Một trong những phần thiết bị hoặc phần mềm quan trọng nhất đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ là hệ thống điện thoại văn phòng ảo của họ. Rất có thể bạn sẽ sử dụng nó hàng ngày và việc chọn một cái hoàn hảo có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh đáng kể. Rốt cuộc, mọi công ty đều yêu cầu giao tiếp kinh doanh hiệu quả. Khả năng tiếp cận với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên là điều cần thiết và các doanh nghiệp nhỏ có thể làm điều đó một cách hiệu quả, nếu không muốn nói là tốt hơn so với các tập đoàn khổng lồ. Đó là nếu bạn sử dụng đúng hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp nhỏ. Vì vậy, làm thế nào để bạn chọn một trong những tốt nhất? Các hệ thống điện thoại và nhà cung cấp dịch vụ khác nhau mang lại những lợi ích gì?
Hệ thống điện thoại doanh nghiệp cho phép các công ty thuộc mọi quy mô quản lý các cuộc gọi đến và đi của họ. Các tính năng của chúng khác biệt đáng kể so với các tính năng của mạng điện thoại dân dụng. Một hệ thống điện thoại công ty hiệu quả phải có khả năng xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc và chuyển các cuộc gọi trong toàn công ty. Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét những điều bạn tìm kiếm trong một hệ thống điện thoại được lưu trữ
Hệ thống điện thoại doanh nghiệp nhỏ
Hệ thống điện thoại doanh nghiệp quản lý thông tin liên lạc của công ty dựa trên internet. Nó tiết kiệm tới 60% điện thoại cố định bằng cách sử dụng giọng nói qua Giao thức Internet (VoIP). Đây là một dịch vụ điện thoại hợp pháp với các số điện thoại doanh nghiệp kết nối với mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Tất cả các hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp nhỏ trong bảng xếp hạng này đều sử dụng công nghệ điện thoại Thoại qua Giao thức Internet (VoIP), cho phép bạn sử dụng kết nối internet để cấp nguồn cho toàn bộ hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp của mình. Hệ thống điện thoại VoIP không yêu cầu thiết bị hoặc nhân sự cụ thể để quản lý. Để có một hệ thống điện thoại đầy đủ tính năng trong tầm tay, chỉ cần tải xuống ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc máy tính để bàn.
# 1. Nextiva
Nextiva là dịch vụ điện thoại dành cho doanh nhân nổi bật nhất về tính năng và sự tiện lợi khi sử dụng. Chúng cung cấp một loạt các chức năng, cũng như thiết lập nhanh chóng và chi phí phải chăng. Nó đi kèm với một bảng quản trị dựa trên web đơn giản cho phép các chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ quản lý nền tảng truyền thông hợp nhất như các chuyên gia. Giải pháp điện thoại VOIP của Nextiva dành cho doanh nghiệp nhỏ có tính năng định tuyến cuộc gọi thông minh, gọi điện trong nước miễn phí không giới hạn, thư thoại tới email và văn bản, fax trực tuyến, tin nhắn văn bản, v.v. Bạn cũng nhận được một số điện thoại miễn phí hoặc số nội hạt miễn phí, chuyển số miễn phí và tất cả các tính năng quản lý cuộc gọi điển hình, bao gồm ID người gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, định tuyến, lời chào tùy chỉnh, hệ thống IVR (phản hồi bằng giọng nói tương tác) mạnh mẽ, v.v. Nextiva, với tư cách là một nền tảng, cũng cung cấp các tính năng quan trọng khác, chẳng hạn như CRM, trò chuyện trực tiếp, khảo sát trực tuyến, phân tích cuộc gọi và các công cụ khác tích hợp tốt với hệ thống điện thoại doanh nghiệp.
