Lên lịch thay đổi cho nhân viên là một trong những trách nhiệm khó khăn nhất đối với các nhà quản lý tài nguyên và chủ sở hữu doanh nghiệp. Việc phân tích thời gian để mọi người làm việc và cách thức thực hiện là công việc tốn nhiều thời gian và đòi hỏi khắt khe. Điều này đặc biệt khi có nhiều nhân viên có nhu cầu lập lịch trình khác nhau hoặc sắp xếp lịch trình phức tạp như chu kỳ làm việc 24 giờ. Để giúp bạn, chúng tôi đã tổng hợp một số ví dụ về phần mềm và ứng dụng lên lịch ca làm việc cho nhân viên miễn phí tốt nhất trên thị trường gần đây giúp bạn tiết kiệm thời gian và phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Giới thiệu chung
Người lập lịch ca là người sắp xếp, xử lý lịch làm việc cho công ty nhằm mục đích đẩy tổng số đơn vị công việc đạt mức độ hoàn thành trên một đơn vị thời gian. Ngoài ra, người lập lịch trình làm việc trong nhiều môi trường khác nhau, như công ty bán lẻ, nhà máy, công ty vận tải đường bộ, cơ sở y tế và trường đại học.
Người lập lịch thay đổi: Nhiệm vụ & Trách nhiệm hàng ngày
Hoàn toàn phụ thuộc vào công ty, người lập lịch trình được dành cho một số nhiệm vụ hành chính nhất định như quản lý mối quan tâm của khách hàng và khách hàng, chào đón khách và quản lý thông tin vận chuyển hàng hóa vào và ra. Dưới đây là một số trách nhiệm cơ bản mà nhà tuyển dụng mong đợi ở người lập lịch trình:
- Chuẩn bị lịch trình và lên lịch lại khi cần thiết
- Giao tiếp với khách hàng hoặc khách hàng qua điện thoại và qua email để thiết lập và theo dõi các cuộc hẹn
- Nộp hóa đơn khách hàng và thực thi chính sách tín dụng
- Theo dõi hồ sơ công ty
- Giải quyết các vấn đề về lịch trình với nhân viên và khách hàng
- Giải thích các cam kết tài chính với khách hàng
- Thông báo cho nhân viên về những thay đổi trong lịch trình để họ chấp thuận
- Tập tin và sắp xếp tài liệu
- Chuẩn bị tài liệu cho bài thuyết trình
Lập lịch ca làm việc của nhân viên
ca làm việc là một phương pháp thiết lập lịch trình làm việc để nâng cao năng suất bằng cách nhấn mạnh nhu cầu của công ty đồng thời đảm bảo sự hài lòng của nhân viên. Công cụ lập lịch ca làm việc của nhân viên liên quan đến rất nhiều kế hoạch và tổ chức để đảm bảo công ty có số lượng thành viên nhóm cần thiết làm việc trong một ca làm việc nhất định đồng thời xem xét sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên. Do đó, các công ty lên lịch ca làm việc của nhân viên bằng nhiều phương pháp khác nhau để ghi lại và phân phối lịch trình. Tuy nhiên, quy trình nào được chọn hoàn toàn phụ thuộc vào các mục tiêu chính của công ty và các nguồn lực sẵn có.
Công cụ Lập lịch Ca làm việc của Nhân viên: Thực tiễn Tốt nhất về Lập kế hoạch Ca làm việc
Tạo một lịch trình thay đổi là khó khăn và việc sắp xếp một lịch trình đáp ứng mong đợi của cả chủ lao động và nhân viên có thể là một thách thức. Vì vậy, hãy xem xét các mẹo này để có một quy trình lập lịch trình ca làm việc thành công cho nhân viên, mang lại lợi ích cho tất cả các thành viên trong nhóm.
#1. Hiểu được nhu cầu của Công ty.
