Máy photocopy là một thiết bị cần thiết cho phần lớn các doanh nghiệp nhỏ. Máy có thể sao chép các tệp gốc, sản xuất hàng loạt tài liệu tiếp thị và tạo hàng loạt tài liệu nhân viên. Các yêu cầu sao chép cụ thể của bạn bao gồm loại giấy sẽ hướng dẫn quy trình mua hàng để đảm bảo bạn đạt được sự cân bằng giữa chi phí và các tính năng của máy photocopy. Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về máy photocopy và cách đưa ra quyết định mua hàng.
Máy photocopy là gì?
Máy photocopy, còn được gọi là máy photocopy hoặc máy sao chép, tạo ra các bản sao giấy của tài liệu. Hầu hết các máy photocopy sử dụng xerography, một quy trình in khô sử dụng điện tích tĩnh điện để chuyển mực lên giấy ở cùng vị trí với tài liệu gốc, sau đó được liên kết bằng nhiệt và áp suất. Máy photocopy kỹ thuật số hiện đại thường bao gồm máy quét tích hợp và máy in laser (cũng sử dụng phương pháp in xerographic), mặc dù một số có thể bao gồm máy quét tích hợp và máy in phun. Để tạo ra các bản sao đen trắng, máy photocopy tiêu chuẩn thường sử dụng mực đen, nhưng máy photocopy màu cũng có sẵn.
Giấy photocopy là gì?
Giấy photocopy là loại giấy mỏng, chất lượng cao được dùng cho máy photocopy, máy in và các máy văn phòng khác.
Nó thường được bán theo ram 500 hoặc 1,000 tờ và có nhiều kích cỡ khác nhau. A4 và A3 là hai trong số các kích thước phổ biến nhất.
Mục đích của giấy photocopy là gì?
Giấy photocopy chủ yếu được sử dụng để in các tài liệu như bản ghi nhớ, báo cáo, thư từ và các thư từ khác. Nó cũng hữu ích cho việc in tờ rơi, thuyết trình và các tài liệu tiếp thị khác.
Giấy photocopy được sử dụng để sao chép (do đó có tên là Giấy Photocopy!). Các nhà sản xuất tạo ra loại giấy photocopy để chịu được sức nóng và áp suất của máy photocopy. Điều này đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng rõ ràng và dễ đọc.
Một số nghệ sĩ thậm chí còn sử dụng giấy photocopy làm phương tiện vẽ hoặc phác thảo.
Hướng dẫn đơn giản để mua giấy photocopy tốt nhất
Có một số điều cần lưu ý khi mua giấy photocopy.
Xem xét trọng lượng và độ sáng của giấy. Giấy nặng hơn (91-121 gsm) thích hợp hơn để in các tài liệu hoặc tài liệu quan trọng được sử dụng trong các bài thuyết trình hoặc tài liệu tiếp thị.
Độ sáng của giấy đề cập đến độ trắng của nó. Số cao hơn đại diện cho màu trắng sáng hơn. Mức độ sáng 92 hoặc 94 là đủ cho hầu hết các tác vụ hàng ngày.
Máy photocopy tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
Là một doanh nghiệp nhỏ có 100 nhân viên trở xuống, bạn cần một máy photocopy đa chức năng đáp ứng nhu cầu của tổ chức, đáng tin cậy và có giá phù hợp với ngân sách của bạn.
Có lẽ bạn đã liên hệ với đại lý hoặc nhà sản xuất máy photocopy địa phương và đã thu hẹp các tùy chọn của mình cho các thiết bị mà họ đề xuất. Hoặc, có lẽ bạn mới bắt đầu tìm kiếm và muốn biết thêm thông tin trước khi nói chuyện với nhà cung cấp. Dưới đây là các tùy chọn máy photocopy tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Máy photocopy văn phòng màu tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
#1. Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5840i
Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5840i đứng đầu phân khúc, với độ tin cậy đặc biệt mà các nhãn hiệu khác không thể so sánh được. Không có gì ngạc nhiên khi Canon là công ty dẫn đầu thị trường giải pháp in ấn trên thế giới. Thiết bị này có một bộ tính năng mạnh mẽ, là sự lựa chọn tuyệt vời cho các văn phòng vừa và nhỏ.
