Phải có phần mềm tính lương, thuế và lưu giữ hồ sơ đáng tin cậy nếu bạn có nhân viên. Có nhiều lựa chọn khác nhau để xử lý bảng lương và các chi phí liên quan có thể khác nhau. Lấy gì để trả lương cho nhân viên? Chi phí tiền lương có thể thấp tới vài đô la mỗi tháng hoặc cao tới vài nghìn. Tiếp tục đọc để có cái nhìn tổng quan về chi phí trung bình của dịch vụ trả lương, trách nhiệm, phương pháp xử lý và chi phí.
Các yếu tố đóng góp vào chi phí tiền lương
Một số yếu tố ảnh hưởng đến giá dịch vụ trả lương. Một số nhà cung cấp phần mềm tính phí cho mỗi người dùng hoặc chu kỳ trả lương. Các cá nhân thường trả phí hàng tháng cho phần mềm tính lương trực tuyến. Tiền gửi trực tiếp miễn phí có thể được bao gồm trong chi phí hàng tháng này, giúp bạn không phải trả phí giao dịch khi xử lý bảng lương.
Các tính năng mong muốn của phần mềm của bạn cũng sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của dịch vụ tính lương của bạn. Vì bảng lương đầy đủ dịch vụ cung cấp nhiều hơn, chẳng hạn như nộp thuế thay cho bạn, nên chi phí cao hơn so với các hệ thống bảng lương đơn giản.
Dịch vụ tính lương quản lý tất cả công việc tẻ nhạt cho bạn và giải quyết mọi yêu cầu pháp lý cụ thể của tiểu bang để bạn có thể tập trung vào việc quản lý công ty của mình. Các hệ thống trả lương tốt nhất cung cấp một hệ thống tự động phân tích và xử lý bảng lương, theo dõi thời gian của nhân viên và cung cấp các bản khai thuế cuối năm miễn phí.
Dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp nhỏ
Cụm từ “dịch vụ tính lương” dùng để chỉ phần mềm và/hoặc các doanh nghiệp khác quản lý tính lương cho các tổ chức. Thông thường, các dịch vụ tính lương sẽ cung cấp phương tiện để thực hiện tính lương bên cạnh một số chức năng bổ sung. Chúng bao gồm tùy chọn gửi tiền trực tiếp để trả lương cho nhân viên, kết nối theo dõi giờ hoặc các phương pháp tích hợp sẵn, tính toán và xử lý thuế cũng như một kỹ thuật để bạn gửi giấy tờ cuối năm cho nhân viên của mình, chẳng hạn như Mẫu W2 và 1099.
Nếu bạn không có một nhóm chuyên gia nội bộ để xử lý các dịch vụ tính lương trên tài khoản của mình, phần lớn các doanh nghiệp nhỏ sẽ tự tin với một nền tảng phần mềm dễ sử dụng, giá rẻ và có thể thực hiện phần lớn công việc thực tế.
Biên chế được thực hiện dễ dàng hơn trong khi vẫn phải chăng. Tuy nhiên, trừ khi bạn có một số lượng lớn nhân viên, họ có thể tốn kém hoặc khó cộng tác. Một lựa chọn khác là sử dụng dịch vụ thuê ngoài, chẳng hạn như tổ chức sử dụng lao động cá nhân (PEO), tổ chức này sẽ xử lý tất cả các nhiệm vụ liên quan đến tiền lương.
Nếu bạn muốn chọn dịch vụ trả lương tốt nhất cho công ty của mình, có nhiều khía cạnh bạn cần xem xét. Giám đốc của Inova Payroll, Leigh-Ann Mosley, giải thích: “Phần mềm thân thiện với người dùng đáp ứng các yêu cầu công nghệ của bạn, lịch sử dịch vụ đáng tin cậy và giá cả hợp lý và dễ hiểu là một số yếu tố hàng đầu cần xem xét khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tính lương.
