Thông thường, nhân viên lễ tân hoặc lễ tân đóng vai trò là người gác cổng của văn phòng. Họ cung cấp dịch vụ trả lời cuộc gọi, dịch vụ chuyển cuộc gọi, dịch vụ lên lịch cuộc hẹn, dịch vụ khách hàng và hướng dẫn bản đồ. Bất cứ ai bước vào tòa nhà đều được nhân viên lễ tân chào đón. Nhân viên lễ tân thường cần ít nhất bằng tốt nghiệp trung học, khả năng văn phòng cơ bản và kinh nghiệm máy tính.
Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về lễ tân, mô tả công việc, nhiệm vụ và trình độ của họ.
Quầy lễ tân
Trong một doanh nghiệp hoặc văn phòng lớn, nhân viên lễ tân đóng vai trò là điểm liên lạc đầu tiên. Các trách nhiệm và nhiệm vụ điển hình của lễ tân lễ tân bao gồm nhận phòng và đăng ký khách, nhận và phân loại thư, lên lịch các cuộc họp và quản lý các hoạt động của văn phòng. Ngoài ra, họ chịu trách nhiệm vận hành tổng đài, nhận cuộc gọi và chuyển tiếp tin nhắn cho nhân viên văn phòng. Ngoài ra, các nhiệm vụ có thể dành cho nhân viên lễ tân bao gồm cập nhật lịch hẹn, xác nhận vé đỗ xe, nộp hồ sơ và công việc văn thư.
Trình độ học vấn chính thức duy nhất cần thiết để làm nhân viên lễ tân thường là bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng ưu tiên những ứng viên đã từng làm lễ tân, quản trị viên văn phòng hoặc đại diện dịch vụ khách hàng. Bộ Microsoft Office và sức mạnh của phần mềm đặt lịch hẹn có thể giúp ứng viên có lợi thế hơn những ứng viên khác trong quá trình tuyển dụng. Nhân viên lễ tân tại quầy lễ tân đầy tham vọng cũng phải thành thạo đa nhiệm, quản lý thời gian và giao tiếp.
Nhiệm vụ và nhiệm vụ của lễ tân lễ tân là gì?
Trách nhiệm của nhân viên lễ tân bao gồm nhiều nhiệm vụ hành chính khác nhau. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và lĩnh vực bạn làm việc, nhiệm vụ của bạn với tư cách là lễ tân bàn sẽ thay đổi. Để giữ cho công việc lễ tân của bạn thú vị, bạn sẽ có nhiều trách nhiệm khác nhau. Ngoài ra, bạn sẽ là người đầu tiên nhân viên nhìn thấy khi họ đến nơi làm việc. Điều này cho phép bạn làm quen với đồng nghiệp của mình, điều mà một số nhà tuyển dụng có thể đánh giá cao. Thông thường, nghĩa vụ và nghĩa vụ của bạn sẽ như sau:
- chào đón khách hàng
- Nhận cuộc gọi và chuyển chúng
- Nhận tin nhắn
- Tạo bản sao
- Xử lý email
- Sắp xếp cuộc hẹn
- Chấp nhận thanh toán
- Scan giấy tờ
- Nhập dữ liệu khách hàng hoặc khách hàng
- Đặt quà tặng đồng nghiệp
- Lên kế hoạch cho các cuộc họp mặt và sự kiện khiêm tốn cho văn phòng.
Nhiệm Vụ Của Lễ Tân
#1. Nhiệt liệt chào đón khách hàng
Chào đón khách là một trong những nhiệm vụ cơ bản của lễ tân. Khách đến cửa hàng hoặc văn phòng của bạn chỉ có thể tương tác với nhân viên lễ tân. Mặc dù đây là một vị trí mới bắt đầu, nhưng một lễ tân thành công trong vị trí này phải là một nhà quản trị giỏi cũng như một người giao tiếp tuyệt vời, có thể hòa đồng với mọi người thuộc mọi thành phần và ngành nghề.
Khi khách đến, nhân viên lễ tân nên chào đón họ một cách vui vẻ, thỉnh thoảng lấy áo khoác của họ, mời họ đồ ăn nhẹ và trả lời những câu hỏi đơn giản về công ty, chẳng hạn như giờ làm việc của công ty. Nhân viên lễ tân nên cố gắng có đủ kiến thức để mô tả ngắn gọn về hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cung cấp.