Trước khi chọn bất kỳ quy trình nào để lên lịch làm ca, người sử dụng lao động cần xem xét trách nhiệm chính của các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Do đó, phục vụ như một hướng dẫn cho tùy chọn lập lịch trình hoặc kết hợp duy nhất đáp ứng các mục tiêu này. Ngoài ra, hãy xác định loại lịch biểu nào sẽ được sử dụng sau khi bạn đã xác định các mục tiêu của công ty.
#2. Tập trung vào sự sẵn có của nhân viên
Người sử dụng lao động nên tạo lợi thế cho nhân viên bằng cách cung cấp khả năng làm việc của họ. Ngoài ra, ban quản lý phải luôn tôn trọng mọi yêu cầu nghỉ phép của nhân viên đã có từ trước.
#3. Lên lịch trước
Lịch làm ca nên được soạn thảo càng sớm càng tốt để nhân viên lên kế hoạch phù hợp hoặc đưa ra các vấn đề cần giải quyết. Ngoài ra, các nhà quản lý tài nguyên khuyên rằng nên chia sẻ lịch trình với nhân viên trước ít nhất hai tuần.
#4. Giao tiếp kỹ thuật lập kế hoạch
Người sử dụng lao động cần thảo luận cởi mở về các kỹ thuật với nhân viên trong quá trình lên lịch thay ca. Người quản lý cũng nên giải thích cách lập kế hoạch được thực hiện và nói về các câu hỏi và vấn đề quan tâm.
#5. Lịch trình phải dễ dàng truy cập.
Lập kế hoạch thay đổi nên bao gồm một cách hiệu quả để phân bổ lịch trình cho tất cả nhân viên một cách nhanh chóng và công bằng.
#6. Hãy cởi mở để điều chỉnh
Với rất nhiều người để làm hài lòng, lịch trình thay đổi đạt được với rất nhiều thay đổi và ý kiến. Căn phòng nên được để lại trong quy trình để giải quyết các vấn đề về lịch trình trong quá trình thực hiện.
#7. Sử dụng công cụ lập lịch
Trí tuệ nhân tạo có thể tin học hóa quy trình lập lịch ca. Ngoài ra, các công ty có thể sử dụng phần mềm để cân bằng các nhiệm vụ của nhân viên, theo dõi ngày cá nhân của nhân viên, nhận thông báo khi có vấn đề phát sinh, chuyển ca hiệu quả, giao tiếp với nhân viên trong nền tảng và làm việc kết hợp với phần mềm tài chính để đưa bảng lương vào quy trình lập lịch trình.
Phần mềm lập lịch ca
Phần mềm lập lịch ca làm việc của nhân viên được sử dụng để soạn thảo lịch làm việc kỹ thuật số cho những người làm việc theo giờ. Họ theo dõi các sở thích và tính khả dụng của công việc cá nhân, giúp người quản lý tạo lịch trình phù hợp với mọi người. Chúng cũng cung cấp các lợi ích khác, như liên kết trực tiếp đến hệ thống quản lý lương và thời gian nghỉ. Ngoài ra, một số chương trình phần mềm lập lịch trình nhân viên là một phần của các hệ thống HRIS hoặc HRMS lớn hơn, tích hợp với các hệ thống cơ bản khác. chức năng nhân sự tất cả ở một địa điểm.
Phần mềm lập lịch trình thay đổi: Các yếu tố cần xem xét
Khi tìm kiếm phần mềm lập lịch ca làm việc của nhân viên tốt nhất, hãy ghi nhớ những tính năng chính này để tạo nên một giải pháp hoàn chỉnh:
- Lập lịch và lịch thay đổi: Sử dụng chế độ xem lịch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng để cho biết những ca nào đã được lên lịch và cho phép bạn tạo những ca mới bằng cách sử dụng các mẫu hoặc tự động hóa.
- Thời gian rảnh và thời gian nghỉ của nhân viên: Một số nhân viên có thể không rảnh vào một thời điểm cụ thể hoặc đã đặt trước thời gian nghỉ, vì vậy điều quan trọng là điều này phải được thể hiện trong lịch làm việc của nhóm bạn.
