Tất cả chúng ta đều biết tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ thuế, nhưng chúng ta nên lưu giữ chúng trong bao lâu? Đây là thắc mắc chung của rất nhiều cá nhân cũng như chủ doanh nghiệp. Câu hỏi phức tạp hơn thoạt nghe. Trong blog này, chúng tôi sẽ trả lời câu hỏi này một cách chi tiết và giúp bạn hiểu các quy tắc và quy định khác nhau chi phối thời gian bạn nên lưu giữ hồ sơ thuế của mình.
Hồ sơ thuế rất cần thiết để nộp thuế và cung cấp bằng chứng về thu nhập, các khoản khấu trừ và tín dụng. Trong một số trường hợp, hồ sơ phải được lưu giữ trong nhiều năm cho mục đích khai thuế. Sở Thuế vụ (IRS) yêu cầu người nộp thuế lưu giữ một số tài liệu nhất định trong một khoảng thời gian tối thiểu, tùy thuộc vào loại tài liệu. Biết thời gian lưu giữ hồ sơ thuế là rất quan trọng để tuân thủ luật pháp và tránh bị phạt.
Bạn Nên Giữ Hồ Sơ Thuế Trong Bao Lâu?
Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên lưu giữ hồ sơ thuế và bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào trong ít nhất ba năm sau ngày bạn nộp hoặc ngày đáo hạn của tờ khai thuế, tùy điều kiện nào đến trước. Đây là khoảng thời gian bạn nên lưu giữ hồ sơ, cũng như một số trường hợp ngoại lệ đối với hướng dẫn ba năm.
Giữ hồ sơ thuế trong ba năm nếu bạn:
- Không có gian lận, và tất cả tiền đã được ghi lại.
- Bạn đã yêu cầu một khoản tín dụng hoặc hoàn lại tiền sau khi nộp tờ khai của bạn.
Giữ hồ sơ thuế trong bốn năm nếu:
Bạn giữ hồ sơ thuế việc làm. Giữ những thứ này trong ít nhất bốn năm sau khi đến hạn hoặc nộp thuế, tùy theo điều kiện nào đến trước.
Giữ hồ sơ thuế trong sáu năm nếu:
Thu nhập của bạn có thể đã bị khai báo thiếu 25%. Nếu đây là trường hợp, IRS có thẩm quyền kiểm tra các tờ khai thuế của bạn từ sáu năm trước.
Giữ hồ sơ thuế trong thời hạn bảy năm nếu:
- Bạn đã yêu cầu bồi thường thiệt hại do chứng khoán vô giá trị (chẳng hạn như mất cổ phiếu hoặc trái phiếu) hoặc một khoản nợ khó đòi.
Giữ hồ sơ thuế vĩnh viễn nếu:
- Bạn đã mua tài sản, do đó bạn có thể hiển thị số tiền bạn đã chi cho nó vào thời điểm đó.
- Bạn không khai thuế hàng năm.
- Bạn đã nộp tờ khai thuế sai.
Tôi Nên Giữ Hồ Sơ Thuế Gì?
Bạn nên duy trì tất cả các tờ khai thuế và các tài liệu hỗ trợ. W-2, 1099, theo dõi chi tiêu, nhật ký số dặm, hồ sơ chứng minh các khoản khấu trừ được chia thành từng khoản và các tài liệu khác được bao gồm.
Tại Sao Việc Giữ Hồ Sơ Khai Thuế Trong Ba Năm Lại Quan Trọng?
Đây là lý do tại sao việc duy trì tờ khai thuế trong ba năm là rất quan trọng…
Thời hiệu của IRS quy định rằng các tờ khai thuế được lưu giữ trong ba năm. Nếu bạn không nộp đơn yêu cầu hoàn thuế mà bạn có quyền được hưởng, thông thường bạn có ba năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai ban đầu hoặc hai năm kể từ ngày bạn nộp thuế để nộp đơn yêu cầu, tùy theo thời điểm nào đến sau. Tương tự như vậy, IRS có ba năm kể từ ngày nộp đơn hoặc ngày đáo hạn của tờ khai (tùy theo ngày nào đến sau) để đánh thuế bổ sung.
Quy tắc Hồ sơ Thuế có phải là Ngoại lệ không?
Trong những trường hợp hiếm hoi, bạn có thể phải lưu giữ hồ sơ của mình trong hơn ba năm. Ví dụ: bạn nên duy trì giấy tờ thuế cho các tài khoản hưu trí như IRA trong bảy năm sau khi tài khoản hoàn toàn cạn kiệt. Bạn phải lưu giữ hồ sơ trong bảy năm nếu bạn nộp đơn yêu cầu mất chứng khoán vô giá trị hoặc khấu trừ nợ khó đòi. Ngoài ra, nếu bạn khấu hao, giảm giá trị hoặc mua hoặc bán tài sản, bạn phải lưu giữ hồ sơ tài sản cho đến khi các giới hạn cho năm mà tài sản được thanh lý kết thúc. Hãy nhớ rằng tài sản không chỉ bao gồm đất đai và các tòa nhà; nó cũng bao gồm cổ phiếu, thiết bị văn phòng và các tài sản khác.