#2. Nhận và trả lại cuộc gọi
Nhân viên lễ tân tại quầy chịu trách nhiệm giải quyết tất cả các cuộc gọi đến cũng như trực tiếp chào đón khách đến thăm. Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh của bạn, nhân viên lễ tân của bạn phải quen thuộc với hệ thống điện thoại của bạn để thực hiện nhiệm vụ này. Nhân viên lễ tân sàng lọc các cuộc gọi theo yêu cầu, chuyển hướng các cuộc gọi đến bên thích hợp, nhận và chuyển tiếp các tin nhắn khi cần thiết.
#3. Gửi thư đến
Ở một số công ty, nhân viên lễ tân có thể giám sát việc phân phối cả thư đến và thư đi. Nhân viên tiếp tân sắp xếp thư đến, loại bỏ thư rác và phân tách các mục có mức độ ưu tiên cao nhất. Thư được phân phối theo chính sách của công ty.
Nhân viên lễ tân tại quầy lễ tân có thể giao tận tay từng mẩu thư đến người nhận dự định hoặc các gói có thể được đặt vào khe thư liên văn phòng thích hợp. Khi các gói hàng đến, nhân viên tiếp tân sẽ ký bổ sung cho việc giao hàng qua đêm hoặc giao hàng ưu tiên.
#4. Chuẩn bị thư đi
Nhân viên lễ tân ở quầy lễ tân chuẩn bị sẵn thư trong ngày để bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát qua đêm đến nhận. Nhân viên lễ tân liên hệ với dịch vụ nhắn tin và cung cấp cho họ tất cả các hướng dẫn cần thiết nếu một người hoặc công ty cần tài liệu nhanh chóng.
#5. Nhiệm vụ hành chính và văn thư
Nhân viên lễ tân tại quầy lễ tân cũng có thể thực hiện một số nhiệm vụ văn thư, chẳng hạn như soạn thư, tạo bảng tính tài chính và thuyết trình. Trong các công ty vừa hoặc nhỏ, nhân viên lễ tân tại quầy lễ tân cũng có thể chịu trách nhiệm lên lịch các cuộc họp của các thành viên cấp cao trong nhóm và sắp xếp các chuyến công tác. Đặt mua đồ dùng văn phòng, nộp hồ sơ giấy tờ, sao chụp, gửi và nhận fax là những nhiệm vụ khác mà nhân viên lễ tân có thể phải thực hiện. Cá nhân ngồi phía trước thỉnh thoảng thực hiện các nhiệm vụ văn thư.
Kỹ Năng Của Lễ Tân Lễ Tân
- Kinh nghiệm hành chính
- kỹ năng song ngữ
- Kỹ năng giao tiếp
- Trình độ tin học
- kĩ năng sử dụng máy tính
- Dịch vụ khách hàng
- Nhập dư liệu
- Trải nghiệm phòng khám nha khoa
- Đánh giá tài liệu
- hệ thống EMR
- Khả năng tổ chức
- Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt
- Sự chú ý đến chi tiết
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Microsoft Office
- Google Docs
- Phần mềm lịch
Làm thế nào để trở thành Lễ tân
Ngay cả khi bạn có ít hoặc không có kinh nghiệm trước đó trong lĩnh vực này, bạn vẫn có thể tìm được công việc lễ tân bằng cách làm như sau:
#1. Nhận bằng tốt nghiệp trung học
Rất nhiều nhà tuyển dụng sẽ không thuê nhân viên tiếp tân trừ khi họ có bằng tốt nghiệp trung học. Kinh nghiệm ở trường trung học của bạn có thể giúp bạn chuẩn bị cho các công việc lễ tân theo nhiều cách khác nhau, bao gồm nâng cao khả năng quản lý thời gian, tổ chức và cộng tác với những người khác. Nếu bạn có bằng tốt nghiệp trung học, các nhà tuyển dụng tiềm năng có thể coi bạn là người có năng lực, trách nhiệm và có tổ chức—những phẩm chất có thể giúp bạn đủ tiêu chuẩn hơn cho các vị trí lễ tân.
#2. Xây dựng khả năng giao tiếp của bạn
Hàng ngày khi làm nhân viên lễ tân, bạn sẽ phải giao tiếp với rất nhiều người. Nhân viên lễ tân với sức mạnh kĩ năng giao tiếp cá nhân thường xuyên được các nhà tuyển dụng thuê. Bạn sẽ có đủ điều kiện hơn cho vị trí lễ tân nếu bạn có kỹ năng giao tiếp tốt bởi vì bạn sẽ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng như một người lôi cuốn, chuyên nghiệp và có tài ăn nói.
