Tôi sẽ thừa nhận điều đó: “Hệ thống thông tin” là một trong những khái niệm mơ hồ nhất mà tôi từng nghe. Một lượng lớn dữ liệu hiện lên trong đầu tôi ngay lập tức, và sau một số nghiên cứu, tôi phát hiện ra rằng giả định của mình không quá xa vời. Nó, giống như nhiều cụm từ kinh doanh mơ hồ, bao gồm một loạt các cơ chế góp phần vào sự thành công của công ty. Vì vậy, chính xác hệ thống thông tin là gì? Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giải nén mọi thứ về thuật ngữ bao gồm các loại thuật ngữ, ví dụ, khóa học bạn có thể chọn tham gia và ý nghĩa thực sự của hệ thống thông tin trong kinh doanh.
Hệ thống thông tin là gì?
Từ “hệ thống thông tin” đề cập đến nhiều mạng, phần cứng và phần mềm mà mọi người và các tập đoàn sử dụng để hiểu dữ liệu và đưa nó vào sử dụng. Hệ thống thông tin thu thập, xử lý và phân phối dữ liệu ngoài việc phân tích nó.
Theo Encyclopedia Britannica, hệ thống thông tin có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong kinh doanh vì các tổ chức có thể sử dụng chúng để đưa ra quyết định, thực hiện các nhiệm vụ quản lý liên tục cụ thể hoặc tương tác với khách hàng. Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô sử dụng hệ thống thông tin theo nhiều cách khác nhau để đạt được các mục tiêu khác nhau, cho dù đó là đánh giá chuỗi cung ứng, xử lý hồ sơ tài chính, gửi hóa đơn cho nhà cung cấp hoặc tự động hóa các hoạt động thường do bộ phận nhân sự xử lý. Máy tính cá nhân, điện toán đám mây và các trang mạng xã hội như Facebook và Twitter sẽ không thể hoạt động nếu không có sự hỗ trợ của hệ thống thông tin. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với Google, eBay và rất nhiều doanh nghiệp dựa trên internet khác cung cấp hàng hóa và dịch vụ quan trọng.
Các loại hệ thống thông tin
Về cơ bản có sáu loại hệ thống thông tin mà một doanh nghiệp có thể triển khai ở các cấp độ khác nhau. Đây là một số ví dụ về hệ thống thông tin:
#1. Hệ thống xử lý giao dịch
Hệ thống quy trình giao dịch (TPS) là một ứng dụng phần mềm thu thập, sửa đổi và truy xuất các giao dịch kinh doanh theo yêu cầu. Tại bất kỳ thời điểm nào, một công ty đang hoạt động thực hiện nhiều giao dịch. Các giao dịch thương mại này không chỉ bao gồm việc mua và bán các thứ; chúng thường bao gồm tiền gửi ngân hàng, số lượng hàng tồn kho, dữ liệu thanh toán cho nhân viên mới được thuê, v.v. Các giao dịch này được xử lý bởi một hệ thống xử lý giao dịch.
Một chức năng khác của hệ thống xử lý giao dịch là cập nhật hồ sơ giao dịch của công ty. Sau đó, nó có thể lưu trữ toàn bộ bộ sưu tập hồ sơ một cách thuận tiện để tạo báo cáo kinh doanh. Hệ thống tính lương, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho và hệ thống thanh toán đều là những ví dụ về hệ thống xử lý giao dịch.
Một hệ thống xử lý giao dịch cho phép một công ty đáp ứng một cách an toàn tất cả các nghĩa vụ theo hợp đồng của mình. Nó cũng có thể giữ thông tin người tiêu dùng trong một khu vực an toàn và cho phép truy cập vào cơ quan có liên quan khi cần thiết.
#2. Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) điều tra con người, công nghệ, tổ chức và mối quan hệ qua lại giữa chúng. Hệ thống thông tin quản lý có thể cung cấp thông tin tốt nhất cho ban quản lý của một tổ chức để sử dụng trong việc phát triển các chiến lược đầu tư. Bởi vì các hệ thống này nhấn mạnh dịch vụ thông qua công nghệ, phân tích dữ liệu và quản lý dự án là trọng tâm của chúng.
Các hệ thống thông tin quản lý thuộc nhiều loại có thể cung cấp các báo cáo cho các yêu cầu kinh doanh cụ thể. Các báo cáo này bao gồm báo cáo tóm tắt, báo cáo đặc biệt, báo cáo thực hiện, v.v.
#3. Hệ thống hỗ trợ quyết định
Hệ thống hỗ trợ quyết định là một hệ thống thông tin tương tác hỗ trợ ban quản lý của công ty đưa ra các lựa chọn. Nó thực hiện điều này bằng cách lưu trữ và phân tích dữ liệu của công ty để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện hành động thích hợp.