#2. Ricoh IM C4500
Ricoh IM C4500 nổi bật với các tính năng và cải tiến mới để tăng năng suất. Không có ví dụ nào tốt hơn là giao diện trực quan mới được thiết kế cho Android. Không có gì ngạc nhiên khi Phòng thí nghiệm của người mua đề xuất thiết bị này cho các nhóm cỡ trung bình đến lớn; tuy nhiên, một nhóm làm việc nhỏ hơn có thể thấy máy mạnh hơn mức cần thiết một chút.
#3. Sắc nét MX-4071
Một lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm làm việc vừa và nhỏ. Người dùng có thể mong đợi tăng hiệu quả theo thời gian với độ tin cậy được cải thiện và tốc độ nhanh. Sharp nổi tiếng về bảo trì thân thiện với người dùng và các hướng dẫn đơn giản để giúp duy trì hoạt động của máy móc, chẳng hạn như hướng dẫn giới hạn giấy trong ngăn kéo để tránh nạp nhầm. Có thể dễ dàng tháo các phần để lấy giấy nếu nạp giấy sai. Mặc dù chất lượng hình ảnh tốt, nhưng đây không phải là máy tốt nhất để in tài liệu tiếp thị.
#4. Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3830i
C3830i nổi tiếng về độ tin cậy cũng như một loạt các tính năng nâng cao năng suất. Người dùng sẽ đánh giá cao sự dễ sử dụng được cung cấp bởi bảng điều khiển màn hình cảm ứng lớn và giao diện trực quan. Ngoài ra, các video bảo trì trên màn hình hướng dẫn người dùng cách thực hiện các tác vụ đơn giản như thay thế mực in.
#5. Sao chép CS 3253ci
Chỉ với một lần nạp sai trong 125,000 công việc, CS 3253ci chứng tỏ là một thiết bị có độ tin cậy cao và là sự lựa chọn tổng thể mạnh mẽ. Màu sắc đã được chứng minh là rất hiệu quả và năng suất cao có nghĩa là bạn sẽ có thể in lâu hơn so với máy trung bình trước khi cần thêm mực. Bảng điều khiển điều hướng của máy hơi ngắn. Về vấn đề này, công nghệ dường như bị tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh.
Máy photocopy văn phòng đơn sắc tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
#1. Canon imageRUNNER ADVANCE DX 4735i
Canon's DX 4735i là một lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm làm việc/văn phòng vừa và nhỏ không yêu cầu đầu ra màu. MFP này không nhanh bằng một số kiểu máy với tốc độ 35 trang mỗi phút, nhưng bù lại nó có độ tin cậy.
#2. Máy in đa chức năng HP LaserJet Enterprise M725dn
Nếu nhóm làm việc văn phòng vừa và nhỏ của bạn yêu cầu đầu ra cỡ sổ cái nhưng ngân sách eo hẹp thì HP này là một lựa chọn tuyệt vời. Phòng thí nghiệm của người mua đánh giá máy này luôn cao trên bảng và ở mức giá hợp lý khi so sánh với các mẫu tương đương.
#3. Konica Minolta bizhub 360i
360i là thiết bị đa chức năng đen trắng thân thiện với người dùng, lý tưởng cho các nhóm làm việc vừa và nhỏ. Thời gian hoạt động cao của máy này là do độ tin cậy cao và quy trình bảo trì đơn giản. Tuy nhiên, những gì bạn đạt được trong thời gian hoạt động phải trả giá bằng chất lượng hình ảnh, vì vậy máy này không phải là lý tưởng cho các cửa hàng in hoặc doanh nghiệp yêu cầu in tại nhà chất lượng cao.
