Có một thủ tục để hoàn thành mọi quá trình. Tuy nhiên, rất nhiều quy trình công việc chứa các thao tác thủ công tốn kém, tốn thời gian và dễ mắc lỗi. Một trong những nhiệm vụ tốn nhiều công sức và không hiệu quả nhất trong thế giới kinh doanh có thể là nhập dữ liệu thủ công. Ngoài việc khiến bạn buồn ngủ, nó còn tiêu tốn thời gian và nguồn lực quý giá, làm giảm năng suất của bạn một cách nghiêm trọng. Vì vậy, để tăng tốc các quy trình và tăng cường giao tiếp, các tổ chức đang hướng tới tự động hóa quy trình công việc nhiều hơn trong các hoạt động kinh doanh và trong các quy trình CNTT. Tự động hóa quy trình làm việc tự động hóa các quy trình bằng cách thay thế phần mềm hoàn thành tất cả hoặc một phần quy trình cho lao động thủ công. Nhưng các bước liên quan đến tự động hóa quy trình làm việc là gì và lợi ích tiếp thị là gì? Đọc để tìm hiểu…
Tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc là một chiến lược cho phép thực hiện độc lập các nhiệm vụ, tài liệu và thông tin trong các hoạt động liên quan đến công việc tuân thủ các tiêu chuẩn kinh doanh đã thiết lập. Loại tự động hóa này cần phải là một hoạt động đơn giản được thực hiện thường xuyên để tăng năng suất hàng ngày.
Nói cách khác, tự động hóa quy trình làm việc là hành động hợp lý hóa và tự động hóa các tác vụ thủ công, tốn thời gian bằng cách sử dụng công nghệ để tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực. Bằng cách thiết kế một bộ quy tắc và quy trình chi phối luồng công việc, nó sử dụng phần mềm để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, liên lạc qua email và quản lý tài liệu. Nó dẫn đến công việc nhanh hơn, đơn giản hơn và đáng tin cậy hơn bằng cách tăng hiệu quả và độ chính xác đồng thời giảm sai sót. Tự động hóa quy trình làm việc chuyển việc thực hiện một số tác vụ nhất định từ con người sang chương trình máy tính.
Tuy nhiên, trước tiên, một tổ chức phải xác định các nhiệm vụ tạo thành công việc trước khi tự động hóa quy trình làm việc. Tiếp theo, nó phát triển logic và các quy tắc xác định cách thực hiện các nhiệm vụ đó. Sau đó, phần mềm này được lập trình bằng cách sử dụng các quy định và logic nghiệp vụ được xác định trước.
Logic và quy tắc nói chung là một tập hợp các câu lệnh nếu-thì dùng làm hướng dẫn cho chương trình, thông báo cho chương trình biết phải làm gì và cách chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ tiếp theo. Để loại bỏ nhu cầu quản lý hoạt động của con người, phần mềm tuân theo các quy tắc và logic này để hoàn thành chuỗi nhiệm vụ từ đầu đến cuối.
Làm thế nào để bạn tự động hóa một quy trình công việc?
Tự động hóa quy trình công việc đề cập đến việc tạo, triển khai và tự động hóa các quy trình kinh doanh dựa trên các quy tắc quy trình công việc. Quy trình công việc kinh doanh đòi hỏi phải di chuyển thông tin, công việc của mọi người hoặc tệp giữa các hệ thống và mọi người theo các quy định kinh doanh đã thiết lập. Tự động hóa quy trình làm việc được thực hiện để hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh đồng thời loại bỏ quy trình xử lý thủ công dư thừa.
Một số ví dụ về quy trình kinh doanh điển hình có thể được tự động hóa là
- Nhân sự
- Marketing
- Tài chính
- Mua sắm
- Bán hàng
- Yêu cầu dịch vụ CNTT
Kỹ thuật hiệu quả nhất để thiết lập quy trình làm việc tự động là tạo sơ đồ quy trình làm việc toàn diện.