# 3. Lập hồ sơ xin việc mạnh mẽ
Sơ yếu lý lịch của bạn là một trong những cách tốt nhất để chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy trình độ, năng lực, danh dự và thành tích của bạn. Hơn nữa, sơ yếu lý lịch được viết tốt, có tổ chức và trình bày chuyên nghiệp có nhiều khả năng truyền đạt cho nhà tuyển dụng ý tưởng rằng bạn có đạo đức làm việc mạnh mẽ.
#4. Cải thiện khả năng tổ chức của bạn
Việc duy trì văn phòng và tổ chức tiền sảnh thường là trách nhiệm của nhân viên lễ tân. Phát triển các kỹ năng tổ chức là cần thiết để quản lý các cuộc hẹn, nhận tin nhắn và phân loại thư. Bằng cách làm nổi bật các kỹ năng tổ chức của bạn, chẳng hạn như chú ý đến chi tiết và lập kế hoạch, bạn có thể khiến mình có vẻ đủ tiêu chuẩn hơn trong cuộc phỏng vấn và cho người quản lý tuyển dụng thấy rằng bạn có các kỹ năng lễ tân cần thiết mặc dù có ít hoặc không có kinh nghiệm làm việc.
#5. Cố gắng thể hiện bản thân một cách chuyên nghiệp
Một trong những tiêu chuẩn quan trọng đối với nhiều vị trí lễ tân là khả năng ứng xử chuyên nghiệp khi tương tác với những người khác ở văn phòng. Ngoài ra, nhiều nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng giao tiếp tốt, những người có thể truyền tải hình ảnh thuận lợi và dễ tiếp cận trước công chúng cho thương hiệu của công ty. Bởi vì kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng trong loại công việc này, người quản lý tuyển dụng có thể đánh giá tiềm năng thành công của bạn với tư cách là nhân viên lễ tân chính xác hơn nếu bạn có thể thể hiện những phẩm chất này trong suốt cuộc phỏng vấn của mình.
#6. Thực hành kỹ năng nói chuyện điện thoại của bạn
Vì nói chuyện qua điện thoại thường là một trong những nhiệm vụ chính của lễ tân, nên việc mài giũa giọng nói khi nói qua điện thoại có thể khiến bạn nghe rõ ràng, chuyên nghiệp và lôi cuốn hơn. Yêu cầu lời khuyên về cách nâng cao kỹ năng nói chuyện qua điện thoại của bạn và áp dụng thực hành của bạn vào hành động với những người thân yêu hoặc bạn bè của bạn.
Mô tả công việc lễ tân lễ tân
Chúng tôi cần một lễ tân lễ tân hòa đồng để xử lý tất cả các nhiệm vụ hành chính và lễ tân tại bàn ở lối vào chính của chúng tôi. Bởi vì bạn là “bộ mặt” của công ty, bạn sẽ là người mà tất cả khách hàng sẽ nhìn thấy. Chính bạn là người sẽ quyết định cảm giác của họ.
Ứng viên lý tưởng sẽ cực kỳ sâu sắc và kỷ luật bên cạnh tính cách dễ chịu và thoải mái. Bạn phải có khả năng giải quyết khiếu nại và cung cấp thông tin trung thực. Một cách tiếp cận hướng tới khách hàng là điều cần thiết. Mục tiêu là làm cho du khách cảm thấy được chào đón và đánh giá cao khi họ ở tại cơ sở kinh doanh của chúng tôi.
Trách nhiệm:
- Chào đón du khách và đối xử với họ với sự lịch sự tuyệt vời.
- Đảm bảo quầy lễ tân được tổ chức, bảo trì tốt và dự trữ đầy đủ mọi vật dụng cần thiết, chẳng hạn như bút, biểu mẫu và giấy.
- Trả lời ngay tất cả các cuộc gọi từ khách hàng và các câu hỏi.
- Chuyển cuộc gọi đến bộ phận thích hợp và ghi lại tin nhắn.
- Chấp nhận mọi lá thư và gói hàng, sau đó chuyển chúng đến bộ phận thích hợp.
- Theo dõi, sắp xếp và chuyển tiếp email.
- Việc đặt hàng và quản lý các thiết bị, đồ dùng văn phòng là cần thiết.
- Giữ tài liệu và tập tin được cập nhật.
- Theo dõi ngân sách văn phòng.
yêu cầu:
- Bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng cấp tương đương khác.
- 2 năm trở lên trong vai trò tương tự với kinh nghiệm được ghi lại.
