Nhiều doanh nghiệp phải vật lộn với các vấn đề nội bộ có thể ảnh hưởng đến cả mức độ năng suất và giao tiếp tổng thể trong tổ chức. Mạng nội bộ có thể giải quyết các vấn đề như vậy, tùy thuộc vào bản chất của công ty. Không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc sử dụng trang mạng nội bộ.
Vậy, mạng nội bộ là gì và bạn có thể sử dụng nó như thế nào để cải thiện năng suất của nhân viên? Hãy cùng bàn về chuyện này!
Intranet là gì?
Một tổ chức có thể có mạng riêng của mình, được gọi là mạng nội bộ, cho phép nhân viên chia sẻ thông tin về doanh nghiệp cũng như tài nguyên máy tính với nhau một cách an toàn. Nó dựa vào máy chủ web, hệ thống quản lý nội dung và tường lửa để hoạt động an toàn và hiệu quả. Tính bảo mật của mạng nội bộ thường được duy trì với sự hỗ trợ của cơ sở dữ liệu chứa tất cả tên người dùng của nhân viên được cấp quyền truy cập vào mạng.
Mạng nội bộ có thể bao gồm từ các trang web nội bộ đơn giản đến các hệ thống phức tạp với nhiều mạng LAN và WAN được liên kết với nhau. Ngoài ra, họ cung cấp một loạt các tính năng, chẳng hạn như các yếu tố mạng nội bộ xã hội cho hồ sơ nhân viên, gửi, thích, bình luận và chia sẻ bài đăng. Họ cũng có thể hỗ trợ công việc nhóm và hội thảo từ xa, đồng thời cung cấp quyền truy cập vào thông tin, ứng dụng, biểu mẫu và hồ sơ quan trọng của công ty.
Giao tiếp giữa các nhân viên được thúc đẩy thông qua việc sử dụng mạng nội bộ trong các doanh nghiệp. Do đó, nhân viên có thể nhanh chóng truy cập thông tin quan trọng cũng như các liên kết, ứng dụng và cơ sở dữ liệu có liên quan chứa hồ sơ của công ty.
Các tính năng của mạng nội bộ hiện đại
Mạng nội bộ hiện đại bao gồm các tính năng như:
#1. Nội dung được cá nhân hóa
Mạng nội bộ hiện đại cung cấp trang chủ và lịch trình được cá nhân hóa cho nhân viên, cung cấp tin tức và thông báo có liên quan của công ty. Nó cũng có các công cụ trình tạo trang để tạo giao tiếp tĩnh, hành trình giới thiệu và trang wiki.
# 2. Sự hợp tác
Mạng xã hội, nội dung do người dùng tạo và điện toán đám mây được nhấn mạnh trong mạng nội bộ hiện đại, thúc đẩy sự tham gia, tương tác và cộng tác của nhân viên.
#3. Tích hợp với các công cụ khác
Tích hợp với các giải pháp chia sẻ tệp hoặc hệ thống lưu trữ tệp tích hợp. Nó tích hợp với các ứng dụng khác, chẳng hạn như Microsoft 365, Yammer và Teams, để cung cấp trải nghiệm nơi làm việc kỹ thuật số liền mạch.
#4. Truy cập từ xa
Mạng nội bộ hiện đại cung cấp các tùy chọn dựa trên đám mây hoặc cài đặt tại chỗ, cho phép truy cập từ xa vào trang web.
#5. Quản lý nội dung và chia sẻ tài liệu
Nó cho phép chỉnh sửa trực tiếp các tài liệu, bảng tính và trang trình bày trong mạng nội bộ. Ngoài ra, nó có các hệ thống hiệu quả để quản lý lượng lớn dữ liệu và tài liệu rất cần thiết trong mạng nội bộ hiện đại.
#6. Giao diện quản trị, Mẫu nội dung và Phân tích
Giao diện trực quan, khả năng quản lý nội dung và quản trị mạng nội bộ hiệu quả cũng như bảng điều khiển phân tích mạnh mẽ là những tính năng quan trọng của mạng nội bộ hiện đại.
# 7. Khả năng thích ứng
Mạng nội bộ hiện đại được thiết kế để phát triển cùng với tổ chức, tập trung vào việc kết hợp những thay đổi tác động nhiều nhất đến doanh nghiệp. Phân tích trang web và phản hồi của người dùng theo dõi tiến trình và hiểu hành vi của người dùng.
Mạng nội bộ được sử dụng để làm gì?
