Điện thoại mềm có nhiều lợi thế hơn so với điện thoại bàn, bao gồm số hóa điện thoại kinh doanh. Hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các dịch vụ VoIP hàng đầu, đều có tính năng “softphone”, vì vậy bạn có thể đã nghe nói về chúng nếu đang nghiên cứu các hệ thống điện thoại doanh nghiệp và dịch vụ VoIP. Bạn chắc chắn đã quen thuộc với khái niệm “điện thoại mềm”, mặc dù bạn có thể không biết tất cả những cách mà nó có thể cải thiện thông tin liên lạc của công ty bạn. Chắc chắn bạn đã thắc mắc softphone là gì và nó khác với điện thoại IP như thế nào. Cần một? Đọc tiếp để có câu trả lời.
Điện thoại mềm là gì?
Softphone là một ứng dụng cho phép người dùng thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại trực tuyến. Loại điện thoại này sử dụng Giao thức Thoại qua Internet (VoIP). Máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng chỉ là một số tiện ích hỗ trợ điện thoại mềm.
Các đặc điểm của điện thoại mềm bao gồm những thứ như:
- Nhắn tin thoại
- Hội nghị truyền hình
- Nhắn tin văn bản
- Hội nghị
- Ghi nhật ký cuộc gọi
- Chuyển tiếp cuộc gọi
- Thư thoại
Sử dụng điện thoại phần mềm cho một số mục đích, bao gồm các mục đích sau. Một softphone ít tốn kém hơn so với một hệ thống điện thoại thông thường. Nó dễ thích nghi hơn và hoạt động với nhiều tiện ích khác nhau. So với các hệ thống điện thoại thông thường, nó cung cấp nhiều chức năng hơn. So với các hệ thống điện thoại thông thường, việc cài đặt và bảo trì đơn giản hơn. So với một chiếc điện thoại thông thường, nó an toàn hơn. Thông thường, nhà cung cấp VoIP của bạn sẽ cung cấp cho bạn phần mềm softphone, có giao diện thân thiện với người dùng và hoạt động giống như điện thoại truyền thống.
Người dùng có quyền truy cập để quay số và tất cả các tính năng có trong hệ thống VoIP của họ thông qua giao diện này. Nói chung, điện thoại tiêu chuẩn (ngay cả với bộ điều hợp) không thể truy cập hoặc cải thiện tất cả các chức năng VoIP của bạn như điện thoại mềm có thể. Để đi kèm với dịch vụ điện thoại VoIP của họ, nhiều nhà cung cấp đã tạo giao diện điện thoại mềm của họ. Bạn là làm quen với điện thoại di động và điện thoại bàn, nhưng còn softphone thì sao? Điện thoại phần mềm chỉ là phần mềm thực hiện các chức năng giống như điện thoại bàn dành cho doanh nghiệp nhưng có thể được tải xuống bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet, không giống như điện thoại bàn, vốn yêu cầu phần cứng thực tế và sự phức tạp của việc thiết lập dây. Điện thoại mềm mang lại rất nhiều lợi thế mà điện thoại bàn không thể đáp ứng được, bên cạnh lợi ích rõ ràng là chuyển điện thoại kinh doanh sang thời đại kỹ thuật số.
Hệ thống Softphone là gì?
Hệ thống Softphone hiển thị trạng thái trực tuyến và ngoại tuyến của nhóm bạn cũng như bất kỳ thời gian bận rộn hoặc trong phiên nào. Thay vì gửi tin nhắn và chờ phản hồi, bạn có thể tìm hiểu xem ai đó có thể truy cập ngay lập tức hay không bằng cách hỏi xem họ đang đi uống cà phê, đi ăn trưa hay đang họp. Hơn nữa, bạn có thể kiểm tra xem họ đang họp hay đang gọi điện và gửi cho họ một tin nhắn tức thời để xem liệu họ có thể đáp ứng yêu cầu vào phút cuối hay không. Việc có mặt cho phép bạn tiếp cận với nhóm của mình và đưa ra các lựa chọn giao tiếp khôn ngoan, giúp tăng năng suất. Một nhóm các cá nhân thông minh làm việc cho bạn. Cung cấp cho họ một chiếc điện thoại mềm cho phép họ cộng tác nhanh chóng và có quyền truy cập tức thì vào tất cả các công cụ liên lạc trong văn phòng của họ để giúp họ làm việc hiệu quả hơn.
