớ đòi hỏi phải có thời gian và sự luyện tập.
Đọc thêm: HỆ THỐNG EMAIL CHO DOANH NGHIỆP: 17+ Lựa chọn tốt nhất năm 2023 (Đánh giá chi tiết)
Khi nào bạn cần viết một bản ghi nhớ?
Gallup 2022 Báo cáo hiện trạng nơi làm việc toàn cầu tiết lộ rằng 41% nhân viên bày tỏ mong muốn thay đổi sự gắn kết hoặc văn hóa của công ty họ. Truyền thông là một ví dụ điển hình về điều này. Văn hóa mạnh mẽ được nâng cao nhờ các cuộc họp, email và các bản ghi nhớ hiệu quả, hỗ trợ sự tương tác.
Hiểu được thời điểm thích hợp để viết bản ghi nhớ cho phép bạn chọn hình thức giao tiếp phù hợp nhất cho các trường hợp nhất định và ngăn chặn việc hình thành các nhóm thông tin riêng lẻ. Dưới đây là một số tình huống mà bạn sẽ cần viết bản ghi nhớ:
#1. Thông báo cho nhân viên về chính sách hoặc thay đổi của công ty
Bản ghi nhớ là một công cụ tuyệt vời để thông báo cho nhân viên của bạn về mọi cập nhật hoặc sửa đổi đối với chính sách, thủ tục hoặc chiến lược của tổ chức bạn. Sự hiểu biết thống nhất được thúc đẩy và khuyến khích việc đặt câu hỏi ngay lập tức, tiết kiệm thời gian và ngăn chặn sự lan truyền thông tin sai lệch.
#2. Kêu gọi sự chú ý tới một vấn đề
Bản ghi nhớ là một cách hiệu quả để thông báo cho mọi người về một vấn đề quan trọng đang ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức bạn. Một bản ghi nhớ được soạn thảo tốt đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự gắn kết và nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Bằng cách thông báo cho các cá nhân về những vấn đề quan trọng và nêu bật tầm quan trọng của những đóng góp của họ, bản ghi nhớ đảm bảo rằng mọi người vẫn được kết nối và có giá trị.
Đọc thêm: KHẢO SÁT MỨC ĐỘ CAM KẾT CỦA NHÂN VIÊN: Nhà cung cấp tốt nhất, Câu hỏi & Câu trả lời
#3. Cung cấp thông tin cập nhật về một dự án
Bản ghi nhớ thông báo một cách hiệu quả cho các bên liên quan về tiến độ của dự án, mọi điều chỉnh về tiến trình hoặc bất kỳ yêu cầu nguồn lực nào. Việc thông báo cho mọi người về thời hạn và tiến độ phát triển đang diễn ra của dự án là rất quan trọng để tránh những trở ngại và đảm bảo thực hiện dự án suôn sẻ.
#4. Đưa ra yêu cầu
Bản ghi nhớ là một cách tuyệt vời để truyền đạt rõ ràng và trực tiếp các yêu cầu chính thức, chẳng hạn như yêu cầu về nguồn lực, phê duyệt hoặc phản hồi. Một bản ghi nhớ đóng vai trò như một công cụ thuyết phục để đạt được sự ủng hộ hoặc chấp thuận bằng cách nêu rõ lý do và lợi ích tiềm năng của yêu cầu của bạn. Ngoài ra, nó có thể dự đoán và giải quyết bất kỳ câu hỏi tiềm năng nào có thể phát sinh.
#5. Ghi nhận thành tích của nhân viên
Bản ghi nhớ có thể được sử dụng để ghi nhận và làm nổi bật hiệu suất và thành tích đặc biệt của nhân viên, chẳng hạn như thăng chức. Thể hiện sự ghi nhận cho sự làm việc chăm chỉ đồng thời nhấn mạnh các giá trị của công ty có tác dụng đa mục đích. Nó thúc đẩy tinh thần và thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực.
