Công ty của bạn sẽ xuất trình cho bạn biểu mẫu thuế W-2 vào cuối năm nêu chi tiết thu nhập hàng năm, thuế khấu trừ và đặc quyền của bạn. Biểu mẫu này được sử dụng để nộp thuế thu nhập của cả liên bang và tiểu bang. Số tiền bạn kiếm được từ chủ lao động của bạn vào năm ngoái và số tiền thuế đã được khấu trừ từ số tiền đó có thể được nhìn thấy trên W-2 của bạn. Trong một năm nhất định, mọi công ty đã trả cho bạn 600 đô la hoặc một hợp đồng phải cung cấp cho bạn mẫu W-2. W-2 là một tài liệu quan trọng đối với nhiều người đóng thuế vì nó cho họ biết họ sẽ được hoàn thuế hay phải trả thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách điền vào mẫu W-2 cho nhân viên, các loại W-2 và cách lấy.
W-2 là gì?
Mẫu W-2 từ Sở Thuế vụ (IRS) cho biết thu nhập chịu thuế mà bạn nhận được từ chủ lao động của mình. Trên W-2, bạn cũng sẽ tìm thấy các khoản thuế đã được khấu trừ khỏi phiếu lương của bạn, cũng như các khoản thanh toán An sinh xã hội và Medicare mà bạn và chủ lao động của bạn đã thực hiện thay cho bạn.
Trên W-2 của mình, bạn cũng có thể tìm thấy thông tin quan trọng về liên bang, tiểu bang và các loại thuế khác đã được khấu trừ từ phiếu lương của bạn, cũng như thông tin về những lợi ích mà chủ lao động của bạn đã dành cho bạn, chẳng hạn như bảo hiểm y tế, nhận con nuôi và chăm sóc người phụ thuộc hỗ trợ, đóng góp vào tài khoản tiết kiệm sức khỏe của bạn, v.v. Nếu bạn là nhân viên, các chi tiết trên W-2 của bạn rất quan trọng đối với tờ khai thuế của bạn.
Nếu bạn là nhân viên trong một năm nhất định, công ty của bạn sẽ cấp cho bạn mẫu W-2 vào đầu năm sau.
Mục đích của Mẫu W-2 là gì?
Mục đích chính của Mẫu W-2 là liệt kê tiền lương và tiền công của nhân viên, cũng như số tiền thuế liên bang, tiểu bang và địa phương đã khấu trừ. Theo luật, các doanh nghiệp phải cung cấp mẫu W-2 cho nhân viên có khoản đóng góp thuế, An sinh xã hội hoặc Medicare đã bị khấu trừ từ tiền lương hoặc tiền công của họ.
Bởi vì các nhà thầu độc lập và người lao động tự làm chủ nộp thuế bằng một bộ biểu mẫu khác, chủ lao động của họ không bắt buộc phải cung cấp cho họ mẫu W-2. Trên các mẫu W-2, thông tin được cung cấp cho Sở Thuế vụ và Cơ quan An sinh Xã hội, cho phép họ kiểm tra xem tờ khai thuế thu nhập của một người có chính xác hay không.
Cách điền vào Mẫu W-2 cho nhân viên
Xét về mức độ phức tạp, việc điền vào mẫu W-2 rất dễ dàng. Nhập dữ liệu có sẵn từ các nguồn hiện có như bảng lương và hồ sơ nhân viên Bạn cũng sẽ cần một số thông tin cơ bản của công ty, chẳng hạn như EIN và, ở hầu hết các nơi, Mã số Nhận dạng Người nộp thuế do tiểu bang cấp.
Tuy nhiên, các công ty có các yêu cầu khác nhau để hoàn thành biểu mẫu dựa trên những thứ như tiểu bang nơi họ kinh doanh và liệu một số lợi ích nhất định của nhân viên có phải chịu thuế hay không.