Có nhiều cách sử dụng mạng nội bộ, nhưng ba cách sử dụng chính bao gồm:
- Giao tiếp và cộng tác: Mạng nội bộ tạo điều kiện giao tiếp giữa các nhân viên, người quản lý và giám đốc điều hành, giúp chia sẻ tin tức, cập nhật và thông tin trong tổ chức dễ dàng hơn. Họ cũng cung cấp các công cụ để cộng tác, chẳng hạn như chia sẻ tài liệu, chỉnh sửa thời gian thực và phân công nhiệm vụ có thời hạn.
- Quản lý tài liệu và nội dung: Mạng nội bộ giúp quản lý và kiểm soát tài liệu, theo dõi các phiên bản và duy trì lịch sử chỉnh sửa. Chúng cũng cung cấp kho lưu trữ tập trung cho các tài liệu, video và tệp âm thanh của công ty, giúp nhân viên truy cập và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn.
- Truy xuất thông tin: Mạng nội bộ hoạt động như một cửa hàng duy nhất cho tất cả thông tin của công ty, giúp nhân viên dễ dàng tìm thấy những gì họ cần. Chúng cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh mẽ và có thể hoạt động như một bộ lọc để hiển thị thông tin và ngữ cảnh quan trọng nhất.
Các chức năng khác mà một trang web mạng nội bộ có thể được sử dụng bao gồm:
- Cổng thông tin mạng nội bộ cải thiện năng suất và sự tham gia của nhân viên thông qua cả giao tiếp từ trên xuống và từ dưới lên.
- Trang web mạng nội bộ cá nhân hóa nhiệm vụ cho nhân viên để hoàn thành các vai trò tổ chức cụ thể.
- Cổng thông tin mạng nội bộ cung cấp cho nhân viên một nền tảng để tìm kiếm thông tin, quản lý quy trình làm việc và giao tiếp trong toàn tổ chức.
Có bao nhiêu loại mạng nội bộ?
Có hai loại mạng nội bộ chính; mạng nội bộ tại chỗ và dựa trên đám mây.
- Mạng nội bộ tại chỗ: Một tổ chức kinh doanh lưu trữ các loại mạng nội bộ này hoàn toàn tại chỗ. Mạng nội bộ tại chỗ yêu cầu một nhóm CNTT chuyên dụng để quản lý, cập nhật và sao lưu máy chủ của họ. Chúng thường chỉ khả thi đối với các doanh nghiệp lớn có đủ nguồn lực để duy trì chúng.
- Mạng nội bộ dựa trên đám mây: Các loại mạng nội bộ này được tạo, duy trì và cung cấp trực tuyến. Chúng không yêu cầu cơ sở hạ tầng trên trang web và có sẵn trực tuyến ngay lập tức. Tuy nhiên, mạng nội bộ dựa trên đám mây có một số vấn đề về bảo mật, khiến một số tổ chức chọn mạng nội bộ tại chỗ thay vì mạng nội bộ.
Các loại mạng nội bộ dựa trên chức năng của chúng và mức độ truy cập được cấp cho người dùng:
#1. Mạng nội bộ toàn tổ chức
Các mạng nội bộ này cung cấp một trung tâm trung tâm cho giao tiếp và cộng tác nội bộ, với các tính năng như công cụ tìm kiếm, hồ sơ người dùng, blog, ứng dụng dành cho thiết bị di động và lập kế hoạch sự kiện. Chúng thường được thiết lập bằng công nghệ mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN).
#2. mạng ngoại vi
Khách hàng, nhà cung cấp và các bên được phê duyệt khác có thể truy cập mạng ngoại vi, trong khi mạng nội bộ thông thường chỉ có thể truy cập được đối với nhân viên của tổ chức. Extranet mở rộng một mạng riêng lên internet với các quy định về xác thực, ủy quyền và kế toán (giao thức AAA).
#3. Mạng nội bộ tập trung vào cộng tác
Các mạng nội bộ này giúp tạo điều kiện làm việc theo nhóm và hội thảo từ xa. Chúng thường bao gồm các công cụ để quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng và bán hàng cũng như các thư mục công ty.
#4. Nền tảng thay đổi văn hóa
Mạng nội bộ cũng hữu ích như là nền tảng thay đổi văn hóa công ty, nơi nhiều nhân viên có thể thảo luận về các vấn đề chính, dẫn đến những ý tưởng mới trong quản lý, năng suất và các khía cạnh khác của công ty.
Ưu và nhược điểm của việc sử dụng trang web mạng nội bộ
Sử dụng một trang web mạng nội bộ cung cấp nhiều ưu và nhược điểm. Họ đang:
Ưu điểm của việc sử dụng mạng nội bộ
- Mạng nội bộ tạo cơ hội để giao tiếp tốt hơn.
