Hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động không tối ưu do một số lý do trong đó việc lưu giữ hồ sơ phù hợp là chìa khóa trong số đó. Về cơ bản, bạn có thể coi việc lưu trữ hồ sơ thích hợp là xương sống của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào.
Vì vậy, với tư cách là một chủ doanh nghiệp, nếu việc lưu trữ hồ sơ không phải là một thói quen, bạn cũng có thể tạm biệt để phát triển hoặc mở rộng doanh nghiệp đó.
Nhưng tôi đoán là, bạn không biết việc lưu trữ hồ sơ thực sự đòi hỏi gì. Chà, điều đó sẽ không cần bàn đến trong vài phút tới khi chúng ta sẽ thảo luận chi tiết, mọi chi tiết bạn cần nắm bắt đầy đủ về khái niệm này.
Vì vậy, chỉ cần ngồi yên và tận hưởng chuyến đi…
Tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ
Hồ sơ được lưu giữ vì một số lý do, một số lý do bao gồm;
# 1. QUYẾT ĐỊNH
Đây là một quá trình rất cần thiết trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó thực sự đóng một vai trò quan trọng trong việc cố gắng hướng doanh nghiệp của bạn theo hướng này. Và do đó, yêu cầu mọi thông tin có sẵn (quá khứ hoặc hiện tại).
Hãy tưởng tượng một tình huống trong đó một quyết định được đưa ra dựa trên các dự đoán về doanh số bán hàng hoặc tối đa hóa lợi nhuận, và thông tin cần thiết để đưa ra quyết định đó là không có sẵn. Nó làm cho quá trình quyết định trở nên tẻ nhạt hơn.
Vì vậy, hãy tin tôi khi tôi nói đây không phải là điều bạn muốn đùa.
# 2. MỤC ĐÍCH LẬP KẾ HOẠCH
Trước khi lập kế hoạch, hồ sơ được sử dụng làm điểm tham chiếu. Lập kế hoạch thường dựa trên dữ liệu và thông tin có sẵn.
Vì vậy, nếu các bản ghi thích hợp được sử dụng, thì việc thực hiện bất kỳ kế hoạch nào được dự định sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Đó là bởi vì hồ sơ cung cấp kiến thức nền tảng về những gì chính xác mà quá trình lập kế hoạch sẽ đòi hỏi. Lập kế hoạch không khả thi nếu không có thông tin.
# 3. MỤC ĐÍCH TƯƠNG LAI
Hồ sơ được lưu giữ để có thể tham khảo trong tương lai. Cũng như đã đề cập trước đó, trong việc lập kế hoạch và ra quyết định, hồ sơ cũng cung cấp thước đo cho việc lập ngân sách, dự báo bán hàng, đưa ra dự báo và để điều tra.
Hơn nữa, những cá nhân quan tâm đến một công ty như nhà đầu tư, chủ nợ, chính phủ, nhân viên, v.v. luôn xem xét hồ sơ. Điều này là để đưa ra quyết định sáng suốt hoặc ký kết hợp đồng với họ.
#4. MỤC ĐÍCH THAM KHẢO
Có một cơ sở dữ liệu rất tốt, nơi dữ liệu được lưu trữ đúng cách, giúp bạn dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Ví dụ, khi các công ty muốn khai thuế, họ cần càng nhiều thông tin càng tốt để có được các số liệu thích hợp để tính thuế phải nộp.
Hơn nữa, ngay cả khi thực hiện một cuộc kiểm toán độc lập, kiểm toán viên phải xem qua hầu hết tất cả các hồ sơ có sẵn để có thể đưa ra phán đoán sáng suốt về tính trung thực và công bằng của báo cáo tài chính đang xem xét.
Đọc thêm: WAVEAPPS: Đánh giá Kế toán Chi tiết (+ Hướng dẫn Cách sử dụng)
Tuy nhiên, ngoài việc được sử dụng làm tài liệu tham khảo, chúng cũng có thể được sử dụng để cung cấp thông tin cơ bản về thực thể kinh doanh và hoạt động.
Ngoài ra, hầu hết các công ty lớn đều đưa ra các tài khoản quản lý sau mỗi năm tài chính. Tài khoản này là tập hợp tất cả các hồ sơ của công ty từ đầu đến cuối năm tài chính và các dự báo trong tương lai. Nó thường được trình bày tại Đại hội thường niên cho các cổ đông của công ty.
Vì vậy, đã biết một số lý do tại sao điều này là không thể tránh khỏi, chúng ta hãy liệt kê một số hồ sơ cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào cũng phải có để hoạt động tối ưu.
Hồ sơ cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào
Một nửa thời gian, việc theo dõi các hoạt động trong doanh nghiệp của bạn có thể trở nên thực sự phức tạp. Chúng ta thường cho rằng điều này là do sự căng thẳng của việc xử lý các con số. Vì vậy, về lâu dài, trốn tránh toàn bộ quá trình trở thành lựa chọn duy nhất.
Nếu bạn phải trốn tránh bất cứ điều gì, chỉ cần đảm bảo bạn loại bỏ những điều sau đây khỏi danh sách. Có thể là một tai hại cho bất kỳ doanh nghiệp nào nếu không có những kỷ lục này.
# 1. SÁCH TÀI KHOẢN
Sổ sách kế toán là rất cần thiết mặc dù chúng chỉ mang tính chất tương đối. Nói cách khác, hồ sơ ở đây thường phụ thuộc vào loại hình tổ chức. Tuy nhiên, bất kể loại hình hoạt động kinh doanh nào, tài liệu về các giao dịch tài chính là khá quan trọng. Đó là cách duy nhất để đo lường tiến độ của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Một số tài liệu thuộc danh mục này sẽ bao gồm sổ tiền mặt, hóa đơn, bảng sao kê ngân hàng, thẻ kho, sổ hàng tồn kho, vận đơn, ghi chú vận chuyển hàng hóa, chi tiết tài sản, v.v.
