Tính lương là một chức năng thiết yếu trong bộ phận nhân sự của công ty liên quan đến việc quản lý và theo dõi tiền lương và lợi ích của nhân viên. Quy trình trả lương nhân sự bao gồm xử lý các nhiệm vụ như tính lương, khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ khác và phát hành các khoản thanh toán. Tuy nhiên, quá trình xử lý có thể tốn thời gian và phức tạp, nhưng sử dụng phần mềm tính lương nhân sự có thể đơn giản hóa và hợp lý hóa các quy trình này thông qua tự động hóa. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về quy trình tính lương nhân sự, việc sử dụng phần mềm tính lương, các tính năng và lợi ích của nó. Ngoài ra, chúng tôi sẽ khám phá những công ty cung cấp phần mềm tính lương nhân sự và cách nhận bản demo từ họ.
Bảng lương nhân sự là gì?
Bảng lương nhân sự (HR) theo dõi và quản lý tiền lương và lợi ích của nhân viên trong một công ty. Bộ phận Nhân sự (HR) chịu trách nhiệm tính toán và trả lương, tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích đúng thời hạn cho người lao động.
Quy trình tính lương nhân sự
Quy trình đề cập đến các bước liên quan đến việc đền bù cho nhân viên vì công việc của họ, bao gồm tính toán tiền lương, khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ khác, và phát hành các khoản thanh toán. Đây là một chức năng quan trọng đảm bảo nhân viên được trả lương chính xác và đúng hạn. Quá trình bao gồm:
Thu thập thông tin thuế nhân viên
Bước đầu tiên trong quy trình là thu thập thông tin thuế cần thiết từ nhân viên của bạn, bao gồm Mẫu IRS W-4 đã hoàn thành và bất kỳ biểu mẫu khấu lưu nào do tiểu bang yêu cầu. Với thông tin này, HR có thể tính toán các khoản khấu trừ thuế chính xác.
Lập bảng lương
Thiết lập một lịch trình trả lương thông thường nêu rõ khi nào nhân viên sẽ được trả lương. Lịch trình bạn thiết lập nên xem xét các yếu tố như thời hạn thanh toán, tần suất thanh toán (ví dụ: hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng) và phương thức gửi thanh toán (ví dụ: séc giấy, tiền gửi trực tiếp).
Tính Tổng Lương
Để tính tổng lương cho mỗi nhân viên, chỉ cần cộng tiền lương cơ bản của họ, bất kỳ khoản tiền làm thêm giờ nào họ nhận được, bất kỳ khoản tiền thưởng hoặc hoa hồng nào họ nhận được, cũng như bất kỳ khoản thu nhập phù hợp nào khác.
Khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ khác
Trừ thuế liên bang, tiểu bang và địa phương khỏi tổng lương dựa trên thông tin thuế của nhân viên. Ngoài ra, hãy khấu trừ các khoản khấu trừ khác như đóng góp An sinh xã hội, thuế Medicare và các khoản khấu trừ tự nguyện (ví dụ: đóng góp hưu trí, phí bảo hiểm y tế).
Tính Lương Ròng
Tính “lương ròng” của nhân viên, là số tiền còn lại sau khi đã trừ thuế và các khoản khấu trừ. Đây là số tiền sẽ xuất hiện trên phiếu lương của nhân viên.
Tạo báo cáo bảng lương
Tạo báo cáo tóm tắt quy trình trả lương, bao gồm thu nhập của nhân viên, các khoản khấu trừ và thuế. Các báo cáo này hữu ích cho mục đích lưu giữ hồ sơ, tuân thủ và phân tích tài chính.
Phát hành thanh toán
Trả lương ròng cho nhân viên bằng cách sử dụng chế độ chuyển phát thanh toán đã được chọn, chẳng hạn như phát hành séc giấy hoặc bắt đầu gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên.
Nộp thuế biên chế
Đảm bảo nộp thuế bảng lương kịp thời và chính xác với cơ quan thuế thích hợp, chẳng hạn như Sở Thuế vụ (IRS) và cơ quan thuế tiểu bang/địa phương. Điều này bao gồm việc chuyển các khoản thanh toán thuế và nộp các biểu mẫu thuế bắt buộc, chẳng hạn như Biểu mẫu 941 cho thuế liên bang.