#4. Sắc nét MX-M4071
Trong trường hợp M4071 thua kém các máy khác trong danh sách về độ tin cậy, nó bù lại về mặt giá trị, thường ở mức giá thấp hơn, hấp dẫn hơn đối với các chủ doanh nghiệp. Tuyệt vời cho các nhóm làm việc vừa và nhỏ đòi hỏi khả năng sử dụng và năng suất cao. Thiết bị này cũng bao gồm, như với tất cả các thiết bị Sharp, một bảng điều khiển trực quan cao và bàn phím kéo ra cực kỳ hữu ích để làm cho đầu vào đích trở nên đơn giản.
#5. Toshiba e-STUDIO4518A
Nếu văn phòng của bạn yêu cầu một máy in đa chức năng thực hiện các tác vụ cơ bản một cách đáng tin cậy mà không cần nhiều tính năng bổ sung, thì e-STUDIO4518A là một lựa chọn tuyệt vời. Ngoài độ tin cậy cao, máy in Toshiba này còn có một số tốc độ in nhanh nhất trong cùng loại, cũng như khay nạp một mặt 300 tờ.
Cách chọn máy photocopy tốt nhất
Dưới đây là một số điều cần xem xét khi đưa ra quyết định mua máy photocopy.
# 1. Ngân sách
Một trong những yếu tố hướng dẫn chính là ngân sách bạn có để mua máy photocopy. Chi phí của máy thực tế cung cấp một điểm khởi đầu để so sánh các loại máy photocopy khác nhau. Xem xét chi phí của mực cũng như số lượng bản sao mà nó sẽ tạo ra trước khi cần phải thay thế. Một yếu tố khác ảnh hưởng đến ngân sách là chi phí bảo trì và sửa chữa. Một máy photocopy phức tạp với nhiều chức năng có thể dẫn đến các sự cố bổ sung cần phải sửa chữa. Bạn phải trả tiền cho nhân công và các bộ phận mỗi khi nó được sửa chữa. Bạn cũng dành thời gian và nguồn lực để dạy nhân viên cách sử dụng các chức năng khác nhau. Trong một số trường hợp, việc thuê một máy photocopy sẽ tiết kiệm chi phí hơn, đặc biệt nếu bao gồm cả việc bảo trì và sửa chữa.
#2. Khối lượng in
Số lượng tờ bạn sao chép thường xuyên ảnh hưởng đến kích thước và các tính năng bạn cần ở máy sao chép. Ước tính khối lượng trang trung bình hàng tháng của bạn cho phép bạn tìm một máy photocopy có thể xử lý khối lượng mà không yêu cầu thay mực thường xuyên. Nếu bạn đăng ký thỏa thuận dịch vụ tại thời điểm mua, số lượng trang được in trên máy photocopy mỗi tháng có thể bị hạn chế. Nếu bạn đã có máy photocopy, hãy ước tính khối lượng của bạn bằng cách ghi lại số trang được in mỗi tuần bằng đồng hồ đo của máy photocopy. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng cửa hàng sao chép, hãy sử dụng phiếu bán hàng để theo dõi số lượng bạn sao chép.
#3. Quản lý giấy
Các mặt hàng bạn sao chép cũng có tác động đến việc mua hàng của bạn. Khổ giấy lớn hơn có thể không tiếp cận được với máy photocopy cơ bản. Xem xét tần suất bạn sẽ cần in các trang lớn hơn để xác định xem khả năng này có quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn hay không. Nếu bạn cần in số lượng lớn một cách nhanh chóng, số trang mà máy có thể sao chép mỗi phút, viết tắt là CPM, là một vấn đề. Máy photocopy nâng cao cũng có thể in trên cả hai mặt, đối chiếu các trang, thay đổi tỷ lệ in và ghim các trang lại với nhau.