- Đồng hồ bấm giờ: Nhân viên bấm giờ vào và ra xác nhận rằng các ca làm việc đang được hoàn thành, dẫn đến bảng chấm công chính xác hơn.
- Theo dõi nhiệm vụ: Bao gồm các nhiệm vụ theo ca và yêu cầu nhân viên cập nhật tiến độ là một cách để đo lường xem lịch trình của bạn có năng suất và hiệu quả hay không.
- Báo cáo và phân tích: chuyển dữ liệu giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn. Chẳng hạn, bạn có thể phân tích số giờ làm việc mỗi ngày để xác định ngày bận rộn nhất trong tuần của mình.
- Nhắn tin tức thời: Trò chuyện trực tiếp và trò chuyện nhóm hỗ trợ lập lịch hiệu quả, nơi nhân viên có thể kiểm tra chi tiết ca làm việc và trao đổi ca làm việc khi cần.
- Tuân thủ: Phần mềm đảm bảo bạn tuân thủ luật lao động của liên bang, tiểu bang và địa phương, chẳng hạn như các yêu cầu về lương tối thiểu và làm thêm giờ. Điều này, đến lượt nó, làm giảm rủi ro pháp lý của bạn.
Phần mềm lập lịch ca: Phần mềm lập lịch ca tốt nhất
Dưới đây là một số ví dụ về phần mềm lập lịch trình tốt nhất: dựa trên giá tổng thể và các tính năng gói, chức năng, tính năng tuân thủ và các dịch vụ bổ trợ.
- Phó phòng
- Dịch chuyển
- kết nối
- ZoomShift
- QuickBooks
- thứ hai
- Đồng hồShark:
- Chụp nhanh lịch biểu 365
- Calendly
Ứng dụng Lập lịch Ca
Để đạt được hiệu suất tối đa tại công ty của bạn, điều cần thiết là các nhà quản lý nguồn lực phải soạn thảo và duy trì lịch trình của nhân viên. Việc sử dụng các ứng dụng lập lịch cồng kềnh hoặc Excel theo cách thủ công có thể tốn thời gian, do đó ảnh hưởng đến năng suất. Do đó, để có kết quả hiệu quả, các ứng dụng lập lịch trình cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để tạo lịch trình phù hợp cho nhóm của bạn nhằm ngăn ngừa xung đột ca làm việc
Những gì cần tìm trong ứng dụng lập lịch thay đổi
Ứng dụng lên lịch tốt nhất hoạt động khác với ứng dụng chỉ ở mức trung bình và
đây là cách:
- Chức năng: linh hoạt để tùy chỉnh và lưu mẫu, kéo và thả và thông báo cảnh báo.
- Chi phí: vấn đề là tiết kiệm tiền, không lãng phí thêm. Tìm giá cố định, không phải cho mỗi người dùng.
- Khả năng mở rộng: đối với tất cả các quy mô SMB, có thể hỗ trợ tăng trưởng mà không cần thay đổi hoạt động.
- Tích hợp dễ dàng: một ứng dụng tất cả trong một trực quan có mọi thứ bạn cần ở một nơi.
- Hỗ trợ khách hàng có thể đạt được mọi lúc và có xếp hạng hàng đầu từ đánh giá của khách hàng.
Ứng dụng Lập lịch Ca: Ví dụ
Nếu bạn đang băn khoăn không biết ứng dụng lên lịch làm việc theo ca miễn phí nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của mình, hãy xem các ví dụ sau đây về các ứng dụng lên lịch làm việc tốt nhất hiện có:
# 1. Lịch
Ứng dụng Lịch cho phép bạn lên lịch cuộc hẹn, xem Lịch của mình và đặt lịch hẹn. Điều này có nghĩa là máy học được bật bởi cổng thông tin web và ứng dụng dành cho thiết bị di động, do đó cho phép hệ thống tìm hiểu các liên hệ và lịch trình điển hình của bạn theo thời gian. Do đó, việc sử dụng thông tin đó thường xuyên hơn sẽ giúp Lịch hiểu lịch biểu của bạn và những người bạn tương tác thường xuyên.
