Là chủ doanh nghiệp, bạn phải đối mặt với rất nhiều trách nhiệm, như lập kế hoạch dự án, tạo và thực hiện tiếp thị, tổ chức nhân viên và đảm bảo hoạt động trơn tru của công ty. Không nghi ngờ gì nữa, một trong những nhiệm vụ quản lý tẻ nhạt hơn là soạn thảo lịch trình cho nhân viên. Nhiều như việc tạo ra một lịch trình làm việc hiệu quả là khó khăn và tốn thời gian. May mắn thay, có những công cụ sẵn có để hỗ trợ trong toàn bộ quy trình. Một số trong số họ thậm chí có thể hoạt động như cá nhân Phòng nhân sự và cung cấp thông tin đầu vào để làm rõ việc tạo lịch trình. Đâu là ứng dụng tạo lịch làm việc trực tuyến miễn phí tốt nhất dành cho doanh nghiệp đáng để thử? Làm cách nào để tạo lịch làm việc cho nhân viên? Câu trả lời cho những câu hỏi trên và nhiều hơn nữa là những gì bạn có xu hướng đạt được khi đọc.
Trình tạo lịch làm việc là gì?
Trình tạo lịch làm việc là một ứng dụng hoặc chương trình hỗ trợ các tổ chức tạo và quản lý lịch nhóm. Nơi người quản lý có thể nhanh chóng xây dựng ca làm việc cho từng thành viên trong nhóm, phân công nhiệm vụ cụ thể, chỉ định thời gian sẵn sàng và hơn thế nữa bằng cách sử dụng trình tạo lịch làm việc – tất cả trong một nền tảng đơn giản. Thông thường, trình tạo lịch làm việc là một công cụ hoặc ứng dụng máy tính cục bộ hoặc dựa trên đám mây hỗ trợ người quản lý đơn giản hóa việc lập kế hoạch lịch làm việc bằng cách tự động tạo ca làm việc và tối ưu hóa quản lý lực lượng lao động.
Cách tạo lịch làm việc cho nhân viên
Khi tạo lịch trình cho nhân viên từ đầu, có một số quy trình cơ bản cần tuân theo để tăng tốc quá trình. Kiểm tra xem vị trí và giờ làm việc của mọi công nhân có chính xác không và cơ cấu có đủ linh hoạt để cho phép nghỉ ốm, trường hợp khẩn cấp hoặc thời gian nghỉ theo lịch trình hay không.
#1. Chọn bố cục phù hợp
Bố cục bảy ngày là vô ích nếu công ty của bạn chỉ mở cửa năm ngày một tuần. Nếu các ca thay đổi từ tuần này sang tuần khác, thì lịch làm việc theo ca hai tuần một lần hoặc hàng tháng có thể thích hợp hơn là lịch làm việc hàng tuần. Do đó, hãy xem xét tất cả các thông tin liên quan mà lịch trình nhân viên của bạn phải truyền tải: ngày trong tuần, giờ làm ca, tên nhân viên, bộ phận hoặc nhiệm vụ, v.v. Điều này là do bạn muốn tạo một mẫu lập lịch trình cho nhân viên để trả lời tất cả các câu hỏi của nhân viên.
#2. Xác nhận sự sẵn có của nhân viên trước thời hạn.
Bạn phải luôn xác nhận tình trạng sẵn sàng thay vì cho rằng tất cả nhân viên đều sẵn sàng làm việc như nhau. Có thể nhân viên đã sắp xếp hoặc đồng ý nghỉ vào những ngày quy định. Tốt hơn là nên lên lịch cho các phiên bản này hơn là dựa vào bộ nhớ. Quên điều này có thể dẫn đến những hậu quả tai hại, khiến bạn phải làm việc với ít nhân viên hơn và làm căng thẳng mối quan hệ giữa các nhân viên.
