Phần mềm nhân sự phổ biến nhất là Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS). Kể từ đó, công nghệ chắc chắn đã tiến bộ đáng kể. Để đối phó với những thay đổi trong quy định của công ty hoặc tuân thủ quy định, (các) hệ thống HRIS hiện đại có thể tự động hóa các quy trình, kết hợp đầu vào và sửa đổi các định dạng báo cáo trong thời gian thực. Các Hệ thống HRIS hiện đại cũng hiệu quả và thân thiện với người dùng vì chúng mạnh mẽ và nhanh nhẹn vì chúng cung cấp trải nghiệm người dùng ở cấp độ người tiêu dùng và chức năng có thể thích ứng. Phần mềm HRIS tốt nhất được cung cấp qua đám mây, mang lại nhiều lợi thế hơn, chẳng hạn như tăng cường lưu trữ dữ liệu, cải thiện bảo mật và tương tác dễ dàng hơn với các chương trình phụ trợ như bảng lương, theo dõi ứng viên và các hệ thống nhân sự khác.
Bài viết này đưa ra cái nhìn tổng quan về Hệ thống HRIS, bao gồm các định nghĩa, ví dụ và thông tin đào tạo. Hãy kiểm tra xem chúng ra.
HỆ THỐNG HRIS LÀ GÌ?
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) là một chương trình phần mềm tổ chức và xử lý thông tin nhân viên cụ thể cũng như các quy tắc và thủ tục liên quan đến nguồn nhân lực. HRIS ѕtаndаrdіzеѕ nguồn nhân lực (HR) nhiệm vụ và quy trình làm việc trong khi thúc đẩy việc lưu giữ và báo cáo hồ sơ chính xác như một hệ thống quản lý thông tin mang tính tương tác.
Về bản chất, Hệ thống HRIS là “con đường hai chiều”, trong đó thông tin về nhân viên được cung cấp cho tổ chức và sau đó được trả lại cho nhân viên. Hệ thống HRIS (HRIS) cung cấp các tương tác trơn tru hơn, đơn giản hơn và hiệu quả hơn giữa nhân viên và công ty mà họ làm việc bằng cách loại bỏ các hoạt động liên quan đến nhân sự thủ công và trên giấy tờ. Điều này giải phóng các chuyên gia nhân sự để thực hiện các công việc mang tính chiến lược và có giá trị cao hơn.
HRIS vs HRMS vs HCM
Các cụm từ HRIS, HRMS (hệ thống quản lý nguồn nhân lực) và HCM (quản lý nguồn nhân lực) đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, tùy thuộc vào bất kỳ tính năng nào mà doanh nghiệp chọn cho phép, có thể có sự khác biệt nhỏ giữa ba tính năng này.
nhân sự
Ban đầu được gọi là một hệ thống cơ bản để duy trì dữ liệu nhân viên hành chính. HRIS hiện bao gồm các quy trình như thu hút nhân tài, tuyển dụng và tiếp tục lưu trữ và xử lý dữ liệu của nhân viên khi các hoạt động nhân sự trở nên phức tạp hơn.
HRMS
Bắt đầu được sử dụng khi các công ty bắt đầu tiến hành các hoạt động nhân sự của mình bằng cách sử dụng phần mềm phức tạp hơn và các hoạt động tự động, trong khi nó vẫn được sử dụng bình đẳng với HRIS của tổ chức. Quản lý tiền lương, thời gian và lao động có thể được đưa vào HRIS ngày nay.
HCM
Đề cập đến một giải pháp toàn diện hơn hoặc bao gồm tất cả nhằm giải quyết tất cả các khía cạnh của quản lý lực lượng lao động và chức năng nhân sự. Các chức năng quản lý tài năng nâng cao bao gồm quản lý hiệu suất, lập kế hoạch kế nhiệm, lập kế hoạch trả lương, lập kế hoạch lực lượng lao động chiến lược và nhiều hoạt động lập kế hoạch nhân sự khác được bao gồm trong khả năng bổ sung. Cho dù đó là các nhiệm vụ giao dịch, chiến lược hay dựa trên dữ liệu, tất cả các nhiệm vụ nhân sự đều được đưa vào HCM.
Hai trụ cột của HRIS là gì?