“Khi quyết định chọn nhà cung cấp dịch vụ tính lương, người dùng cũng nên suy nghĩ lâu dài.” Liệu công việc kinh doanh có phát triển nhanh chóng nếu tôi thuê thêm 10 hoặc 50 công nhân không?
Dịch vụ tính lương hoạt động như thế nào
Bảng lương doanh nghiệp được tính toán và thực hiện tự động thông qua dịch vụ tính lương hoặc phần mềm tính lương. Trong hầu hết các trường hợp, bạn chỉ cần thiết lập kết nối tự động với hệ thống mà bạn sử dụng để theo dõi thời gian của nhân viên hoặc nhập thủ công giờ làm việc của họ vào dịch vụ bảng lương của bạn mỗi tuần một lần.
Phần mềm của bạn sẽ xác định số tiền thuế phải khấu trừ và số tiền phải trả cho tất cả nhân viên dựa trên thông tin chi tiết bạn đã nhập cho từng nhân viên. Nếu nhân viên của bạn chọn gửi tiền trực tiếp, cơ quan trả lương của bạn sẽ bắt đầu giao dịch từ tài khoản tín dụng của bạn sang tài khoản của họ.
Giải pháp bảng lương của bạn sẽ nhanh chóng xử lý các biểu mẫu 1099 và W2 cho nhân viên của bạn vào cuối năm, cho phép bạn chọn in hoặc cung cấp cho họ quyền truy cập an toàn vào thông tin. Cố gắng tạo và phân phối chúng cho nhân viên của bạn trước thời hạn có thể mất nhiều giờ. Ngoài ra, bằng cách sử dụng cùng một phần mềm mà bạn đã sử dụng để trả lương cho công nhân trong suốt cả năm, bạn có thể chắc chắn rằng các số liệu khớp với số tiền được gửi vào các tài khoản ngân hàng tương ứng.
Quy trình tính lương
Chi phí tiền lương khác nhau tùy thuộc vào cách bạn quản lý tiền lương. Vậy quy trình tính lương của doanh nghiệp như thế nào?
#1. Sử dụng một chuyên gia
Dịch vụ trả lương tốn kém nhất là thuê một người. Quản lý tiền lương không phải là một mối quan tâm khi bạn thuê các chuyên gia. Thay vào đó, bạn giao thông tin về nhân viên của mình cho chuyên gia và để họ xử lý phần còn lại.
Giá của dịch vụ trả lương chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp nhỏ được xác định bởi số lượng nhân viên bạn có và các gói bạn chọn.
Bạn có tùy chọn thuê ngoài một tổ chức dày dạn kinh nghiệm hoặc một kế toán viên có thể cung cấp dịch vụ trả lương (PEO).
#2. Quản lý tiền lương bằng tay
Bạn có thể quản lý bảng lương của mình, vâng. Ngoài ra, có vẻ như làm bảng lương của bạn là lựa chọn rẻ nhất. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều tiền bằng cách không sử dụng dịch vụ trả lương. Tuy nhiên, xử lý bảng lương theo cách thủ công là cách mất nhiều thời gian nhất.
Lập bảng lương của bạn theo cách thủ công cũng dễ mắc sai lầm. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, những sai lầm có thể dẫn đến tiền phạt hoặc chi phí pháp lý.
Các cá nhân cũng phải phát triển hệ thống chấm công và chấm công để giám sát giờ làm việc của nhân viên. Bạn cũng phải giữ lại và tự nộp thuế, điều này có thể mất thời gian.
#3. Sử dụng phần mềm
Phần mềm là một sự thỏa hiệp tốt giữa việc sử dụng bảng lương chuyên nghiệp và xử lý thủ công. Dịch vụ tính lương dựa trên phần mềm có giá bao nhiêu?
Dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp nhỏ
# 1. Gusto
Gusto cung cấp một hệ thống độc quyền, vận hành đơn giản và phù hợp với đa số doanh nghiệp. Nó có tất cả các khả năng mà các công ty yêu cầu mà không cần nhóm trả lương nội bộ và với mức giá cạnh tranh. Bạn có thể tích hợp bảo hiểm y tế, kế hoạch lương hưu, theo dõi và báo cáo, nghỉ phép có lương, v.v. Bạn cũng có thể vi tính hóa toàn bộ quy trình tính lương.