- Nó làm cho việc chia sẻ thông tin dễ dàng hơn.
- Hợp tác trong một doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
- Quản lý hồ sơ và làm cho nó dễ dàng hơn
- Nó cho phép theo dõi các yêu cầu nhanh hơn
- Một nơi để thử nghiệm các khái niệm trang web mới của công ty.
- Nó mang lại một nền văn hóa doanh nghiệp tốt hơn, tập trung vào nhân viên và khuyến khích sự tham gia và tương tác
- Nó mang lại lợi tức đầu tư tốt do chi phí vận hành và triển khai thấp.
Nhược điểm của việc sử dụng mạng nội bộ
Khi thiết lập cổng thông tin mạng nội bộ, một số vấn đề cũng có thể phát sinh, chẳng hạn như:
- Rủi ro bảo mật: Bảo mật mạng nội bộ là mối quan tâm đáng kể vì tất cả dữ liệu và thông tin quan trọng được thu thập ở một nơi.
- Quá tải thông tin: Việc quản lý và lưu trữ lượng thông tin quá mức trên nền tảng có thể là một thách thức.
- Quản lý thời gian và chi phí: Việc triển khai và bảo trì hệ thống mạng nội bộ có thể tốn nhiều thời gian và dẫn đến chi phí định kỳ.
- Những thách thức trong việc tìm kiếm thông tin: Một số hệ thống mạng nội bộ có công cụ tìm kiếm kém, khiến nhân viên khó tìm được thông tin họ cần.
- Khó cập nhật nội dung: Thông tin trên mạng nội bộ có thể khó cập nhật, khiến tài nguyên và kiến thức có nguy cơ không chính xác và lỗi thời
- Thực hiện phức tạp và tốn kém: Việc triển khai mạng nội bộ có thể phức tạp và tốn kém, đặc biệt đối với mạng nội bộ tùy chỉnh.
- Làm việc từ xa: Khi không có thiết bị di động và trợ giúp từ xa, nhân viên từ xa có thể khó lấy thông tin trên mạng nội bộ.
Thực tiễn tốt nhất của mạng nội bộ
Để đảm bảo rằng cổng thông tin mạng nội bộ của bạn hoạt động hiệu quả, có một số phương pháp hay nhất cần tuân theo, bao gồm:
- Làm cho mạng nội bộ của bạn trở thành phương thức giao tiếp ưa thích để khuyến khích nhân viên sử dụng nó thường xuyên.
- Tìm kiếm các giải pháp trực quan, dễ sử dụng được thiết kế có tính đến trải nghiệm người dùng (UX).
- Sử dụng mạng nội bộ của bạn để thu thập phản hồi của nhân viên thông qua khảo sát, thăm dò ý kiến và đăng nhận xét. Thực hiện phản hồi từ nhân viên có thể cải thiện trải nghiệm của họ và khuyến khích người khác chia sẻ ý kiến của họ.
- Chọn một nền tảng mạng nội bộ hiện đại và được thiết kế phù hợp với nhu cầu của lực lượng lao động ngày nay. Các giải pháp mạng nội bộ truyền thống thường lỗi thời và không tiếp cận được với mọi nhân viên, ảnh hưởng đến sự gắn kết của nhân viên.
- Triển khai mạng nội bộ mà tất cả nhân viên đều có thể truy cập, bất kể vị trí, để thúc đẩy cộng tác và giao tiếp.
- Đảm bảo mạng nội bộ của bạn thân thiện với thiết bị di động vì ngày càng có nhiều nhân viên làm việc từ xa và truy cập thông tin công ty trên thiết bị di động của họ.
- Để khuyến khích sự tham gia và cộng tác của nhân viên, hãy cân nhắc triển khai các tính năng xã hội như trò chuyện và nhắn tin.
- Cung cấp đào tạo và hỗ trợ để đảm bảo nhân viên có thể sử dụng mạng nội bộ một cách hiệu quả.
- Thường xuyên cập nhật và bảo trì mạng nội bộ của bạn để đảm bảo nó luôn phù hợp và hữu ích cho nhân viên.
- Chọn một giải pháp mạng nội bộ có thể mở rộng có thể phát triển theo nhu cầu của tổ chức bạn.
Mạng nội bộ và Extranet là gì?