Duy trì hồ sơ biên chế
Lưu giữ hồ sơ kỹ lưỡng và có tổ chức của tất cả các tài liệu liên quan đến tiền lương, bao gồm biểu mẫu thuế nhân viên, báo cáo, hồ sơ thuế và hồ sơ thanh toán. Những hồ sơ này phải được lưu giữ trong khoảng thời gian cần thiết để tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định.
Tuân thủ
Luôn cập nhật các luật, quy định và yêu cầu về thuế liên quan đến xử lý bảng lương. Quá trình xử lý phải tuân thủ luật pháp tiểu bang và liên bang, chẳng hạn như Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA). Bạn có thể cân nhắc sử dụng hỗ trợ chuyên nghiệp, chẳng hạn như bộ phận tuân thủ thuế hoặc kế toán viên chuyên nghiệp được chứng nhận, để đảm bảo quá trình xử lý chính xác và tuân thủ.
Phần mềm tính lương nhân sự
Phần mềm tính lương nhân sự đề cập đến bất kỳ loại hệ thống quản lý nhân sự nào quản lý dữ liệu nhân sự cốt lõi cũng như các quy trình tính lương của bạn. Đây là một danh mục rộng, với nhiều loại giải pháp phần mềm nhân sự phụ khác nhau phù hợp với nhu cầu. Chúng bao gồm hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS), hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HCM) và hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS), tất cả đều có chức năng xử lý bảng lương tích hợp.
Khi phần mềm nhân sự và tính lương được tích hợp, dữ liệu có thể được chia sẻ tự động giữa hai hệ thống, giảm rủi ro sai sót và giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công. Ví dụ: khi thông tin về mức lương hoặc thuế của nhân viên được cập nhật trong phần mềm nhân sự, phần mềm tính lương có thể tự động cập nhật hồ sơ lương của nhân viên mà không yêu cầu nhập dữ liệu trùng lặp.
Lợi ích của phần mềm tính lương nhân sự là gì
Phần mềm cung cấp một số lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Đơn giản hóa quản lý tiền lương: Phần mềm đơn giản hóa quy trình quản lý tiền lương bằng cách tự động hóa các tác vụ như tính lương và tạo phiếu lương, cho phép doanh nghiệp tập trung vào điều hành các hoạt động cốt lõi của mình.
- Giảm lỗi của con người: Phần mềm giảm thiểu lỗi của con người trong quá trình xử lý bảng lương, ngăn chặn những sai lầm tốn kém và các hình phạt của IRS bằng cách loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và truy cập trái phép.
- Cải thiện sự tuân thủ: Phần mềm tự động tính toán điều kiện hưởng trợ cấp và theo dõi điểm danh, đồng thời tích hợp với bảng lương để đảm bảo độ chính xác. Do đó, đảm bảo tuân thủ và ngăn ngừa vi phạm tốn kém.
- Hợp lý hóa các quy trình nhân sự: Phần mềm hợp lý hóa các hoạt động tính lương và nhân sự, loại bỏ các hệ thống bị ngắt kết nối. Do đó, nâng cao hiệu quả, hiểu biết sâu sắc và ra quyết định cho doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Phần mềm tính lương hợp lý hóa các quy trình thủ công, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Ngoài ra, nó làm giảm thủ tục giấy tờ và cung cấp các tùy chọn tự phục vụ cho nhân viên.
- Tăng cường bảo mật dữ liệu: Phần mềm tính lương nhân sự bảo vệ dữ liệu nhân viên thông qua quyền truy cập dựa trên vai trò, quy tắc và chính sách cập nhật đồng thời cung cấp phân tích để đưa ra quyết định sáng suốt và quản lý chi phí.
- Thân thiện với môi trường: Phần mềm có cơ sở dữ liệu trực tuyến để lưu trữ dữ liệu. Do đó, giảm mức sử dụng giấy và lượng khí thải carbon của công ty và thúc đẩy tính bền vững.
