Cân nhắc làm trợ lý hành chính hoặc điều hành nếu bạn quan tâm đến sự nghiệp trong quản trị kinh doanh. Có sự tương phản giữa hai công việc độc đáo này, mặc dù thực tế là những vai trò này phụ trách một số nhiệm vụ chuyên môn giống nhau. Việc xác định cái nào trong số chúng là tốt nhất cho bạn có thể được thực hiện dễ dàng hơn nếu bạn nhận thức được những điểm tương đồng và khác biệt của chúng. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét sự khác biệt giữa trợ lý hành chính và trợ lý điều hành, khám phá sự giống nhau của chúng và đưa ra lời khuyên về cách theo đuổi cả hai nghề nghiệp.
Trợ lý điều hành vs Trợ lý hành chính
Một trợ lý điều hành có thể thực hiện các hoạt động hành chính phức tạp và nâng cao hơn, thường dành cho các giám đốc điều hành cấp cao và các cấp cao hơn khác trong một doanh nghiệp. MỘT trợ lý hành chính, đôi khi được gọi là trợ lý quản trị, chịu trách nhiệm thực hiện nhiều công việc hành chính tại nơi làm việc của họ. Những khác biệt chính khác có thể được tóm tắt như sau:
- giáo dục cần thiết
- Kinh nghiệm trong công việc
- Bộ kỹ năng
- Lương
Trợ lý điều hành vượt xa trợ lý hành chính ở chỗ họ cũng có thể chịu trách nhiệm tiến hành nghiên cứu, đọc tài liệu và thậm chí giám sát các nhân viên văn thư khác. Trợ lý hành chính và trợ lý điều hành đều có khả năng nhận cuộc gọi, giữ lịch trình, chỉnh sửa tài liệu và thiết lập báo cáo. Ở đây, chúng tôi đi vào chi tiết hơn về một số khác biệt bổ sung giữa hai vị trí.
#1. Giáo dục
Cho rằng tất cả các vai trò đều yêu cầu ít nhất phải tốt nghiệp trung học, trình độ học vấn cần thiết cho cả trợ lý hành chính và trợ lý điều hành có thể giống nhau. Mỗi vị trí cũng có sẵn nhiều chương trình cấp chứng chỉ và bằng cao đẳng, tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở loại chương trình cấp bằng.
Trong các lĩnh vực như quản trị kinh doanh hoặc quản lý văn phòng hành chính, trợ lý hành chính có thể đăng ký nhiều chương trình chứng chỉ trợ lý văn phòng hoặc chương trình cấp bằng liên kết. Chứng chỉ trợ lý hành chính này và các chương trình cấp bằng liên kết thường được cung cấp trực tuyến.
Yêu cầu tối thiểu về trình độ học vấn đối với một trợ lý điều hành có thể là bằng tốt nghiệp trung học, nhưng Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS) nhận thấy rằng hầu hết các nhà tuyển dụng thích tuyển dụng các trợ lý điều hành ít nhất có trình độ đại học hoặc thậm chí là bằng cử nhân. Đặc biệt đối với các trợ lý điều hành, một số trường cao đẳng cung cấp các khóa học trực tuyến và chương trình cấp bằng liên kết trong các lĩnh vực như trợ lý điều hànhe hoặc hành chính văn phòng. Ngay cả một số chương trình cử nhân trực tuyến tập trung vào quản trị văn phòng và công nghệ cũng có thể giúp các trợ lý điều hành tìm được cơ hội việc làm tốt hơn.
#2. Kinh nghiệm tại nơi làm việc
Theo BLS, mặc dù các trợ lý điều hành thường yêu cầu một vài năm kinh nghiệm làm việc liên quan, nhưng các trợ lý hành chính thường không yêu cầu bất kỳ kinh nghiệm làm việc nào trước đó. Các trợ lý điều hành thường xuyên chuyển đổi vai trò của họ sau khi nắm giữ các vị trí hành chính thấp hơn, đôi khi ngay cả trong cùng một công ty. Trợ lý điều hành được chuẩn bị cho các nhiệm vụ phức tạp hơn của vị trí thông qua kinh nghiệm làm việc trước đây của họ.