Tại sao bản ghi nhớ rõ ràng và ngắn gọn lại quan trọng
Giả sử bạn nhận được một bản ghi nhớ dài, chứa đầy ngôn ngữ khó hiểu và hướng dẫn không rõ ràng. Bạn sẽ đọc kỹ nó và hành động chứ? Hầu như không. Những bản ghi nhớ rõ ràng và ngắn gọn là rất quan trọng để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được hiểu và thực hiện một cách hiệu quả.
Cách viết một bản ghi nhớ rõ ràng và ngắn gọn
Định dạng đóng một vai trò quan trọng trong việc viết một bản ghi nhớ ngắn gọn và kỹ lưỡng. Mỗi thông tin trong bản ghi nhớ đều có vai trò giúp nó dễ hiểu và dễ thực hiện, giống như trong một email chuyên nghiệp. Điều này bao gồm mọi thứ từ dòng chủ đề đến lời chào.
Hãy làm theo các bước sau để đảm bảo tin nhắn của bạn rõ ràng và nhận được kết quả mong muốn:
#1. Bắt đầu bằng một tiêu đề.
Bắt đầu bằng cách thêm tiêu đề chi tiết để thiết lập ngữ cảnh. Bao gồm ngày tháng và chủ đề chung trong tiêu đề, cũng như người nhận và người gửi bản ghi nhớ. Cung cấp các yếu tố theo ngữ cảnh để giúp người đọc nắm được tiền đề cơ bản và thực hiện các hành động cần thiết.
#2. Xây dựng một tuyên bố rõ ràng, khách quan
Bắt đầu bản ghi nhớ của bạn bằng cách nêu rõ mục đích của nó một cách ngắn gọn và trực tiếp. Sử dụng một tuyên bố khách quan hoặc tuyên bố vấn đề để truyền đạt ý chính. Mục tiêu của bản ghi nhớ phải dễ hiểu đối với người nhận, cho phép họ nhanh chóng nắm bắt được ý định của nó.
Xem xét một thư xin việc. Thông thường, dòng mở đầu của một bản ghi nhớ nêu rõ mục đích một cách trực tiếp, đảm bảo rằng người đọc nhận thức ngay được bản chất và mục tiêu của tài liệu.
Đọc thêm: Kết hợp các tuyên bố sứ mệnh vào việc xây dựng thương hiệu: Hướng dẫn toàn diện cho doanh nghiệp
#3. Cung cấp một đoạn nội dung toàn diện
Đảm bảo nội dung của bản ghi nhớ kỹ lưỡng, ngay cả khi nó có không gian hạn chế. Điều này sẽ cho phép bạn phát triển các điểm chính một cách hiệu quả. Hãy bắt đầu ngay với những chi tiết quan trọng nhất, sau đó dần dần chuyển sang những thông tin ít quan trọng hơn nhưng vẫn có liên quan.
Cải thiện khả năng đọc bằng cách sắp xếp nội dung bằng các dấu đầu dòng hoặc danh sách được đánh số. Hãy chắc chắn rằng bài viết của bạn rõ ràng và tránh những thuật ngữ không cần thiết có thể gây nhầm lẫn cho người đọc. Đảm bảo rằng bản ghi nhớ của bạn ngắn gọn và dễ hiểu.
#4. Cung cấp thông tin cơ bản
Bao gồm phần thông tin cơ bản ngắn gọn nếu bản ghi nhớ của bạn đề cập đến các sự kiện, hoàn cảnh hoặc bản ghi nhớ trước đó. Điều này cung cấp bối cảnh, định hướng cho người đọc và gắn kết giao tiếp hiện tại của bạn với các sự kiện hoặc hành động trong quá khứ, mang lại sự hiểu biết toàn diện về tình huống hiện tại.
#5. Bao gồm các nhiệm vụ và thời hạn cụ thể.
Đưa lời kêu gọi hành động rõ ràng vào bản ghi nhớ, hướng dẫn người đọc những bước cần thực hiện tiếp theo. Điều này có thể liên quan đến việc xác nhận đã nhận hoặc xác định vị trí phòng họp ngay lập tức. Điều quan trọng là phải xác định rõ ràng các bước cần thực hiện, xác định các bên chịu trách nhiệm và chỉ định thời hạn cho các nhiệm vụ này.
