Có bao nhiêu người hiện đang có mặt trong văn phòng của bạn? Bạn đã có bao nhiêu ngày hôm qua? Làm thế nào về tháng tám của năm trước? Bài viết này định nghĩa các hệ thống quản lý khách truy cập và giải thích tại sao ngày nay nhiều công ty sử dụng chúng.
Nếu không phải vì những câu hỏi trước, câu hỏi cuối cùng chắc chắn đã gây khó khăn cho bạn.
Nếu bạn có thể tìm thấy bảng tính Excel cũ trong bộ nhớ dùng chung của mình hoặc trả lời các câu hỏi, thì có thể là do bạn phải đếm thủ công các mục trong tập hồ sơ chứa trang đăng nhập dành cho khách của mình.
Dưới đây là một số truy vấn khác dành cho bạn khi tập tài liệu hoặc bảng tính đó đang mở:
- Bạn có thể đọc được bao nhiêu tên hoặc bạn đã nhập sai?
- Có bao nhiêu du khách không ghi lại thời gian đến của họ?
- Ai đã quên đăng xuất? (Hay họ vẫn còn giấu trong văn phòng ở đâu đó?)
- Thời gian được ghi lại để đăng nhập hoặc đăng xuất có chính xác không?
- Chính xác thì mỗi khách truy cập đã tương tác với nhân viên nào?
Xem xét điều gì sẽ xảy ra khi khách bước vào văn phòng của bạn ngay bây giờ. Ai chào đón họ? Một nhân viên tiếp tân thân thiện, người trực tiếp thu hút họ và khiến họ cảm thấy được chào đón? Hay một người suốt ngày cắm mặt vào bàn làm việc, phiền muộn và thiếu cà phê?
Có lẽ không ai có mặt để đón khách cả. Họ làm gì tiếp theo? Bạn có đợi cho đến khi một công nhân đi ngang qua hoặc gõ cửa mà bạn nhìn thấy không? Hành lang không có người giám sát và cửa mở là phổ biến trong nhiều tòa nhà, khiến mọi người có thể vào bất kỳ văn phòng nào bất cứ lúc nào.
Những tình huống đơn giản này xảy ra hàng ngày tại các văn phòng trên khắp thế giới. Họ cũng cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý khách truy cập.
Chúng đặc biệt cho thấy sự cần thiết của hệ thống quản lý khách truy cập, đôi khi là hệ thống đăng ký kỹ thuật số.
Hệ thống quản lý khách truy cập
Giám sát tất cả những người vào cơ sở hoặc doanh nghiệp của bạn được gọi là quản lý khách truy cập.
Khách hàng, người giao hàng, người xin việc, nhà thầu, chuyên gia tư vấn hoặc anh em họ thứ ba của Giám đốc điều hành đã hai lần bị loại đều có thể là khách.
Về bản chất, tất cả những người không phải là nhân viên chính thức, toàn thời gian đều là khách.
Một công cụ được gọi là hệ thống quản lý khách truy cập được sử dụng để theo dõi khách truy cập một cách chính thức.
Hệ thống quản lý khách truy cập ngày nay
Các công cụ quản lý khách truy cập kỹ thuật số như The Receptionist dành cho iPad đang thay thế các công cụ quản lý khách truy cập truyền thống như sổ, bút và giấy trong các doanh nghiệp ngày nay.
Hệ thống quản lý khách truy cập kỹ thuật số xử lý chức năng thiết yếu là kiểm tra khách. Nhưng nó cũng có thể thực hiện một số tác vụ mà bút và giấy không thể làm được, chẳng hạn như:
- Giữ nhật ký khách truy cập trực tuyến.
- Bạn vui lòng chụp ảnh khách để nhận ra nhé.
- Tạo huy hiệu ID khách truy cập với thương hiệu của công ty bạn trên đó.
- Ghi lại chữ ký trên các thỏa thuận không tiết lộ và các tài liệu pháp lý khác.
- Chấp nhận giao hàng từ các dịch vụ chuyển phát nhanh như UPS, FedEx và các dịch vụ khác.
- Thông báo cho người dùng qua SMS, email và Slack khi khách đến.
- Cho phép tương tác giữa nhân viên và khách theo cả hai hướng.
- Xác nhận giao hàng thực phẩm và giấy tờ thả xuống
- Chỉ đường cho khách.
Hệ thống quản lý khách truy cập giúp tăng năng suất văn phòng, cải thiện an ninh văn phòng và cải thiện danh tiếng của công ty bạn.
Hệ thống quản lý khách truy cập cho trường học
Một hệ thống an ninh tích hợp giám sát mọi thứ, ngay cả trong thời gian bận rộn nhất, là cần thiết để tạo ra một môi trường học an toàn và bảo mật.
