Hệ thống điện thoại là một khoản đầu tư đáng kể, nếu được triển khai một cách khôn ngoan, có thể giúp công ty của bạn đạt đến tầm cao mới bằng cách hợp lý hóa các quy trình và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng cuối.
Đối với nhiều công ty, hệ thống điện thoại tại chỗ vẫn là lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống điện thoại đám mây ảo và khả năng chi trả của nó, có thể tốt hơn là chuyển sang một lựa chọn ít tốn kém hơn.
Cả hai hệ thống điện thoại đám mây ảo và tại chỗ đều cung cấp một loạt các tính năng khác nhau và chúng cũng khác nhau về cách phân phối.
Tuy nhiên, không có gì ngạc nhiên khi dịch vụ lưu trữ đám mây đang trở nên phổ biến hơn đối với các hệ thống điện thoại của công ty. Theo thống kê gần đây, lên đến 96 phần trăm doanh nghiệp đã sử dụng các giải pháp truyền thông đám mây, chủ yếu là do khả năng mở rộng của các máy chủ đám mây.
Ở phần cuối, bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn hệ thống điện thoại doanh nghiệp tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
Hệ thống điện thoại tại chỗ là gì?
Hệ thống điện thoại tại chỗ là một hệ thống truyền thống PBX (Sàn giao dịch chi nhánh riêng) đã được cài đặt trong văn phòng của bạn. Nó đòi hỏi thời gian và tiền bạc trả trước, nhưng nó thường mang lại giá trị đồng tiền tốt hơn và trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.
Khách hàng cài đặt một hệ thống tại chỗ và quản lý nó, thường là tại cơ sở của họ. Nó bao gồm một mạng điện thoại nội bộ, một tổng đài chi nhánh riêng (PBX) hoặc các bộ chuyển mạch khác giữ chìa khóa cho các dịch vụ dữ liệu và điện thoại cho doanh nghiệp và một thiết bị cầm tay điện thoại cho mọi nhân viên.
Với hệ thống tại chỗ, luôn có người chịu trách nhiệm đảm bảo rằng hệ thống hoạt động trơn tru. Bằng cách này, bạn tiết kiệm được tiền từ việc không phải trả phí hàng tháng cho nhà cung cấp dịch vụ đối với dịch vụ ngoài cơ sở vì bạn đã lo việc này trong nội bộ.
Ưu điểm của hệ thống điện thoại tại chỗ,
Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn thích các giải pháp tại chỗ hơn các giải pháp dựa trên đám mây. Sau đây là một số ưu điểm của hệ thống điện thoại tại chỗ:
# 1. Chất lượng giọng nói nhất quán
Mặc dù các hệ thống điện thoại đám mây ngày nay cung cấp chất lượng thoại tuyệt vời, nhưng chúng dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài khác nhau có thể cản trở giao tiếp. Băng thông, thiết lập mạng và các thiết bị được sử dụng đều là những vấn đề cần cân nhắc.
Điện thoại đặt tại trụ sở thường yêu cầu phí một lần trong quá trình lắp đặt, nhưng thời gian bảo trì và ngừng hoạt động có thể cộng dồn theo thời gian. Mặt khác, Điện thoại đám mây thường yêu cầu khách hàng trả phí lưu trữ hàng tháng và phí trả trước cho các thiết bị đầu cuối, nhưng nó có thể ít tốn kém hơn về lâu dài.
# 3. Kiểm soát quản lý thông tin liên lạc
Điện thoại tại chỗ cho phép các nhà quản lý liên lạc và chủ sở hữu doanh nghiệp có quyền kiểm soát tại chỗ, nhưng nó gần như chắc chắn sẽ yêu cầu một người được đào tạo để làm như vậy.
Hệ thống điện thoại đám mây ảo là gì?
Hệ thống điện thoại đám mây ảo được lưu trữ trên internet và không yêu cầu bất kỳ chi phí cài đặt hoặc đầu tư ban đầu nào để sử dụng. Một nhà cung cấp dịch vụ internet vận hành nó.
Hệ thống có thể được truy cập thông qua trình duyệt web, máy tính hoặc thiết bị di động. Hệ thống cung cấp thư thoại, fax, ghi âm cuộc gọi và các tính năng khác thường không có trong các hệ thống điện thoại truyền thống.
Một trong những lợi thế của hệ thống điện thoại đám mây là truy cập giao diện từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet. Giao diện không phụ thuộc vào phần cứng hay phần mềm như hệ thống điện thoại truyền thống.