Extranet là một loại mạng nội bộ cho phép những người bên ngoài công ty sử dụng một số tài liệu và chương trình nhất định. Một số phần của mạng nội bộ được mở cho bên thứ ba, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh. Nó khác với mạng nội bộ vì nó là mạng riêng có thể truy cập bởi người dùng bên thứ ba được ủy quyền, chẳng hạn như khách hàng hoặc đối tác kinh doanh, cho phép trao đổi thông tin an toàn giữa các tổ chức.
Mạng nội bộ là mạng riêng tư, an toàn của một tổ chức, tạo điều kiện cho nhân viên giao tiếp, cộng tác và chia sẻ thông tin. Mạng nội bộ thường được giới hạn cho nhân viên của tổ chức.
Hai điểm khác biệt giữa Intranet và Extranet?
Hai điểm khác biệt chính giữa extranet và intranet là số lượng người dùng, khả năng truy cập và bảo mật.
#1. Số lượng người dùng và khả năng truy cập
- Mạng nội bộ chỉ có thể được truy cập bởi một nhóm hoặc tổ chức cụ thể, điển hình là nhân viên của công ty, cung cấp mạng nội bộ cho một nhóm người dùng nhỏ hơn.
- Nhiều người dùng, bao gồm các thành viên trong tổ chức và các bên liên quan bên ngoài như nhà cung cấp, đối tác và khách hàng, truy cập vào extranet.
# 2. Bảo vệ
- Mạng nội bộ thường an toàn hơn do giao diện hạn chế và khả năng truy cập hạn chế. Chúng được bảo mật bởi tường lửa được xác định, cung cấp bảo mật cho mạng để truy cập hệ thống.
- Vì các mạng extranet được chia sẻ giữa tổ chức và các thành viên bên ngoài nên dữ liệu nhạy cảm có nguy cơ bị truy cập không mong muốn. Tường lửa cách ly internet với mạng bên ngoài, tách người dùng bên ngoài khỏi người dùng công ty để truy cập an toàn.
Cổng thông tin mạng nội bộ là gì
Cổng thông tin mạng nội bộ là điểm khởi đầu để truy cập thông tin doanh nghiệp hoặc ứng dụng của bên thứ ba. Do đó, nó cho phép các doanh nghiệp quản lý dữ liệu, phần mềm và thông tin khác hiệu quả hơn bằng cách cung cấp cho người dùng các quan điểm cá nhân hóa. Với sự trợ giúp của phần mềm mạng nội bộ, các doanh nghiệp có thể xây dựng một mạng riêng mà chỉ nhân viên của họ mới có thể truy cập bằng mật khẩu.
VPN có phải là một loại mạng nội bộ không?
VPN không phải là một loại mạng nội bộ. Mạng nội bộ là một mạng riêng được cách ly với internet và chỉ có thể truy cập được trong một tổ chức. Mặt khác, VPN là viết tắt của “Mạng riêng ảo”, tạo ra giao tiếp được mã hóa giữa hai máy tính qua mạng công cộng như Internet, làm cho nó an toàn và riêng tư.
Google có phải là mạng nội bộ không?
Không, Google không phải là mạng nội bộ. Mạng nội bộ là mạng riêng mà các tổ chức sử dụng để chia sẻ thông tin và tài nguyên giữa các nhân viên của họ. Mặc dù Google là công ty cung cấp một bộ sản phẩm, bao gồm cả Google Workspace, một tập hợp các công cụ cộng tác và năng suất dựa trên đám mây. Tuy nhiên, các giải pháp mạng nội bộ của bên thứ ba có thể tích hợp với Google Workspace để tạo ra cái mà đôi khi được gọi là “mạng nội bộ của Google”.
Bạn có thể sử dụng Google Sites để phát triển mạng nội bộ cho công ty hoặc tổ chức. Google Sites là tùy chọn mạng nội bộ tất cả trong một cho phép bạn đặt tất cả các công cụ Google Drive của mình, chẳng hạn như Google Biểu mẫu, Lịch Google và Google Maps, ở một nơi dễ tìm.
Trang web mạng nội bộ là gì?
Trang web mạng nội bộ là một cổng thông tin riêng cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào tin tức, cập nhật và tài liệu nội bộ. Nó có thể hoạt động như một kênh truyền thông lãnh đạo, một khu vực trò chuyện và cộng tác, đồng thời là cơ sở tri thức cho công ty.
- KỸ NĂNG LAO ĐỘNG: Định nghĩa, Ví dụ & Cách cải thiện
- CÔNG CỤ GIAO TIẾP CHO DOANH NGHIỆP NHỎ: Công cụ tốt nhất và hiệu quả nhất để sử dụng
- CỘNG TÁC LÀ GÌ: Định nghĩa, Ví dụ, Phần mềm & Tầm quan trọng
dự án