# 2. Nhân loại
Humanity là một ứng dụng được xếp hạng hàng đầu có sẵn cho cả iOS và Android nhằm giám sát nhu cầu nhân sự cho doanh nghiệp của bạn. Là một phần của chương trình linh hoạt và dựa trên quy tắc của nền tảng, nhu cầu lên lịch của nhân viên được đáp ứng trong khi tạo lịch trình không có lỗi. Ngoài ra, Humanity đảm bảo tuân thủ luật lao động mới nhất về làm thêm giờ, nghỉ giải lao và lập lịch trình.
#3. Treo lên
Ứng dụng lịch trình thay đổi Sling rõ ràng là dành cho các nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, khách sạn và cơ sở chăm sóc sức khỏe. Ngoài ra, hệ thống phân phối dựa trên đám mây đi kèm với các tính năng lập lịch trình mạnh mẽ giúp đơn giản hóa ngay cả những lịch trình phức tạp nhất. Ngoài ra, nhóm của bạn sẽ đến đúng giờ và tình trạng vắng mặt sẽ giảm bớt nhờ sự trợ giúp của các tính năng mạnh mẽ khác.
# 4. Homebase
Với Homebase, bạn có thể lên lịch cho nhân viên trong môi trường dựa trên đám mây. Ngoài việc tự động hóa lịch trình, sản phẩm lập lịch trình này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tuyển dụng và giúp dự báo ngân sách. Họ cũng cung cấp các ứng dụng gốc tích hợp với cả thiết bị iOS và Android. Các khả năng lập lịch trình nhân viên di động này giúp người quản lý dễ dàng tạo lịch trình và cho phép nhân viên truy cập lịch trình từ mọi nơi.
# 5. Ximple
Đây là một ứng dụng lên lịch thay đổi nổi bật đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Nó có tính năng lập lịch trình dễ dàng và cho phép bạn dễ dàng lặp lại các mẫu lịch trình. Cùng với công cụ theo dõi thời gian, nó có tính năng quản lý nhân viên hiệu quả giúp bạn theo dõi các yêu cầu về thời gian nghỉ và tình trạng sẵn sàng của nhân viên. Ngoài ra, Ximble còn cung cấp AI để giúp bạn sử dụng dữ liệu lịch sử để phân công nhân viên phù hợp cho mỗi ca làm việc.
Lập lịch ca miễn phí
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, tiết kiệm tiền và kiểm soát chi phí hoạt động là những ưu tiên hàng đầu. Để có kết quả hiệu quả, hãy thống nhất nhu cầu lập lịch trình của nhân viên để tránh lãng phí thời gian được trả lương. Đổi lại, làm điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền đồng thời nâng cao năng suất của nhóm. Do đó, các nhà quản lý sử dụng công cụ lập lịch ca làm việc miễn phí để tạo lịch làm việc kỹ thuật số cho nhóm của họ. nó là một loại phần mềm quản lý nhân sự đó là đặc biệt cho lực lượng lao động hàng giờ. Với công cụ lập lịch ca làm việc miễn phí, các trưởng nhóm có thể lên lịch làm ca, nghỉ giải lao và bàn giao ca khi cần. Nó cũng có thể giúp bố trí nhân sự ngắn hạn, quản lý thay đổi lịch trình và theo dõi chi phí lao động.
Lập lịch ca miễn phí: Ví dụ
Đây là danh sách rút gọn của tôi về công cụ lên lịch làm ca miễn phí tốt nhất,
# 1. Connecteam
Phần mềm lập lịch trình của Connecteam rất dễ sử dụng và có thể mở rộng, vì vậy bạn có thể bắt đầu với phiên bản miễn phí của họ và thêm nhiều tính năng hơn theo thời gian. Sử dụng tài khoản miễn phí, nhân viên có thể bấm giờ vào và ra theo thời gian thực và truy cập vô số danh sách kiểm tra tùy chỉnh để giúp họ tiếp tục làm việc.