Khuyến khích trách nhiệm giải trình và thúc đẩy sự hiểu biết chung về kỳ vọng sẽ tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức và hiệu quả hơn.
Đọc thêm: MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC LÝ TƯỞNG: Những điều tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng
#6. Bao gồm một kết luận ngắn gọn
Hãy cân nhắc đưa ra một kết luận ngắn gọn để tóm tắt những điểm chính nếu bản ghi nhớ của bạn đề cập đến một vấn đề phức tạp hoặc đặc biệt dài. Việc nhắc lại những điểm chính thông qua một bản tóm tắt ngắn gọn sẽ giúp củng cố các yếu tố thiết yếu trong thông điệp của bạn, giúp người khác dễ hiểu hơn.
#7. Bao gồm thông tin liên lạc của bạn.
Giao tiếp thường có thể không rõ ràng, bất kể bạn đã nỗ lực bao nhiêu. Bạn nên tìm cách giải quyết bất kỳ câu hỏi nào mà mọi người có thể có về những việc cần làm tiếp theo. Đó là lý do tại sao bạn nên đưa thông tin liên hệ của mình vào cuối bản ghi nhớ. Đó có thể là địa chỉ liên hệ trên thiết bị di động, vị trí bàn làm việc hoặc địa chỉ điều khiển Slack. Đồng nghiệp của bạn có thể dễ dàng liên hệ với bạn nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần làm rõ thêm về bất kỳ điểm nào.
#số 8. Bao gồm các tệp đính kèm khi cần thiết
Đính kèm hoặc cung cấp các liên kết có thể truy cập cho mọi tài liệu, đồ thị hoặc tài liệu được tham chiếu. Người đọc của bạn sẽ có tất cả các nguồn lực cần thiết để hiểu đầy đủ và hành động theo bản ghi nhớ. Bằng cách liên kết ra ngoài, bạn có thể tránh làm quá tải bản ghi nhớ với quá nhiều thông tin.
Ví dụ về bản ghi nhớ
Dưới đây là một số ví dụ về bản ghi nhớ cho các tình huống khác nhau để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách viết một bản ghi nhớ được soạn thảo kỹ lưỡng và phù hợp:
#1. Bản ghi nhớ cập nhật chính sách
Ví dụ này phác thảo một cách hiệu quả những thay đổi trong chính sách của công ty và đưa ra lời giải thích rõ ràng về lý do đằng sau sự thay đổi đó. Văn bản thúc đẩy sự tò mò bằng cách đặt ra các câu hỏi và đưa ra hướng dẫn rõ ràng về nơi có thể tìm thêm thông tin, đảm bảo tính minh bạch và đưa ra hỗ trợ:
Kính gửi: [tên người hoặc bộ phận]
Từ: [tên người hoặc bộ phận]
Ngày: [chèn ngày]
Chủ đề: [chủ đề] Thay đổi chính sách
Hi all,
Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về một cập nhật quan trọng liên quan đến [chính sách]. Có hiệu lực từ [ngày], chúng tôi sẽ triển khai các thay đổi đối với [chi tiết cụ thể về các thay đổi chính sách].
Mục đích của sự thay đổi này là [giải thích lý do căn bản đằng sau sự thay đổi và lợi ích của nó]. Chúng tôi tin rằng những điều chỉnh này sẽ góp phần vào [mục tiêu].
Vui lòng dành thời gian để xem lại tài liệu đính kèm nêu chi tiết chính sách được cập nhật. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với [người liên hệ hoặc bộ phận].
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến mờ nàyr.