#3 Sử dụng định dạng dễ đọc
Khi tạo lịch trình trong Excel hoặc Trang tính, hãy đảm bảo rằng nó dễ đọc từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Chỉ tô sáng hoặc in đậm văn bản khi cần thiết. Nếu nhân viên cần điền bất kỳ thông tin nào, hãy đảm bảo rằng họ có đủ chỗ để điền.
#4. Đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào lịch trình.
Cho dù bạn in và đăng lịch làm việc của nhân viên hay liên kết với nó trực tuyến, bạn phải đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập phù hợp. Bạn có thể liên hệ với nhân viên hoặc hướng dẫn họ đến một địa điểm tại chỗ để xem lịch làm việc hàng tuần hoặc sắp tới của họ. Có thể có thông tin lập lịch nâng cao dành riêng cho ban quản lý.
Trình tạo lịch làm việc miễn phí
Người quản lý sử dụng trình tạo lịch làm việc miễn phí để tạo lịch làm việc kỹ thuật số cho lực lượng lao động của họ. Nó là một dạng phần mềm quản lý lực lượng lao động được tạo riêng cho những người làm việc theo giờ. Tổ trưởng sử dụng phần mềm để sắp xếp ca, giờ nghỉ, bàn giao ca khi cần thiết. Nó cũng có thể hỗ trợ bố trí nhân sự tạm thời, thay đổi lịch trình và theo dõi chi phí lao động.
Ví dụ về Trình tạo lịch làm việc trực tuyến miễn phí
Có rất nhiều công cụ lập lịch trình có thể gây ra sự cố cho bạn nhưng chúng tôi đã tìm thấy công cụ lập lịch trình làm việc trực tuyến miễn phí tốt nhất để đáp ứng các yêu cầu cá nhân của bạn. Hơn nữa, phần tốt nhất? những công cụ này sẽ không làm bạn tốn một xu.
# 1. Homebase
Homebase có nhiều lựa chọn đáng kinh ngạc về các tính năng dễ sử dụng. Không có sản phẩm miễn phí nào tốt hơn trên thị trường miễn là bạn hoạt động từ một địa điểm duy nhất. Homebase không chỉ đơn giản là một công cụ tạo lịch biểu miễn phí; nó cũng hỗ trợ bạn tuân thủ các tiêu chuẩn lao động địa phương. Ngoài ra, các khía cạnh khác trong doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động trơn tru hơn sau khi bạn bắt đầu sử dụng phần mềm này vì nó kết nối với các POS chính và các hệ thống trả lương. Do đó, gói trả phí của Homebase đặc biệt tiết kiệm cho các chủ doanh nghiệp có lực lượng lao động lớn.
#2. Treo lên
Sling cung cấp miễn phí một hệ thống lên lịch giàu tính năng. Ứng dụng lịch làm việc trực tuyến miễn phí này cho phép bạn sắp xếp khối lượng công việc cho bao nhiêu nhân viên tùy thích. Nó không chỉ cắt giảm thời gian các nhà quản lý dành cho việc chuẩn bị mà còn giúp việc chuyển ca trở nên dễ dàng. Công cụ này sẽ mang lại lợi ích cho toàn bộ công ty của bạn bằng cách cải thiện sự hợp tác của nhóm và giảm tình trạng vắng mặt. Mặc dù thực tế là Sling cung cấp các chức năng lập lịch trình toàn diện miễn phí, nhưng việc theo dõi điểm danh và bảng chấm công vẫn cần phải nâng cấp kế hoạch.
# 3. Connecteam
Nếu bạn cần sắp xếp nhân viên mà không tốn nhiều tiền trả trước, Connecteam là một lựa chọn tuyệt vời. Điều này là do phiên bản miễn phí của nó bao gồm tính năng bấm giờ vào và ra theo thời gian thực cũng như khả năng giao tiếp tuyệt vời với nhân viên của bạn. Nó cung cấp cho bạn quá nhiều tùy chọn để quản lý và lên lịch cho nhân viên, cũng như cung cấp cho họ tất cả thông tin họ cần để luôn cập nhật ca làm việc và nhiệm vụ của mình.