Các tính năng của phần mềm tính lương nhân sự
Các tính năng chính của phần mềm tính lương nhân sự bao gồm:
Tích hợp với các hệ thống hiện có
Chọn một phần mềm tính lương tích hợp với giải pháp kế toán, cơ sở dữ liệu nhân viên hoặc hệ thống nhân sự của công ty bạn là điều cần thiết. Điều này đảm bảo truyền dữ liệu liền mạch và tránh nhu cầu nhập dữ liệu thủ công.
khả năng mở rộng
Hãy tìm phần mềm tính lương có thể đáp ứng sự phát triển của công ty bạn. Nó có thể mở rộng theo cả hai cách, cho phép bạn xử lý lực lượng lao động ngày càng tăng hoặc thu hẹp quy mô nếu cần. Do đó, đảm bảo rằng phần mềm vẫn hiệu quả bất kể quy mô công ty của bạn.
Các tính năng dành riêng cho ngành
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu cụ thể hoặc thuộc về một ngành có yêu cầu cụ thể, hãy chọn phần mềm phục vụ cho các khía cạnh đó. Ví dụ: nếu bạn làm trong ngành bán hàng, phần mềm sẽ cung cấp các tính năng cho phần thưởng bán hàng hoặc tiền thưởng.
Tuân thủ thuế
Phần mềm tính lương nên có một nhóm tuân thủ thuế được đào tạo bài bản để luôn cập nhật các quy định về thuế và đảm bảo dữ liệu thuế chính xác. Có điều này giúp duy trì sự tuân thủ và tránh sai sót.
Giải pháp dựa trên đám mây
Phần mềm tính lương dựa trên đám mây mang đến sự tiện lợi, đặc biệt nếu tổ chức của bạn trải rộng trên nhiều địa điểm khác nhau. Nó cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào phần mềm từ mọi nơi và có thể tiết kiệm chi phí vì nó thường được lập hóa đơn hàng tháng dựa trên việc sử dụng.
Đào tạo và Hỗ trợ
Kiểm tra các tùy chọn đào tạo và hỗ trợ có sẵn với phần mềm. Đảm bảo dễ hiểu và dễ sử dụng, đặc biệt là đối với các nhân viên cần thêm kiến thức kỹ thuật. Bạn có thể tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm cung cấp đào tạo trực tuyến và tại chỗ để có giá trị tối đa.
Tùy chọn định giá
Các nhà cung cấp phần mềm tính lương cung cấp các tùy chọn giá khác nhau. Vì vậy, hãy tạo danh sách các tính năng bạn cần và so sánh các giải pháp khả dụng để tìm gói phù hợp với ngân sách của bạn. Sau đó, chọn một hệ thống phù hợp với ngân sách của bạn, dễ cài đặt và sử dụng cũng như cung cấp các tính năng cần thiết nhất.
Quản lý biên chế
Phần mềm tính lương sẽ tính toán tiền lương, các khoản khấu trừ và thu nhập ròng cho nhân viên. Nó sẽ xử lý các thành phần khác nhau như tiền thưởng, đặc quyền, nghỉ phép, quản lý chi phí và khấu trừ thuế thu nhập. Nó cũng phải đảm bảo tuân thủ quy định với luật thuế và tạo báo cáo, phiếu thanh toán và biểu mẫu.
Nhân viên tự phục vụ
Bạn cũng nên tìm phần mềm cung cấp các tùy chọn tự phục vụ cho nhân viên. Điều này sẽ cho phép nhân viên truy cập và xem xét mức lương, lợi ích, giờ làm việc và các thông tin khác của họ.
Thông báo và Cảnh báo
Phần mềm có thể gửi tin nhắn theo thời gian thực và theo lịch trình cho nhân viên qua SMS, thông báo bảng điều khiển, v.v. Gửi thông báo và cảnh báo giúp truyền đạt thông tin quan trọng liên quan đến bảng lương và đảm bảo cập nhật kịp thời.
Di động
Hãy tìm phần mềm tính lương có phiên bản di động để kết nối tốt hơn và truy cập dễ dàng. Điều này cho phép nhân viên và nhân viên nhân sự truy cập phần mềm khi đang di chuyển, làm cho nó thuận tiện và hiệu quả hơn.