Các trường học có thể dễ dàng duy trì một môi trường không có rủi ro bằng cách sử dụng hệ thống kiểm soát khách truy cập.
Bạn đã thiết lập một cơ chế đáng tin cậy để theo dõi khách đến trường chưa? Bạn có đang theo dõi những vị khách tương tác với giảng viên hoặc học sinh của mình khi họ ở trong khuôn viên trường không? Khuôn viên trường học của bạn có bị xâm phạm không?
Các nhà chức trách phải hỏi những câu hỏi này để giữ an toàn cho giáo viên hướng dẫn và học sinh bên trong tòa nhà trường học.
Với hệ thống quản lý khách truy cập dành cho trường học, bạn có thể giải quyết hiệu quả từng vấn đề này một cách riêng biệt và quan tâm đến các yêu cầu khác của cơ sở.
Hệ thống quản lý khách truy cập cho trường học – Các tính năng hàng đầu
#1. Nhận phòng đã xác thực
Quản lý thông tin của khách truy cập với sự đơn giản tối đa là một tính năng của hệ thống quản lý khách truy cập trường học.
Người ta phải điền vào các mẫu đơn ngay khi bước vào sân trường. Sau đó, hệ thống sẽ xác thực dữ liệu và thông tin đã được gửi.
Tính hợp lệ của danh tính của họ được xác nhận, số điện thoại được kiểm tra kỹ bằng các công cụ như xác minh OTP và các thông tin khác được xem xét.
Chỉ sau khi tất cả dữ liệu cá nhân đã được trích xuất, xác thực và phê duyệt, một người mới có thể được phép vào trong cơ sở.
Là một biện pháp bảo mật khác, VMS hiện đại chụp ảnh từng khách truy cập.
Khuôn viên trường luôn được đảm bảo an toàn và bảo mật nhờ quy trình nhận phòng và xác minh nhanh chóng tại cửa trước.
#2. Nhận phòng không tiếp xúc
Một cách tiếp cận chủ động đang được các tổ chức thông minh sử dụng để ngăn chặn sự lây lan của các đại dịch như COVID-19, vốn gây ra sự gián đoạn nghiêm trọng và gây nguy hiểm cho sự an toàn của giảng viên và nhân viên trong trường.
Các tùy chọn đăng ký không chạm với các công nghệ chống đại dịch, như phần mềm nhận dạng khuôn mặt và quét mã QR trên thiết bị di động, có thể làm giảm khả năng người mang mầm bệnh xâm nhập vào tòa nhà trường học.
Hãy chắc chắn rằng bạn chọn tùy chọn thích hợp khi chọn một hệ thống quản lý khách truy cập trường học.
#3. Mục nhập đã được xác minh
Các trường học thường xuyên chứng kiến hàng trăm nhân viên ra vào tòa nhà cùng với du khách.
Hệ thống quản lý khách truy cập cũng cung cấp tùy chọn nhập trước thông tin chi tiết về nhân sự để giúp theo dõi mọi người ra vào cơ sở.
Khuôn viên của trường luôn được bảo mật nhờ tên và thông tin chi tiết của các nhân viên được nhập trước vì chỉ những giáo viên và nhân viên đã được xác thực mới được phép vào tòa nhà.
Bạn có thể chỉ định liệu xác thực OTP có cần thiết như một lớp bổ sung hay không.
Ngay cả khi giảng viên hoặc nhân viên vào trường, có thể dễ dàng ghi lại tên của họ trước và chỉ những người có thẻ mới được phép vào khu vực.
Ngoài ra, điều này giúp nhân viên được ủy quyền dễ dàng giám sát hoạt động di chuyển của tất cả nhân viên và giáo viên bên trong tòa nhà, bao gồm tần suất, thời gian lưu trú và thời gian ra vào của họ.
#4. Bảng điều khiển thời gian thực
Bảng điều khiển thời gian thực hiển thị chuyển động của tất cả khách truy cập, nhân viên, giảng viên, phụ huynh và trẻ em (nếu cần) tại bất kỳ thời điểm nào là một tính năng của hệ thống quản lý khách truy cập hiệu quả dành cho trường học.
Điều này giúp dễ dàng xác định và theo dõi những người di chuyển khắp cơ sở.
Bảng điều khiển này có thể theo dõi thời gian cha mẹ, khách hoặc nhân viên ở lại khách sạn. Chẳng hạn, nếu cha mẹ muốn đến thăm con của họ, ứng dụng sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi thời gian cha mẹ ở lại.
#5. Thông tin chi tiết về khách truy cập
Lưu giữ nhật ký chính xác về mọi người đã đến thăm cơ sở trong một khoảng thời gian nhất định là vấn đề chính mà các trường học phải đối mặt.