Bởi vì các hệ thống hỗ trợ ra quyết định có tính tương tác nên chúng cung cấp thông tin và công cụ để thao tác dữ liệu một cách thuận tiện. Các bản đồ tương tác mà chúng ta sử dụng trên điện thoại di động khi đi du lịch là một ví dụ về hệ thống như vậy. Những bản đồ này cho chúng ta biết tuyến đường nào là nhanh nhất để đi, cũng như phương tiện di chuyển tốt nhất cho chuyến đi.
DSS hỗ trợ trực quan hóa dữ liệu và dễ nắm bắt hơn. Đổi lại, điều này cải thiện khả năng của ban quản lý để đưa ra những đánh giá thành công với tốc độ nhanh hơn nhiều.
# 4. Hệ thống chuyên gia
Hệ thống thông tin này là một hệ thống dựa trên máy tính phức tạp hỗ trợ việc biểu diễn tri thức dưới dạng dữ liệu, phần lớn được thực hiện bởi các chương trình máy tính. Các hệ chuyên gia, như tên gọi của nó, được cho là mô phỏng trí tuệ con người, đặc biệt là khả năng suy luận, ở một mức độ nào đó. Kết quả là, một hệ thống chuyên gia cung cấp kiến thức chuyên môn cần thiết mà ban quản lý có thể sử dụng để xác định, dự đoán hoặc nắm bắt các vấn đề.
Hơn nữa, vì nó chứa trí tuệ nhân tạo nên loại hệ thống thông tin này có thể được sử dụng để hỗ trợ giải quyết vấn đề. Để hiểu rõ hơn về khái niệm hệ chuyên gia, hãy hình dung nó như một nhà tư vấn là chuyên gia trong các lĩnh vực kinh doanh cụ thể.
Các thành phần chính của Hệ thống chuyên gia là thư viện kiến thức, bộ máy tìm kiếm, hệ thống thu thập thông tin và giao diện hiển thị mà qua đó người dùng có thể tương tác với các kết quả đầu ra của nó.
#5. Hệ thống tự động hóa văn phòng
Hệ thống tự động hóa văn phòng cho phép dữ liệu được chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác mà không cần lao động thủ công hoặc sự tham gia của con người.
Hệ thống tự động hóa Văn phòng này cho phép vận chuyển dữ liệu trong thời đại kỹ thuật số bằng cách kết hợp và gửi một lượng lớn dữ liệu một cách có trật tự. Do không cần nỗ lực thủ công, OAS là một kỹ thuật giúp giảm lỗi, tăng tốc hoạt động của công ty và đảm bảo độ tin cậy của chúng.
OAS cũng đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của quy trình đều minh bạch đối với ban quản lý. Các doanh nghiệp có thể sử dụng điều này để chủ động xác định và loại bỏ các tắc nghẽn trong quy trình kinh doanh.
#6. Hệ thống quản lý tri thức
Hệ thống quản lý tri thức là một loại hệ thống thông tin lưu thông tin để giúp người dùng xây dựng kiến thức. Điều này có thể hỗ trợ trong sự hợp tác của một số phòng ban.
Các công ty sử dụng Hệ thống quản lý tri thức để sắp xếp tài liệu, Câu hỏi thường gặp và các thông tin thích hợp khác. KMS cũng cung cấp tất cả thông tin tài liệu của công ty cho nhân viên và người tiêu dùng của mình, mặc dù ở các mức độ khác nhau.
Tất cả các tài liệu như chính sách kinh doanh, tài liệu đào tạo và truy vấn chung của khách hàng đều có thể được tập hợp tại một địa điểm và được truy cập bất kỳ lúc nào.
Ví dụ về Hệ thống thông tin
Có nhiều ví dụ khác nhau về các hệ thống thông tin có thể phục vụ nhiều mục đích dựa trên nhu cầu của một công ty. Ví dụ về các hệ thống thông tin bao gồm:
#1. Những hệ thống chuyên gia
AI ngày càng trở nên thông minh hơn và nó đang được sử dụng trong các hệ thống thông tin để tái tạo khả năng giải quyết vấn đề của con người (hãy nghĩ đến Siri!). Để giải quyết các vấn đề và đưa ra phán đoán, các hệ thống chuyên gia sử dụng kiến thức mà lẽ ra sẽ được cung cấp bởi một chuyên gia về chủ đề. Trong môi trường kinh doanh, nó có thể khắc phục các sự cố kế toán hoặc phát hiện vi-rút.