Tổ chức nhân viên theo bậc lương
Phần mềm nên cho phép tổ chức nhân viên dễ dàng dựa trên thang lương và vị trí của họ trong tổ chức. Điều này giúp xử lý và quản lý bảng lương hiệu quả.
Nhiều phương thức thanh toán
Phần mềm tính lương nên hỗ trợ các phương thức thanh toán khác nhau, chẳng hạn như gửi tiền trực tiếp, séc hoặc tiền mặt. Nó phải đủ linh hoạt để đáp ứng các tần suất thanh toán khác nhau, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng tuần.
Công ty phần mềm tính lương nhân sự
Một số công ty cung cấp phần mềm tính lương nhân sự trên thị trường. Chúng bao gồm những điều sau đây:
- đu đủ toàn cầu: Đây là một trong những công ty phần mềm tính lương được đề xuất để loại bỏ các nhà tích hợp thanh toán của bên thứ ba. Nó cung cấp quản lý tiền lương và các tính năng quản lý lực lượng lao động khác.
- Gợn sóng: Ripple phù hợp với các doanh nghiệp có thị trường tầm trung với bộ phận nhân sự đã được thành lập. Nó cung cấp tính năng quản lý bảng lương và các tính năng như quy trình hoạt động, theo dõi ứng viên và quản lý kho CNTT. Nó cũng có khả năng quản lý quy trình nhân sự tiên tiến.
- Paychex linh hoạt: Phần mềm tính lương này là tốt nhất cho các công ty vừa và nhỏ. Nó cung cấp các giải pháp nhân sự linh hoạt, bao gồm quản lý tiền lương và lợi ích. Ngoài ra, nó phù hợp nhất cho các doanh nghiệp mới thành lập và mở rộng quy mô.
- Lực lượng lao động ADP hiện tại: ADP là một trong những hãng phần mềm tính lương nhân sự nổi tiếng với giải pháp dựa trên đám mây mang tên ADP Workforce Now. Nó kết hợp các chức năng nhân sự cốt lõi với xử lý bảng lương, theo dõi thời gian và điểm danh, quản lý tài năng và quản lý lợi ích. Nó phù hợp cho các doanh nghiệp mở rộng quy mô và các công ty mới thành lập đang có tốc độ tăng trưởng nhanh.
- Justworks: Justworks là một phần mềm nhân sự dựa trên đám mây bao gồm tính lương và theo dõi thời gian cho cả nhân viên làm theo giờ và làm công ăn lương. Nó cung cấp các tính năng như quản lý lợi ích nhân viên, hỗ trợ nhân sự và hỗ trợ tuân thủ. Nó đơn giản hóa các quy trình trả lương và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế, thanh toán và nhân sự.
Demo phần mềm tính lương nhân sự
Bản trình diễn phần mềm tính lương nhân sự rất quan trọng đối với người dùng tiềm năng để đánh giá các tính năng, chức năng và khả năng sử dụng của nó trước khi mua.
Những điều cần kiểm tra trong quá trình giới thiệu phần mềm bao gồm chức năng cốt lõi, các tính năng chính, đánh giá khả năng sử dụng, độ chính xác và tuân thủ dữ liệu, cũng như khả năng tùy chỉnh và khả năng mở rộng.
Cách yêu cầu Demo phần mềm tính lương nhân sự
Để yêu cầu và truy cập bản demo phần mềm, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Nghiên cứu và đưa ra danh sách rút gọn các tùy chọn phần mềm tính lương nhân sự tiềm năng dựa trên nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp bạn.
- Truy cập trang web của từng nhà cung cấp phần mềm trong danh sách rút gọn để thu thập thêm thông tin về các dịch vụ và tính năng của họ. Tìm nút “Yêu cầu bản demo” hoặc “Liên hệ với bộ phận bán hàng” trên trang web của họ.
- Nhấp vào nút “Yêu cầu bản demo” hoặc “Liên hệ với bộ phận bán hàng” để bắt đầu quy trình yêu cầu bản demo. Điền thông tin cần thiết vào biểu mẫu được cung cấp.