#2. Bàn phím số
Các gói Dialpad Pro và Enterprise bao gồm khả năng gọi không giới hạn trong quốc gia của bạn, Hoa Kỳ và Canada, cũng như hỗ trợ cho các văn phòng có trụ sở tại Hoa Kỳ và trên toàn thế giới. Phiên bản cấp thấp (Tiêu chuẩn) có bộ tính năng mạnh mẽ và các công cụ thường thấy trong các sản phẩm VoIP cấp cao hơn, tuy nhiên, nó có giá 15 USD/người dùng/tháng với khoản thanh toán hàng năm. AI và phân tích tích hợp, cũng như huấn luyện bài phát biểu trực tiếp và tóm tắt sau cuộc gọi tự động, là một trong những tính năng nâng cao. Hệ thống trả lời tự động với nhiều cấp độ, chia sẻ tệp và nhắn tin không giới hạn được bao gồm trong tất cả các tư cách thành viên. Người dùng bàn phím quay số có thể sắp xếp các cuộc họp video kéo dài năm giờ với tối đa mười khách, bất kể kế hoạch. Mặt khác, người dùng Pro và Enterprise nhận được hỗ trợ nhắn tin quốc tế, tích hợp và số điện thoại địa phương tại hơn 70 quốc gia.
# 3. RingCentral
Một giải pháp điện thoại doanh nghiệp phổ biến khác dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô là RingCentral. Họ cung cấp một trong những hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp nhỏ giàu tính năng nhất trên thị trường. Nền tảng điện thoại doanh nghiệp của họ cung cấp tất cả các chức năng cơ bản của điện thoại doanh nghiệp mà bạn mong đợi, chẳng hạn như gọi điện không giới hạn, chuyển tiếp cuộc gọi, ID người gọi, chờ và chuyển cuộc gọi, chia sẻ một đường dây trên nhiều thiết bị di động và người dùng, nhắn tin SMS, thư thoại kèm theo hình ảnh và hơn. Nó cũng bao gồm các cuộc họp video với tính năng chia sẻ màn hình, trò chuyện nhóm, 1000 phút miễn phí và giao diện với Gsuite, Dropbox, Microsoft và các ứng dụng khác. Nó bao gồm một giao diện quản trị dựa trên đám mây dễ sử dụng giúp thiết lập và quản lý các cuộc gọi của bạn trở nên đơn giản.
Hệ thống điện thoại doanh nghiệp nhỏ tốt nhất
Một hệ thống điện thoại kinh doanh tốt không phải lúc nào cũng thích hợp cho một doanh nghiệp nhỏ. Chúng tôi đã xem qua danh sách các hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp tốt nhất năm 2023 để tìm những hệ thống có giá cả phải chăng, linh hoạt và dễ sử dụng với thiết bị di động dành cho doanh nghiệp có ít hơn 50 nhân viên. Tìm hiểu cách chọn gói phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ của bạn.
#1. trung gian
Intermedia Unite là hệ thống điện thoại liên lạc hợp nhất (UC) bao gồm chức năng trò chuyện, video, chia sẻ tệp và trung tâm liên lạc. Hai kế hoạch của nó bao gồm một số tùy chọn tùy chọn như đường dây tài nguyên và số điện thoại miễn phí. Tất cả các đăng ký đều có tính năng trả lời tự động, ghi âm cuộc gọi, lưu trữ đám mây, nhắn tin nhóm và hội nghị truyền hình, bên cạnh khả năng gọi không giới hạn tới các đường dây của Hoa Kỳ và Canada. Ngoài ra, các cuộc họp video có thể được lên lịch thông qua Slack, Google Workspace (trước đây là G-Suite) và các chương trình của Microsoft như Outlook và Teams. Các gói Intermedia Unite Pro và Enterprise bao gồm các tính năng nâng cao và tăng dung lượng. Ví dụ: Unite Pro thêm trợ lý ảo vào các cuộc họp video của bạn, cung cấp bản ghi và thông tin chi tiết do AI điều khiển. Người dùng doanh nghiệp nhận được 200 GB dung lượng lưu trữ đám mây, email Microsoft Exchange và hội nghị truyền hình với tối đa bốn người tham gia.
