Phần mềm Quản lý Tài sản là bước đầu tiên để đảm bảo rằng tổ chức của bạn đang hoạt động với hiệu quả cao nhất. Một giải pháp dễ dàng đáng ngạc nhiên tích hợp vào quy trình công việc hiện có của bạn — nó hoạt động để đảm bảo rằng tổ chức của bạn luôn có đủ lượng tài nguyên có thể truy cập được vào mọi lúc.
Chúng tôi đã phát triển danh sách bảy công cụ phần mềm quản lý tài sản mã nguồn mở và miễn phí tốt nhất để bạn kiểm tra nhằm hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu này. Mỗi loại đều có một loạt các tính năng và lợi ích cần kiểm tra trước khi đưa ra quyết định thúc đẩy tổ chức của bạn phát triển.
Định nghĩa về quản lý tài sản phần mềm (SAM):
Quản lý tài sản phần mềm là một cách tiếp cận của công ty chịu trách nhiệm về việc sử dụng phần mềm bằng cách theo dõi chi tiêu, triển khai, giấy phép phần mềm và tuân thủ giấy phép cho tất cả người dùng cuối tham gia vào chương trình.
Khi tổ chức của bạn được xây dựng dựa trên chiến lược quản lý tài sản phần mềm, bạn sẽ có các công cụ và quy trình cần thiết để thực hiện các lựa chọn cấp phép phần mềm tốt hơn, không chỉ tăng năng suất của nhóm của bạn mà còn cắt giảm chi phí.
Có ba lĩnh vực chính cần tập trung để đạt được thành công với chiến lược SAM:
- Cấp phép phần mềm: Bạn phải không quản lý tất cả các giấy phép phần mềm của mình để có thể theo dõi các trường hợp cụ thể, chẳng hạn như ngày gia hạn, các điều khoản và thông số kỹ thuật tuân thủ. SAM quan tâm cơ bản đến việc giữ cho tổ chức của bạn tuân thủ, vì các nhà sản xuất phần mềm không muốn bạn sử dụng nhiều phần mềm của họ hơn những gì bạn đã mua hoặc cấp phép.
- Kiểm toán phần mềm: Các nhà cung cấp thường xuyên tiến hành đánh giá tuân thủ phần mềm để đảm bảo rằng nhóm của bạn đang sử dụng chương trình cụ thể một cách chính xác. Nếu bạn không tuân thủ, hãy mong đợi một khoản tiền phạt hoặc hình phạt.
- Tối ưu hóa phần mềm: Khi bạn tận dụng tối đa công nghệ của mình, đảm bảo rằng bạn sử dụng mọi ứng dụng một cách chính xác, bạn không phải trả tiền cho quá nhiều chỗ ngồi và bạn vượt qua tất cả các cuộc kiểm tra của mình, bạn có thể tự tin rằng mình tiêu tiền một cách khôn ngoan.
Ưu điểm của phần mềm và công cụ quản lý tài sản
# 1. Tăng thời gian hoạt động và độ tin cậy
Phần mềm quản lý tài sản có thể giúp nhân viên luôn cập nhật các kế hoạch bảo trì và thay đổi. Cảnh báo qua email và thông báo được cá nhân hóa trên các kênh liên lạc khác nhau có thể cực kỳ có lợi trong vấn đề này. Do đó, bạn có thể duy trì sử dụng tài sản của mình và tạo ra tiền mặt lâu hơn bạn có thể bằng cách tiếp cận ngẫu nhiên hoặc đột xuất để duy trì và quản lý.
# 2. Giảm chi phí quản lý
Theo dõi hiệu quả giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tìm kiếm và theo dõi tài sản bị mất tích. Giải pháp quản lý thông minh là đầu tư vào tài sản trong công ty của bạn bằng cách loại bỏ các biến con người dẫn đến việc đặt sai tài sản của doanh nghiệp.