Một trong những khía cạnh khó khăn nhất khi điền vào mẫu W-2 là đảm bảo đánh vần và đánh số tất cả các trường một cách chính xác. Đảm bảo rằng bạn đã nhập dữ liệu chính xác và không có tên hoặc địa chỉ nào bị viết sai chính tả bằng cách kiểm tra kỹ các hộp theo định kỳ. Nếu bạn không chắc luật thuế hiện hành có thể ảnh hưởng như thế nào đến tình trạng khấu lưu của nhân viên, bạn có thể muốn nói chuyện với một chuyên gia về thuế. Dưới đây là một số bước đơn giản về cách điền vào mẫu W-2 cho nhân viên:
#1. Hộp 1-10
Khi điền vào phía bên phải của mẫu W-2, hãy nhập tổng thu nhập hàng năm của nhân viên từ tiền lương và tiền boa vào ô 1. Tổng số đó tính đến các khoản thuế đã được khấu trừ, nhưng chẳng hạn như các khoản đóng góp cho tài khoản hưu trí thì không. Hộp 2, 4 và 6 nên được sử dụng để liệt kê các loại thuế phải trả cho chính phủ liên bang, chẳng hạn như thuế thu nhập, An sinh xã hội và Medicare.
Bạn có một sự nghiệp trong lĩnh vực thực phẩm và đồ uống? Hộp 7 nên bao gồm số tiền boa mà nhân viên báo cáo nhận được, trong khi Hộp 8 nên bao gồm số tiền boa mà nhân viên thực sự nhận được. Kể từ năm 2011, khi chính phủ loại bỏ tùy chọn trả theo mức sử dụng đối với Tín dụng thuế thu nhập do lao động kiếm được, không có gì để điền vào Ô 9. Giờ đây, những người đủ điều kiện nhận EITC sẽ nhận lại tất cả ngay lập tức thay vì với số lượng nhỏ trong suốt cả năm.
Nếu bạn có bất kỳ khoản thu nhập An sinh xã hội nào, hãy nhập nó vào Ô 3. Bỏ qua bất kỳ gợi ý hữu ích nào. Do con số này thể hiện thu nhập chịu thuế trước khi khấu trừ, nên nó có thể cao hơn số tiền trong Hộp 1.
Có thể bất cứ giá trị nào xuất hiện trong hộp 1 thấp hơn số trong hộp 3. Người lao động có thu nhập cao hơn mức giới hạn thuế An sinh Xã hội là $147,000 cho năm tính thuế 2022 (hoặc $160,200 cho năm tính thuế 2023) được miễn nộp thuế An sinh Xã hội . Không có giới hạn về thu nhập chịu thuế của Medicare; do đó, cả tiền lương và tiền boa đều được bao gồm trong số tiền được báo cáo trong hộp 5.
Ngoài ra, bất kỳ khoản khấu trừ nào cho chi phí chăm sóc trẻ em mà người lao động của bạn được phép thực hiện phải được đưa vào Ô 10.
#2. Hộp 11 – 14
Hộp 11 là nơi nhân viên nên báo cáo số tiền họ nhận được từ kế hoạch 457(b) hoặc các kế hoạch hưu trí không đủ điều kiện khác. Sắp xếp thời gian để nhập các mã và số tiền thích hợp vào Ô 12 để yêu cầu các khoản trợ cấp và thanh toán bổ sung của bạn. Ở mặt sau của biểu mẫu, bạn sẽ thấy 26 mã từ A đến Z và từ AA đến EE.
Trong Hộp 13, bạn có thể sử dụng ba hộp kiểm khác nhau để cho biết rằng nhân viên của bạn đã đăng ký vào chương trình hưu trí của bạn, đủ điều kiện nhận lương ốm đau của bên thứ ba và là nhân viên theo luật định. Ví dụ: một nhân viên bán hàng toàn thời gian chủ yếu làm việc cho một công ty có thể được coi là nhân viên theo luật định mặc dù về mặt kỹ thuật, họ là một nhà thầu độc lập.
Ô 14 dành cho bất kỳ khoản khấu trừ bổ sung nào chưa được đưa vào. Ngoài ra, hỗ trợ chi phí giáo dục và phí tham gia nhóm công nhân là hai ví dụ về điều này.