- Trong phần nhận xét hoặc thông báo bổ sung của biểu mẫu, hãy đề cập rằng bạn đặc biệt quan tâm đến bản giới thiệu phần mềm tính lương nhân sự của họ. Bạn cũng có thể bao gồm bất kỳ yêu cầu hoặc câu hỏi cụ thể nào liên quan đến phần mềm.
- Gửi biểu mẫu và nhóm bán hàng của nhà cung cấp phần mềm sẽ liên hệ với bạn để lên lịch cho bản demo. Họ có thể liên hệ với bạn qua email hoặc điện thoại để thu thập thêm thông tin về nhu cầu kinh doanh của bạn và sắp xếp thời gian phù hợp cho bản demo.
- Trong quá trình demo, đại diện bán hàng sẽ giới thiệu các tính năng và chức năng của phần mềm tính lương nhân sự. Họ sẽ giải thích cách phần mềm có thể đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của bạn và giải quyết bất kỳ điểm yếu nào mà bạn đã đề cập.
- Nhân cơ hội này để đặt câu hỏi và làm rõ mọi nghi ngờ về phần mềm. Bạn có thể hỏi về các tính năng như xử lý bảng lương và tích hợp với các hệ thống khác.
- Sau khi dùng thử, hãy đánh giá phần mềm tính lương dựa trên các tính năng, tính dễ sử dụng, khả năng mở rộng, giá cả, hỗ trợ khách hàng và các yếu tố liên quan khác đến doanh nghiệp của bạn. Sau đó, so sánh các bản trình diễn của các nhà cung cấp phần mềm khác nhau để đưa ra quyết định sáng suốt.
Nếu bạn hài lòng với một phần mềm cụ thể sau bản demo, bạn có thể tiếp tục mua hoặc đăng ký dịch vụ của họ.
Tính lương nhân sự có khó không?
Xử lý bảng lương là một thách thức do nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm sự phức tạp của luật bảng lương, phân loại nhân viên, quy trình và giao tiếp thủ công, lưu giữ hồ sơ và tài liệu cũng như lỗi của con người, đặc biệt là khi các tổ chức phát triển và nhân viên làm việc từ xa.
Ngoài ra, cần phải tuân thủ luật pháp khu vực và quốc gia cũng như luôn cập nhật để đảm bảo tính toán chính xác. Ngoài ra, hiểu các loại và phân loại nhân viên là điều cần thiết để tính toán chính xác. Tuy nhiên, bất chấp những thách thức, việc triển khai phần mềm nhân sự với các tính năng tính lương có thể hợp lý hóa các hoạt động và tự động hóa các quy trình này cũng như giảm thiểu lỗi của con người.
Tiền lương và nhân sự có liên quan chặt chẽ và làm việc cùng nhau để đảm bảo hoạt động trơn tru. Nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu để xử lý bảng lương chính xác, quản lý sự tham gia của nhân viên, giờ làm việc và xác định tổng lương, chi phí cho công ty, thù lao, tiền làm thêm giờ, lợi ích, tăng lương và ưu đãi.
Mối quan hệ giữa Nhân sự và Bảng lương rất quan trọng do chúng có mối tương quan chặt chẽ với nhau, vì Nhân sự quyết định thù lao cho nhân viên, trong khi Bảng lương đảm bảo quản lý phần thưởng. Do đó, giao tiếp rõ ràng và hợp tác giữa hai bộ phận là rất quan trọng để xử lý bảng lương hiệu quả. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức khác nhau, với một số tổ chức có các bộ phận riêng biệt và các bộ phận khác của bộ phận Tài chính.
Bài viết liên quan
- GIAO DỊCH GIẤY LÀ GÌ? Làm thế nào nó hoạt động
- QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG: Phần mềm và các phương pháp hay nhất
- BÁO CÁO DỮ LIỆU: Định nghĩa, Công cụ và Mẹo
- HỆ THỐNG TIỀN LƯƠNG: Định nghĩa, Phần mềm & Hướng dẫn
dự án