# 3. Cải thiện trách nhiệm giải trình
Nhiều tổ chức thường xuyên bị mất tài sản và thiết bị mà không hề hay biết. Nhiều người bị thiếu hụt ngân sách mà hiếm khi được giải thích hoặc lấp đầy vì quản lý không hiệu quả. Việc theo dõi thiết lập một đầu mối liên hệ và trách nhiệm giải trình, khiến cho việc mất mát không giải thích được là điều rất bất khả thi.
#4. Lập kế hoạch tăng trưởng trong tương lai
Khi bạn không biết chính xác quy mô công ty của mình, rất khó để quyết định khi nào, như thế nào và theo hướng mở rộng quy mô. Bạn không thể biết mình sẽ cần những tài nguyên nào tiếp theo trừ khi bạn biết chúng đang ở đâu hôm nay. Quản lý nội dung phát triển một hệ thống có thể mở rộng cho bạn biết nội dung nào đang hoạt động tốt và nội dung nào không.
# 5. Cải thiện hiệu quả
Bạn có khả năng phát hiện ra các liên kết và yêu cầu trong cách hoạt động kinh doanh của bạn nếu bạn có cái nhìn cấp cao về các bộ phận hoạt động hiệu quả và được sử dụng hiệu quả trong tổ chức của mình. Với kiến thức quan trọng này về công ty của bạn, bạn có thể tránh được các nút thắt cổ chai dẫn đến tắc đường.
Những tính năng cần tìm trong phần mềm và công cụ quản lý tài sản tốt
Phần mềm quản lý tài sản là một công cụ mạnh mẽ, như được trình bày ở đây. Nó có tiềm năng cải thiện hiệu quả, trách nhiệm giải trình và độ tin cậy của các bộ phận trong tổ chức của bạn. Chìa khóa để thực hiện quá trình chuyển đổi đó là lựa chọn giải pháp quản lý tốt nhất cho công ty của bạn.
Các mục đích và nhiệm vụ mà phần mềm quản lý tài sản có thể đóng trong công ty của bạn là rất nhiều và có thể tùy chỉnh cao. Giải pháp thích hợp cho công ty của bạn sẽ được xác định bởi các yêu cầu, phương pháp làm việc và thủ tục đã có. Không có chiến lược chung cho tất cả mọi người để quản lý tài sản, nhưng có nhiều con đường dẫn đến thành công.
Đọc cũng: Quản lý tài sản: Ví dụ, Hệ thống & Tiền lương (Đã cập nhật!)
Một phần mềm quản lý tài sản tốt nên bao gồm nền tảng các khả năng có thể mở rộng trong tương lai. Đây là những khía cạnh thiết yếu của phần mềm quản lý tài sản:
- Phân công trách nhiệm: Việc gán tài sản của công ty cho một cá nhân, bộ phận hoặc nhóm làm đầu mối liên hệ để truy cập hoặc bảo trì phải là một thành phần quan trọng của giải pháp quản lý tài sản.
- Cập nhật và báo cáo: Một lợi ích đáng kể khác của giải pháp quản lý tài sản là khả năng đánh giá hiện trạng công việc bên trong tổ chức của bạn. Các cổ đông sẽ có thể tạo một báo cáo thời gian thực chi tiết về tình hình hiện tại của công ty.
- Lập kế hoạch: Tốt nhất nên lên lịch trước cho thời gian bảo trì và ngừng hoạt động đối với thiết bị quan trọng. Một giải pháp thông minh sẽ có thể duy trì theo dõi thời gian biểu này, thông báo cho công nhân được giao và tạm thời loại bỏ tài sản cần thiết khỏi sản xuất.
- Booking: Để tối đa hóa tính khả dụng và khả năng truy cập, một hệ thống lý tưởng phải cho phép người dùng đặt trước hoặc kiểm tra nội dung từ kho. Hệ thống đặt chỗ là một yếu tố quan trọng hỗ trợ việc lưu giữ bức tranh thời gian thực về những gì đang diễn ra trong tổ chức tại bất kỳ thời điểm nào.