Ngày nay, chúng tôi đi du lịch với máy tính xách tay và điện thoại di động của mình, và điện thoại mềm giúp bạn có thể mang theo điện thoại công việc của mình mọi lúc mọi nơi. Nói một cách đơn giản, việc cung cấp hệ thống điện thoại mềm cho phép nhân viên của bạn hoạt động theo cách họ muốn. Có thể mất rất nhiều thời gian và công sức để thiết lập mạng điện thoại cố định của công ty. Bạn có thể cần các chuyên gia tiếp cận nơi làm việc của mình vì quá trình cài đặt phức tạp. Nó có thể ngăn nhóm của bạn gọi trong quá trình cài đặt kéo dài gây gián đoạn. Tuy nhiên, khi sử dụng hệ thống điện thoại mềm, bạn sẽ có một trải nghiệm thú vị vì quá trình thiết lập trên điện thoại hoặc PC của nhóm bạn có thể diễn ra chỉ trong vài phút.
Các hành động sau đây sẽ nâng cấp softphone:
Bước ban đầu: Tải xuống tệp nhà cung cấp điện thoại mềm sau khi làm theo hướng dẫn thiết lập với nhóm CNTT của bạn.
Bước 2: Chọn biểu tượng tập tin để bắt đầu quá trình cài đặt.
Bước 3: Hoàn thành kích hoạt chương trình bằng cách chạm hai lần vào softphone để hiển thị biểu tượng.
Softphone hoạt động như thế nào
Thật dễ dàng để hiểu cách thức hoạt động của một softphone. Làm theo quy trình thiết lập tích hợp sẵn của chương trình, thường giúp bạn thiết lập và chạy trong vài phút, là tất cả những gì cần thiết để thiết lập điện thoại của bạn với phần lớn các nhà mạng. Nhưng trước tiên, điều quan trọng là phải hiểu các yêu cầu cơ bản của Softphone là gì. Softphone hoạt động giống như một chiếc điện thoại thông minh tiêu chuẩn. Sau khi bạn khởi động phần mềm, hãy quay số điện thoại di động bằng bàn phím quay số ảo. Bạn cũng có thể chọn một liên hệ từ danh sách trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình, sau đó đợi kết nối.
Hệ thống điện thoại VoIP sử dụng internet để truyền dữ liệu thoại đến người nhận. Họ sử dụng một codec, một phần mềm phân tách dữ liệu âm thanh thành các đơn vị nhỏ hơn và chuyển đổi chúng thành mã nhị phân. Đầu cuối của máy thu sẽ “giải mã” mã này khi nó di chuyển từ máy tính này sang máy tính khác.
Các yêu cầu để thực hiện cuộc gọi điện thoại trực tuyến như sau:
1. Tai nghe điện thoại
2. Điện thoại thông minh, máy tính để bàn có kết nối Internet và các dịch vụ VoIP như Skype và RingCentral, v.v.
Bất kỳ máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn, điện thoại hoặc thậm chí là máy tính bảng đều được chấp nhận. Bạn có quyền truy cập vào tất cả các khả năng này miễn là bạn có thể truy cập internet. Đã đến lúc tải xuống chương trình khi bạn có phần cứng cần thiết.
Số Softphone là gì?
Các giải pháp truyền thông linh hoạt ngày càng trở nên quan trọng hơn khi thế giới chuyển sang ảo. Mặc dù các loại công cụ khác, cập nhật hơn, chẳng hạn như truyền thông hợp nhất, đang bắt đầu thay thế các hệ thống điện thoại mềm trong bối cảnh giao tiếp kinh doanh, nhưng bạn có thể đã nghe nói về chúng. Điện thoại mềm thường là hệ thống điện thoại dựa trên phần mềm cung cấp khả năng gọi điện qua internet bên cạnh các chức năng khác.