#3. Ô 15–20
Ở các tiểu bang yêu cầu Hộp 15, hãy bao gồm số ID tiểu bang của bạn và của từng nhân viên. Ô 16 là nơi nhân viên nhập tổng thu nhập của họ phải chịu khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang và ô 17 là nơi họ nhập số tiền thuế thu nhập của tiểu bang đã được khấu trừ từ tiền lương của họ. Trong Ô 18, bạn phải ghi tổng số tiền thu nhập chịu thuế tại địa phương.
Ô 19 là nơi bạn nên nhập tổng số tiền thuế địa phương đã được khấu trừ. Cuối cùng, tên cụ thể của địa điểm mà các loại thuế địa phương được đính kèm phải được viết vào ô 20.
Mức lương W-2 là gì?
Tổng lương của bạn là số tiền bạn nhận được trước khi thực hiện bất kỳ khoản giữ lại hoặc khấu trừ nào. Mẫu W-2 của bạn nêu chi tiết số tiền lương của bạn phải chịu thuế sau khi khấu trừ. Bảo hiểm sức khỏe, nha khoa, nhân thọ và tàn tật, cũng như các khoản đóng góp 401(k) của người sử dụng lao động, là tất cả các ví dụ về phúc lợi có thể được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên trước khi tính thuế.
Việc làm W-2 ở Hoa Kỳ là gì?
Tại Hoa Kỳ, mỗi năm nhân viên nhận được W-2 từ người sử dụng lao động của họ cho biết số tiền họ được trảd những khoản thuế nào đã được khấu trừ từ số tiền đó. Mẫu W-2 của nhân viên chứng minh rằng họ được trả lương thông qua hệ thống trả lương của chủ lao động và thuế đã được khấu trừ trong năm.
Làm cách nào để tôi nhận được W-2?
Một nhân viên có quyền nhận được một bản sao Báo cáo Tiền lương và Thuế của họ (Mẫu W-2). Nếu công ty của bạn không cung cấp W-2 dưới dạng điện tử, thì bạn phải nhận được nó trước ngày 31 tháng XNUMX qua thư thông thường hoặc chuyển phát cá nhân. Hãy hỏi bộ phận nhân sự hoặc văn phòng trả lương của công ty xem bạn có thể sử dụng internet tại nơi làm việc hay không.
Ai được coi là nhân viên W-2?
Nhân viên nhận mẫu W-2 là nhân viên toàn thời gian chỉ làm việc cho một công ty. Người quản lý thường được phân loại là công nhân W-2 vì nhiệm vụ của họ là giám sát công việc của những công nhân khác.
Ngoài ra, nhân viên có W-2 thường được trả lương và được hưởng các quyền lợi như bảo hiểm y tế và kế hoạch nghỉ hưu. Thuê công nhân W-2 đắt hơn so với 1099 nhà thầu vì chi phí cung cấp lợi ích cho họ. Việc quản lý nhân viên W-2 đôi khi có thể phức tạp hơn.
Nhân viên W-2 mới phải chịu sự thu thập giấy tờ bắt buộc của người sử dụng lao động của họ. Mẫu W-4 được bao gồm vì các công ty phải lấy phần thuế thu nhập liên bang của nhân viên từ tiền lương của họ.
Sự khác biệt giữa Nhân viên 1099 và W-2 là gì?
Sự khác biệt giữa nhân viên W-2 và 1099 phụ thuộc vào các biểu mẫu thuế được sử dụng để báo cáo tiền lương của họ. Những nhân viên làm việc 40 giờ mỗi tuần trở lên sẽ nhận được Mẫu W-2 của IRS, trong đó nêu chi tiết về tiền lương và đặc quyền hàng năm của họ. Tiền công, tiền lương và tiền boa cho các nhà thầu độc lập được báo cáo trong Mẫu 1099.
Nhân viên được trả lương thông qua hệ thống 1099 được coi là nhà thầu độc lập chứ không phải nhân viên. Mặt khác, công nhân W-2 có thể là nhân viên thường xuyên hoặc tạm thời. Không giống như nhân viên W-2, những người có nhiều nghĩa vụ hơn đối với người sử dụng lao động của họ, các nhà thầu 1099 không có quyền lợi gì khi ở lại với công ty của bạn và có thể tự do nghỉ việc bất cứ lúc nào. Điều này có thể mở rộng cho bất kỳ sản phẩm công việc nào mà nhân viên W-2 tạo ra trong khi sử dụng thời gian hoặc nguồn lực của công ty.