Khi bạn đã chuẩn bị xong sơ đồ quy trình làm việc, việc tạo quy trình làm việc tự động thực sự đơn giản bằng cách sử dụng giao diện kéo và thả do phần mềm tự động hóa hiện đại cung cấp.
Các thủ tục đơn giản cũng như phức tạp của công ty có thể được tự động hóa với sự trợ giúp của tự động hóa quy trình làm việc. Tự động hóa không chỉ hợp lý hóa quy trình kinh doanh mà còn giảm chi phí hoạt động. Người lao động và ban quản lý có thể ngừng làm những công việc tẻ nhạt để họ có thể tập trung vào các dự án chiến lược, hiệu quả hơn.
Các bước tự động hóa quy trình làm việc
Bây giờ, hãy nhanh chóng xem xét năm bước chính mà mọi tổ chức sẽ cân nhắc trước khi chuyển hoàn toàn sang tự động hóa quy trình làm việc.
#1. Xác định nhiệm vụ lặp đi lặp lại
Khi một công ty nghĩ về tự động hóa quy trình làm việc, bước đầu tiên là xác định các khu vực có các quy trình lặp đi lặp lại.
Việc nắm bắt kỹ lưỡng về doanh nghiệp là cần thiết để xác định chính xác vấn đề. Phương pháp tốt nhất để hiểu rõ hơn về quy trình công việc kinh doanh của bạn và phát hiện các nhiệm vụ định kỳ là tạo một mô tả trực quan về quy trình đó bằng cách sử dụng sơ đồ quy trình.
Giờ đây, bạn có thể thiết kế một quy trình làm việc giúp nâng cao quy trình làm việc hiện tại của mình và có thể làm cho quy trình trở nên đơn giản hơn bằng cách tự động hóa các quy trình tẻ nhạt. Đây là một giai đoạn quan trọng phải được thực hiện chặt chẽ với sự hợp tác của các bên liên quan khác và những người sử dụng thực tế của quy trình.
Bạn cũng có thể tính đến lợi ích ròng về mặt thời gian và giảm chi phí thực tế. Điều này sẽ giúp dễ dàng đưa ra một trường hợp kinh doanh thuyết phục về lý do tại sao một số hoạt động kinh doanh nhất định nên được tự động hóa.
#2. Thiết lập mục tiêu kinh doanh
Khi vấn đề đã được xác định, bước tiếp theo là phác thảo các mục tiêu của công ty bạn, sử dụng quy trình làm việc thủ công hiện tại làm tiêu chuẩn.
Mục tiêu của bạn có thể là tối ưu hóa tài nguyên cho các công việc mang lại nhiều đầu ra hơn bằng cách tăng thông lượng hoặc giảm thời gian chu kỳ trên một CPU.
Nhóm của bạn có thể cần phải đối phó với việc nhập ít dữ liệu hơn và tập trung nhiều hơn vào việc tối ưu hóa quy trình.
Bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra, nhưng bạn phải có khả năng giải thích cách tự động hóa sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh và cách bạn lên kế hoạch để đo lường thành công.
#3. Chọn giải pháp tự động hóa quy trình công việc phù hợp
Chọn phương tiện để đạt được mục tiêu sẽ là giai đoạn tiếp theo. Chúng ta muốn hoàn thành các mục tiêu của công ty như thế nào? Bước quan trọng tiếp theo của bạn sẽ là chọn hệ thống tự động hóa quy trình làm việc tốt nhất để bạn có thể đạt được giải pháp.
Chọn phần mềm thích hợp để hiểu cách chọn nhà cung cấp giải pháp của bạn. Đối với một công cụ tự động hóa, về cơ bản có rất nhiều khả năng trên thị trường. Điều quan trọng là phải hiểu sự phù hợp hoàn hảo cho công ty của bạn.
Nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang giải pháp thay thế đám mây vì nó mang lại sự linh hoạt hơn và chi phí thấp hơn.