- Kiểm tra hàng tồn kho: Mỗi nội dung trong hệ thống sẽ được cấp phát một mã định danh duy nhất sẽ được sử dụng để theo dõi nó trong suốt thời gian tồn tại của nó. Một hệ thống hiệu quả phải cho phép người dùng quét các thẻ nội dung, cho dù chúng là mã vạch, RFID hay công nghệ NFC có thể nhìn thấy được và giữ cho hệ thống luôn cập nhật về vị trí và việc sử dụng nội dung đó.
Đánh giá các công cụ quản lý tài sản phần mềm tốt nhất
# 1. Snipe-IT
Snipe-IT là một giải pháp quản lý kho và hàng tồn kho dựa trên web hoàn chỉnh. Là một giải pháp đám mây tự lưu trữ, nó cung cấp một gói tính năng phong phú cho phép các doanh nghiệp kết hợp liền mạch việc quản lý tài sản vào quy trình công việc hiện có của họ.
Snipe-services IT bao gồm quản lý tài sản nâng cao, quản lý giấy phép phần mềm và gắn thẻ mã vạch cho tài sản vật lý. API REST đảm bảo rằng các dịch vụ hiện tại có thể được tích hợp đầy đủ và mô hình SAAS cao cấp có thể cung cấp nhiều lựa chọn thay thế lưu trữ cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một dịch vụ toàn diện hơn.
Tính năng bao gồm:
- Tự lưu trữ trên phần cứng hiện tại hoặc thông qua các gói lưu trữ
- Thông báo nội dung có thể được gửi qua email hoặc Slack.
- Các đặc điểm và loại tài sản rất có thể tùy chỉnh.
- Các thẻ có mã vạch hoặc mã QR được tạo cho các tài sản nội bộ.
- SAAS có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung trả phí.
- Quản lý giấy phép tài sản phần mềm
- API REST cho các tích hợp đặt trước
- Giao diện thân thiện với thiết bị di động.
# 2. Gia vị
Các quản trị viên và nhân sự CNTT đã quen thuộc với danh mục các công cụ CNTT của Spiceworks và cộng đồng hỗ trợ chúng. Phần mềm quản lý Tài sản CNTT của Spiceworks là một giải pháp đầy đủ tính năng, giao diện độc đáo với các công cụ Spiceworks liên quan và tự hào có một số hỗ trợ tốt nhất cho cộng đồng trong doanh nghiệp.
Spiceworks được tạo ra với các tài nguyên CNTT và nó được thiết kế để theo dõi phần cứng, giấy phép và các dịch vụ đám mây của tổ chức bạn. Trang tổng quan giàu tính năng cung cấp các báo cáo thời gian thực chi tiết về bất kỳ thông tin nào được lưu trữ trong hệ thống về tổ chức của bạn.
Tính năng bao gồm:
- Một giải pháp mạng tự lưu trữ
- Thu thập dữ liệu tự động cho các thiết bị được nối mạng
- Khi các thiết bị được thêm vào và rút khỏi hệ thống, trạng thái sẽ tự động được cập nhật.
- Tích hợp với các công cụ mạng và CNTT khác của Spiceworks.
- Cung cấp báo cáo và kiểm toán toàn diện.
- Bao gồm các công cụ để kiểm toán và tuân thủ.
- Theo dõi và phát hiện các tài sản dịch vụ đám mây
- Công cụ quản lý cấp phép phần mềm và thiết bị di động
- Một nền tảng trên internet
# 3. CMDBuild
CMDBuild, một giải pháp phần mềm quản lý tài sản mã nguồn mở, là một bộ phần mềm mạnh mẽ để quản lý tất cả dữ liệu liên quan đến CNTT, tài sản di động và quản lý dịch vụ. Với một nền tảng di động mạnh mẽ để giao tiếp với các dịch vụ web của nó, đó là một giải pháp hoàn hảo để duy trì tổ chức của bạn trong việc bảo trì và quản lý CNTT.