Nhật ký giấy hoặc phương pháp giấy bút thường thất bại vì chúng dễ bị giả mạo, hư hỏng hoặc thậm chí bị đánh cắp.
Hệ thống quản lý khách truy cập đảm bảo luôn có sẵn hồ sơ khách truy cập dựa trên vị trí an toàn.
Các cơ quan chức năng có thể dễ dàng kiểm tra thông tin chi tiết về khách truy cập của hệ thống.
Ai đã đến trường? Khi nào một người cụ thể rời khỏi tòa nhà? Khách check-in bao lâu một lần?
Nhóm có thể tạo một kế hoạch hành động để quản lý tốt hơn khách truy cập đến và rời khỏi một cơ sở cụ thể nhờ những số liệu này được chuẩn bị trong hệ thống và tất cả các bên liên quan đều có thể truy cập dễ dàng.
Hệ thống quản lý khách truy cập tốt nhất
#1. Phần mềm Qminder
Qminder là một phần mềm dựa trên đám mây để quản lý hàng đợi hỗ trợ các doanh nghiệp mang lại thời gian chờ đợi đáng nhớ.
Sử dụng ki-ốt đăng ký tại chỗ và thông tin tiến độ theo thời gian thực để quản lý dòng khách hàng. Khách hàng có thể sử dụng Qminder để xếp hàng từ xa bằng điện thoại của họ và nhận thông báo qua tin nhắn văn bản.
Bạn có thể cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa hơn nhờ thông tin được thu thập trong quá trình khách hàng tự đăng ký.
GIÁ CẢ
- đề: $429.00 một tháng cho mỗi địa điểm
- Kinh doanh: $659 một tháng cho mỗi địa điểm
- Doanh nghiệp: Định giá tùy chỉnh
- Dùng thử miễn phí: Có Sẵn
- Phiên bản miễn phí: Không có
#2. Phần mềm giải pháp quản lý khách truy cập HID
Chương trình dựa trên đám mây của WorkforceID Visitor Manager hỗ trợ các tổ chức vừa và nhỏ trong lĩnh vực vận tải, năng lượng, chăm sóc sức khỏe, giáo dục và các lĩnh vực khác để quản lý quyền truy cập nhận dạng vật lý và kỹ thuật số.
Quản trị viên có thể tạo các câu hỏi sàng lọc cá nhân hóa với sự trợ giúp của giải pháp tự động hóa quy trình đăng ký.
GIÁ CẢ
- Giá khởi điểm: $ 2,000.00 mỗi năm
- Dùng thử miễn phí: Có Sẵn
- Phiên bản miễn phí: Không có sẵn
#3. Phần mềm lễ tân ALICE
Một hệ thống quản lý khách truy cập dành cho các tổ chức nhỏ, vừa và lớn trong các ngành khác nhau, Lễ tân ALICE dựa trên đám mây và tại chỗ.
Đăng ký khách truy cập, phát hiện chuyển động, in thông tin xác thực, danh bạ doanh nghiệp và quản lý sự kiện là các chức năng nổi bật của giải pháp.
Người dùng có thể tự động hóa quy trình quản lý khách của mình bằng cách sử dụng Lễ tân ALICE.
Danh sách bộ phận, giao tiếp hai chiều, thông báo nhân viên, chụp ảnh và giám sát từ xa là các tính năng khác.
GIÁ CẢ
- Giá khởi điểm: $ 3,588.00 mỗi năm
- Dùng thử miễn phí: Có Sẵn
- Phiên bản miễn phí: Không có
# 4. Phần mềm Proxyclick
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn, Proxyclick là một hệ thống quản lý khách truy cập hiệu quả dựa trên đám mây.
Một số tính năng chính của nó bao gồm đăng ký khách truy cập, ảnh tức thời, in huy hiệu, thông báo tức thì, báo cáo và Proxyclick.
Người dùng có thể kiểm soát khách truy cập bằng Proxyclick, nâng cao uy tín thương hiệu của họ và đảm bảo an ninh.
Các khả năng bổ sung của hệ thống bao gồm cá nhân hóa huy hiệu, kiểm soát truy cập, đăng ký trước của khách truy cập, quyền của người dùng, bảo vệ dữ liệu và kiểm tra an toàn.
GIÁ CẢ
- Giá khởi điểm: $ 100.00 mỗi tháng
- Dùng thử miễn phí: Có Sẵn
- Phiên bản miễn phí: Không có
# 5. Phần mềm VisitLog
Các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng VisitLog, một hệ thống quản lý khách truy cập tại chỗ.
Các tính năng cơ bản bao gồm đăng ký trước của khách truy cập, in huy hiệu, thông báo qua email và SMS, đăng ký khách truy cập và thông báo về khách truy cập.
