Gần đây, ngày càng có nhiều công ty bắt đầu sử dụng phòng dữ liệu ảo (VDR) khi vô số lợi ích của chúng trở nên rõ ràng. Nhưng với rất nhiều nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo trên thị trường, các công ty bối rối không biết nên chọn nhà cung cấp nào.
Tất nhiên, phòng dữ liệu ảo mà bạn chọn sẽ dựa trên các mục tiêu và nhu cầu kinh doanh của bạn, cho dù đó là tăng cường bảo mật, cải thiện sự tuân thủ hay tăng cường sự tham gia của nhà đầu tư. Trong mọi trường hợp, có một số tính năng mà mọi VDR phải có.
Dưới đây là một số tính năng quan trọng bạn nên chú ý.
#1. Bảo mật và mã hóa
Bảo mật được cho là yếu tố quan trọng nhất cần xác định trước khi chọn phòng dữ liệu ảo để vận hành. VDR thường được các công ty sử dụng để lưu trữ các tệp và thông tin nhạy cảm, do đó, việc họ có sẵn một số quy trình bảo mật để giữ an toàn cho dữ liệu quan trọng của bạn là điều hiển nhiên. thông tin.
Các phòng dữ liệu ảo hiện đại, như Firmex, có quyền đối với tệp mà bạn có thể đặt để thông tin không bị lọt vào tay kẻ xấu và ngăn rò rỉ thông tin nội bộ từ các thành viên trong nhóm. Truy cập Firmex.com để tìm hiểu thêm.
#2. Hệ thống quản lý tác vụ
Thông thường, mọi người cần sử dụng một số ứng dụng và phần mềm trong khi làm việc, bao gồm cả phần mềm quản lý nơi mọi người được giao nhiệm vụ. Khả năng phân công và xem các nhiệm vụ trong phòng dữ liệu có thể giúp mọi người tổ chức tốt hơn.
#3. Tìm kiếm thông minh
Tính năng tìm kiếm văn bản nâng cao cung cấp cho bạn khả năng tìm kiếm qua tất cả các tài liệu, thư mục và tệp trong phòng dữ liệu ảo với một vài từ khóa cụ thể và tìm thấy mọi thứ ngay lập tức.
Tính năng tìm kiếm thông minh cũng cho phép bạn sàng lọc nhiều tài liệu cùng một lúc và hiển thị các bản xem trước nhỏ của tài liệu trước khi chúng được mở.
#4. Phân tích nâng cao
Với quyền truy cập vào phân tích, bạn có thể theo dõi những gì người dùng trong phòng dữ liệu ảo đang làm, họ dành bao nhiêu thời gian cho một tài liệu và có bao nhiêu người xem đang xem tài liệu cùng một lúc.
Ngoài ra còn có các nhật ký kiểm tra theo trình tự thời gian của mọi thứ xảy ra trong phòng dữ liệu ảo, bao gồm các lượt tải xuống, lượt xem, v.v.
#5. Chế độ xem bị hạn chế
Chế độ xem bị hạn chế giúp bạn dễ dàng giữ tài liệu của mình an toàn khỏi bất kỳ ai mà bạn không muốn có quyền truy cập vào chúng. Nó nên có nhiều cấp độ cho phép người dùng để bạn có thể kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống tài liệu.
Bạn sẽ có thể chọn các cấp độ bảo vệ tài liệu khác nhau và hạn chế quyền truy cập đối với bất kỳ ai bạn muốn.
#6. Khả năng truy cập dễ dàng
Vì phòng dữ liệu ảo sẽ được sử dụng bởi nhiều người, sử dụng nhiều thiết bị khác nhau ở nhiều nơi trên thế giới, nên họ cần phải dễ dàng truy cập. Phòng dữ liệu ảo nên hoạt động trên tất cả các hệ điều hành phổ biến như Android, IOS, Windows, v.v.
Nó phải được tối ưu hóa cho thiết bị di động và có hỗ trợ đa ngôn ngữ để người dùng có thể nói bằng bất kỳ ngôn ngữ nào họ thích. Một phòng dữ liệu ảo tốt cũng không yêu cầu bổ sung các plugin đã tải xuống cho các tác vụ cụ thể.
#7. Trò chuyện trực tiếp
Hợp tác và làm việc theo nhóm trở nên đặc biệt khó khăn khi tất cả các thành viên của lực lượng lao động trải rộng ở các quốc gia và múi giờ khác nhau. Nhưng một tính năng trò chuyện trực tiếp nơi các thành viên có thể gửi và nhận văn bản trong thời gian thực được tích hợp vào phòng dữ liệu ảo có thể tỏ ra rất hiệu quả.
Nó cũng cung cấp cho họ một chuỗi liên lạc đã lưu mà họ có thể quay lại bất kỳ lúc nào hoặc sử dụng cho các mục đích khác.