Hệ thống thông tin nhân sự được xây dựng xung quanh hai trụ cột cung cấp nền tảng để quản lý nhân sự và nhân viên nhằm nâng cao hiệu suất tổng thể của tổ chức.
#1. Thiết kế của tổ chức
Từ quan điểm cấu trúc, HRIS bao gồm các vai trò, chức năng và hệ thống phân cấp báo cáo. Các ưu đãi của HRIS được xác định rõ ràng về khả năng tái tạo các hoạt động kinh doanh và một lộ trình cho chức năng hoạt động quốc gia và các thành phần kinh tế bằng cách thiết lập cơ cấu tổ chức.
Bằng cách hỗ trợ bạn bố trí nhân sự phù hợp, hệ thống HRIS phù hợp có thể giúp bạn xử lý các khó khăn trong kinh doanh.
#2. Quản lý dữ liệu cho nhân viên
HRIS cung cấp một bức tranh toàn cảnh về mọi nhân viên, bao gồm tên, địa chỉ, ngày tuyển dụng, lương, lựa chọn phúc lợi, v.v., tương tự như quản lý quan hệ khách hàng nhưng trong tình huống chủ nhân/nhân viên. Với dữ liệu chính xác, bạn sẽ có thể tương tác tốt hơn với nhân viên của mình, hỗ trợ họ tạo ra các mục tiêu nghề nghiệp, xác định chương trình đào tạo tốt nhất và nâng cao hiệu suất của họ.
Có những loại HRIS nào?
Hiện có nhiều giải pháp HRIS khác nhau và nhiều giải pháp trong số đó cung cấp các chức năng có thể so sánh được. Các HRIS này có thể được chia thành hai nhóm: HRIS dựa trên đám mây và HRIS tại chỗ.
- HRIS dựa trên đám mây
HRIS dựa trên đám mây được nhà cung cấp lưu trữ bên ngoài trang web và có thể truy cập trực tuyến. Các công ty không muốn tự mình giải quyết việc bảo trì hệ thống hoặc quá nhỏ để có một nhân viên CNTT chuyên dụng thường thấy các hệ thống này phù hợp. Các giải pháp HR IS dựa trên đám mây cũng nhận được các bản cập nhật tự động từ nhà cung cấp mà không cần bộ phận CNTT tại chỗ để áp dụng chúng.
- HRIS dựa trên cơ sở
Bộ phận CNTT của một công ty lưu trữ các hệ thống HRIS dựa trên tiền đề trên các máy chủ của chính họ. Điều này đòi hỏi một sự phức tạp hơn cơ sở hạ tầng CNTT hơn nhiều doanh nghiệp nhỏ có thể có, nhưng nó có thể cho phép doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn giải pháp HRIS và bảo mật của mình.
HRIS có thể có những ưu điểm gì nếu được chuyển sang đám mây?
Có một số lợi thế khi triển khai Hệ thống HRIS trên đám mây so với Hệ thống HRIS tại chỗ, bao gồm những điều sau:
- Khả năng mở rộng là đơn giản. Bạn có thể nhanh chóng tăng hoặc giảm quy mô trong đám mây khi nhu cầu của công ty bạn thay đổi. Ngoài ra, bạn linh hoạt hơn về tài chính và có thể kiểm soát chi tiêu tốt hơn khi bạn mở rộng hoặc thu nhỏ các hoạt động của mình.
- Kiểm soát nhiều hơn đối với hoạt động so với chi tiêu vốn. Bạn chỉ cần trả tiền cho những gì bạn sử dụng trên đám mây, vì vậy bạn không phải đầu tư cơ sở hạ tầng tốn kém. Chi phí của bạn là hoạt động hơn là vốn.
- Truy cập đơn giản và nhanh chóng để đổi mới. Bạn có quyền truy cập vào các bản cập nhật và đổi mới trong đám mây sớm hơn rất nhiều do quá trình phát triển và triển khai diễn ra rất nhanh.
Ai cần một hệ thống HRIS?
Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất cũng có thể hưởng lợi từ Hệ thống HRIS. Các giải pháp HRIS có thể giúp nhân sự và chủ sở hữu công ty tiết kiệm đủ thời gian mà trong nhiều trường hợp, họ phải tự chi trả. Để phần mềm phát triển cùng với doanh nghiệp, điều quan trọng là phải đầu tư càng sớm càng tốt vào Hệ thống HRIS.