#2. Hệ thống tự động hóa văn phòng
Tự động hóa giúp tiết kiệm nhiều giờ mà lẽ ra phải dùng để hoàn thành các hoạt động đơn giản bằng cách tự động hóa chúng. Để thực hiện các thủ tục hiệu quả hơn, các hệ thống tự động hóa văn phòng kết hợp máy tính và công nghệ truyền thông với nguồn nhân lực. Ví dụ: COO có thể lập kế hoạch cập nhật email hàng tháng cho toàn công ty có chứa báo cáo tiến độ do AI tạo.
#3. hệ thống kiểm soát quá trình
Hệ thống kiểm soát quy trình là giải pháp nếu bạn muốn áp dụng hệ thống thông tin vào sản xuất sản phẩm. Chúng sử dụng đầu vào cảm biến để tạo ra các đầu ra được chỉ định và thường được sử dụng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Bộ điều chỉnh nhiệt là một ví dụ cơ bản: khi nhiệt độ giảm xuống dưới mức đã đặt, hệ thống sưởi sẽ bật. Nếu sản phẩm vật lý của bạn thường xuyên bị khách hàng chỉ trích, bạn có thể tìm cách điều chỉnh các biện pháp kiểm soát quy trình của mình.
# 4. Kho dữ liệu
Kho dữ liệu là hệ thống quản lý thông tin giúp phân tích và các nhiệm vụ kinh doanh thông minh khác. Họ thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Kho dữ liệu có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về các công ty, cho phép đưa ra quyết định tốt hơn.
#5. hệ thống doanh nghiệp
Hệ thống doanh nghiệp, thường được gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), là hệ thống tích hợp kết hợp tất cả phần cứng và phần mềm mà một công ty sử dụng cho các vai trò khác nhau trong hoạt động của mình. Các nền tảng toàn doanh nghiệp này tạo điều kiện thuận lợi cho luồng thông tin giữa các phòng ban và cho phép các thủ tục từ các lĩnh vực kinh doanh khác nhau được tích hợp trong một tổ chức.
#6. Hệ thống thông tin địa lý
Hệ thống thông tin địa lý (GIS) là các công cụ để thu thập, tổ chức, lập bản đồ và phân tích dữ liệu có thành phần không gian. Bằng cách cho phép người dùng trực quan hóa dữ liệu trên bản đồ, GIS giúp cải thiện khả năng phân tích và ra quyết định. Hệ thống thông tin toàn cầu là một loại GIS kết hợp dữ liệu từ khắp nơi trên thế giới.
Làm thế nào để áp dụng hệ thống thông tin trong kinh doanh?
Dưới đây là một số ví dụ về các hoạt động kinh doanh cần sử dụng hệ thống thông tin.
- Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là việc sử dụng hệ thống thông tin để tự động hoá các hoạt động quản trị và hoạch định của doanh nghiệp.
- Quản lý chuỗi cung ứng (SCM): Hệ thống thông tin cung cấp một địa điểm chung để kết nối với các đối tác quản lý chuỗi cung ứng khác nhau. Hơn nữa, nó tạo điều kiện và trao quyền cho giao tiếp giữa các bên.
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Nhiều hệ thống thông tin hỗ trợ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hơn nữa, các ứng dụng thông tin khác nhau giúp doanh nghiệp dễ dàng giao tiếp với đối tượng mục tiêu của họ.
Các thành phần điển hình của hệ thống thông tin
Giờ hãy xem xét các thành phần của một hệ thống thông tin để bạn biết nó là gì. Nó bao gồm năm phần: phần cứng, phần mềm, dữ liệu và viễn thông.
# 1. Phần cứng
Đây là thành phần vật lý của công nghệ. Nó bao gồm PC, ổ cứng, bàn phím, iPad và các thiết bị điện tử khác. Chi phí phần cứng đã giảm đáng kể, nhưng tốc độ và dung lượng lưu trữ của nó đã được cải thiện rất nhiều. Tuy nhiên, tác động môi trường của việc tiêu thụ phần cứng là một mối lo ngại lớn hiện nay. Các dịch vụ lưu trữ hiện được cung cấp bởi đám mây, có thể được truy cập qua mạng viễn thông.
# 2. Phần mềm
Có hai loại phần mềm: phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là một hệ điều hành kiểm soát phần cứng, tệp chương trình và các tài nguyên khác trong khi cung cấp cho người dùng khả năng kiểm soát giao diện người dùng đồ họa (GUI) trên PC. Phần mềm ứng dụng nhằm giúp người dùng quản lý một số tác vụ nhất định. Tóm lại, phần mềm hệ thống làm cho phần cứng có thể sử dụng được, trong khi phần mềm ứng dụng thực hiện các chức năng cụ thể.