Chức năng ki-ốt VisitLog theo dõi lượt đến và lượt đi của khách truy cập cũng như tổng số lượng khách truy cập có mặt.
Màn hình chào mừng có thể lập trình, danh sách sơ tán khẩn cấp, công cụ quản lý bãi đậu xe và tính năng báo cáo là những tính năng khác.
GIÁ CẢ
- Giá khởi điểm: $1,800.00 một lần
- Dùng thử miễn phí: Có Sẵn
- Phiên bản miễn phí: Không có
Hệ thống quản lý khách truy cập điện tử
Hệ thống quản lý khách truy cập điện tử hoặc máy tính cơ bản, thường được đặt trên iPad hoặc ki-ốt cảm ứng, sử dụng mạng máy tính để theo dõi và ghi lại thông tin của khách truy cập.
Một hệ thống quản lý khách truy cập điện tử giảm thiểu hầu hết các sai sót của phương pháp bút và giấy.
Để kiểm tra các vấn đề bảo mật tiềm ẩn, ID khách truy cập có thể được so sánh với cơ sở dữ liệu thành phố, tiểu bang và liên bang và cơ sở dữ liệu nội bộ.
Hệ thống quản lý khách truy cập tự động
Một số doanh nghiệp vẫn sử dụng các phương pháp đăng ký khách truy cập thủ công cũ như thẻ tên và sổ khách, nhưng việc chuyển sang hệ thống quản lý khách truy cập tự động có nhiều lợi thế cho công ty, bao gồm tiết kiệm chi phí, thời gian và tài nguyên.
Trong sách trắng năm 2017, Sự phát triển của quản lý khách truy cập, 82% tổ chức được hỏi cho rằng việc triển khai hệ thống quản lý khách truy cập tự động đã nâng cao hiệu quả hoạt động.
Một hệ thống quản lý khách truy cập tự động hóa các hoạt động tiếp nhận và hành chính đồng thời tăng cường an ninh và giảm thiểu các mối nguy hiểm mang lại lợi tức đầu tư tuyệt vời.
Khi có khách đến, hệ thống quản lý khách sẽ ngay lập tức thông báo cho nhân viên phù hợp.
Các nhân viên được thông báo rằng khách của họ đã đến.
Kết luận
Hệ thống quản lý khách truy cập cũ và hoạt động kém đi kèm với một số lo ngại.
Một nền tảng lỗi thời có thể dẫn đến các vấn đề tuân thủ hoặc lỗi bảo mật có thể khá tốn kém.
Toàn bộ quy trình cần được đánh giá lại, với sự quan tâm hàng đầu của hệ thống quản lý khách truy cập.
Hệ thống quản lý khách truy cập Câu Hỏi Thường Gặp
Có bao nhiêu loại hệ thống quản lý khách truy cập?
Có hai cách tiếp cận hoạt động khác nhau, ngay cả khi không có hai loại phần mềm quản lý khách truy cập riêng biệt.
Làm cách nào để thiết lập hệ thống quản lý khách truy cập?
Một hệ thống thông báo nên được đưa vào hệ thống quản lý khách truy cập để thông báo cho nhân viên khi khách đã đăng nhập.
Nhân viên lý tưởng nhất nên có tùy chọn để chọn thông báo họ muốn nhận và khi nào.
Huy hiệu của khách phải được in nhanh chóng và ngay lập tức.
Làm thế nào để bạn đối phó với du khách mà không cần một cuộc hẹn?
Thư ký nên mời một chỗ ngồi và giới thiệu bản thân với bất kỳ vị khách nào chưa lên lịch hẹn.
- Lấy thông tin từ người gọi
- Nói chuyện với văn phòng giám sát
- Hỏi về sự sẵn có của người giám sát
- Chiến lược từ chối lượt truy cập
Các loại khách truy cập là gì?
Những du khách đến bằng đường hàng không, chẳng hạn như các chuyến thăm dừng chân, khách trong ngày và khách quá cảnh, được gọi là khách đến bằng đường hàng không.
Du khách đến bằng đường biển, chẳng hạn như hành khách đi tàu biển, được gọi là khách đến bằng đường biển.
Khách đến bằng đường biển cũng bao gồm khách dừng chân như thủy thủ và người chèo thuyền.
- Hệ thống liên lạc nội bộ doanh nghiệp tốt nhất năm 2023 (+ Tùy chọn không dây)
- 10 phần mềm quản lý mật khẩu tốt nhất: Giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp của bạn
- Hệ thống phần mềm quản lý nội dung tốt nhất cho trang web của bạn vào năm 2023
- Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ là gì
- QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ KHÁCH HÀNG (CRM): Định nghĩa, Công cụ và Tầm quan trọng
dự án