Ưu điểm của HRIS
Việc sử dụng HRIS cung cấp rất nhiều lợi thế chắc chắn, vì chúng tôi đã hoàn thành Chương trình Chứng chỉ Nhân sự Kỹ thuật số của chúng tôi. Vì vậy, các công ty thuộc mọi quy mô sử dụng ứng dụng này để hỗ trợ các hoạt động nhân sự của họ. Thông tin nhân viên được tập trung trong Hệ thống HRIS. Sau đó, trong một hệ thống duy nhất, có sẵn nhiều loại dữ liệu nhân viên.
#1. Lưu trữ hồ sơ
Một hệ thống lưu giữ hồ sơ được gọi là Hệ thống HRIS giám sát các thay đổi đối với mọi thứ liên quan đến nhân viên. Khi nói đến dữ liệu nhân sự, HRIS có thể được coi là nguồn đáng tin cậy duy nhất.
#2. tuân thủ
Vì mục đích tuân thủ, một số dữ liệu nhất định được thu thập và lưu giữ. Thіѕ contains іnfоrmаtіоn fоr іdеntіfуіng еmрlоуееѕ in thе event of thеft, frаud, or оthеr wrongdoing, first соntасt іnfоrmаtіоn іn the еvеnt оf ассіdеntѕ, citizen іdеntіtу information for the tаx office, and оblіgаtоrу сеrtіfісаtіоn expiry dates. Hệ thống HRIS có khả năng lưu trữ tất cả các thông tin này. Theo các yêu cầu của GDPR, dữ liệu phải được duy trì đúng cách và an toàn.
#3. Hiệu quả
Độ chính xác được cải thiện và thời gian được tiết kiệm bằng cách có tất cả thông tin này ở một vị trí. Là tài liệu hữu hình, một số công ty vẫn lưu giữ nhiều dữ liệu về nhân viên của họ. Định vị thư mục và trang tính thích hợp có thể tốn nhiều công sức của nhân viên.
#4. kế hoạch nhân sự
Hệ thống HRIS (HRIS) cho phép theo dõi dữ liệu cần thiết để phát triển các chiến lược kinh doanh và nhân sự. Dữ liệu khác nhau sẽ rất quan trọng để theo dõi, tùy thuộc vào mục tiêu của tổ chức. Hệ thống HRIS vượt trội trong tình huống này.
#5. Nhân sự tự phục vụ
Khả năng cung cấp nhân sự tự phục vụ cho nhân viên và người quản lý là một lợi thế cuối cùng. Kết quả là nhân viên có thể xử lý công việc kinh doanh của riêng họ. Hệ thống HRIS có thể mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên khi được triển khai đúng cách. Hãy nhớ rằng không phải tất cả các Hệ thống HRIS đều cung cấp điều này theo cách trực quan!
Tổ chức, nhân sự và nhân viên đều được hưởng lợi từ việc sử dụng HRIS. Khi bạn có từ 30 đến 50 nhân viên, việc sử dụng HR IS trở nên hấp dẫn.
Phần mềm HRIS có đặc điểm gì?
Các doanh nghiệp có thể giải quyết những khó khăn khi họ mở rộng với sự trợ giúp của phần mềm HRIS, phần mềm này cung cấp các giải pháp có thể mở rộng và các công cụ nhân sự chuyên dụng. Sau đây là một số tính năng HR IS điển hình nhất:
Cả tuyển dụng và giới thiệu
Các nhà tuyển dụng có thể quét sơ yếu lý lịch, sàng lọc ứng viên sơ bộ và tiến hành kiểm tra lý lịch bằng cách sử dụng Hệ thống HRIS.
Lương bổng
Hệ thống HRIS thường sẽ tự động khấu trừ thuế và lợi ích từ tiền lương của nhân viên, tiết kiệm thời gian và giảm khả năng xảy ra sai sót. Các lựa chọn thay thế thanh toán linh hoạt cũng được cung cấp bởi một số hệ thống.