Bước quan trọng nhất trong việc lựa chọn nhà cung cấp điện thoại mềm là tập trung vào các tính năng quan trọng đối với bạn và văn hóa kinh doanh của bạn. Trước tiên, hãy để mắt đến các chức năng thiết yếu (thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, chuyển, gọi lại, giữ, v.v.). Kiểm tra các tính năng bổ sung của nhà cung cấp nếu chúng có các nguyên tắc cơ bản. Hãy cẩn thận nghiên cứu xem bạn cần bao nhiêu đường dây điện thoại và nhà cung cấp có thể đáp ứng bao nhiêu đường dây. Một giải pháp điện thoại mềm phải đơn giản để tích hợp với CRM, lDAP và Outlook và tương thích với các hệ điều hành hiện tại của bạn. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, dịch vụ VoIP (thoại qua IP) có thể hoạt động với nhiều giao thức khác nhau. Kiểm tra để đảm bảo hệ thống softphone đang hoạt động.
Ứng dụng Softphone là gì?
Ứng dụng Softphone cung cấp khả năng gọi điện dựa trên internet có thể mở rộng và thích ứng. Softphones là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp yêu cầu thông tin liên lạc linh hoạt hoạt động từ bất kỳ vị trí nào. Điện thoại mềm hứa hẹn có tất cả các chức năng của điện thoại thông thường với các khả năng bổ sung tuyệt vời như hội nghị truyền hình, trò chuyện và SMS. Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống điện thoại giá cả phải chăng, linh hoạt và nhiều tính năng, điện thoại mềm là một lựa chọn tuyệt vời. Vì điện thoại mềm chỉ đơn thuần là phần mềm, nó sẽ giống như bất kỳ chương trình hoặc ứng dụng gọi điện nào khác! Bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các nút và lựa chọn tiêu chuẩn có trong giao diện gọi điện của điện thoại di động vì nó mô phỏng trải nghiệm sử dụng điện thoại bàn. Tuy nhiên! Các tính năng thú vị khác cũng thường có trên các ứng dụng softphone. Chẳng hạn, bạn có thể liên tục chuyển từ trò chuyện điện thoại sang cuộc gọi video bằng ứng dụng di động RingCentral mà không làm gián đoạn cuộc trò chuyện hiện tại của bạn.
Đây là những đặc điểm hàng đầu mà mọi ứng dụng softphone nên có, bất kể bạn sử dụng ứng dụng nào:
#1. Danh bạ liên hệ
Điện thoại mềm của bạn phải chứa một danh sách liên lạc. Đó là sự thật, không có bất kỳ vòng loại nào. Tìm hiểu mức độ đơn giản của việc nhập danh bạ hiện tại và thêm danh bạ mới trong khi thử nghiệm điện thoại mềm mới.
#2. Quay số mở rộng
Vì ứng dụng điện thoại mềm của công ty sẽ thực hiện tất cả các chức năng của điện thoại bàn nên họ có thể kết nối với đồng nghiệp thông qua quay số mở rộng, đặc biệt là để tham gia hội nghị.
#3. chuyển cuộc gọi
Điện thoại mềm cấp doanh nghiệp có thể chuyển cuộc gọi một cách dễ dàng, cho dù chúng đến cùng một đường dây nhưng trên một thiết bị khác, đường dây bên ngoài, số máy lẻ khác hoặc cả hai.
#4. Giữ máy
Ngoài việc xử lý nhiều cuộc gọi, ứng dụng softphone của bạn sẽ cho bạn biết mỗi cuộc gọi đã bị giữ trong bao lâu để bạn biết nên gọi ai trước.
#5. Người gọi ID
Đây là không có trí tuệ; một ứng dụng điện thoại hiện đại có ích gì nếu nó không thông báo cho bạn biết ai đang gọi điện cho ngành kinh doanh của bạn? Xác định mức độ kỹ lưỡng của ID người gọi của ứng dụng: chỉ là một số, tên và số, loại số, v.v.
#6. Hội nghị theo ba cách
Hội nghị ba bên tương tự như cầu hội nghị ở chỗ người thứ ba tham gia cuộc gọi thông thường. Không phải tất cả các ứng dụng điện thoại mềm đều cung cấp khả năng điện thoại bàn tiêu chuẩn này và không phải tất cả các trình duyệt đều hỗ trợ nó, vì vậy hãy nhớ kiểm tra.
Sự khác biệt giữa Softphone và Điện thoại di động là gì?