#4. Mục đích khác
Các ứng dụng khác cho máy giúp bạn thu hẹp lựa chọn của mình. Máy in đa chức năng là một lựa chọn cho doanh nghiệp nhỏ vì nó có thể sao chép, in, quét và fax tất cả từ một máy. Điều này giúp tiết kiệm tiền so với việc mua máy riêng lẻ và tiết kiệm không gian văn phòng. Nếu bạn có nhiều nhân viên sẽ sử dụng cùng một máy, hãy cân nhắc nối mạng máy đó để tất cả các máy trạm đều có quyền truy cập vào chức năng in. Máy sao chép thông thường cũng có thể có khả năng quét.
#5. Bảo tồn năng lượng
Việc chọn máy sao chép tiết kiệm năng lượng được dán nhãn ENERGY STAR® giúp bạn tiết kiệm tiền trên hóa đơn tiện ích đồng thời giảm tác hại đối với môi trường do mức tiêu thụ năng lượng cao. Máy cũng giữ mát khi hoạt động, tránh làm tăng nhiệt độ văn phòng do sử dụng thường xuyên.
# 6. Kiểm soát
Các điều khiển của máy ảnh hưởng đến việc sử dụng máy photocopy dễ dàng như thế nào. Chọn một máy có các điều khiển đơn giản cho phép tất cả người dùng văn phòng hiểu cách thực hiện tất cả các chức năng. Kiểm tra các màn hình trên máy photocopy và đặt các nút điều khiển thông qua các bước của chúng. Hãy thử các chức năng khác nhau để xem việc chuyển đổi giữa chúng có khó khăn không.
Máy photocopy làm gì?
Máy photocopy sử dụng ánh sáng, nhiệt, hóa chất hoặc tĩnh điện để tạo bản sao của văn bản hoặc tài liệu đồ họa.
Sự khác biệt trong Máy in và Máy photocopy là gì?
Máy photocopy sao chép các tài liệu vật lý mà không cần kết nối với mạng máy tính. Ngược lại, máy in cho phép người dùng gửi tài liệu từ mạng máy tính để in trên thiết bị.
Máy photocopy cá nhân là gì?
Máy photocopy cá nhân lý tưởng cho một người thường xuyên thực hiện các tác vụ sao chép cá nhân, chẳng hạn như người điều hành công việc kinh doanh của riêng họ tại nhà và cần một chiếc máy nhỏ gọn có thể hoạt động như cả máy in và máy quét/máy photocopy.
Chi phí máy photocopy là bao nhiêu?
Máy photocopy văn phòng nhỏ trung bình có giá 1,500 đô la, với máy photocopy thương mại cao cấp hơn có giá từ 15,000 đến 40,000 đô la tùy thuộc vào tốc độ in, chất lượng và các tính năng nâng cao như khả năng dập ghim, quét và fax.
Máy photocopy cũng có thể in?
Máy photocopy ngoài chức năng sao chép còn có thể in và scan tài liệu.
Tôi có thể sử dụng máy in của mình làm máy photocopy không?
Hầu hết các máy in cũng có chức năng sao chép vật lý và máy in đa chức năng có nhiều tính năng hơn.
Kết luận
Máy photocopy là một máy tạo ra các bản sao giấy của tài liệu. Giấy photocopy là một thành phần linh hoạt và cần thiết của bất kỳ thiết lập máy in văn phòng hoặc gia đình nào. Giấy photocopy tạo ra kết quả chất lượng cao và đảm bảo rằng tài liệu in của bạn trông chuyên nghiệp và dễ đọc, cho dù in tài liệu hay tạo bản sao.
Bài viết liên quan
- GIAO DỊCH SAO CHÉP: Mọi thứ bạn cần biết để bắt đầu
- MÁY COPIER: Định Nghĩa, Chủng Loại, Top Máy Văn Phòng & Sửa Chữa
- LOGO HP: Ý nghĩa, Phông chữ, Máy tính xách tay mới nhất và Lịch sử
- MÁY SAO CHÉP: Nó là gì, chủng loại & giá cả
dự án