Bạn có thể chọn đưa vào danh sách rút gọn từ 3 đến 5 nhà cung cấp dựa trên nhu cầu riêng của mình trước khi cân nhắc kỹ lưỡng lợi ích và hạn chế của từng tùy chọn. Trước khi đưa ra lựa chọn này, bạn có thể muốn xem bản demo kỹ lưỡng của phần mềm quy trình làm việc an toàn và bảo mật dựa trên đám mây, có thể thiết kế quy trình làm việc của bạn chỉ trong vài phút.
Chọn phần mềm quy trình công việc để tự động hóa quy trình của công ty bạn dựa trên các mục tiêu mà bạn đã thiết lập trong giai đoạn trước. Quy trình công việc bạn chọn phải đơn giản, thân thiện với người dùng và đơn giản để người dùng của bạn thích nghi.
#4. Giáo dục người dùng
Sau đó, nhân viên sẽ được đào tạo về cách sử dụng phần mềm quy trình công việc mới trong giai đoạn tiếp theo. Mọi thay đổi mới được thực hiện bởi ban quản lý đều gặp phải sự phản kháng vì nó được lực lượng lao động coi là không cần thiết.
Để làm cho người dùng cuối trở thành một phần quan trọng của quá trình ra quyết định, điều cần thiết là phải kết hợp họ ngay từ đầu và đưa họ vào các cuộc trò chuyện. Điều này làm cho người dùng cuối có trách nhiệm và nâng cao các khái niệm tuyệt vời nhất.
Sẽ dễ dàng hơn nhiều để thực hiện quá trình chuyển đổi này hiệu quả nếu có một lộ trình rõ ràng từ quy trình thủ công hiện tại sang hệ thống tự động mới và nếu họ được đào tạo đầy đủ để giúp họ bắt kịp.
#5. Tối ưu hóa quy trình của bạn bằng cách đo lường các chỉ số hiệu suất quan trọng
Khi bạn đã hoàn thành các quy trình nói trên, hệ thống quy trình làm việc tự động mới của bạn đã sẵn sàng để sử dụng.
Điều quan trọng là phải giải quyết những chỗ gấp khúc trong áo giáp ở giai đoạn này vì người dùng doanh nghiệp của bạn sẽ cung cấp thông tin đầu vào về quy trình dựa trên cách sử dụng của họ. Giai đoạn cuối cùng, bao gồm đo lường các chỉ số hiệu suất chính và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn, hiện đã sẵn sàng để bạn thực hiện.
Quy trình làm việc tự động của bạn sẽ được đo lường và giám sát liên tục, điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra các nút thắt cổ chai và đưa ra các lĩnh vực cần phát triển. Nhóm của bạn sẽ hoạt động hiệu quả hơn nếu quy trình làm việc mới cập nhật của bạn được đánh giá liên tục.
Các loại tự động hóa quy trình làm việc khác nhau là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc có thể được chia thành hai loại: quy trình kinh doanh (BP) và quy trình robot (RP).
#1. Quy trình công việc kinh doanh
Các tổ chức có thể phục vụ khách hàng của họ tốt hơn bằng cách áp dụng phương pháp quản lý quy trình kinh doanh (BPM). Nó thường buộc các quy trình công việc của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu kinh doanh thiết yếu. Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc thường được tạo bằng các nguyên tắc BPM. Do đó, phần mềm này giúp hợp lý hóa các quy trình thủ công tốn nhiều công sức trước đây trong một tổ chức.
#2. Quy trình làm việc bằng rô-bốt
Hiện đã có phần mềm tự động hóa quy trình bằng rô bốt (RPA) và phần mềm này cho phép rô bốt thực hiện các nhiệm vụ mà con người đã từng làm. Trong nhiều trường hợp, bot trợ giúp các thủ tục hành chính bên cạnh CNTT (cũng như trong các lĩnh vực khác). Các bot có thể nhận dạng và cung cấp dữ liệu thích hợp nhất để khắc phục các sự cố xử lý. Hơn nữa, các bot có thể giảm yêu cầu bàn trợ giúp và xác thực đăng nhập, đồng thời can thiệp khi xảy ra sự cố xử lý.
Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian nếu nhân viên của bạn thực hiện bất kỳ nhiệm vụ lặp đi lặp lại nào, điều mà hầu hết các công ty đều làm. Tất nhiên, tự động hóa quy trình công việc có thể khó khăn. Do đó, bạn phải có phần mềm tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ để nhanh chóng tự động hóa các quy trình của bạn.
Để có thêm tùy chọn quản lý quy trình và luồng công việc, hãy xem phần mềm tự động hóa quy trình công việc kinh doanh tốt nhất;
# 1. Zapier
Công cụ tự động hóa quy trình làm việc Zapier sử dụng trình chỉnh sửa quy trình kéo và thả, không cần mã. Nó có thể hỗ trợ bạn tự động hóa mọi thứ, từ các thao tác đơn giản đến các tác vụ lặp lại nhiều bước.
Nhưng điều khác biệt của Zapier là số lượng tích hợp chương trình mà nó cung cấp. Về cơ bản, Zapier tương thích với hơn 5,000 ứng dụng. Và bằng cách sử dụng phần mềm này, bạn có thể tự động hóa các quy trình cho tất cả các ứng dụng kinh doanh của mình, bao gồm Gmail, Slack, Trello và Stripe. Ngoài ra, nó hỗ trợ nhiều công cụ tự động hóa quy trình công việc khác nhau trên các kết nối phần mềm của danh sách này. Trong trường hợp hiếm gặp là bạn không thể tìm thấy tích hợp mà bạn yêu cầu trong danh sách ứng dụng của Zapier, bạn có thể yêu cầu một ứng dụng bổ sung hoặc tự tạo một ứng dụng.
# 2. ClickUp
ClickUp về cơ bản là một công cụ quản lý công việc hoàn chỉnh. Nó có các công cụ để quản lý dự án, cộng tác nhóm và nhiều công cụ khác ngoài các công cụ để tự động hóa quy trình làm việc.
Nói cách khác, bạn nên coi ClickUp không chỉ là một công cụ để tự động hóa. Có, một số chương trình tự động hóa khác cung cấp một số chức năng quản lý tác vụ. Tuy nhiên, một số ít cung cấp nhiều tính năng như ClickUp, cung cấp các công cụ phổ biến bao gồm biểu đồ Gantt, bảng kanban, nhiệm vụ con, v.v. Đó là trên hết khả năng tự động hóa mạnh mẽ của ClickUp đối với các tác vụ thông thường. Nói cách khác, ClickUp cho phép bạn xử lý tất cả các yêu cầu quản lý quy trình làm việc của mình bằng một phần mềm duy nhất mà không phải hy sinh khả năng tự động hóa cũng như quản lý dự án.
#3. tích hợp
Integrify là một chương trình để quản lý và tự động hóa quy trình công việc mà không cần mã hóa. Nền tảng này có các công cụ để tạo quy trình, thiết kế biểu mẫu cũng như quy trình báo cáo.
Mặc dù Integrify có nhiều đặc điểm với các ứng dụng quy trình công việc khác, nhưng nó cũng có một số tính năng độc đáo, chẳng hạn như khả năng thêm ghi chú cũng như nhận xét khi bạn xây dựng một quy trình. Do đó, Integrify hoàn hảo cho các nhóm muốn làm việc cùng nhau để phát triển và cải thiện quy trình kinh doanh của họ. Tương tự như cách Tính toàn vẹn cho phép kiểm tra quy trình và tạo các bản kiểm tra cho tất cả các quy trình tự động hóa, tính năng này cũng cho phép cộng tác mà không sợ gián đoạn quy trình.
# 4. Nintex
Với hơn 3 triệu ứng dụng quy trình làm việc hiện đang chạy trên nền tảng của mình, Nintex hỗ trợ hơn 8,000 khách hàng doanh nghiệp quản lý, tự động hóa và cải thiện quy trình kinh doanh của họ mà không cần kiến thức về mã hóa.