#số 2. Ooma
Ooma là công ty điện thoại VOIP kinh doanh nổi tiếng cung cấp các đường dây điện thoại kinh doanh giá cả phải chăng và số điện thoại miễn phí 1-800. Một số điện thoại miễn phí có thể được thêm vào bất kỳ thuê bao văn phòng Ooma nào. Theo mặc định, họ sẽ chọn trước một số điện thoại miễn phí cho bạn, nhưng bạn có thể thay đổi số điện thoại này nếu muốn. Nền tảng Ooma Office có tất cả các tính năng phức tạp mà bạn mong đợi, chẳng hạn như lễ tân ảo, quay số mở rộng, nhạc chờ, ứng dụng điện thoại di động thông minh, bản ghi cuộc gọi, v.v. Việc thiết lập cũng cực kỳ đơn giản, chỉ mất vài phút. Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển của họ để xử lý cuộc gọi, thêm thành viên nhóm mới và làm những việc khác.
#3. Con châu chấu
GrassHopper cung cấp các số điện thoại ảo sử dụng giao thức thoại qua internet (VOIP), lý tưởng cho các chủ sở hữu duy nhất và các tổ chức nhỏ. Số điện thoại ảo cho phép chuyển tiếp cuộc gọi đến bất kỳ số điện thoại hoặc thiết bị di động nào. Tuy nhiên, một đường dây điện thoại thông thường vẫn được yêu cầu cho các cuộc gọi ra nước ngoài. Họ cung cấp các ứng dụng web và điện thoại thông minh đơn giản để quản lý tài khoản và dịch vụ điện thoại của bạn. Bạn có thể có một số tiện ích mở rộng cho số điện thoại của mình, cũng như số điện thoại địa phương, số điện thoại miễn phí và phù phiếm. Nó cung cấp các đường dây địa phương và miễn phí tại Hoa Kỳ, Canada và Vương quốc Anh. GrassHopper có tất cả các khả năng cơ bản, chẳng hạn như chuyển tiếp cuộc gọi, định tuyến, chờ, nhạc giữ cuộc gọi, bản chép lời từ thư thoại sang email, v.v. Đó là lý tưởng cho các nhóm từ xa vì có thể thêm các bản mở rộng.
# 4. 8 × 8
8×8 nổi bật với các chương trình phục vụ cho cả doanh nghiệp nhỏ và tập đoàn đa quốc gia. Gói 8×8 Express được thiết kế cho các doanh nghiệp có năm người trở xuống và cung cấp khả năng gọi điện không giới hạn ở Hoa Kỳ và Canada, hệ thống trả lời tự động, hội nghị truyền hình và nhắn tin nhóm. Tùy thuộc vào đăng ký của bạn, 8×8 X-Series cung cấp khả năng gọi không giới hạn tới 14 hoặc 48 quốc gia. Các phiên bản này phù hợp với các nhóm thuộc mọi quy mô và bạn có thể điều chỉnh kế hoạch để chỉ trả tiền cho các yếu tố mà mỗi cá nhân cần. Ngoài ra, để gọi các công cụ quản lý, kế hoạch truyền thông doanh nghiệp X-Series hỗ trợ 500 người tham gia hội nghị truyền hình và phát trực tiếp trên YouTube.