Ưu điểm của hệ thống điện thoại đám mây ảo
Hệ thống điện thoại đám mây ảo kết nối bạn với mọi người theo nhiều cách khác nhau. Điều này quan trọng vì nó cung cấp quyền truy cập ngay lập tức vào thư thoại và cuộc gọi điện thoại của bạn ngay khi chúng đến, bất kể bạn ở đâu hay loại thiết bị bạn đang sử dụng. Hãy cùng xem xét những lợi ích của Hệ thống Điện thoại Đám mây Ảo:
# 1. Độ bền
Mức độ mở rộng mà điện thoại đám mây cung cấp cho các doanh nghiệp là lợi thế rõ ràng nhất mà nó có so với điện thoại truyền thống. Nó cho phép điều chỉnh dịch vụ để đáp ứng với những thay đổi theo mùa và theo ngành.
Hơn nữa, không giống như các hệ thống điện thoại thông thường, hệ thống điện thoại đám mây cho phép cài đặt tự động, trong khi các hệ thống điện thoại truyền thống yêu cầu nâng cấp thủ công, có thể tốn thời gian và gây ra thời gian chết.
# 2. Uyển chuyển
Nhân viên của bạn không phải làm việc tại văn phòng nữa nhờ hệ thống điện thoại đám mây và họ có thể làm việc ở bất kỳ đâu nếu có khả năng truy cập internet tốt. Làm việc tại nhà cho phép nhóm của bạn tự do hơn trong việc lập kế hoạch cho các ngày của họ, cho phép họ làm việc hiệu quả hơn.
# 3. Giao tiếp nhóm được cải thiện
Giao tiếp nhóm ảo đã trở thành một điều cần thiết. Một phần ba số công ty mất khách hàng do các vấn đề liên lạc - không nghi ngờ gì nữa, điều này có giá trị cải thiện trên toàn công ty.
Một trong những lợi ích của hệ thống điện thoại dựa trên đám mây là hiệu suất của chúng. Dưới đây là một số cách giúp giao tiếp trong nhóm dễ dàng hơn:
- Cung cấp các tiện ích mở rộng điện thoại riêng lẻ cho từng thành viên trong nhóm để có thể liên lạc dễ dàng từ danh bạ dùng chung.
- Cộng tác với đồng nghiệp bằng một ứng dụng duy nhất bao gồm thảo luận trực tiếp và nhóm.
- Thực hiện cuộc gọi điện video và dễ dàng chia sẻ màn hình của bạn.
#4. Quản lý cuộc gọi dễ dàng
Các khả năng bổ sung trong hệ thống điện thoại đám mây giúp nhóm của bạn sắp xếp và quản lý các cuộc gọi công việc. Điều này cho phép bạn chỉ cần lấy dữ liệu từ cơ sở người tiêu dùng của bạn ngoài việc tối ưu hóa các quy trình của bạn.
# 5. Chất lượng cuộc gọi tuyệt vời
Một giải pháp điện thoại đám mây tốt sẽ cung cấp cho bạn các cuộc gọi điện thoại chất lượng cao.
Bộ giải mã thoại HD cung cấp băng thông gấp đôi, cho phép mọi người trong cuộc gọi nghe được nhiều loại âm thanh hơn. Khách hàng sẽ không phải lặp lại chính mình và mỗi cuộc gọi sẽ là một trải nghiệm thú vị đối với họ.
Kể từ đó, họ đã được hưởng lợi từ độ tin cậy đã được chứng minh của nhiều trung tâm dữ liệu. Các tính năng như ghi âm cuộc gọi, giám sát cuộc gọi, xếp hàng cuộc gọi, IVR, v.v. đã thực hiện việc chạy và quản lý dựa trên đám mây trung tâm cuộc gọi ảo thậm chí còn dễ dàng hơn.
Cái nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?
Chúng tôi biết rằng mỗi hệ thống điện thoại có một bộ tính năng và lợi ích riêng. Ngày nay, nhiều công ty đang chuyển sang sử dụng đám mây và một số vẫn chọn các giải pháp tại chỗ.
Hệ thống tại chỗ có cần thiết không? Hay bạn có thể di chuyển lên đám mây?
Hãy xem xét một số yếu tố này trong khi quyết định điều gì tốt nhất cho công ty của bạn.
# 1. Nó có giá bao nhiêu?
Không nghi ngờ gì nữa, chi phí là yếu tố quan trọng nhất cần xem xét khi quyết định giữa điện thoại đám mây và hệ thống điện thoại tại chỗ.
Cả hai công ty sẽ cho bạn biết chi phí trả trước và giá dịch vụ hàng tháng khi bạn yêu cầu. Tuy nhiên, khi nói đến tổng chi phí sở hữu, hệ thống điện thoại đám mây ít tốn kém hơn nhiều so với hệ thống tại chỗ.
# 2. Bạn có một nhóm làm việc từ xa không?
Hệ thống điện thoại đặt tại trụ sở khiến một thành viên trong nhóm từ xa khó gọi đến hơn. Từ trung tâm dữ liệu đến thiết bị, các kết nối được thực hiện vật lý bên trong văn phòng. Do đó, chúng không phù hợp với những công ty có lượng nhân viên phân tán.