Nhân viên W-2 nhận được bảo hiểm y tế và kế hoạch nghỉ hưu 401(k) để đổi lấy dịch vụ của họ. Những cá nhân được trả lương theo hệ thống 1099 không được hưởng các biện pháp bảo vệ này theo luật. Thay vào đó, hầu hết những người làm việc với tư cách là nhà thầu 1099 làm như vậy vì họ đang tham gia vào một dự án tạm thời hoặc đang thử nghiệm vùng nước với một công ty mới. Ngoài ra, nhân viên W-2 phổ biến hơn trong số những người giám sát và những người làm việc toàn thời gian, những người thường xuyên có khối lượng công việc nặng nhọc. Ngoài ra, đọc 1099 NHÂN VIÊN: Mọi Điều Bạn Cần Biết.
Lợi thế của việc trở thành nhân viên W-2 là gì?
Dưới đây là một số lợi thế khi trở thành nhân viên của W-2:
#1. Dành riêng cho tổ chức của bạn
Sự tự do khi làm việc với tư cách là một nhà thầu là một điểm thu hút lớn đối với nhiều người. Họ có thể không có ý định ở lại với bạn lâu dài, và ngay cả khi họ làm thế, bạn có thể không phải là nguồn thu nhập chính của họ. Nhân viên theo nghĩa truyền thống có nhiều khả năng trung thành với công ty của họ nếu họ được đối xử tốt.
#2. Ít cần định hướng cho nhân viên mới
Mặc dù các nhà thầu độc lập thường biết nhiều về lĩnh vực chuyên môn của họ, nhưng họ có thể không biết nhiều về cách thức hoạt động của doanh nghiệp bạn. Vì một nhà thầu mới luôn cần được giới thiệu, đây là trường hợp. Khi nói đến đào tạo, nhân viên thường chỉ yêu cầu một lần.
#3. Cung cấp sự ổn định lớn hơn
Khi nói đến các vấn đề liên quan đến tổ chức của bạn, nhân viên đôi khi có nhiều lợi thế hơn so với các nhà thầu khi nói đến tính liên tục. Một nhân viên W-2 dài hạn có thể được thăng chức quản lý hoặc có cơ hội thay thế một đồng nghiệp đã nghỉ việc.
Sự khác biệt giữa Mẫu W-4 và Mẫu W-2 là gì?
Mặc dù chúng có tên giống nhau nhưng W-4 và W-2 là những tài liệu rất khác nhau.
Sự khác biệt đầu tiên là trong công cụ chuẩn bị biểu mẫu. Để báo cáo thông tin thuế của bạn cho chủ nhân của bạn, bạn phải điền vào mẫu W-4. Chủ lao động của bạn sẽ cung cấp cho bạn W-2 và gửi nó đến Sở Thuế vụ và Cơ quan An sinh Xã hội để đáp ứng các yêu cầu báo cáo hàng năm của họ.
Thứ hai, W-4 cho chủ lao động của bạn biết thông tin nào sẽ được sử dụng để tìm ra số tiền thuế phải thu từ tiền lương của bạn. Trên Mẫu W-2, chủ lao động của bạn sẽ báo cáo tiền lương của bạn và số tiền thuế đã được khấu trừ.
Hàng năm, bạn nên xem lại khoản khấu lưu thuế của mình để đảm bảo rằng bạn đang dành đúng số tiền từ séc lương của mình. Bạn có thể yêu cầu chủ lao động thay đổi khoản khấu trừ của bạn trên Mẫu W-4 nếu bạn được hoàn thuế lớn nhưng muốn nhận được tiền lương nhiều hơn thường xuyên hơn và trả ít tiền thuế hơn vào cuối năm.