Trân trọng,
[Tên]
[chức vụ]
#2. Bản ghi nhớ cập nhật dự án
Bản ghi nhớ cập nhật dự án giúp mọi người được thông báo về tiến độ của dự án, mọi thay đổi đối với kế hoạch ban đầu hoặc bất kỳ thách thức nào trong quá trình thực hiện. Việc liên tục liên lạc như thế này sẽ giúp ngăn ngừa các vấn đề và đảm bảo rằng mọi người đều phấn đấu hướng tới những mục tiêu giống nhau:
Kính gửi: [tên người hoặc bộ phận]
Từ: [tên người hoặc bộ phận]
Ngày: [chèn ngày]
Chủ đề: [tên dự án] Cập nhật
Đội thân yêu,
Đây là thông tin cập nhật về tiến độ của [tên dự án]. Dưới đây là những diễn biến chính kể từ lần cập nhật gần đây nhất của chúng tôi:
[tóm tắt các nhiệm vụ và các mốc quan trọng]
[bất kỳ thách thức hoặc vấn đề nào và cách giải quyết chúng]
[bất kỳ điều chỉnh nào về tiến độ hoặc phạm vi dự án, nếu có]
Nhìn chung, chúng tôi đang đạt được tiến bộ ổn định và vẫn đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình. Hãy cảnh giác và tiếp tục nỗ lực hết mình để đảm bảo hoàn thành thành công dự án này.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần làm rõ thêm, vui lòng liên hệ với tôi. Hãy tiếp tục công việc tuyệt vời!
Trân trọng,
[Tên]
[chức vụ]
#3. Đưa ra bản ghi nhớ cảnh báo
Loại bản ghi nhớ này nâng cao nhận thức. Nó tập trung vào một vấn đề cụ thể có tác động đến công ty, một bộ phận hoặc một dự án cụ thể. Ngoài việc nêu bật vấn đề, nó còn có thể đề xuất các bước tiềm năng để giải quyết vấn đề, khuyến khích việc giải quyết vấn đề một cách chủ động trong tổ chức.
Kính gửi: [tên người hoặc bộ phận]
Từ: [tên người hoặc bộ phận]
Ngày: [chèn ngày]
Chủ đề: [chủ đề] Vấn đề
Hi nhóm,
Tôi viết thư này để thu hút sự chú ý của bạn đến một vấn đề với [chủ đề]. Chúng tôi nhận thấy rằng [mô tả vấn đề và tác động của nó đối với công ty hoặc nhân viên].
Chúng tôi hiểu những thách thức tiềm ẩn mà điều này có thể đặt ra và đang tích cực nỗ lực giải quyết tình huống này. Trong thời gian chờ đợi, chúng tôi khuyến khích mọi người [cung cấp mọi hướng dẫn hoặc biện pháp phòng ngừa cần thiết].
Hãy yên tâm rằng chúng tôi đang xem xét vấn đề này một cách nghiêm túc và chúng tôi sẽ cập nhật cho bạn mọi tiến trình hoặc hướng dẫn thêm. Nếu bạn có bất kỳ hiểu biết hoặc đề xuất nào liên quan đến vấn đề này, vui lòng chia sẻ chúng với [người liên hệ hoặc bộ phận].
Cảm ơn bạn đã hiểu biết và hợp tác của bạn.
Trân trọng,
[Tên]
[chức vụ]
#4. Yêu cầu ghi nhớ
Bản ghi nhớ yêu cầu đóng vai trò như một tài liệu chính thức thể hiện nhu cầu về nguồn lực, phản hồi hoặc phê duyệt. Khi bạn phác thảo rõ ràng lý do đằng sau yêu cầu, bạn sẽ truyền đạt một cách hiệu quả sự cần thiết của những mục này và tác động của chúng đối với nhóm.
Kính gửi: [tên người hoặc bộ phận]
Từ: [tên người hoặc bộ phận]
Ngày: [chèn ngày]
Chủ đề: [yêu cầu cụ thể]
Xin chào [tên người hoặc bộ phận],
Tôi hy vọng bài này thấy bạn tốt. Tôi viết thư này để chính thức yêu cầu [yêu cầu cụ thể]. Điều này là do [cung cấp lời giải thích ngắn gọn về yêu cầu, bao gồm tầm quan trọng và lợi ích tiềm năng của nó đối với công ty].
Tôi đã đính kèm một đề xuất chi tiết nêu rõ các chi tiết cụ thể của yêu cầu, bao gồm [chi tiết, dữ liệu hỗ trợ và thông tin liên quan].