# 2. HỒ SƠ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Các hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào đang được vận hành như thế nào cần được ghi lại. Điều này bao gồm các tác phẩm giấy như biên bản ghi nhớ và bài báo của hiệp hội. Họ thực sự kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp, do đó, cần được lưu giữ đúng cách.
# 3. HỒ SƠ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
Đôi khi các công ty tham gia vào các hoạt động nằm ngoài phạm vi kinh doanh của họ. Các hoạt động đó có thể bao gồm thể thao, từ thiện, trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, các dịch vụ nhân đạo để giúp đỡ cộng đồng chủ nhà của họ. Những hoạt động này cần được ghi lại và lưu giữ cho các mục đích tương lai.
Tuy nhiên, bên cạnh những điều đã nói ở trên, hồ sơ của các bên trong một công ty cũng nên được thực hiện. Các bên này thường bao gồm; nhà đầu tư, chủ nợ, cơ quan chính phủ, nhân viên, cổ đông và những người khác.
Thuộc tính của bản ghi
Nói chung, hồ sơ nên được;
- Tổ chức tốt
- Dễ hiểu và dễ đọc
- Truyền tải tất cả thông tin cần thiết
- Plưu trữ roperly để tránh mất mát của thông tin
- Ucập nhật theo thời gian
- Một thước đo cho việc ra quyết định trong tương lai.
Lưu giữ hồ sơ là gì và tại sao nó quan trọng?
Quá trình lưu giữ hồ sơ liên quan đến việc nhập các giao dịch và diễn biến vào một hệ thống kế toán. Lưu trữ hồ sơ là một trong những nguyên lý cơ bản của kế toán vì các khái niệm về kế toán phụ thuộc vào hồ sơ chính xác và chi tiết.
Năm lý do hàng đầu để bảo quản hồ sơ là gì?
Bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào cũng phải rất đơn giản, chính xác, đáng tin cậy, dễ sử dụng và nhất quán với các giả định cơ bản. Duy trì hồ sơ chính xác là điều cần thiết để doanh nghiệp có khả năng đáp ứng các nghĩa vụ tài chính cũng như cung cấp dữ liệu để có thể đưa ra các quyết định kinh doanh trong tương lai.
Việc ghi âm tìm cách đạt được ba mục tiêu nào?
Số lượng và tầm cỡ của hồ sơ có thể được kiểm soát. Đơn giản hóa các quy trình, phương pháp và hoạt động liên quan đến việc duy trì và sử dụng hồ sơ. Sử dụng kiểm kê hồ sơ, xác định hồ sơ nào có sẵn. Áp dụng thời gian lưu giữ cần thiết cho những thứ được lưu trữ.
Mục tiêu chính của việc lưu giữ hồ sơ tại nơi làm việc là gì?
Duy trì hồ sơ chính xác có thể cải thiện cách bạn tiến hành kinh doanh. Duy trì hồ sơ chính xác có thể là bằng chứng cho thấy bạn đã đưa ra các quyết định chu đáo và thực hiện các hành động cần thiết. Trong trường hợp bạn bị thẩm vấn hoặc đối chất, hồ sơ sẽ là biện pháp bảo vệ bạn. Bạn có nguy cơ không có chúng.
Bản ghi hoạt động như thế nào?
Rung động âm thanh được tạo ra bởi vòng quay của bản ghi được chuyển thành xung điện. Bộ khuếch đại điện tử được cung cấp các tín hiệu này. Bộ khuếch đại điện gây ra rung động, sau đó loa sẽ khuếch đại và phóng to âm thanh thu được.
Kết luận
Với tất cả những gì chúng tôi đã xem xét, tôi đoán bây giờ có thể an toàn để nói rằng không có doanh nghiệp nào sẽ thành công nếu không lưu giữ hồ sơ thích hợp.
Câu Hỏi Thường Gặp
2 loại lưu trữ hồ sơ là gì?
Lưu trữ hồ sơ thủ công và lưu trữ hồ sơ bằng máy tính (hoặc tự động) là hai phương pháp cơ bản để lưu giữ hồ sơ thương mại.
Ví dụ về các bản ghi là gì?
Tài liệu, sách, giấy, hồ sơ điện tử, ảnh, phim, bản ghi âm, cơ sở dữ liệu và các tổng hợp dữ liệu khác, cũng như các tài liệu khác, không phụ thuộc vào hình thức hoặc tính năng vật lý, là những ví dụ.
Ba tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ là gì?
Xác định các nguồn thu nhập của bạn. Theo dõi chi tiêu được khấu trừ của bạn là một ý kiến hay. Theo dõi cơ sở tài sản của bạn. Đảm bảo rằng các tờ khai thuế của bạn đã được hoàn thành.
Bài viết liên quan
- Sự tin tưởng của các nhà tài trợ: Một hướng dẫn đơn giản rõ ràng (Đã cập nhật!)
- KẾ TOÁN TÀI CHÍNH: Các phương pháp hay nhất và Hướng dẫn chi tiết (+ các khóa học miễn phí)
- Tại sao Kế toán lại quan trọng đến vậy trong một Doanh nghiệp?
- KIỂM TOÁN BÊN NGOÀI: Định nghĩa, Vai trò & Lựa chọn Phần mềm Hàng đầu