# 3. Kỹ năng
Cả trợ lý điều hành và hành chính đều phải là những người có tổ chức tốt và giao tiếp thành thạo, cả bằng lời nói và bằng văn bản. Mặt khác, trợ lý điều hành thường xuyên giúp đỡ các giám đốc điều hành cấp cao và xử lý nhiều thông tin nhạy cảm hơn so với trợ lý hành chính, do đó, họ có thể cần phải thành thạo hơn trong các kỹ năng này. Khi họ phân tích công việc giấy tờ và quản lý lịch làm việc của CEO, trợ lý điều hành cũng đòi hỏi khả năng ra quyết định tốt.
Để làm nổi bật tài năng và khả năng của họ, cả hai loại trợ lý đều có tùy chọn theo đuổi chứng chỉ chuyên nghiệp. Thông qua một chỉ định như chuyên gia hành chính được chứng nhận (CAP), trợ lý hành chính có thể muốn trở thành trợ lý hành chính được chứng nhận. Chứng nhận hành chính chuyên nghiệp xuất sắc (PACE) và chứng nhận quản lý tổ chức (OM) là những khả năng khác để được chứng nhận.
# 4. Lương
Theo BLS, thư ký điều hànhvà các trợ lý hành chính điều hành đã kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 61,550 đô la vào năm 2018, so với 38,030 đô la cho thư ký và trợ lý hành chính (không bao gồm pháp lý, y tế và điều hành). Theo BLS, phần lớn trợ lý hành chính năm 2018 làm việc tại các trường tiểu học và trung học và kiếm được mức lương trung bình là 38,080 đô la, trong khi trợ lý điều hành phổ biến hơn ở các trường cao đẳng, đại học và tổ chức chuyên nghiệp và kiếm được mức lương trung bình là 59,950 đô la.
Trợ lý điều hành vs Trợ lý cá nhân
Có thể khó so sánh một trợ lý điều hành với một trợ lý cá nhân vì họ thực hiện nhiều nhiệm vụ giống nhau. Thực tế là các định nghĩa khác nhau về những gì một trợ lý cá nhân làm góp phần vào sự phức tạp này.
Cả hai nghề đều yêu cầu những khả năng tương tự nhau, chẳng hạn như tổ chức, tính chuyên nghiệp, trình độ máy tính, độ tin cậy và kỹ năng giao tiếp. Chúng tôi sẽ xác định hỗ trợ điều hành và hỗ trợ cá nhân, so sánh cả hai và thảo luận về những phẩm chất mà bạn có thể cần để thành công ở cả hai vị trí.
Trợ lý điều hành là gì
Trợ lý điều hành là một trợ lý hành chính chuyên nghiệp làm việc với một hoặc nhiều giám đốc điều hành. Nhiều công ty lớn hơn chỉ bổ nhiệm trợ lý điều hành cho một giám đốc điều hành tại một thời điểm, nhưng các công ty nhỏ hơn cũng có thể làm như vậy, miễn là không mất quá nhiều thời gian. Một trợ lý điều hành có thể tổ chức chuyến đi của giám đốc điều hành, quản lý lịch của họ, phản hồi và sàng lọc thư từ của họ cũng như thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác.
Trợ lý cá nhân là gì?
Tùy thuộc vào bối cảnh, vị trí và lĩnh vực, trợ lý cá nhân có thể được định nghĩa theo một số cách khác nhau. Các công việc lặt vặt cá nhân, mua thực phẩm, chuẩn bị bữa ăn, tổ chức tại nhà, quản lý lịch cá nhân và gia đình cũng như lập kế hoạch sự kiện là tất cả những việc mà một số trợ lý cá nhân có thể giúp thực hiện. Nhiều người nổi tiếng thuê ai đó đảm nhận công việc này vì họ cần sự giúp đỡ để quản lý cuộc sống bận rộn của họ.