Công ty của bạn có thể vạch ra từng quy trình của mình, thực hiện chúng và đánh giá thành công của chúng bằng cách cung cấp nhiều công cụ tự động hóa quy trình công việc, chẳng hạn như lập bản đồ quy trình, quy trình công việc nâng cao và thông minh quy trình.
Đối với các công ty doanh nghiệp có quy trình được thiết lập tốt, Nintex rất được khuyến khích. Đây là một phần mềm phức tạp kết hợp công cụ thiết kế quy trình làm việc dễ sử dụng với các kết nối mạnh mẽ để liên kết từng ứng dụng của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người làm việc trong lĩnh vực nhân sự, tài chính, CNTT và luật.
# 5. Kissflow
Đối với quy trình làm việc và xây dựng ứng dụng, Kissflow cung cấp cả các lựa chọn thay thế không cần mã và ít mã. Kissflow hiện có tính linh hoạt để hoạt động như một nền tảng quản lý quy trình công việc, một công cụ quản lý dự án nhẹ và có lẽ là phần mềm tự động hóa tiếp thị.
Các gói phần mềm quy trình của Kissflow thật tuyệt vời. Chúng cung cấp sự kết hợp lý tưởng giữa giao diện người dùng đơn giản và khả năng phân tích mạnh mẽ. Chẳng hạn, để xem số liệu thống kê về hệ thống tự động hóa quy trình làm việc của bạn, bạn có thể sử dụng các báo cáo dựa trên số liệu đơn giản. Hoặc bạn có thể chạy các báo cáo của riêng mình để kiểm tra các tác vụ hoặc xử lý dữ liệu chi tiết hơn. Ngoài ra, Kissflow giúp việc tạo bảng điều khiển trở nên đơn giản (không cần mã hoặc chỉ cần một chút mã), giúp báo cáo của bạn có thể truy cập và dễ hiểu.
#6. Flokzu
Với công cụ quản lý quy trình kinh doanh Flokzu, doanh nghiệp có thể thiết kế biểu mẫu, tự động hóa quy trình, chạy báo cáo, v.v. Nó tích hợp với nhiều chương trình phần mềm khác bằng Zapier.
Tuy nhiên, Flokzu có một số công cụ giúp nó khác biệt với các chương trình quy trình làm việc khác về tính linh hoạt. Chẳng hạn, nó làm cho việc thay thế thành viên trong nhóm trở nên đơn giản. Do đó, bạn có thể dễ dàng thay đổi quy trình tùy chỉnh của mình để bao gồm một thành viên nhóm thay thế khi ai đó vắng mặt tại văn phòng. Bằng cách đó, bạn sẽ không phải lo lắng về bất kỳ sự chậm trễ nào trong công việc của mình. Tương tự, Flokzu cho phép bạn tạm dừng và đặt hẹn giờ trong khi tự động hóa quy trình làm việc. Về cơ bản, phần mềm quy trình công việc từ Flokzu có thể thích ứng với các yêu cầu quy trình thay đổi của bạn.
Lợi ích của Tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa quy trình làm việc có thể giải phóng tất cả các bộ phận khỏi gánh nặng của các hoạt động thủ công, từ hành chính đến tài chính, CNTT và tiếp thị.
Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm tự động hóa quy trình làm việc cho từng bộ phận trong doanh nghiệp của bạn:
Lợi ích của Tự động hóa quy trình làm việc trong Tiếp thị
- Chỉ định một máy để thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tẻ nhạt
- Làm việc cùng nhau trên quy trình công việc với đồng nghiệp từ các địa điểm khác nhau.
- Đảm bảo những người thích hợp phê duyệt tất cả nội dung.
- Tạo một quy trình đáng tin cậy để nuôi dưỡng và theo đuổi các khách hàng tiềm năng chất lượng.
- Một số chiến dịch có thể được tự động hóa và tất cả chúng đều có thể được theo dõi từ một trang tổng quan.
Lợi ích của tự động hóa quy trình CNTT
- Phân phối vé và leo thang cho các thành viên trong nhóm có sẵn.
