Nếu bạn mới tốt nghiệp hoặc có ít kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực mà bạn quan tâm, trở thành trợ lý điều hành có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Bằng cách hỗ trợ một Giám đốc điều hành có kinh nghiệm và thực hiện các nhiệm vụ đơn giản hoặc công việc hành chính, làm việc ở vị trí này mang đến cho bạn khả năng xây dựng bộ kỹ năng vững chắc để tiếp tục sự nghiệp trong ngành đã chọn. Tìm hiểu về các nhiệm vụ điển hình và thu nhập tiềm năng là rất quan trọng để xác định xem làm trợ lý điều hành có phải là lựa chọn đúng đắn cho bạn hay không. Trong bài đăng này, chúng tôi định nghĩa một trợ lý điều hành, mô tả những gì họ làm, mức lương và trách nhiệm của họ.
Trợ lý điều hành
Thực hiện bước đầu tiên chính xác để hướng tới sự nghiệp thành công trong lĩnh vực bạn đã chọn đòi hỏi phải biết định nghĩa về trợ lý điều hành. Người quản lý cấp cao, Giám đốc điều hành hoặc doanh nhân có thể thuê trợ lý điều hành (EA) làm nhân viên để giúp xử lý thư từ, lên lịch họp và các nhiệm vụ hành chính khác. Mặc dù thực tế là các doanh nghiệp hiếm khi yêu cầu kinh nghiệm làm việc đáng kể từ các trợ lý của họ, nhưng họ thích thuê những cá nhân có kỹ năng cụ thể. Nếu bạn đang cân nhắc làm việc cho chính mình và làm việc tại nhà, trở thành trợ lý điều hành có thể là một lựa chọn dành cho bạn. Vì nhiều sản phẩm có thể giao được trong nghề này là kỹ thuật số nên có thể bạn sẽ thực hiện các nhiệm vụ trợ lý tiêu chuẩn với tư cách là trợ lý ảo (VA). Bạn sẽ có thể làm việc với nhiều khách hàng cùng một lúc và có lịch trình linh hoạt hơn nếu bạn làm việc từ xa.
Yêu cầu đối với trợ lý điều hành
Một số thông tin đăng nhập và đào tạo có thể được yêu cầu cho vai trò trợ lý điều hành. Hãy suy nghĩ về những yêu cầu điển hình sau đây:
#1. Giáo dục
Việc hoàn thành GCSEs hoặc A level của bạn thường là yêu cầu tối thiểu đối với vị trí trợ lý điều hành cấp đầu vào, nhưng nhiều trợ lý có bằng đại học.
#2. Tập huấn
Trong vài tuần đầu tiên làm việc, các trợ lý điều hành thường được đào tạo tại chỗ. Tại thời điểm đó, công ty của họ có thể trình bày cách sử dụng phần mềm hoặc chương trình cụ thể và xem qua các quy trình hoặc thủ tục làm việc phức tạp với chúng.
#3. Chứng nhận
Mặc dù không phải tất cả các nhà tuyển dụng đều yêu cầu điều đó, nhưng việc đạt được các chứng chỉ để nâng cao khả năng của họ có thể hữu ích đối với những trợ lý đầy tham vọng. Chứng chỉ cho các kỹ năng cụ thể cũng có thể tăng khả năng kiếm tiền của họ.
Các kỹ năng và phẩm chất quan trọng của Trợ lý điều hành (EA)
Có một số đặc điểm và kỹ năng phổ biến đối với vị trí này, tuy nhiên, mỗi nhà tuyển dụng có thể có những yêu cầu riêng biệt khi thuê một EA. Để cải thiện cơ hội được tuyển dụng làm trợ lý, hãy nghĩ đến việc tập trung vào những khả năng sau:
#1. Khả năng quản lý thời gian và tài nguyên
Các khả năng quan trọng nhất mà một EA có thể có thường là khả năng tổ chức và quản lý thời gian. Khả năng phục vụ chủ nhân của bạn bằng cách sắp xếp thời gian, nhiệm vụ, cuộc họp hoặc sắp xếp chuyến đi của họ thường là cốt lõi của chức năng.
#2. Khả năng giao tiếp tốt cả về nói và viết
Trợ lý điều hành có thể chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành các cuộc họp, lên kế hoạch cho các chuyến đi hoặc chỉnh sửa các tài liệu bằng văn bản mà một giám đốc điều hành cung cấp. Đây là những trách nhiệm điển hình đòi hỏi khả năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản tuyệt vời.
# 3. Khả năng thích ứng
Các giám đốc điều hành muốn biết rằng các trợ lý điều hành của họ luôn sẵn sàng giúp đỡ họ trong công việc, kể cả sau giờ làm việc hoặc trong trường hợp khẩn cấp. Bạn bắt buộc phải có khả năng thích nghi nhanh chóng với các tình huống, hoàn cảnh và môi trường khác nhau nếu muốn làm trợ lý.