Các trợ lý cá nhân khác tương tự như trợ lý điều hành, tuy nhiên, họ thường hỗ trợ các nhà quản lý ở cấp quản lý thấp hơn thay vì giám đốc điều hành. Các trợ lý cá nhân thuộc loại này sắp xếp lịch trình của người quản lý, sắp xếp các chuyến đi, xử lý thư từ, v.v.
Bạn nên xem xét các chi tiết sau khi quyết định vai trò nào là lý tưởng cho mình:
Các biến thể chính
Trợ lý cá nhân và trợ lý điều hành đều làm việc cho cùng một công ty chỉ khác nhau một chút. Hầu hết các công việc như trợ lý cá nhân hoặc trợ lý điều hành chỉ yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học và cả hai loại vị trí này thường không có bất kỳ yêu cầu giáo dục bổ sung nào. trợ lý cá nhân hỗ trợ các nhà quản lý và các nhân viên cấp thấp khác cần hỗ trợ, trong khi trợ lý điều hành thường hỗ trợ các giám đốc điều hành và những người cấp cao hơn trong tổ chức.
Bởi vì bạn làm việc với các giám đốc điều hành, những người nổi tiếng hơn bạn với tư cách là trợ lý cá nhân, nên bạn có thể cần sẵn sàng đại diện cho doanh nghiệp của mình tại các sự kiện. Trợ lý điều hành trong các công ty và ngành này thường có nhiều trách nhiệm hơn trợ lý cá nhân. Vai trò trợ lý cá nhân cho các loại vị trí này có thể là bước đệm để được tuyển dụng làm trợ lý điều hành, đây thường là một nghề nghiệp sinh lợi hơn và được công nhận.
Có sự tương phản đáng kể giữa trợ lý điều hành và trợ lý cá nhân làm việc với khách hàng tại nhà của họ để xử lý các nhiệm vụ riêng tư hơn. Những trợ lý cá nhân này có thể làm việc tại nhà riêng của họ hoặc nhà của những người mà họ hỗ trợ. Tùy thuộc vào nhu cầu của họ, nhà tuyển dụng của bạn có thể tuyển dụng bạn làm việc từ xa. Bạn có thể xử lý nhiều nhiệm vụ riêng tư hơn và thông thường bạn sẽ không tích cực đáp ứng các yêu cầu hoạt động của chủ lao động. Mặc dù các trợ lý cá nhân không thực hiện tất cả các nhiệm vụ giống như bảo mẫu, nhưng bạn có thể cần giúp chăm sóc con cái của chủ nhân.
Cách chọn
Bạn nên suy nghĩ về những gì bạn quan tâm trước khi quyết định xem bạn sẽ chọn làm trợ lý cá nhân hay trợ lý điều hành.
#1. trách nhiệm giải trình
Làm trợ lý cá nhân có thể thú vị hơn đối với bạn nếu bạn quan tâm đến việc hỗ trợ ai đó quản lý cuộc sống cá nhân của họ, đặc biệt nếu bạn đã có kinh nghiệm làm bảo mẫu hoặc ở vị trí liên quan đến quản lý hộ gia đình. Ngoài ra, bạn có thể phát hiện ra rằng làm trợ lý cá nhân tại nhà của ai đó cho phép bạn giải quyết các cam kết khác như trường học hoặc công việc khác.
#2. Tình hình và thời gian biểu
Trợ lý điều hành hoặc một hình thức tuyển dụng trợ lý cá nhân khác có thể sẽ thú vị hơn đối với bạn nếu bạn thích làm việc trong môi trường văn phòng và quản lý thông tin liên lạc kinh doanh, du lịch và lập kế hoạch. Giờ làm việc của người quản lý của bạn và của trợ lý cá nhân hoặc trợ lý điều hành của công ty phù hợp hơn với nhau.
#3. Thăng tiến nghề nghiệp
Làm việc ở một trong những vị trí này có thể thuận lợi hơn nếu bạn muốn chuyển đổi nghề nghiệp hoặc chỉ muốn theo đuổi nghề trợ lý điều hành trong thời gian dài.