Hệ thống điện thoại doanh nghiệp nhỏ VoIP
Doanh nghiệp nhỏ VoIP là hệ thống điện thoại cho phép các nhóm nhỏ và doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi thoại và gửi tin nhắn văn bản SMS/MMS qua internet bằng ứng dụng máy tính để bàn hoặc thiết bị di động thay vì điện thoại cố định hoặc điện thoại bàn analog truyền thống. Ngày nay, các hệ thống điện thoại VoIP tiên tiến hơn là các nhà cung cấp hoặc nền tảng liên lạc hợp nhất, có nghĩa là chúng không chỉ cho phép bạn thực hiện cuộc gọi VoIP mà còn bao gồm các kênh liên lạc khác, chẳng hạn như hội nghị truyền hình và nhắn tin nhóm. Bởi vì người tiêu dùng đang ngày càng liên hệ với các doanh nghiệp nhỏ thông qua các phương tiện khác ngoài cuộc gọi điện thoại, loại nền tảng hợp nhất này tiết kiệm chi phí và có nhiều chức năng hơn so với hệ thống điện thoại truyền thống của công ty. Sự thay thế thành thạo nhất (và thực hành). Nó sử dụng kết nối internet của bạn để thực hiện các cuộc gọi điện thoại, bạn có thể trả tiền khi bạn thực hiện với ít (hoặc không) cam kết trả trước và việc thiết lập rất đơn giản.
Chúng thường bao gồm các ứng dụng “điện thoại mềm” có thể được sử dụng trên điện thoại Android hoặc iOS (cũng như các thiết bị di động khác như iPad). Bạn cũng có thể bắt gặp các hệ thống điện thoại được bán trên thị trường dưới dạng các giải pháp “liên lạc hợp nhất”. Đây là một từ mới hơn và các loại hệ thống điện thoại này thường bao gồm các kênh liên lạc bổ sung, chẳng hạn như SMS và nhắn tin nhanh cho doanh nghiệp. Một dịch vụ VoIP tốt sẽ cung cấp các cuộc gọi rõ ràng. Kiến trúc đám mây kép độc đáo của Dialpad và mạng thoại toàn cầu được thiết kế để hỗ trợ các cuộc gọi video và âm thanh HD ở mọi nơi trên thế giới. Các công ty nhỏ thường trải qua những đợt tăng trưởng đột biến. Khi bạn thêm một số lượng lớn đường dây điện thoại vào hệ thống PBX tiêu chuẩn, chi phí có thể tăng nhanh chóng. Các cuộc gọi điện thoại đường dài, đặc biệt là các cuộc gọi quốc tế, có thể là một chi phí đắt đỏ hàng tháng.
Mặt khác, các công ty nhỏ phải trả một khoản phí cố định hàng tháng bất kể có bao nhiêu cuộc gọi được thực hiện, có thể bổ sung thêm người dùng và đường dây điện thoại mà không phải chịu chi phí phần cứng hoặc chi phí khác và thường có thể tăng hoặc giảm quy mô một cách tự do hơn nhiều.
Hệ thống điện thoại doanh nghiệp nhỏ nhiều đường dây
Sự khác biệt giữa điện thoại một đường dây và hệ thống điện thoại nhiều đường dây là chúng có thể hỗ trợ nhiều cuộc gọi điện thoại cùng một lúc. Khi một đại lý trung tâm cuộc gọi đang trên điện thoại với một khách hàng và một số khác đổ chuông vào số của bạn, người gọi được chuyển đến một đại lý khác, hộp thư thoại hoặc tín hiệu bận. Tuy nhiên, hệ thống điện thoại nhiều đường dây còn làm được nhiều việc hơn là chỉ giữ cuộc gọi. Nó cũng có thể gọi các số nội bộ và bên ngoài cũng như quay lại đường dây. Các hệ thống nhiều đường dây sử dụng một ID người gọi duy nhất.
# 1. Nextiva X-885
Nextiva X-885 có thể xử lý tới 12 dòng. Điều đó làm cho nó trở nên lý tưởng cho các đại lý trung tâm cuộc gọi, nhân viên lễ tân và thậm chí cả các nhà quản lý hàng đầu. Người dùng cũng được hưởng lợi từ các tùy chọn quay số nhanh và chất lượng cuộc gọi thoại HD đáng tin cậy, vì vậy khách hàng không gặp khó khăn khi nghe thấy bạn. Thiết lập rất đơn giản; chỉ cần kết nối mạng của bạn qua WiFi hoặc cổng Ethernet để có kết nối internet trực tiếp. Cổng tai nghe và Bluetooth tích hợp giúp bạn không bị bó buộc vào bàn làm việc. Giờ đây, bạn có thể cung cấp dịch vụ không hạn chế cho người tiêu dùng của mình.