Cũng cần lưu ý rằng thời hiệu trong một số trường hợp là hơn ba năm. Ví dụ: nếu bạn không báo cáo hơn 25% tổng thu nhập của mình, IRS có sáu năm thay vì ba năm để đánh thuế bổ sung. Hơn nữa, nếu bạn nộp tờ khai giả hoặc hoàn toàn không nộp tờ khai (điều mà chúng tôi không ủng hộ), thời hiệu sẽ không bao giờ kết thúc.
Khi nào bạn nên vứt bỏ tài liệu thuế?
Trước khi bạn quá vui mừng và vứt bỏ những tờ tiền cũ của mình, hãy đảm bảo rằng bạn không cần chúng cho bất cứ việc gì khác. Một số chủ nợ, và thậm chí một số công ty bảo hiểm, có thể yêu cầu bạn lưu giữ hồ sơ trong một khoảng thời gian dài hơn so với IRS. Nếu bạn quyết định loại bỏ giấy tờ thuế của mình, hãy cắt nhỏ chúng trước. Những kẻ trộm danh tính được hưởng các tờ khai thuế vì chúng chứa thông tin nhạy cảm.
Phương pháp tốt nhất để lưu trữ tài liệu là gì?
Két an toàn chống cháy là nơi tốt nhất để giữ các bản sao giấy tờ thuế. Cùng với hồ sơ thuế của bạn, hãy giữ lại các tài liệu quan trọng khác như chứng thư nhà, thông tin thế chấp và bảo hiểm, di chúc hoặc thỏa thuận ủy thác và mật khẩu cho tài khoản ngân hàng và môi giới. Bạn cũng nên nói cho ít nhất một người khác biết nơi bạn cất giữ chìa khóa an toàn. Bằng cách này, nếu trường hợp khẩn cấp xảy ra, người đó sẽ có thể truy cập bất kỳ tài liệu nào họ có thể yêu cầu để duy trì trật tự công việc của bạn.
Cuối cùng, nếu bạn có ý định duy trì hồ sơ của mình trong một khoảng thời gian dài nhưng không muốn ngôi nhà của mình lộn xộn với giấy tờ, hãy xem xét việc quét tài liệu của bạn và lưu trữ bản sao lưu thông tin trên ổ cứng được mã hóa hoặc trên đám mây. Miễn là các phiên bản kỹ thuật số dễ đọc, IRS sẽ chấp nhận chúng. Không giống như một chồng giấy, phương pháp này chiếm ít chỗ hơn đáng kể và dễ sắp xếp hơn nhiều.
Lợi ích và hạn chế của việc lưu trữ kỹ thuật số hồ sơ thuế của bạn
Việc lưu giữ hồ sơ thuế trước đây phức tạp hơn bây giờ.
Nhiều người đã dọn dẹp văn phòng của họ và bây giờ lưu tài liệu của họ bằng kỹ thuật số. Nhiều tổ chức cũng cung cấp các phiên bản kỹ thuật số của các biểu mẫu thuế, giúp giảm dấu vết giấy thuế của bạn hơn nữa.
Ngoài việc giảm thiểu giấy tờ, việc lưu trữ hồ sơ thuế và biên lai trực tuyến hoặc trên đám mây có thể thuận tiện—nhưng hãy đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trực tuyến mã hóa dữ liệu của bạn để tội phạm mạng không thể dễ dàng lấy được số An sinh xã hội hoặc thông tin dễ nhận dạng khác của bạn. Bạn có thể bảo mật các tệp và thư mục của mình bằng cách mã hóa chúng.
Tài liệu nên được quét, lưu trữ và sao lưu bất cứ khi nào có thể. Bạn có thể vứt bỏ bản sao giấy khi rảnh rỗi, miễn là nó không phải là chứng thư, tiêu đề, thẩm định hoặc tài liệu đầu tư gốc. Giữ tài liệu (e-) của bạn an toàn.
IRS lưu giữ hồ sơ khai thuế trước đây của bạn. Có thể yêu cầu bảng điểm trực tuyến, qua điện thoại hoặc qua thư. Cục thuế sẽ muốn nhận dạng, bao gồm cả số An sinh xã hội của bạn.
Đọc thêm: HỒ SƠ LAO ĐỘNG: CÁC LOẠI VÀ CÁCH LƯU GIỮ
Những tài liệu nào bạn nên giữ mãi mãi?
Có một số tài liệu mà bạn nên giữ mãi mãi. Chúng bao gồm các tài liệu quan trọng như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn và thẻ An sinh xã hội. Điều quan trọng là phải lưu giữ các tài liệu liên quan đến việc mua nhà, chẳng hạn như chứng thư và tài liệu thế chấp.
Ngoài ra, bạn nên lưu giữ hồ sơ về các giao dịch mua lớn, chẳng hạn như ô tô và thiết bị gia dụng, miễn là bạn sở hữu món đồ đó. Điều này rất quan trọng đối với các mục đích về thuế, cũng như đối với các yêu cầu bảo hiểm và bảo đảm.