#4. động lực bản thân
Bạn có thể chủ động và hoàn thành mọi việc ngay cả khi có rất ít hoặc không có sự giám sát nếu bạn là người năng động. Đó là điều thúc đẩy bạn luôn học hỏi những tài năng mới và đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.
# 5. Sự tùy ý
trong khi là trợ lý điều hành, bạn có thể chịu trách nhiệm hỗ trợ người quản lý cấp cao hoặc giám đốc điều hành trong khi họ xử lý các mối quan tâm liên quan đến công việc và cá nhân.
# 6. Đa nhiệm
Bạn có thể cần phát triển khả năng đa nhiệm và quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc nếu muốn làm trợ lý. Khi có nhiều việc xảy ra tại nơi làm việc, việc sắp xếp ngăn nắp và lập danh sách việc cần làm ngắn gọn có thể hữu ích.
Mức lương của trợ lý điều hành
Một EA kiếm được trung bình £31,133 hàng năm. Mức lương theo giờ cho trợ lý ảo trung bình là 11.53 bảng Anh. Tùy thuộc vào lĩnh vực, khu vực và nhiệm vụ cụ thể mà người sử dụng lao động giao cho trợ lý của họ, mức lương trong nghề này có thể thay đổi. Chẳng hạn, trợ lý điều hành chủ yếu xử lý các công việc hành chính thông thường có thể kiếm được ít tiền hơn so với trợ lý hỗ trợ các doanh nhân có tay nghề cao. Điều này là do khả năng các công ty đó sẽ yêu cầu nhiều tài năng chuyên môn hơn, như ngôn ngữ, quản lý dự án, hoặc khả năng tiếp thị. Nếu bạn muốn làm việc với tư cách là một EA nhưng không biết bắt đầu từ đâu, trước tiên, bạn nên ứng tuyển vào các vị trí rộng hơn và tập trung vào việc mài giũa bộ kỹ năng của mình.
Trợ lý điều hành làm gì
Một trợ lý điều hành, thường được gọi là quản trị viên điều hành, chịu trách nhiệm kiểm soát thông tin liên lạc và lịch trình của các giám đốc điều hành kinh doanh quan trọng. Ưu tiên email và các cuộc gọi điện thoại, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp và tổ chức các chuyến đi chỉ là một số trách nhiệm của họ.
Nhiệm vụ và trách nhiệm của trợ lý điều hành
Trợ lý điều hành không chỉ chịu trách nhiệm cho công việc văn phòng. Ngoài ra, họ giao tiếp thay mặt cho giám đốc điều hành mà họ hỗ trợ bằng cách lọc và ưu tiên các lượt truy cập của khách hàng hoặc các cuộc trò chuyện qua điện thoại. Các nghĩa vụ khác bao gồm:
- Hỗ trợ các công việc hành chính, chẳng hạn như soạn và sửa đổi email, bản ghi nhớ và thư từ thay mặt cho giám đốc điều hành
- Ghi chép đầy đủ và chính xác
- Thực hiện một số công việc kế toán đơn giản
- Lên lịch các cuộc họp, gửi lời nhắc, và nếu cần thiết, sắp xếp phục vụ ăn uống
- Trả lời điện thoại duyên dáng và chuyên nghiệp
- Chào đón khách và tìm hiểu lý do chuyến thăm của họ trước khi hướng dẫn họ đến bộ phận thích hợp
- Tổ chức lịch của giám đốc điều hành, bao gồm lên lịch các cuộc họp và ưu tiên các vấn đề tế nhị nhất
Trợ lý điều hành làm gì?
Để các giám đốc điều hành kinh doanh hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ quan trọng và các dự án của công ty, họ cung cấp hỗ trợ hành chính cấp cao. Họ duy trì trật tự trong thông tin liên lạc của người điều hành để họ có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin quan trọng nhất mà không cần phải sàng lọc thông tin ít quan trọng hơn. Tất cả khách truy cập đều được sàng lọc bởi các trợ lý điều hành, những người cũng quyết định mức độ hỗ trợ mà họ yêu cầu trong khi cung cấp dịch vụ khách hàng lịch sự, hiệu quả. Họ giám sát lịch trình hàng ngày của giám đốc điều hành, bao gồm lên lịch các cuộc họp, xác minh các cuộc hẹn, tạo hành trình và sắp xếp phương tiện đi lại. Các nhân viên hành chính khác cũng được đào tạo bởi các trợ lý điều hành trong chính sách của công ty và các phương pháp hay nhất.