#2. Bảng lương QuickBooks của Intuit
Intuit QuickBooks Payroll cũng có các tính năng tương tự như Gusto, bao gồm cả bảo hiểm y tế cho nhân viên. Ngay cả giá cả cũng vậy. Bảng lương QuickBooks của Intuit phù hợp tuyệt vời cho hầu hết mọi người, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn đã sử dụng QuickBooks và nó cung cấp mức giá cạnh tranh và dịch vụ đáng tin cậy.
Nhân viên cốt lõi trả 5 đô la mỗi tháng, Nhân viên cao cấp trả 8 đô la mỗi tháng và Công nhân ưu tú trả 10 đô la mỗi tháng.
# 3. Sóng
Thay vì đưa ra các mức giá khác nhau dựa trên chức năng, Wave Payroll tính phí cố định. Để giảm thêm chi phí, Wave cũng cung cấp phần mềm lập hóa đơn và kế toán miễn phí có thể được sử dụng với bảng lương. Phần mềm tính lương rất dễ sử dụng và có sẵn để dùng thử miễn phí trong 30 ngày. Khai thuế miễn phí chỉ được cung cấp ở 14 tiểu bang, đây là một nhược điểm đáng kể.
Hơn nữa, điều quan trọng cần nhớ là Wave Payroll chỉ cho phép thanh toán cho các công ty có ít hơn 40 nhân viên; do đó, nếu công ty của bạn sử dụng hơn 40 người, bạn sẽ cần tìm kiếm ở nơi khác.
#4. JustWorks
Justworks là một tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO) sẽ thay mặt bạn xử lý toàn bộ bảng lương. PEO cho các doanh nghiệp thuê nhân sự, chia sẻ trách nhiệm và nghĩa vụ đối với những người lao động đó đồng thời cung cấp cho các doanh nghiệp đó ít quyền kiểm soát hơn trong trường hợp xảy ra rủi ro.
Vì nhân viên của bạn được PEO chính thức tuyển dụng nên cơ cấu giá của doanh nghiệp hơi khác so với các dịch vụ trả lương khác trong danh sách. Giá cao hơn đáng kể so với nhiều công ty khác trong danh sách của chúng tôi, trái ngược với họ, những công ty thường đưa ra một mức giá cố định và một khoản phí hàng tháng nhỏ cho mỗi công nhân.
#5. Chạy ADP
ADP làm việc với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô; do đó, nó có thể giám sát các doanh nghiệp nhỏ và lớn.
Mặc dù ADP cung cấp nhiều lựa chọn về các tiện ích trả lương và nhân sự, nhưng nó không cởi mở lắm về giá của nó. Bạn có thể nhận thông tin chi tiết về giá của các công ty khác trên trang web của họ, nhưng ADP là nơi duy nhất bạn có thể nhận được ước tính cho bất kỳ chương trình nào của họ.
# 6. OnPay
OnPay là dịch vụ tính lương đáng tin cậy cung cấp triển khai cho phần lớn các chương trình theo dõi thời gian kết hợp với phần lớn các tùy chọn phần mềm kế toán. Mặc dù OnPay hiện không cung cấp tích hợp trực tiếp, nhưng việc sử dụng API của họ giúp việc tích hợp trở nên đơn giản. OnPay cung cấp một hệ thống định giá cố định, đơn giản, giá cả phải chăng và rõ ràng.
OnPay chỉ chi 40 đô la cho bảng lương, cộng thêm 6 đô la cho mỗi công nhân.
# 7. SurePayroll
Vì SurePayroll cung cấp dịch vụ trả lương cho các doanh nghiệp chuyên biệt nên đây là lựa chọn của chúng tôi dành cho nhân viên trong nước. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, công ty cung cấp vô số lựa chọn về lương và nguồn nhân lực.