Thời gian, tham dự và lịch trình
Theo dõi thời gian trong một Hệ thống nhân sự thường hỗ trợ nhiều kiểu nhân viên khác nhau và trực quan hóa trực quan với quy trình để hỗ trợ tăng cường an toàn.
Quản lý lợi ích
HRIS thường bao gồm một loạt các khả năng để xử lý cả các lợi ích do tình nguyện viên và người sử dụng lao động cung cấp, bao gồm bảo hiểm y tế và các chương trình tiết kiệm hưu trí.
Tuân thủ
Một số HRIS nhất định có thể theo kịp các thay đổi đối với các yêu cầu về việc làm và thuế khi chúng xảy ra.
Phân tích và báo cáo
Với HRIS, đôi khi có thể truy cập được một bộ dữ liệu hợp nhất cho tất cả các chỉ số nhân sự. Các giải pháp nâng cao hơn giúp tạo ra dữ liệu có sẵn theo yêu cầu và thực hiện báo cáo, cảnh báo hoặc phản ứng tích cực với các bên liên quan.
Tích hợp
Theo dõi thời gian, lợi ích và bảng lương đều có thể được kết hợp thành một hệ thống với HRIS. Một số cho phép người dùng cuối xây dựng các tích hợp độc đáo hoặc đồng bộ hóa với các hệ thống kinh doanh khác.
Ví dụ về Hệ thống HRIS
Các tổ chức có thể chọn từ rất nhiều ví dụ về phần mềm Hệ thống HRIS. Chẳng hạn, ADP cung cấp các lựa chọn thay thế sau tùy thuộc vào quy mô của công ty:
#1. Lực lượng lao động ADP Now®
ADP Workforce Today cung cấp một nền tảng tất cả trong một để xử lý bảng lương, nhân tài, phúc lợi, thời gian, con người, số liệu phân tích, v.v. cho các doanh nghiệp cỡ trung bình.
#2. ADP Vantage HCM®
Với sự trợ giúp của ADP Vantage HCM®, các công ty quốc tế lớn có trụ sở tại Hoa Kỳ có thể quản lý lực lượng lao động của họ và đưa ra các lựa chọn chiến lược đối với các động lực tăng trưởng quan trọng như chi phí lao động và doanh thu.
#3. ADP Thế hệ tiếp theo HCM
ADP Next Gen HCM có thể hỗ trợ các doanh nghiệp đang phát triển thích nghi với môi trường xung quanh và nhu cầu lực lượng lao động đang thay đổi nhanh chóng.
Một lựa chọn quan trọng có thể ảnh hưởng đến việc liệu các mục tiêu nhất định của công ty có được hoàn thành hay không là chọn phần mềm Hệ thống HRIS. Các giai đoạn chung trong quy trình mua hàng, ngay cả khi nó không hoàn toàn tuyến tính:
- Liệt kê bất kỳ vấn đề hoặc khó khăn nào với các thủ tục nhân sự hiện tại.
- Điều tra cách Hệ thống HRIS có thể hỗ trợ vượt qua những thách thức như vậy.
- Tạo danh sách yêu cầu HRIS.
- Đánh giá các nhà cung cấp Hệ thống HRIS bằng danh sách kiểm tra
Sáu giai đoạn triển khai HRIS
Khi nói đến triển khai HR IS, chúng tôi có thể xuất bản một số bài tiểu luận. Chúng tôi sẽ cung cấp một bản tóm tắt cấp cao trong bài viết này. Có một số giai đoạn để triển khai phần mềm.
#1. tìm kiếm
Tìm hiểu những gì các chủ sở hữu cổ phần khác nhau của bạn cần từ HR IS trước khi bạn bắt đầu triển khai. Bạn có thể lập danh sách các nhà cung cấp khả thi dựa trên các thông số kỹ thuật này. Sau đó, bạn có thể yêu cầu giá thầu từ các nhà cung cấp dịch vụ này. Lẽ ra bạn nên chọn một nhà cung cấp HR IS độc quyền vào thời điểm vòng này kết thúc.
#2. Lập kế hoạch và sắp xếp
Bạn thành lập một ủy ban chỉ đạo, một nhóm triển khai và một đối tác triển khai tại giai đoạn này. Ủy ban chỉ đạo thường bao gồm các đại diện cấp cao hoặc đại diện từ nhà cung cấp HRIS được chọn của tổ chức bạn, nhà quản lý nhân sự, người quản lý dự án nội địa, và người quản lý cấp cao (cấp cao). Làm việc trên nhiệm vụ triển khai đang diễn ra là nhiệm vụ chính của đội ngũ triển khai.