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi. Tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn.
Trân trọng,
[Tên]
[chức vụ]
#5. Bản ghi nhớ công nhận nhân viên
Gửi bản ghi nhớ là một phương pháp nhanh chóng và hiệu quả để ghi nhận và tôn vinh những thành tích hoặc đóng góp có giá trị của nhân viên cho công ty. Bày tỏ sự đánh giá cao về sự làm việc chăm chỉ không chỉ nâng cao tinh thần mà còn nuôi dưỡng một môi trường lành mạnh cho mọi người.
Kính gửi: [tên người hoặc bộ phận]
Từ: [tên người hoặc bộ phận]
Ngày: [chèn ngày]
Chủ đề: Lời khen nhanh chóng
Hi all,
Tất cả chúng ta hãy dành chút thời gian để đánh giá cao [tên nhân viên] từ hiệu suất và sự cống hiến đặc biệt của [bộ phận/nhóm]. Họ đã liên tục thể hiện [những thành tựu, phẩm chất hoặc đóng góp cụ thể].
Sự làm việc chăm chỉ và cam kết hướng tới sự xuất sắc của họ thực sự đáng chú ý và xứng đáng được ghi nhận. Những nỗ lực của [tên nhân viên] phản ánh tích cực đối với toàn bộ nhóm và đóng góp vào thành công chung của chúng tôi với tư cách là một công ty.
Hãy cùng tôi chúc mừng [tên nhân viên] vì thành tích xuất sắc của họ. Chúng tôi đánh giá cao sự cống hiến và tính chuyên nghiệp liên tục của họ. Hãy cùng kỷ niệm cột mốc quan trọng này và tiếp tục truyền cảm hứng cũng như hỗ trợ lẫn nhau trong vai trò tương ứng của chúng ta.
Xin chúc mừng nồng nhiệt nhất một lần nữa!
Trân trọng,
[Tên]
[chức vụ]
Đọc thêm: NGÀY TRI ÂN NHÂN VIÊN: Ý tưởng tốt nhất để tôn vinh nhân viên của bạn
Định dạng cho một bản ghi nhớ kinh doanh
Định dạng của bản ghi nhớ kinh doanh được thiết kế để truyền đạt hiệu quả thông điệp của bạn một cách rõ ràng và ngắn gọn. Một bản ghi nhớ được soạn thảo tốt sẽ cung cấp những thông tin cần thiết theo cách cho phép nhiều nhân viên dễ dàng hiểu và tiếp thu nó.
Đảm bảo dòng chủ đề thông báo chính xác cho người nhận rằng bản ghi nhớ này liên quan cụ thể đến họ. Bắt đầu bằng phần tóm tắt giúp người nhận nắm bắt được thông điệp tổng thể trước khi đi sâu vào chi tiết cụ thể. Cung cấp bối cảnh thông qua thông tin cơ bản, giải quyết các câu hỏi tiềm ẩn bằng một cái nhìn tổng quan và dòng thời gian.
Chức vụ:
Đảm bảo gắn nhãn nội dung của bạn là “Bản ghi nhớ” trong tiêu đề để cung cấp thông tin rõ ràng và chính xác cho người đọc. Đảm bảo bao gồm “ĐẾN”, “TỪ”, “NGÀY” và “ĐỐI TƯỢNG” như đã đề cập trước đó. Việc giải quyết nội dung liên quan bao gồm việc xem xét bạn đang nói chuyện với ai và tại sao điều đó lại quan trọng.
Đoạn đầu tiên:
Bắt đầu đoạn đầu tiên bằng cách nêu rõ mục đích của bản ghi nhớ của bạn một cách rõ ràng và ngắn gọn. Bắt đầu câu của bạn bằng những cụm từ như “Tôi đang liên hệ để thông báo cho bạn…” hoặc “Tôi đang liên hệ để yêu cầu…” có thể thêm dấu ấn cá nhân vào tin nhắn của bạn. Một bản ghi nhớ được soạn thảo tốt sẽ ngắn gọn, minh bạch và đi thẳng vào vấn đề. Bắt đầu bằng cách trình bày ngay thông tin quan trọng nhất của bạn, sau đó sử dụng các đoạn văn sau để đưa ra những giải thích sâu hơn.