- Kiến thức tuyệt vời về thủ tục kế toán tiêu chuẩn và quản lý văn phòng.
- kỹ năng giao tiếp tuyệt vời
- Rất giỏi đa nhiệm và tổ chức.
- Quen thuộc với các chương trình MS Office
Nghề Lễ Tân Lễ Tân Có Cứng Không?
Nhân viên lễ tân tại quầy lễ tân cần phải hòa đồng, tổ chức tốt và có khả năng đa nhiệm. Họ cần khả năng giao tiếp. Một nhân viên lễ tân giỏi chú ý đến từng chi tiết và có khả năng xử lý nhiều dự án cùng một lúc. Không phải ai cũng nên làm việc ở quầy lễ tân. Nếu bạn có các kỹ năng cần thiết, việc thực hiện công việc cấp đầu vào này sẽ không khó đối với bạn. Bạn phải rất kiên nhẫn, lịch sự và có thể hướng dẫn khách và gửi thư đến văn phòng thích hợp. Đôi khi bạn có thể thấy nó đơn điệu khi không ai gọi hoặc vào phòng; trong những trường hợp khác, bàn của bạn có thể đầy những chồng giấy và mọi người có thể đang đợi để nói chuyện với bạn.
Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân là gì?
Tùy thuộc vào doanh nghiệp, nhân viên lễ tân có thể có nhiều nhiệm vụ khác nhau. Tất cả thư từ và gói hàng đến và đi phải được họ nhận và chuyển phát. Họ cũng chịu trách nhiệm trả lời các cuộc gọi, thiết lập các cuộc họp, điều phối các hoạt động của văn phòng và chào đón khách.
Điều gì tạo nên một đại diện lễ tân tốt?
Bởi vì họ giao dịch với khách hàng, đồng nghiệp và nhà cung cấp hàng ngày nên nhân viên lễ tân cần phải là những người giao tiếp xuất sắc. Ngoài ra, họ sở hữu khả năng giao tiếp mạnh mẽ cho phép họ làm việc cùng nhau, đưa ra và nhận những lời chỉ trích một cách xây dựng. Họ sẽ thành công ở vị trí này nếu họ có những kỹ năng mềm như sự thân thiện và dễ mến.
Quầy lễ tân làm việc bao nhiêu giờ?
Hầu hết nhân viên lễ tân làm việc vào các ngày trong tuần từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Thông thường, ca làm việc của nhân viên lễ tân kéo dài 7 tiếng. Ba ca thường được sử dụng để đảm nhận lễ tân: ca sáng, kéo dài từ khoảng 3 giờ sáng đến 3 giờ chiều; ca chiều bắt đầu từ 11 giờ chiều và kết thúc lúc 11 giờ đêm; và ca trực đêm hay còn gọi là ca kiểm toán đêm bắt đầu từ 7 giờ đêm và kết thúc lúc XNUMX giờ tối.
Những điều nhân viên lễ tân không nên làm?
- Nâng cao tiếng nói của họ với khách hàng
- Bất cứ khi nào ai đó bước vào phòng, tránh nhìn lên và chào hỏi.
- Đừng để mọi người chờ đợi quá lâu trên ghế
- Coi điện thoại quan trọng hơn người đứng trước mặt họ
- Giữ người gọi vô thời hạn
- Sự thô lỗ trên điện thoại
- Mất bí mật
Kết luận
Bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED của bạn sẽ cần thiết để làm lễ tân; bằng đại học có thể không phải lúc nào cũng cần thiết. Nhiều nhà tuyển dụng có thể thích hơn nếu bạn đã có kinh nghiệm làm việc với tư cách là đại diện dịch vụ khách hàng, lễ tân hoặc trong vai trò hành chính khác. Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể có trình độ chuyên môn cụ thể cho vai trò về mặt kỹ năng. Bạn có thể tăng cơ hội tìm được việc làm bằng cách được chứng nhận trong một lĩnh vực cụ thể để học những kỹ năng này.
Bài viết liên quan
- Lễ tân lễ tân: Định nghĩa, Mô tả công việc & Mức lương
- DỊCH VỤ TRẢ LỜI CHUYÊN NGHIỆP: Các lựa chọn tốt nhất vào năm 2023
- NHÀ PHÂN TÍCH BÀN DỊCH VỤ: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Câu hỏi phỏng vấn & Sơ yếu lý lịch
- LỄ TÂN LÀ GÌ: Nhiệm vụ, Mức lương, Kỹ năng & Tầm quan trọng
dự án