#3. Xác định và thiết kế
Bây giờ bạn phải xác định các nhóm người dùng của mình và sắp xếp các quy trình cũng như quy trình công việc. Mô tả các nhu cầu về công nghệ và chức năng của cơ sở hạ tầng, hệ thống và bảo mật HRIS của bạn. Ngoài ra, hãy nhớ rằng ở giai đoạn này, bạn có thể cần thiết lập tích hợp giữa HR IS của mình và các hệ thống hiện tại khác.
4. Cấu hình và kiểm tra
Để kiểm tra Hệ thống HRIS mới của bạn và đưa ra các đề xuất cải tiến, bạn phải tập hợp một nhóm kiểm tra cốt lõi ở giai đoạn này. Sau đó, bạn nên thiết kế thử nghiệm chấp nhận của người dùng nơi bạn có thể mời nhiều người cung cấp thông tin đầu vào cuối cùng.
#5. Giao tiếp và đào tạo
Bạn phải tạo chương trình đào tạo cho nhân viên kỹ thuật, chiến lược truyền thông, trang web câu hỏi thường gặp và các tài liệu hỗ trợ khác trước thời điểm Phát trực tiếp.
#6. Triển khai và duy trì
Bạn có thể chính thức khởi chạy HR IS của mình sau khi tất cả các thủ tục hỗ trợ của bạn được thực hiện. Hãy nhớ thường xuyên thu thập phản hồi và cập nhật tài liệu đào tạo của bạn để phản ánh sự thay đổi của hệ thống. Ở đây, giao tiếp liên tục, chính xác là điều cần thiết.
Đọc cũng HRIS LÀ GÌ: Nó là gì, Lợi ích và Công dụng
Kết luận
Các tổ chức muốn cải thiện quản lý nguồn nhân lực của họ có thể tìm thấy một công cụ mạnh mẽ trong hệ thống HRIS. Các hệ thống HRIS có thể hỗ trợ các công ty tối đa hóa tiềm năng của nhân viên và thúc đẩy một nơi làm việc hiệu quả và năng suất hơn bằng cách ghi lại dữ liệu của nhân viên và cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất của tổ chức. HRIS có tiềm năng trở thành tài sản vô giá đối với bất kỳ tổ chức nào nếu có sự hướng dẫn và hỗ trợ phù hợp. Cuối cùng, các hệ thống HRIS có thể hỗ trợ loại bỏ yếu tố phỏng đoán khỏi quản lý nguồn nhân lực và xây dựng một tổ chức hiệu quả và hiệu quả hơn.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống Hris
Ai sử dụng Hệ thống HRIS?
Hệ thống HRIS thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp cần trợ giúp quản lý sự phức tạp của lực lượng lao động đang thay đổi. Điều này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp đang tìm cách phát triển, mở rộng trong khu vực hoặc khám phá hoạt động sáp nhập và mua lại.
Hệ thống HRIS có thể hỗ trợ tuyển dụng như thế nào?
Các nhà tuyển dụng có thể sử dụng HRIS để quảng cáo việc làm, theo dõi khách hàng tiềm năng của ứng viên, kiểm tra lý lịch, v.v. Để hỗ trợ các doanh nghiệp cạnh tranh nhân tài, một số hệ thống còn cung cấp điểm chuẩn cho các gói lương thưởng.
Bảng lương có thuộc HRIS không?
Hệ thống HRIS thường bao gồm bảng lương tự động vì chúng được thiết kế để giảm bớt các nhiệm vụ hành chính, điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Bài viết liên quan
1. QUẢN TRỊ VỐN CON NGƯỜI (HCM): Các loại, Ví dụ & Giải pháp Phần mềm
2. Công cụ, Công ty & Nhà cung cấp PHẦN MỀM HCM Tốt nhất năm 2022
3. Ý tưởng kinh doanh mới hot 2023 với tỷ lệ thành công 100%. Tìm 10 trong số chúng tại đây (+ tất cả những gì bạn cần)