# 2. eVoice
eVoice, còn được gọi là eReceptionist trong một số lĩnh vực, cung cấp các giải pháp liên lạc cho các doanh nghiệp nhỏ. Nó cung cấp một lễ tân ảo để giúp bạn quản lý các cuộc gọi của công ty mình hiệu quả hơn. Hệ thống điện thoại tự động của họ đảm bảo rằng các cuộc gọi của khách hàng của bạn được chuyển ngay đến người thích hợp. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, bạn có thể liên hệ với họ qua email, điện thoại hoặc thư hoặc chỉ cần truy cập trang Câu hỏi thường gặp của họ. Họ có bốn gói, gói ít nhất bắt đầu từ £7.50 (mỗi người dùng) mỗi tháng, nhưng gói này không bao gồm số phút và bạn phải thanh toán khi sử dụng.
#3. Poly VVX-150
Nếu bạn chỉ cần hai dòng, Poly VVX 150 là một lựa chọn tuyệt vời. Nó cung cấp âm thanh rõ nét theo phong cách thời trang với màn hình LCD đơn sắc lâu dài. Poly không chỉ là một giải pháp thay thế tuyệt vời để làm điện thoại khởi động cho một doanh nghiệp mới yêu cầu giải pháp hai dòng, mà nó còn đặc biệt kinh tế so với các điện thoại khác cùng loại. Nó đơn giản hóa cuộc sống của bạn bằng cách có thể tương tác với hơn 60 nền tảng điều khiển cuộc gọi hàng đầu trong ngành. Khả năng tương thích này là một khía cạnh quan trọng để đảm bảo hiệu suất chất lượng cao trong một phần cứng chi phí thấp. Công nghệ hàng rào âm thanh của nó là một trong những đặc điểm nổi bật của nó. Nó giúp bạn không cần phải bị làm phiền bởi tiếng ồn xung quanh bằng cách giữ cho cuộc nói chuyện của bạn không bị phân tâm và tiếng vọng.
Hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp nhỏ là gì?
Tổng đài nhánh riêng (PBX) là một hệ thống điện thoại công ty cho phép chuyển cuộc gọi nội bộ và bên ngoài giữa nhiều đường dây điện thoại văn phòng. (PBX trước đây chỉ được sử dụng cho các cuộc gọi nội bộ, nhưng kể từ đó nó đã phát triển để có thể thích ứng hơn.)
Giải pháp Thay thế cho Đường dây Điện thoại Doanh nghiệp là gì?
Thoại qua Giao thức Internet (VoIP) là một trong những giải pháp doanh nghiệp mở rộng nhanh nhất. VoIP thay thế điện thoại cố định truyền thống của bạn bằng điện thoại thực hiện cuộc gọi qua internet. Bạn có thể giao tiếp với bất kỳ ai bằng cách sử dụng điện thoại di động, máy tính xách tay hoặc điện thoại bàn.
Hệ thống điện thoại VoIP dành cho doanh nghiệp nhỏ là gì?
Doanh nghiệp nhỏ VoIP là hệ thống điện thoại cho phép các nhóm nhỏ và doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi thoại và gửi tin nhắn văn bản SMS/MMS qua internet bằng ứng dụng máy tính để bàn hoặc thiết bị di động (chẳng hạn như điện thoại di động hoặc máy tính bảng đáng tin cậy của bạn) thay vì điện thoại cố định truyền thống hoặc điện thoại bàn analog.
Hệ thống điện thoại tốt nhất cho một nhà thờ nhỏ là gì?