# 4. Shiftboard
Shiftboard không phải là phần mềm lên lịch làm việc miễn phí, nhưng các tính năng nâng cao và chi phí thấp khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức thuộc mọi quy mô. Đây là một trong những chương trình lập lịch trình tiên tiến nhất, cho phép bạn chỉ định và lọc các vị trí và nhân sự dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Ứng dụng phân loại nhân viên thành các nhóm và hợp lý hóa các hoạt động lực lượng lao động phức tạp đồng thời hỗ trợ bạn giảm chi phí lao động.
#5: Tìm dịch chuyển của tôi
Findmyshift là công cụ lập lịch làm việc miễn phí dành cho nhóm tối đa năm người. Công cụ web này cho phép bạn lên lịch ca làm việc của nhân viên ở nhiều nơi mà tổ chức của bạn cần, khiến công cụ này trở nên lý tưởng cho các nhóm nhỏ gồm những người chăm sóc hoặc những nhân viên khác thường xuyên di chuyển. Bạn cũng có thể theo dõi sự có mặt của nhân viên và xuất bảng chấm công sang hệ thống bảng lương của mình. Findmyshift là công ty hàng đầu trong ngành về tích hợp bên thứ ba và đặt tiêu chuẩn cho dịch vụ khách hàng.
Trình tạo lịch làm việc trực tuyến
Lập kế hoạch có thể là một nhiệm vụ khó khăn với nhiều biến số. Có thể mất một thời gian để phát triển một cái, tùy thuộc vào mức độ phức tạp và những thách thức không lường trước được của nó. Lịch trình cũng có thể không chắc chắn, không nhất quán và không đầy đủ khi được thực hiện thủ công. Đây là lý do tại sao các nhóm nhân sự thông minh và các nhà quản lý hoạt động giao nguồn lực trí tuệ đáng kể cho các giải pháp phần mềm lập kế hoạch nhân sự.
Chúng không chỉ hỗ trợ tạo lịch trình kỹ lưỡng và thường xuyên mà còn được trang bị các tính năng giao tiếp và chỉnh sửa. Do đó, nhiều chuyên gia coi những công cụ này là rất quan trọng. May mắn thay, phần mềm lập lịch trình nhân viên trực tuyến tốt nhất rất dễ sử dụng.
Hơn nữa, vì những lý do rõ ràng về khả năng hiển thị, phần mềm lập lịch trình nhân viên trực tuyến không chỉ có giá trị đối với người quản lý mà còn đối với nhân viên xếp hạng và hồ sơ. Nhân viên có thể sử dụng các công cụ kỹ thuật số này để đóng góp và bày tỏ quan điểm của họ về các tùy chọn lịch trình, số ngày nghỉ có sẵn và thậm chí các mối quan tâm khác về nhân sự của họ.
Ví dụ về Trình tạo lịch làm việc trực tuyến
Chúng tôi đã biên soạn một danh sách các công cụ lập lịch làm việc trực tuyến tốt nhất để hỗ trợ bạn tìm một công cụ đáp ứng tốt nhất nhu cầu và ngân sách của công ty bạn.
# 1. Thứ Hai.com
Đây là một nền tảng đa năng thực sự. Hầu hết mọi người kết nối nó với quản lý dự án, nhưng nó có thể ở nhiều dạng khác nhau. Đó là, nó là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch trực tuyến cho nhân viên cũng như phân công nhiệm vụ. Điều này cũng cho phép bạn xác định sự sẵn có của nhân viên. Bạn có thể lập kế hoạch từ tuần này sang tuần khác và xem họ có thể làm việc bao nhiêu giờ và bao nhiêu ngày. Điều này cho phép bạn theo dõi xem họ có thể bấm giờ cả ngày hay không, chỉ vào đầu giờ hay chỉ vào buổi tối. Bằng cách này, bạn có thể giảm thiểu các vấn đề về lịch trình và thiết lập một kế hoạch dự phòng trong trường hợp ai đó cần nghỉ ngơi.