Mặt khác, các giải pháp đám mây cho phép các nhóm từ xa hoạt động. Nhân viên có thể truy cập hệ thống điện thoại doanh nghiệp từ mọi nơi trên thế giới và họ chỉ cần kết nối internet tốt để thực hiện và nhận các cuộc gọi công việc mà không gặp khó khăn.
# 3. Bạn có ý định phát triển nhóm của mình không?
Hệ thống điện thoại tại chỗ ít có khả năng mở rộng hơn so với hệ thống điện thoại đám mây và trường hợp này xảy ra vì bạn không cần thêm bất kỳ đường dây hữu tuyến nào để kết nối với trung tâm dữ liệu tại chỗ của mình.
Mặt khác, nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của bạn có thể thêm một dòng khác vào tài khoản trực tuyến của bạn.
Đọc thêm: 11+ Hệ Thống Điện Thoại Ảo Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Năm 2023
Chọn nhà cung cấp hệ thống điện thoại doanh nghiệp
Không dễ dàng để chọn một hệ thống điện thoại kinh doanh, nhưng bạn có thể xem xét những điều được liệt kê dưới đây. Khi chọn một nhà cung cấp dịch vụ điện thoại mới, hãy ghi nhớ bốn yếu tố sau.
# 1. độ tin cậy
Tần suất nhà cung cấp dịch vụ đám mây của bạn gặp sự cố kỹ thuật hoặc ngắt kết nối? Bạn càng có nhiều thời gian hoạt động, khả năng hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn càng giảm.
# 2. Các tính năng bổ sung
Kiểm tra xem nhà cung cấp của bạn có bất kỳ tính năng nào có thể giúp nhân viên của bạn tận dụng hệ thống nhiều hơn không. Thư thoại thành văn bản, ghi âm cuộc gọi, thống kê thời gian thực và nhiều tính năng khả dụng khác.
# 3. Sự hài lòng của khách hàng
Sự hài lòng của khách hàng là một yếu tố quan trọng khác để bạn biết liệu khách hàng của bạn có hài lòng hay không và phản hồi của họ cũng quan trọng không kém.
#4. Sự an toàn
Nhìn chung, cả hệ thống điện thoại tại chỗ và điện thoại VoIP đều được bảo mật. Hãy hỏi các giao thức bảo mật của nhà cung cấp của bạn và kiểm tra xem chúng có minh họa cách tiết lộ lỗ hổng bảo mật hay không để khám phá xem chúng có nghiêm túc về bảo mật hay không.
Tại chỗ so với hệ thống điện thoại đám mây ảo
| Hệ thống điện thoại tại chỗ | Hệ thống điện thoại đám mây ảo |
| Phụ thuộc vào phần cứng | Không phụ thuộc vào phần cứng |
| Khó di chuyển hoặc nâng cấp | Không khó để di chuyển hoặc nâng cấp |
| Công nghệ cũ | Công nghệ mới |
| Quá trình thiết lập và cài đặt kéo dài | Dễ dàng thiết lập và cài đặt |
| Nó có thể không dễ dàng sau những giờ làm việc | Có thể truy cập mọi lúc mọi nơi |
| Phức tạp và tốn kém để quản lý | Nó có thể được quản lý dễ dàng |
Tóm tắt
Cuối cùng, bạn có thể lựa chọn giữa hai hệ thống điện thoại dựa trên nhu cầu và yêu cầu của công ty bạn.
Để đưa ra lựa chọn tốt nhất, bạn phải hiểu rõ yêu cầu của công ty mình. Bởi vì trong trường hợp này, câu hỏi không phải là hệ thống điện thoại nào vượt trội hơn, mà là hệ thống điện thoại nào tốt nhất cho công ty của bạn.
Tuy nhiên, đối với một số công ty, VoIP được lưu trữ sẽ là lựa chọn tốt nhất. Những người khác có thể thấy rằng giải pháp tại chỗ tại văn phòng cung cấp nhiều lợi ích hơn.
Tuy nhiên, sau khi đọc bài viết này, bạn nên hiểu rõ hơn điều gì sẽ hiệu quả nhất cho công ty của bạn.
Bài viết liên quan
- Kế toán đám mây: Hướng dẫn tìm hiểu đơn giản cho người mới bắt đầu (+ công cụ miễn phí)
- MÁY TÍNH ĐÁM MÂY: Định nghĩa, Các loại, Ưu điểm, Nhược điểm & PDF (Hướng dẫn chi tiết năm 2023)
- HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI VIRTUAL: Hệ thống điện thoại ảo tốt nhất hàng đầu cho bất kỳ doanh nghiệp nào (+ Hướng dẫn chi tiết)
- DOANH NGHIỆP TRỢ GIÚP VIRTUAL: Hướng dẫn chi tiết về khởi nghiệp năm 2023 (+ Mẹo miễn phí)
- Công nghệ đám mây: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về các giải pháp công nghệ đám mây