CMDBuild là giải pháp linh hoạt và có thể tùy chỉnh cao nhất trong danh sách của chúng tôi, dựa trên chuyên môn và kinh nghiệm tích lũy trong lĩnh vực này. Giải pháp bao gồm các quy trình làm việc được xây dựng trước cho nhiều giải pháp quản lý cũng như tích hợp cho các hệ thống khác.
Tính năng bao gồm:
- Có thể tùy chỉnh cao để phù hợp với nhu cầu và mong đợi của công ty bạn.
- Nó có thể được định cấu hình dần dần để giảm tác động đến tổ chức của bạn
- Nó gần như tương thích với các dịch vụ web REST và SOAP.
- Một loạt các công cụ báo cáo để thu thập và kiểm toán dữ liệu về tài sản hiện có
- Khả năng kết hợp thông tin mua hàng và các ràng buộc ngân sách vào dữ liệu hệ thống
- Hỗ trợ người dùng rộng rãi và đào tạo được cung cấp.
- Trên cơ sở trả tiền cho mỗi lần sử dụng hoặc trên cơ sở hợp đồng, hỗ trợ kỹ thuật cấp thương mại có sẵn.
- Công cụ nền tảng di động và web.
#4. Hổ tài sản
Asset Tiger là một nền tảng quản lý tài sản dựa trên đám mây cung cấp khả năng kiểm tra và theo dõi chi tiết cho thiết bị đã đăng nhập. Khả năng đặt chỗ và nhận / trả phòng cực kỳ hữu hiệu cho phép người dùng nắm quyền sở hữu tài sản là một lợi ích đáng kể của Asset Tiger so với các hệ thống khác.
Gói Asset Tiger bao gồm một ứng dụng di động mạnh mẽ để quản lý nội dung khi di chuyển. Sử dụng những khả năng này, Asset Tiger tìm cách đảm bảo rằng chế độ xem của tổ chức của bạn luôn là bản mô tả chính xác và theo thời gian thực về những gì đang thực sự diễn ra bên dưới bề mặt.
Tính năng bao gồm:
- Không có giới hạn về số lượng người dùng hoặc báo cáo mà nó có thể tạo.
- Cảnh báo và thông báo qua email hoàn toàn có thể tùy chỉnh.
- Lên lịch, đặt chỗ và nhận / trả phòng cho các tài sản của tổ chức
- Xuất dữ liệu ở các định dạng khác nhau.
- Các công cụ quét và tạo mã vạch di động hiện đã có sẵn.
- Nó cũng theo dõi các giấy phép và hợp đồng phần mềm.
- Bảo mật mở rộng với vai trò người dùng có thể được tùy chỉnh để quản lý tài sản chi tiết
# 5. Reftab
Reftab là một giải pháp quản lý tài sản thương mại cho phần cứng, phụ kiện và giấy phép cung cấp cho người dùng giải pháp quản lý mạnh mẽ nhưng đơn giản. Dẫn đầu với cách tiếp cận thân thiện với người dùng trước hết, Reftab giúp việc thay đổi nội dung trở nên đơn giản nhất có thể đồng thời giữ cho hệ thống luôn cập nhật.
Reftab có vị trí tốt để đáp ứng nhu cầu của các tổ chức thuộc mọi quy mô, từ khách hàng doanh nghiệp nhỏ đến các công ty lớn. Người dùng có thể thêm, cập nhật, gán và thậm chí gắn thẻ địa lý nội dung trong hệ thống bằng ứng dụng di động giàu tính năng.
Tính năng bao gồm:
- Thông báo email có thể tùy chỉnh và cảnh báo bảo trì.