DialMyCalls cho phép bạn nhanh chóng gửi một cuộc gọi điện thoại và/hoặc tin nhắn văn bản tới toàn bộ tổ chức của mình! Không cần phải mua bất kỳ thiết bị hoặc phần cứng đắt tiền nào; chỉ cần đăng nhập vào bảng điều khiển của bạn và thiết lập cũng như truyền các cuộc gọi của bạn trong vòng vài phút. Những người khác bao gồm:
- KrispCall: Hệ thống điện thoại đám mây an toàn và giá cả phải chăng.
- Điện thoại Ooma
- Vonage
- Nextiva
- Điện thoại liên minh.
- Freshdesk
- Bàn phím số.
- Con châu chấu.
3 nhược điểm của VoIP là gì?
Hạn chế của VoIP
- Truy cập Internet đáng tin cậy là bắt buộc.
- Jitter và độ trễ.
- Không có theo dõi các cuộc gọi khẩn cấp.
VoIP có rẻ hơn PBX không?
Chỉ những công ty lớn hơn với số lượng lớn nhân viên mới có thể mua mạng PBX do chi phí trả trước. Trong khi đó, việc thiết lập mạng VoIP ít tốn kém hơn nhiều. Không cần thiết lập một hệ thống hoàn toàn mới nếu bạn đã có kết nối internet.
Làm cách nào để biến điện thoại của tôi thành điện thoại doanh nghiệp?
Cách chuyển đổi điện thoại di động của bạn thành đường dây điện thoại doanh nghiệp-
- Nhập số điện thoại hiện tại của bạn hoặc chọn một số mới.
- Đang chuyển số điện thoại hiện tại của bạn sang Talkroute.
- Trong quá trình chuyển giao, không có thời gian chết.
- Điền vào một yêu cầu cổng.
- Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại di động hiện tại.
- Một đại lý chuyển Talkroute sẽ liên hệ với bạn.
Tôi có thể sử dụng điện thoại di động của mình làm ngành nghề kinh doanh không?
May mắn thay, bạn không cần một công cụ quan trọng thứ hai để phân biệt giữa công việc kinh doanh và cuộc sống riêng tư. Tìm đúng nhà cung cấp điện thoại VoIP là điều cần thiết khi thêm ngành nghề kinh doanh vào điện thoại di động của bạn. Khi bạn đã đăng ký dịch vụ VoIP, tất cả những gì bạn phải làm để sử dụng số điện thoại doanh nghiệp của mình là cài đặt một ứng dụng trên điện thoại thông minh của mình.
Loại điện thoại nào là tốt nhất cho doanh nghiệp?
Điện thoại doanh nhân hàng đầu
- Điện thoại doanh nghiệp Apple iPhone 12 Pro Max.
- Điện thoại doanh nhân Samsung Galaxy Note 20 Ultra.
- Điện thoại doanh nghiệp Google Pixel 5.
- Điện thoại doanh nhân Samsung Galaxy S20 Ultra.
- Điện thoại doanh nhân OnePlus 8 Pro.
- Điện thoại doanh nghiệp Apple iPhone SE.
Kết luận
Giao tiếp hiệu quả mang lại lợi ích cho tất cả các tổ chức, lớn và nhỏ. Mặt khác, các tổ chức nhỏ có thể có nhiều nhu cầu chuyên biệt hơn phải được giải quyết để chọn một hệ thống điện thoại phù hợp, chẳng hạn như ngân sách hạn chế. Đó là lý do tại sao các công ty nhỏ phải tiến hành nghiên cứu sâu rộng về hệ thống điện thoại kinh doanh. Là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ muốn chọn một hệ thống mang lại giá trị đồng tiền cao nhất đồng thời cung cấp các chức năng mà bạn yêu cầu.
Bài viết liên quan
- PBX LÀ GÌ: Làm rõ, Loại và Giá
- HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI DOANH NGHIỆP TRỰC TUYẾN: Những lựa chọn tốt nhất vào năm 2023
- HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT: Hệ thống điện thoại doanh nghiệp tốt nhất năm 2023
dự án