# 4. Văn hóa
Cũng cần lưu ý rằng công việc trợ lý cá nhân thường ở trong một môi trường thoải mái hơn là làm trợ lý điều hành. Nếu bạn làm việc cho một công ty với tư cách là trợ lý cá nhân, bạn có thể phải đáp ứng tiêu chuẩn tương tự. Nhiều CEO yêu cầu trợ lý của họ phải ăn mặc thật chuyên nghiệp hàng ngày.
Mặc dù có thể có những trường hợp bạn phải ăn mặc chuyên nghiệp hơn tùy theo hoàn cảnh cá nhân, nhưng những trợ lý cá nhân làm việc tại nhà của ai đó có thể thấy thái độ và trang phục trở nên trang trọng hơn.
Cao hơn Trợ lý điều hành là gì?
Trưởng phòng hành chính cao hơn. Vị trí này yêu cầu quản lý, tổ chức và chỉ đạo các hoạt động hàng ngày của công ty.
Sự khác biệt giữa Trợ lý điều hành và Quản trị viên điều hành là gì?
Một quản trị viên điều hành xử lý các nhiệm vụ hành chính hàng ngày của một nhóm các chuyên gia điều hành, trong khi một trợ lý điều hành thường xử lý các nhiệm vụ hành chính hàng ngày của một chuyên gia điều hành duy nhất.
Trợ lý điều hành được trả lương cao nhất là ai?
Loại trợ lý điều hành được trả lương cao nhất kiếm được trung bình 115,560 đô la mỗi năm và mức lương hàng giờ là 55.56 đô la. Các trợ lý điều hành cho các giám đốc điều hành kiếm được mức lương trung bình là 71,955 đô la, khiến họ trở thành loại trợ lý điều hành được trả lương cao thứ hai.
Cấp độ Tiếp theo Sau Trợ lý Điều hành là gì?
Bước hoặc cấp độ tiếp theo có thể là trợ lý điều hành trong một doanh nghiệp khác, COO, VP của phát triển kinh doanh, giám đốc quan hệ công chúng, giám đốc điều hành của một tổ chức phi lợi nhuận hoặc giám đốc quan hệ công chúng trong một ngành khác.
Bạn có thể kiếm được 6 con số với tư cách là Trợ lý điều hành không?
Trợ lý điều hành có tiềm năng kiếm được rất nhiều tiền. Điều này đặc biệt đúng trong ngành tài chính, nơi mà mức lương cơ bản cho trợ lý điều hành của giám đốc điều hành thường dao động từ 100,000 đô la đến 150,000 đô la, với một số ít kiếm được tới 200,000 đô la.
Bước nghề nghiệp tiếp theo cho một trợ lý hành chính là gì?
Các công việc khác mà bạn có thể sử dụng để nâng cao sự nghiệp của mình sau khi làm trợ lý hành chính bao gồm:
- chuyên gia thanh toán
- Giám đốc dịch vụ hành chính
- Bộ lập hóa đơn y tế
- Quản lý hoạt động
- Đại diện bán hàng
- Giám đốc dự án
- Trợ lý kế toán
- Trợ lý bán hàng và tiếp thị
- Giám đốc nhân sự
- quản lý văn thư
- Trợ lý kế toán
- chuyên gia quản trị
- Trợ lý nghiên cứu
- trợ lý giám đốc văn phòng
Trợ lý điều hành có phải là một công việc căng thẳng không?
Vị trí trợ lý điều hành đòi hỏi khắt khe, dễ bị áp đảo và ảnh hưởng đến cảm xúc của bạn. Bộ não và cơ thể của bạn chỉ có thể chịu đựng được rất nhiều ngày khủng khiếp, bất kể bạn mạnh mẽ, có khả năng hay bạn thực hành chăm sóc bản thân nhiều như thế nào.
Bài viết liên quan
- TỔNG GIÁM ĐỐC: Ý nghĩa, Mô tả công việc, Nhiệm vụ & Mức lương
- TRỢ LÝ CÁ NHÂN: Định nghĩa, Nhiệm vụ & Mức lương
- NHIỆM VỤ TRỢ LÝ HÀNH CHÍNH: Ý nghĩa, Mức lương, Lời khuyên về Y tế & Những điều bạn cần biết
Tài liệu tham khảo