- Thuộc tính và danh mục tài sản có thể tùy chỉnh.
- Cho phép đặt trước tài sản và nhận / trả phòng.
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động cung cấp quyền truy cập vào phần lớn các chức năng.
- Theo dõi cả phần mềm và phần cứng.
- Theo dõi khấu hao tài sản để đưa ra quyết định tài chính tốt hơn.
# 6. Ralph
Ralph là một giải pháp quản lý tài sản nhẹ có nghĩa là ít tác động đến quy trình công việc hiện tại trong khi vẫn giữ được tính linh hoạt tối đa. Sự hấp dẫn chính của nó là đối với các công ty muốn có một cách tiếp cận đơn giản để quản lý tài sản trong khi vẫn nhận được những lợi ích và lợi thế của một hệ thống quản lý tài sản đầy đủ tính năng.
Mặc dù có hình thức nhẹ, Ralph có thể tùy chỉnh cực kỳ phù hợp cho các doanh nghiệp. Có rất nhiều tiện ích mở rộng và bổ sung có sẵn cho phần mềm, cũng như REST API cho các nhà phát triển.
Tính năng bao gồm:
- Một gói nhẹ có nghĩa là làm gián đoạn các hoạt động hiện tại ít nhất có thể.
- Các tính năng quản lý tài sản cốt lõi được đóng gói trong một gói thân thiện với người dùng
- Hỗ trợ tích hợp đáng kể với các hệ thống hiện có.
- Hệ thống dòng chảy linh hoạt hỗ trợ vòng đời của tài sản.
- Có sẵn các mẫu quy trình làm việc cho nội dung trung tâm dữ liệu, thiết bị văn phòng và các nội dung phi vật lý như giấy phép, địa chỉ liên hệ của nhà cung cấp và miền.
- Trang tổng quan mạnh mẽ có sẵn để xem thông tin thời gian thực.
# 7. ResourceSpace
ResourceSpace tiếp cận Quản lý tài sản CNTT theo một cách hơi khác so với hầu hết các giải pháp khác. Nó cung cấp cho khách hàng nhiều không gian trống để lưu trữ các giải pháp quản lý tài sản của họ cũng như khả năng mở rộng các giải pháp của họ cho bất kỳ tổ chức quy mô nào hoặc nhu cầu cần thiết.
Với giải pháp quản lý tài sản phần mềm có khả năng cao cung cấp cả khả năng tiếp cận nguồn mở và đào tạo và hỗ trợ khi cần thiết, ResourceSpace phục vụ nhiều trường hợp sử dụng.
Tính năng bao gồm:
- Quản lý tài sản có khả năng tùy chỉnh cao
- Yêu cầu đầu tư nhỏ cho một công ty khởi nghiệp.
- Nó rất đơn giản để tích hợp với các hệ thống hiện có.
- Quyền và cài đặt vai trò cho phép bạn tùy chỉnh vai trò của người dùng.
- Truy cập thời gian thực vào thông tin chi tiết và thống kê
- Hỗ trợ các tiêu chuẩn trao đổi siêu dữ liệu được sử dụng rộng rãi nhất.
- 10GB dung lượng trống có sẵn.
Tại sao quản lý tài sản phần mềm cần thiết?
Ý nghĩa của việc quản lý tài sản phần mềm. Bạn có thể xác định mình có bao nhiêu giấy phép từ mỗi nhà cung cấp phần mềm bằng cách sử dụng công cụ SAM. Số lượng chỗ trống hoặc không sử dụng sau đó có thể được cung cấp cho bạn, cho phép bạn ước tính mức sử dụng chung trong công ty.
Tại sao SAM cần thiết?
Mục tiêu chính của SAM là đảm bảo rằng tất cả các giấy phép phần mềm đều được người lao động và nhà thầu sử dụng một cách thích hợp. SAM cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào chi phí giấy phép để bạn có thể có đầy đủ thông tin khi chọn mua phần mềm nào.