#2. Khi tôi làm việc
Khi tôi làm việc là một công cụ lập lịch trình nhân viên trực tuyến được công nhận vì tính đơn giản của nó. Nó cung cấp một loạt các khả năng quản lý nhân sự bên cạnh khả năng lập lịch trình nhân viên cơ bản. Chúng bao gồm việc quản lý các yêu cầu về thời gian nghỉ, thông báo làm thêm giờ và đồng hồ bấm giờ. Hơn nữa, tùy chọn hạn chế đồng hồ vào sớm có sẵn để thực thi giờ làm việc chính thức. When I Work cũng bao gồm các công cụ giao tiếp. Người quản lý và nhân viên có thể dễ dàng cộng tác trong việc lên lịch làm ca và giải quyết các trường hợp vắng mặt cũng như hoán đổi ca với những điều này.
#3. Dễ dàng mua vật nuôi
Easy Busy Pets là một dịch vụ web lập lịch trình nhân viên trực tuyến chuyên môn cao, cũng cung cấp lịch hẹn cho các chuyên gia chăm sóc thú cưng. Từ lập lịch trình tự phục vụ của người tiêu dùng đến quản lý danh tiếng trực tuyến, nền tảng này cung cấp các giải pháp đầu cuối. Quản lý nhóm, đăng ký vào/ra bằng GPS, lên lịch cuộc hẹn và bảng điều khiển nhân viên đều là những công cụ lập lịch quan trọng của nhân viên. Nó cũng có các công cụ nhân sự quan trọng như bảng lương và mô-đun tiền thưởng.
#4. SubItUp
SubItUp là một phần mềm lập lịch trình nhân viên trực tuyến nổi tiếng khác được công nhận nhờ tính năng đồng hồ thời gian tuyệt vời. Thành phần cơ bản này được bao quanh bởi các giải pháp nhân sự và năng suất khác nhau để liên lạc, quản lý nhóm, tính lương và tuân thủ. Tập hợp các khả năng mở rộng này đã nhanh chóng đưa nền tảng này lên đầu danh sách phần mềm lập lịch trình nhân viên trực tuyến. Hơn nữa, nó có khả năng mở rộng khá cao, đó là lý do tại sao các nhà cung cấp dịch vụ và dịch giả tự do sử dụng nó.
#5. thợ làm việc
Jobber là một công cụ lập lịch trình nhân viên trực tuyến khác được phát triển cho các công ty có nhân viên dịch vụ tại hiện trường. Nó cung cấp một giao diện dựa trên nhiệm vụ lý tưởng cho công việc. Lịch biểu có thể được tạo và điều chỉnh dựa trên các yêu cầu của lệnh công việc và nguồn lực sẵn có. Theo dõi thời gian, gửi đi và theo dõi chi phí cũng có sẵn. Nó cũng cung cấp một lịch kéo và thả đơn giản giúp mọi người trên cùng một trang.
Ứng dụng tạo lịch làm việc
Trình tạo lịch làm việc là một ứng dụng hoặc công cụ giúp các công ty lập và quản lý lịch làm việc của các nhóm của họ. Sử dụng trình tạo kế hoạch làm việc, người quản lý có thể nhanh chóng tạo danh sách cho từng thành viên trong nhóm, giao cho họ các nhiệm vụ cụ thể, đặt thời gian sẵn sàng của họ và thực hiện những việc khác, tất cả trên một nền tảng đơn giản.