Theo cách tương tự, nếu bạn chưa trả đủ thuế và nợ tiền IRS, bạn có thể cung cấp cho chủ lao động của mình mẫu W-4 đã sửa đổi để lấy thêm tiền từ phiếu lương của bạn. Tuy nhiên, điều này có thể giúp bạn tránh phải trả thuế khi khai thuế và tránh bị phạt vì không trả đủ.
Làm thế nào để bạn bảo mật W-2 của mình?
#1. mật khẩu
Đảm bảo rằng mọi tài khoản nhạy cảm mà bạn có, bao gồm tài khoản ADP, phúc lợi, bảng lương và tài khoản ngân hàng cũng như bất kỳ tài khoản nhạy cảm nào khác có thể chứa thông tin thuế, đều có mật khẩu vừa độc đáo vừa mạnh mẽ. Ngoài ra, tránh sử dụng cùng một mật khẩu cho nhiều tài khoản và đảm bảo rằng bạn không bao giờ tiết lộ mật khẩu của mình cho bất kỳ ai.
#2. Xử lý thích hợp
Để ngăn chặn kẻ trộm danh tính truy cập thông tin tài chính cá nhân, hãy loại bỏ và loại bỏ các tài liệu lãng phí. Đảm bảo rằng bạn đã dọn sạch hoàn toàn thùng rác của máy tính xách tay và bất kỳ vị trí nào khác mà nó có thể đã được lưu trữ.
#3. chuyển bí mật
Chuyển tài liệu trực tiếp là lựa chọn an toàn nhất vì bạn sẽ có toàn quyền kiểm soát các chi tiết của việc chuyển giao và sẽ không có người trung gian nào giữa bạn và người khai thuế của bạn. Tuy nhiên, đây là một số điều cần lưu ý nếu bạn cần gửi tệp kỹ thuật số.
- Tránh sử dụng email để truyền thông tin cá nhân như W-2 của bạn.
- Sử dụng một chương trình mã hóa internet an toàn và cung cấp cho người khai thuế của bạn mật khẩu để phát hành điện tử. Đừng gửi nó bằng thư điện tử.
- Sử dụng dịch vụ chia sẻ tệp an toàn để trao đổi thông tin.
Kết luận
Tóm lại, khi bạn khai thuế, bạn không thể quên W-2 của mình và thông tin trong đó.
Các mẫu W-2 phác thảo tác động tiền tệ của thuế đối với tiền lương hàng năm của người lao động. Trên hết, họ thông báo cho nhân viên nếu họ có thể nhận được tờ khai thuế vì họ đã trả quá nhiều.
Nếu W-2 của bạn có bất kỳ sai sót nào, với tư cách là nhân viên, bạn phải thông báo ngay cho cấp trên. Ngoài ra, nếu tên trên biểu mẫu không khớp với thẻ An sinh xã hội, bạn cần một biểu mẫu mới.
Câu hỏi thường gặp về W-2
Ai nên điền vào mẫu W-2?
Nếu bạn kiếm được 600 đô la trở lên với tư cách là nhân viên toàn thời gian hoặc bán thời gian cho một tổ chức, bạn nên nộp W-2.
Có gì trong Mẫu W-2?
- Thông tin kinh doanh
- Thông tin nhân viên
- Lương nhân viên
- Chi tiết Kế hoạch Hưu trí
- Quyền lợi Chăm sóc Người phụ thuộc
Loại nhân viên nào nhận được W-2?
- Nhân viên toàn thời gian.
- Nhân viên bán thời gian.
- Nhân viên tạm thời.
- Nhân viên thời vụ.
bài viết tương tự
- Chi phí Bảo hiểm Y tế của Chủ lao động: Thực tiễn Tốt nhất năm 2023.
- GIỜ AN SINH XÃ HỘI: Cách đăng ký/Hướng dẫn đầy đủ.
- LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐỊA CHỈ GÓI: Định địa chỉ một mặt hàng để giao hàng nhanh chóng
- Mỗi người Mỹ phải nộp thuế gì?
- CHO VAY DỰA TRÊN TÀI SẢN: Nó là gì, Bất động sản, Ngân hàng, LLC & Đánh giá
Tài liệu tham khảo