Microsoft Windows là một ví dụ về phần mềm hệ thống, trong khi Microsoft Excel là một ví dụ về phần mềm ứng dụng. Các tập đoàn lớn có thể sử dụng các chương trình được cấp phép do các công ty phát triển phần mềm phát triển và duy trì để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của họ. Chương trình có thể là độc quyền hoặc nguồn mở và có thể tải xuống miễn phí từ internet.
# 3. Dữ liệu
Dữ liệu là một tập hợp thông tin, khi được thu thập và cấu trúc chung, có thể cực kỳ hiệu quả cho các hoạt động thương mại. Các doanh nghiệp thu thập tất cả dữ liệu và sử dụng nó để đưa ra các quyết định có thể được kiểm tra về hiệu quả hoạt động của công ty.
# 4. Viễn thông
Viễn thông là quá trình giao tiếp với hệ thống máy tính hoặc các thiết bị khác để truyền thông tin. Mạng có thể được thiết lập ở chế độ có dây hoặc không dây. Sợi quang và cáp đồng trục là ví dụ về công nghệ có dây, trong khi sóng vô tuyến và vi sóng là ví dụ về công nghệ không dây.
Hệ thống thông tin chính xác là gì?
Hệ thống thông tin chứa dữ liệu về những người, địa điểm và những thứ quan trọng trong tổ chức hoặc trong môi trường xung quanh.
5 loại hệ thống thông tin là gì?
Năm loại hệ thống thông tin như sau:
- Hệ thống làm việc tri thức.
- Hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống Hỗ trợ Quyết định.
- Hệ thống tự động hóa văn phòng.
- Hệ thống xử lý giao dịch.
5 thành phần chính của hệ thống thông tin là gì?
Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, nguồn nhân lực, và viễn thông là năm thành phần của nó.
Mục đích chính của một hệ thống thông tin là gì?
Người dùng hệ thống thông tin có thể thu thập, lưu trữ, sắp xếp và phân phối dữ liệu, dữ liệu này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích trong doanh nghiệp. Nhiều công ty sử dụng hệ thống thông tin để quản lý tài nguyên và tăng hiệu quả.
Tại sao tôi nên học hệ thống thông tin?
Có rất nhiều cơ hội việc làm dành cho sinh viên IS. Bạn sẽ có thể thăng tiến nghề nghiệp của mình bằng cách nghiên cứu hệ thống thông tin. Phát triển web, quản trị cơ sở dữ liệu, lập trình máy tính và phân tích bảo mật đều là những lựa chọn cho một nghề nghiệp.
Khái niệm cơ bản của hệ thống thông tin là gì?
Phần cứng và phần mềm máy tính, viễn thông, cơ sở dữ liệu và kho dữ liệu, nguồn nhân lực và thủ tục là những thành phần chính của hệ thống thông tin.
3 lợi ích từ việc sử dụng hệ thống thông tin là gì?
Ba ưu điểm hàng đầu là tăng cường cung cấp thông tin cho những người ra quyết định, cải thiện dịch vụ khách hàng và tính sẵn sàng liên tục của hệ thống.
3 chức năng của hệ thống thông tin là gì?
Một hệ thống thông tin bao gồm dữ liệu về một tổ chức và môi trường xung quanh nó. Thông tin mà các công ty yêu cầu được tạo ra bởi ba hoạt động chính: đầu vào, xử lý và đầu ra. Kết quả của phản hồi được trả lại cho những người hoặc hoạt động thích hợp bên trong tổ chức để xem xét và tinh chỉnh thông tin.
Kết luận
Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu dựa trên các hệ thống thông tin. Nó cho phép các tổ chức hiểu được lượng dữ liệu khổng lồ và sử dụng kiến thức đó để khám phá và sửa các lỗi quy trình. Không có nó, tổ chức của bạn sẽ bị mắc kẹt trong chính sự thiếu hiệu quả đang kìm hãm nó. Tham gia khóa học về hệ thống thông tin đó, học những thứ đó, đạt được bằng cấp đó và trở thành người giỏi nhất có thể. Lời chúc tốt nhất!
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ TÀI SẢN:
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỊCH VỤ: Định nghĩa, Thành phần và Tầm quan trọng
- HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP: Hướng dẫn Kinh doanh Hoàn chỉnh
- QUẢN LÝ TÀI SẢN CNTT: Ý nghĩa, ví dụ, hệ thống & phần mềm
- PHÍ XỬ LÝ THẺ TÍN DỤNG & Các phương pháp tốt nhất năm 2023
- TÍCH HỢP ERP: Ý nghĩa, Chiến lược, Phần mềm & Hệ thống
dự án