- Loại bỏ các yêu cầu hỗ trợ dư thừa
- Xác minh cập nhật theo lịch trình với các bên quan tâm.
- Kiểm soát Shadow IT
- Kiểm soát tài nguyên và quan sát các mẫu sử dụng
Tự động hóa quy trình làm việc Lợi ích trong Nhân sự (HR)
- Cắt giảm đáng kể giấy tờ
- Tìm nguồn ứng viên, xác minh và tuyển dụng nhanh hơn với phê duyệt tự động
- Đảm bảo tất cả các quy trình đều tuân thủ.
- Nâng cao khả năng hiển thị của quy trình làm việc
- Cải thiện tốc độ của các quá trình onboarding và offboarding.
Lợi ích của Tự động hóa quy trình làm việc trong Tài chính
- Làm cho việc quản lý tài liệu trở nên đơn giản hơn
- Dành ít thời gian hơn để xử lý phê duyệt.
- Thiết lập thanh toán tự động cho các hóa đơn định kỳ.
- Thực hiện một cơ chế thông minh để quản lý biên chế.
- Đồng bộ dữ liệu với các chương trình kế toán khác
Lợi ích của việc kích hoạt tự động hóa quy trình làm việc trong bán hàng
- Đảm bảo rằng tất cả khách hàng tiềm năng đều nhận được sự đối xử hoàng gia như nhau.
- Nhận thông tin sáng tỏ và phân tích về các thủ tục đang diễn ra.
- Đừng bao giờ để khách hàng tiềm năng đi qua vết nứt do mắc sai lầm.
- Gửi lời chào cá nhân, đánh giá cao hoặc email quảng cáo.
- Chuẩn hóa việc tạo danh sách để làm cho nó dễ dàng hơn.
Tôi có phải là nhà phát triển để sử dụng Tự động hóa quy trình làm việc không?
Không. Sử dụng kỹ thuật kéo và thả để tạo biểu mẫu và quy trình, các sản phẩm này được tạo cho người dùng doanh nghiệp. Nếu họ chọn, các nhà phát triển có thể mở rộng hệ thống bằng các công cụ bổ sung.
Công cụ tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc được sử dụng để chuẩn hóa, tự động hóa và truyền dữ liệu giữa các hệ thống.
Tự động hóa quy trình làm việc trong CRM là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc là một tính năng mà hầu hết các giải pháp CRM đều tích hợp sẵn. Trong hầu hết các trường hợp, nó đòi hỏi phải bắt đầu một quy trình để cập nhật dữ liệu, tích hợp, định thời gian cho một hành động, v.v. Người dùng phải có giấy phép CRM để sử dụng các chức năng này, vốn chỉ dành riêng cho hệ thống CRM. Tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp CRM của bạn hiệu quả hơn nữa.
Kết luận
Tự động hóa quy trình làm việc, khi được đưa vào sử dụng, có thể giúp doanh nghiệp mở rộng và phát triển mà không để bất cứ điều gì lọt vào kẽ hở. Bạn có thể mở rộng thành công công ty của mình mà không gặp phải bất kỳ khó khăn ngày càng tăng nào bằng cách cho phép công nghệ thực hiện công việc thủ công.
Công nghệ này có thể mang lại lợi ích cho công ty của bạn về cơ bản ở mọi bộ phận hoặc phòng ban. Tự động hóa quy trình làm việc mang lại nhiều lợi ích, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn thay vì vất vả hơn, dù là trong lĩnh vực tiếp thị, nhân sự hay tài chính.
Bài viết liên quan
- Phần mềm quản lý quy trình làm việc: Các tùy chọn hàng đầu trong năm 2023
- 10 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TỐT NHẤT: 2023 Đánh giá
- CÔNG CỤ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KINH DOANH: Công dụng, Công cụ miễn phí & Hướng dẫn
- Tự động hóa bán hàng: Ý nghĩa, Nền tảng & Lợi ích
Tài liệu tham khảo