Ngoài khoản phí 4 đô la cho mỗi nhân viên, dịch vụ trả lương cho các tùy chọn tự phục vụ có giá 19.99 đô la mỗi tháng. Bảng lương cho Dịch vụ hoàn chỉnh có giá 29.99 đô la hàng tháng và bao gồm phí 5 đô la cho mỗi nhân viên.
Làm thế nào để bạn tính toán chi phí tiền lương?
Tỷ lệ thanh toán của bạn được nhân với số giờ làm việc để xác định tổng tiền lương của bạn. Mức lương của bạn thường được tăng lên 1.5 cho các khoản thanh toán làm thêm giờ. Tổng thu nhập được nhân với tỷ lệ phần trăm của thuế suất khi tính thuế. Thuế và các khoản khấu trừ khác được trừ vào tổng lương để xác định lương ròng.
Tôi nên tính phí bao nhiêu cho việc trả lương?
Việc tính phí khách hàng của bạn cho các dịch vụ trả lương sẽ phụ thuộc vào các dịch vụ được cung cấp. Chi phí trả lương có thể khác nhau. Nói chung, chi phí trung bình của các dịch vụ trả lương dao động từ $200-$250 cho mỗi nhân viên hàng năm.
Kết luận
Một lần nữa, không có giá cố định cho các dịch vụ trả lương. Phương pháp bạn sử dụng để xử lý bảng lương cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến phí bảng lương của bạn. Để tìm hiểu xem các công ty nhỏ cạnh tranh phải trả bao nhiêu, hãy thực hiện một số nghiên cứu.
Các dịch vụ trả lương như vậy thường tiết kiệm chi phí nếu bạn chỉ có một nhân viên vì thời gian và rủi ro mà họ có thể tiết kiệm cho bạn và công ty của bạn. Bạn có thể tự mình làm việc này nếu bạn am hiểu về luật lao động, thuế và kế toán cho công ty của mình. Tuy nhiên, chi phí và rủi ro của việc không giao hàng hoặc trả lương sai cho mọi người có thể khiến bạn tốn kém hơn nhiều so với một dịch vụ hoặc phần mềm tính lương đơn giản.
Chi phí dịch vụ tính lương và Câu hỏi thường gặp về thuế
Chi phí tiền lương cho một công ty nhỏ là bao nhiêu?
Các doanh nghiệp nhỏ nên lập ngân sách từ $35 đến $200 mỗi tháng cho phí cơ bản và $3 đến $5 mỗi công nhân cho chi phí tiền lương.
Tôi có thể tự làm bảng lương được không?
Câu trả lời là có!
Người ta có thể tự mình trả lương. Nhược điểm của điều này là có thể có sai sót, do đó, về lâu dài sẽ tốn nhiều chi phí hơn.
Chi phí trả lương cho mỗi nhân viên nên là bao nhiêu?
Chi phí tiền lương trung bình cho mỗi nhân viên dao động từ $2 đến $15.
Bảng lương QuickBooks mỗi năm là bao nhiêu?
Chi phí trung bình của các dịch vụ trả lương cho QuickBooks là 500 USD mỗi năm.
Bài viết liên quan
- Bảng lương doanh nghiệp nhỏ: Dịch vụ phần mềm tính lương tốt nhất Vương quốc Anh
- 17 HỆ THỐNG THANH TOÁN DOANH NGHIỆP NHỎ NHẤT NĂM 2022, Cập nhật !!!
- DỊCH VỤ TRẢ TIỀN: Hơn 13 lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ và tất cả những gì bạn cần
- Báo cáo Bảng lương: Hướng dẫn Chi tiết về Báo cáo Bảng lương
- DỊCH VỤ NHÂN SỰ CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ: Chức năng & Ví dụ về Dịch vụ Nhân sự
1 bình luận
Vielen Dank für diesen Beitrag zum Thema Personalverrechnung, Interessant, dass es die Möglichkeit gibt, diese über bestimmte Program laufen zu lassen. Ich denke, dass ich mich eher an ein Unternehmen für Personalverrechnung wenden werde.