Trợ lý điều hành vs Trợ lý cá nhân
Có thể khó so sánh một trợ lý điều hành với một trợ lý cá nhân vì họ thực hiện nhiều nhiệm vụ giống nhau. Thực tế là các định nghĩa khác nhau về những gì một trợ lý cá nhân làm góp phần vào sự phức tạp này. Cả hai nghề đều cần những khả năng tương tự, chẳng hạn như tổ chức, tính chuyên nghiệp, trình độ máy tính, độ tin cậy và kỹ năng giao tiếp.
Trợ lý điều hành là gì? Trợ lý điều hành vs Trợ lý cá nhân
Trợ lý điều hành là một chuyên gia hỗ trợ hành chính làm việc với một hoặc nhiều giám đốc điều hành. Nhiều công ty lớn hơn chỉ bổ nhiệm một trợ lý điều hành cho một giám đốc điều hành tại một thời điểm, nhưng các công ty nhỏ hơn có thể làm điều tương tự miễn là nó không chiếm quá nhiều thời gian.
Trợ lý cá nhân là gì? Trợ lý điều hành vs Trợ lý cá nhân
Tùy thuộc vào bối cảnh, vị trí và lĩnh vực, trợ lý cá nhân có thể được định nghĩa theo một số cách khác nhau. Các công việc lặt vặt cá nhân, mua thực phẩm, chuẩn bị bữa ăn, tổ chức tại nhà, quản lý lịch cá nhân và gia đình cũng như lập kế hoạch sự kiện là tất cả những việc mà một số trợ lý cá nhân có thể giúp thực hiện. Nhiều người nổi tiếng thuê ai đó đảm nhận công việc này vì họ cần sự giúp đỡ để quản lý cuộc sống bận rộn của họ.
Bạn nên xem xét các chi tiết sau khi quyết định vai trò nào là lý tưởng cho mình:
Trợ lý điều hành vs Trợ lý cá nhân Biến thể chính
Trợ lý cá nhân và trợ lý điều hành, cả hai đều làm việc cho cùng một công ty, chỉ khác nhau rất ít. Hầu hết các công việc như trợ lý cá nhân hoặc trợ lý điều hành chỉ yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học và cả hai loại vị trí này thường không có bất kỳ yêu cầu giáo dục bổ sung nào.
Trợ lý cá nhân hỗ trợ người quản lý và những nhân viên cấp thấp khác cần hỗ trợ, trong khi trợ lý điều hành thường hỗ trợ giám đốc điều hành và những người cấp cao hơn trong tổ chức.
Kỹ năng hữu ích cho Trợ lý điều hành so với Trợ lý cá nhân
Cả trợ lý điều hành và trợ lý cá nhân đều yêu cầu nhiều khả năng, một số khả năng như sau:
- Kiến thức về máy tính, bao gồm các chương trình bảng tính, email và lịch
- Kỹ năng nói và viết trong giao tiếp
- Sẵn sàng khuyến khích mọi người trong công việc hoặc cuộc sống cá nhân của họ
- Lập kế hoạch chiến lược
- Hiệu quả khi hoàn thành bài tập
- Tìm giải pháp
- Tính chuyên nghiệp
- Tổ chức đáng tin cậy về dữ liệu cá nhân
- quản lý thời gian
Trợ lý điều hành được trả lương cao nhất là gì?
Vị trí trợ lý của phó chủ tịch được trả nhiều tiền nhất với tư cách là một EA.
Trợ lý điều hành và Thư ký có giống nhau không?
Một EA, ngoài những công việc này, còn thực hiện các nhiệm vụ cấp cao hơn bao gồm quản lý ngân sách, lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định. Một thư ký có thể đảm nhận các công việc như lên lịch hẹn, trả lời điện thoại và sắp xếp tài liệu.
Bạn có thể kiếm được 6 con số với tư cách là Trợ lý điều hành không?
Câu trả lời là Có. Trợ lý điều hành có tiềm năng kiếm được rất nhiều tiền.
Vị trí nào cao hơn trợ lý điều hành?
Trưởng phòng Hành chính, Phần lớn các trách nhiệm hành chính trong một công ty được quản lý bởi giám đốc điều hành này, người đứng đầu hệ thống phân cấp.
Là một trợ lý điều hành cao hơn một người quản lý?
Một trợ lý điều hành cấp cao chủ yếu cung cấp hỗ trợ cho các giám đốc, người quản lý và giám đốc điều hành.
bài viết liên quan
- LƯƠNG SRE: Kỹ sư độ tin cậy của trang web kiếm được bao nhiêu vào năm 2023?
- Yêu Cầu Trở Thành Tiếp Viên Hàng Không (Hướng Dẫn Chi Tiết)
- TẤN CÔNG TỪ CHỐI DỊCH VỤ LÀ GÌ: Tất cả những gì bạn cần biết
- CÁC CƠ QUAN QUẢNG CÁO HÀNG ĐẦU: Các cơ quan tốt nhất trên thế giới, Chúng tôi, Chicago & LA
dự án