Phương pháp tiếp cận SAM là gì?
Để cải thiện sự hợp tác về các mục tiêu của khách hàng trong khoảng thời gian sắp tới, về bản chất, chiến lược SAM là một tầm nhìn chiến lược về khách hàng. Toàn bộ Kế hoạch tài khoản bán hàng bao gồm chiến lược SAM. Và việc quản lý các mục tiêu của khách hàng của SAM là những gì phân biệt chúng tôi như một lợi ích quan trọng cho khách hàng của chúng tôi.
Mô hình trưởng thành SAM là gì?
SAM Maturity đề cập đến việc sử dụng chương trình SAM đã được tối ưu hóa. Chỉ sau nhiều thời gian và nỗ lực đã được đầu tư vào việc duy trì và đánh giá tài sản phần mềm, việc quản lý tài sản mới có thể đạt đến giai đoạn này.
SAM có phải là một phương pháp Agile không?
Một mô hình phát triển nhanh là Mô hình gần đúng kế tiếp (SAM). Thuật ngữ “agile” ở đây đề cập đến việc thực hiện đồng thời một số quy trình. SAM là một quá trình lặp đi lặp lại. Ít nhất ba chu kỳ qua mỗi giai đoạn phát triển được hoàn thành và mỗi chu kỳ phải hoàn hảo hơn chu kỳ trước đó.
Kết luận
Hiểu rõ về công ty của bạn từ trong ra ngoài là một trong những cách hiệu quả nhất để phát triển và cải thiện theo thời gian. Quản lý tài sản là một công cụ quan trọng để chụp ảnh nhanh về tổ chức của bạn và thể hiện chi tiết tổ chức đó đang hoạt động tốt như thế nào.
Rất ít sản phẩm phần mềm có thể mang lại lợi tức đầu tư cao như vậy để nâng cao hiệu quả và hiệu lực trong một khoảng thời gian ngắn như vậy. Cho dù bạn chọn một giao diện người dùng đơn giản, một ứng dụng di động mạnh mẽ hay các kết nối quy trình làm việc phù hợp với quy mô công ty của bạn, thì luôn có một giải pháp quản lý tài sản ở đây để đáp ứng nhu cầu của bạn.
Câu hỏi thường gặp về quản lý nội dung phần mềm
Một nhà phân tích quản lý tài sản phần mềm làm gì?
Thu thập dữ liệu để lập ngân sách, tuân thủ phần mềm và kiểm kê, tóm tắt hợp đồng và so sánh chi phí. Nhập và quản lý dữ liệu ở định dạng cơ sở dữ liệu để lập ngân sách, tuân thủ phần mềm và kiểm kê, hợp đồng và chi phí.
Kiểm kê tài sản phần mềm là gì?
Quá trình xác định tài sản phần mềm mà bạn sở hữu được gọi là kiểm kê phần mềm. Đây là bước đầu tiên để hiểu nội dung phần mềm của bạn.
Tại sao bạn cần phần mềm quản lý tài sản?
Quản lý tài sản phần mềm là một phương pháp của công ty để thu hồi tiền và tối ưu hóa khoản tiết kiệm bằng cách tích cực điều chỉnh và tự động hóa việc mua, sử dụng và triển khai giấy phép phần mềm.
Bài viết liên quan
- CLOUD INVENTORY: Phần mềm & Hệ thống kiểm kê dựa trên đám mây tốt nhất
- Chiến lược phát triển thị trường dễ dàng vào năm 2020 (+ hướng dẫn nhanh)
- Công ty quản lý tài sản: Danh sách các công ty quản lý tài sản
- Phân tích mô tả: Định nghĩa, Ví dụ trong thế giới thực, Cách hoạt động
- Hệ thống xử lý giao dịch: Cách thức hoạt động với các ví dụ (Hướng dẫn chi tiết)