Hồ sơ nào phải được lưu giữ trong 10 năm?
IRS yêu cầu người nộp thuế lưu giữ hồ sơ trong ít nhất mười năm đối với một số loại thu nhập. Điều này bao gồm các hồ sơ liên quan đến lãi vốn, chẳng hạn như bán cổ phiếu, thu nhập và chi phí kinh doanh. Bạn cũng nên giữ hồ sơ liên quan đến tài khoản hưu trí, chẳng hạn như đóng góp và phân phối, trong ít nhất mười năm.
Quy tắc 6 năm của IRS là gì?
Quy tắc 6 năm của IRS là một quy tắc quy định rằng IRS có thể quay lại và kiểm tra tờ khai thuế của người nộp thuế trong tối đa sáu năm nếu có bằng chứng về thu nhập không được báo cáo. Điều này có nghĩa là người nộp thuế phải lưu giữ hồ sơ thu nhập, các khoản khấu trừ và tín dụng trong ít nhất sáu năm để đảm bảo chúng tuân thủ luật pháp.
Có Thể Thu Thuế Sau 7 Năm Không?
IRS có thể truy thu các khoản thuế chưa thanh toán trong tối đa 10 năm. Điều này được gọi là thời hiệu 10 năm. Sau khi hết thời hạn 10 năm, IRS không thể thu thuế từ người nộp thuế nữa. Tuy nhiên, thời hiệu không áp dụng nếu người nộp thuế có hành vi gian lận hoặc không khai thuế.
Điều Gì Xảy Ra Nếu Bạn Không Giữ Hồ Sơ Thuế?
Nếu bạn không giữ hồ sơ thuế, bạn có thể bị IRS phạt. Điều này bao gồm tiền phạt 5% đối với việc không khai thuế hoặc không nộp thuế đúng hạn. Ngoài ra, IRS có thể đánh giá tiền lãi đối với các khoản thuế chưa thanh toán. Điều quan trọng là phải giữ hồ sơ chính xác và đầy đủ để bạn có thể tránh những hình phạt này.
Những tài liệu thuế nào cần được lưu giữ?
Các tài liệu quan trọng nhất cần lưu giữ là tờ khai thuế, W-2, 1099 và bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến thu nhập, các khoản khấu trừ và tín dụng. Ngoài ra, bạn nên lưu giữ hồ sơ về bất kỳ giao dịch mua hoặc đầu tư lớn nào. Việc lưu giữ các tài liệu liên quan đến tài khoản hưu trí và hồ sơ kinh doanh cũng rất quan trọng.
Bao lâu để giữ hồ sơ thuế sau khi chết?
Hồ sơ thuế nên được lưu giữ ít nhất ba năm sau khi người nộp thuế qua đời. Điều này rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch bất động sản và để nộp tờ khai thuế cuối cùng. Ngoài ra, người thi hành di sản nên lưu giữ hồ sơ liên quan đến việc bán tài sản và phân chia cho những người thừa kế trong ít nhất ba năm.
Kết luận
Biết thời gian lưu giữ hồ sơ thuế là rất quan trọng để tuân thủ luật pháp. Hầu hết các hồ sơ nên được lưu giữ ít nhất ba năm, trong khi một số tài liệu nên được lưu giữ tới 10 năm. Điều quan trọng là phải lưu giữ hồ sơ chính xác và đầy đủ để tránh bị IRS phạt.
Tóm lại, bạn nên giữ hồ sơ thuế trong ít nhất ba năm. Một số tài liệu, chẳng hạn như hồ sơ liên quan đến tăng vốn và thu nhập kinh doanh, nên được lưu giữ trong ít nhất 10 năm. Ngoài ra, hồ sơ liên quan đến các giao dịch mua lớn, đầu tư và tài khoản hưu trí phải được lưu giữ miễn là bạn sở hữu món đồ đó. Cuối cùng, hồ sơ liên quan đến việc bán tài sản và phân chia cho người thừa kế phải được lưu giữ ít nhất ba năm sau khi người nộp thuế qua đời.
Lưu giữ hồ sơ chính xác và đầy đủ là điều cần thiết để nộp thuế và tránh bị IRS phạt. Bằng cách hiểu thời gian lưu giữ hồ sơ thuế, bạn có thể đảm bảo rằng mình tuân thủ luật pháp và tránh mọi hình phạt có thể xảy ra.
Bài viết liên quan
- CHIẾN LƯỢC XUẤT CẢNH DOANH NGHIỆP: Những điều bạn nên biết
- CỔ PHIẾU AN TOÀN NHẤT ĐỂ MUA: Cổ phiếu An toàn Dài hạn nên Mua vào năm 2023
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ: 15 Tùy chọn Phần mềm Tốt nhất Năm 2023
- SỔ HỒ SƠ CÔNG TY: Ý nghĩa, tầm quan trọng & cách lấy
- QUY TẮC 72: Ý nghĩa và Công thức
dự án