Đoạn thứ hai:
Đảm bảo bao gồm bối cảnh hoặc bằng chứng hỗ trợ trong đoạn thứ hai. Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đang viết một bản ghi nhớ để thông báo cho công ty về việc tái tổ chức nội bộ. Nếu đúng như vậy, đoạn hai có thể được sửa đổi thành tuyên bố, “Sự phát triển của công ty chúng tôi đã dẫn đến quyết định tách nhóm sản xuất video khỏi nhóm nội dung của chúng tôi. Động thái chiến lược này cho phép cả hai đội tập trung vào các mục tiêu cụ thể của mình.”
Đoạn thứ ba:
Đảm bảo đưa ra yêu cầu cụ thể cho từng nhân viên trong đoạn thứ ba. Ví dụ: nếu bạn đang lên kế hoạch đi chơi cùng nhóm, bạn có thể nói những điều như “Vui lòng trả lời về bất kỳ hạn chế nào về chế độ ăn uống” hoặc “Hãy gửi email cho tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào”.
Ngược lại, khi thông báo cho nhân viên về việc xây dựng tòa nhà sắp tới, điều quan trọng là phải bày tỏ sự đánh giá cao về sự hợp tác của họ trong thời gian này. Bạn nên cung cấp hướng dẫn về cách bạn hy vọng họ sẽ xử lý tin tức và liệu có bất kỳ hành động cụ thể nào được mong đợi để phản hồi bản ghi nhớ hay không.
Đọc thêm: 5 cách để nâng cao tinh thần nhân viên
Làm thế nào để bạn viết một bản ghi nhớ trường học?
Để viết một bản ghi nhớ ở trường, hãy bắt đầu bằng một tiêu đề rõ ràng bao gồm ngày tháng, người nhận và người gửi. Viết một tuyên bố mục tiêu ngắn gọn, theo sau là một đoạn nội dung toàn diện, thông tin cơ bản (nếu cần), nhiệm vụ và thời hạn cụ thể, kết luận ngắn gọn và thông tin liên hệ.
Một bản ghi nhớ dài bao lâu?
Độ dài của một bản ghi nhớ thường dao động từ một đến hai trang hoặc khoảng 200 đến 400 từ, tùy thuộc vào mức độ phức tạp và cấp bách của thông điệp.
Bản ghi nhớ có tiêu đề phụ không?
Bản ghi nhớ thường không có tiêu đề phụ. Đây là những tài liệu ngắn gọn, một trang nhằm mục đích giao tiếp nhanh chóng, vì vậy định dạng rõ ràng và ngôn ngữ trực tiếp được ưu tiên hơn so với các cấu trúc phức tạp.
Bản ghi nhớ có chữ ký không?
Các bản ghi nhớ thường bao gồm tên, chức vụ và thông tin liên hệ của người gửi ở cuối, đóng vai trò như một dạng chữ ký.
Cuối cùng,
Một bản ghi nhớ và một email khác nhau chủ yếu ở quy mô người đọc hơn là mức độ phức tạp. Đảm bảo bản ghi nhớ của bạn truyền đạt thông điệp của bạn một cách hiệu quả và phù hợp với nhóm nhân viên tiếp nhận, cho dù đó là đơn giản hay phức tạp. Đảm bảo thông điệp rõ ràng và ngắn gọn, bất kể bạn chọn định dạng ghi nhớ nào.
- SƠ LƯỢC NÊN CÓ GÌ: Hướng dẫn đầy đủ[15+ Mẹo miễn phí] & Các bước đã được chứng minh vào năm 2023
- Cách điền đúng lệnh chuyển tiền: Hướng dẫn từng bước
- Lệnh chuyển tiền hoạt động như thế nào? (+ Cách mua bằng thẻ ghi nợ)
- Cách viết séc: Cách tốt nhất để viết séc (đã cập nhật)
dự án