Điện thoại mềm, giống như điện thoại cứng, sử dụng công nghệ VoIP, nhưng không giống như điện thoại cứng, không có yêu cầu đối với điện thoại thực. Những gì bạn cần là một thiết bị máy tính có kết nối Internet, chẳng hạn như PC, iPad/máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh chạy Windows hoặc Apple.
Điều gì là cần thiết cho một Softphone?
Để sử dụng softphone, bạn phải có thiết bị kết nối internet, chẳng hạn như máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Yêu cầu kỹ thuật đầu tiên là cả hai điểm cuối phải hỗ trợ cùng một giao thức VoIP. Thứ hai, cả hai điểm cuối phải chia sẻ ít nhất một bộ mã hóa.
Việc sử dụng Softphone là gì?
Softphone là một ứng dụng được tải xuống cho phép các thiết bị di động, máy tính xách tay và máy tính để bàn thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại qua Internet. Điện thoại mềm cung cấp các lợi thế và một số chức năng bổ sung mà các dòng điện thoại thông thường không có.
Bạn có cần điện thoại cố định với Softphone không?
Đây là một chương trình phần mềm cho phép bạn thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại từ máy tính hoặc máy tính bảng thay vì điện thoại truyền thống. Nó thường được sử dụng cùng với các dịch vụ VoIP, cho phép bạn gọi cho bất kỳ ai có số điện thoại, dù là điện thoại cố định hay điện thoại di động, qua Internet.
Tôi có cần tai nghe cho Softphone không?
Để bắt đầu, bạn sẽ cần tai nghe điện thoại VoIP có thể kết nối với (các) thiết bị mà bạn sẽ sử dụng để truy cập điện thoại mềm của mình. Tai nghe chỉ kết nối với điện thoại bàn sẽ không đủ. Có các lựa chọn thay thế tai nghe softphone có dây dành cho PC, điện thoại và máy tính bảng.
Nhược điểm của điện thoại mềm là gì?
Chất lượng cuộc gọi trên softphone đôi khi thô và chậm, đặc biệt khi sử dụng kết nối không dây. Điện thoại mềm có thể bỏ lỡ một số cuộc gọi đến tùy thuộc vào cấu hình thiết bị, thời lượng pin và cường độ tín hiệu của bạn.
Zoom có phải là Softphone không?
Zoom Phone có lịch sử phát minh nhanh chóng. Hệ thống điện thoại cứng và điện thoại mềm của họ sử dụng cơ sở hạ tầng và chất lượng âm thanh nổi tiếng trên toàn thế giới của Zoom. Bạn có thể dựa vào Zoom Phone để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình, với hàng trăm tính năng được thêm vào mỗi tháng.
Làm cách nào để sử dụng Softphone trên máy tính của tôi?
Nhấp vào tên viết tắt của bạn trong Mitel Connect; chọn tùy chọn radio bên cạnh Softphone để các cuộc gọi đến đổ chuông trên máy tính thay vì điện thoại của bạn. Tải xuống “ứng dụng Điện thoại của bạn” trên PC và điện thoại Android của bạn để thực hiện cuộc gọi điện thoại từ máy tính của bạn. Sau đó, sử dụng tài khoản Microsoft và Bluetooth, kết nối điện thoại và PC của bạn. Trên PC chạy Windows 10 của bạn, hãy cài đặt ứng dụng Điện thoại của bạn. Ứng dụng có sẵn để tải xuống thông qua Microsoft Store.
Cuối cùng verdict
Khi nói đến điện thoại mềm, không còn nghi ngờ gì nữa, chúng là một bổ sung tuyệt vời cho bất kỳ giải pháp VoIP nào. Cho dù bạn quan tâm đến lợi ích và tính năng hay giảm chi phí, việc sử dụng điện thoại mềm với giải pháp VoIP của bạn chắc chắn sẽ đáp ứng nhu cầu của bất kỳ tổ chức nào vào bất kỳ lúc nào.
Bài viết liên quan
- SIP PHONE: Nó là gì, Cách thức hoạt động và Phần mềm
- HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI DỰA TRÊN ĐÁM MÂY CHO DOANH NGHIỆP NHỎ NĂM 2023
- ĐIỆN THOẠI VOIP LÀ GÌ: Hướng dẫn, Thiết lập và Số đầy đủ
dự án