Những công cụ này giúp việc tạo và xử lý các nhóm trở nên dễ dàng hơn, giúp bạn có thêm thời gian để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác. Công cụ lập lịch làm việc rất phù hợp với những công ty có nhiều nhân viên hoặc những công ty có nhu cầu thay đổi nhanh chóng. Điều này là do chúng giúp người quản lý dễ dàng thay đổi giờ làm việc nhanh chóng khi cần, đảm bảo rằng mọi người đều đạt được mục tiêu đúng hạn.
Ngoài ra, những người lập lịch trình tốt nhất cho phép người quản lý gửi thông báo và lời nhắc trực tiếp từ ứng dụng để đảm bảo rằng các mục tiêu được đáp ứng và các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch. Các nhóm có thể tiếp tục làm việc mà không cần phải trực tiếp theo dõi tiến độ hoặc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Chà, công cụ phù hợp để thuê nhân viên sẽ mang lại cho bạn những lợi ích sau:
- Hãy chắc chắn rằng mọi người đều biết giờ làm việc của họ là gì.
- Theo dõi giờ làm việc của bạn để đảm bảo bạn tuân thủ luật thuế và lao động.
- Giữ một bản ghi rõ ràng về số giờ mà mỗi công nhân đã làm việc.
- Đảm bảo rằng việc làm thêm giờ và cắt giảm việc làm không làm tăng chi phí tiền lương.
- Hãy để nhân viên của bạn kiểm tra kế hoạch của họ từ bất cứ đâu.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống sẽ tốt hơn nếu nhân viên quản lý thời gian của họ tốt hơn.
Cần tìm gì trong ứng dụng tạo lịch làm việc
Một ứng dụng tạo lịch làm việc hiệu quả sẽ làm cho công việc của bạn khác với công việc bình thường. Đây là cách:
- Chức năng: Bạn có thể thay đổi và lưu chủ đề, đồng thời bạn cũng có thể kéo và thả mọi thứ và nhận thông báo.
- Chi phí: Tiết kiệm tiền là mục tiêu chứ không phải chi tiêu. Tìm giá được đặt, không phải cho mỗi người.
- Khả năng mở rộng là khả năng của tất cả các SMB để xử lý sự tăng trưởng mà không phải thay đổi cách thức hoạt động của chúng.
- Tích hợp đơn giản là tất cả trong một, dễ sử dụng và có mọi thứ bạn cần ở một nơi.
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng và nhận được đánh giá tốt từ khách hàng
Ví dụ về ứng dụng Trình tạo lịch làm việc
Các ứng dụng tạo lịch làm việc cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để lập lịch cho nhóm của bạn hoạt động hiệu quả và tránh nhầm lẫn hoặc xung đột ca làm việc. Hãy xem các ứng dụng tạo lịch làm việc tuyệt vời này để tìm ứng dụng phù hợp nhất với bạn.
- kết nối
- Bấm lên
- Nhân loại
- Homebase
- ZoomShift
- cầu đội
- Thứ tư
- Treo lên
- Phó phòng
- HotSchedules
Google có Công cụ Lập kế hoạch cho Nhân viên không?
Có, bạn có thể sử dụng Lịch Google làm công cụ tất cả trong một để lên lịch ca làm việc và giờ làm việc cho nhân viên.
Excel có mẫu lịch làm việc không?
Lịch làm việc trong Excel có thể được tạo thành các mẫu có thể tái sử dụng, điều này có thể giúp các nhóm tiết kiệm thời gian khi họ cần làm lại lịch trình.
Có ứng dụng nào để tạo lịch trình không?
Đầu tiên là ứng dụng lên lịch làm việc tất cả trong một của connecteam. Nó cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để dễ dàng tạo, quản lý và chia sẻ lịch làm việc tối ưu
Ứng dụng tốt nhất để tạo lịch biểu miễn phí là gì?
Họ đang,
- Canva
- Trình tạo lịch trình đại học miễn phí
- Trình tạo lịch biểu
- Adobe Spark
- Visme
- Doodle
dự án
bài viết liên quan