#2. Findmyshift
Findmyshift là một công cụ lập lịch trình nhân viên miễn phí, nổi bật khác. Phiên bản miễn phí chỉ giới hạn ở năm nhân viên và một người quản lý. Điều này có nghĩa là bạn chỉ có thể lên lịch trước một tuần trên phiên bản miễn phí và bạn không có khả năng tạo mẫu từ lịch trình của mình. Giống như nhiều công cụ khác trong danh sách này, nó sử dụng lập lịch kéo và thả để giúp tạo ca làm việc. Ngoài ra, công cụ lập lịch cũng có khả năng sao chép nhiều vị trí bằng cách kéo (giống như bạn có thể làm trong Excel).
#3. thị lực
Phần mềm của họ đặc biệt hiệu quả trong việc xử lý các trường hợp lên lịch khó khăn bằng cách cho phép tính linh hoạt sau đăng ký như đặt lại số tiền đăng ký và chuyển qua các cuộc hẹn còn lại. Hơn nữa, nó có một trình chỉnh sửa lịch trình và lập lịch trình có thể điều hướng dễ dàng. Lập lịch trình chính xác cho phép lập lịch trình cho các gói, tư cách thành viên và các lớp nhóm, bao gồm cả thanh toán định kỳ. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn là một huấn luyện viên, huấn luyện viên hoặc nhà tư vấn trực tuyến
# 4. Asana
Asana là một ứng dụng được tạo ra để chia nhỏ trách nhiệm thành các phần có thể quản lý được và sau đó phân công chúng cho phù hợp. Nó cũng có chế độ xem bảng Kanban cho phép bạn xem tiến trình của mình. Điều này là do tính năng lịch của họ cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ của nhân viên và xem thành viên nào trong nhóm đang thực hiện nhiệm vụ nào vào thời gian nào. Bạn có thể sử dụng thông tin này để theo dõi các thời hạn và cột mốc quan trọng của dự án. Bằng cách đó, bạn có thể điều chỉnh ca làm việc và đưa ra phản hồi trong ứng dụng.
#5. Timify
Timify là một phần mềm lập lịch trình tài nguyên và cuộc hẹn miễn phí dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Nó có tính năng lịch trực tuyến để cung cấp cho nhân viên khả năng hiển thị lịch trình, cuộc họp và cuộc hẹn của họ để giúp họ quản lý thời gian hiệu quả. Điều đó có nghĩa là, phần mềm bao gồm tính năng đặt lịch hẹn, vì vậy bạn có thể cấy một tiện ích đặt lịch hẹn trên trang web của mình, cho phép khách hàng đặt lịch hẹn và truy cập các dịch vụ tùy theo tình trạng sẵn có của họ.
#6. Máy rang ABC
Danh sách ABC luôn được sử dụng miễn phí, với khoản đóng góp một lần tùy chọn cho nhà phát triển nếu bạn cảm thấy hào phóng. Bởi vì không có phiên bản trả phí của ABC Roster, những gì bạn nhận được là những gì bạn nhận được, tốt hơn hoặc tồi tệ hơn. Một trong những tính năng tốt nhất mà ABC Roster cung cấp là một hệ thống mạnh mẽ để quản lý hạn chế. Bạn thậm chí có thể đi sâu vào lãnh thổ lập lịch trình nhân viên chủ quan hơn.
Lịch Làm Việc 2 Giờ 2 3 12 là gì?
Là chu kỳ luân phiên 28 ngày, trong đó mỗi nhân viên làm việc theo ca 12 tiếng (luân phiên ngày và đêm). Lịch làm việc 2-2-3 thường bao gồm 4 nhóm làm việc trong 2 ngày, sau đó được nghỉ 2 ngày, tiếp theo là 3 ngày làm việc.
Lịch trình thay đổi tốt nhất để làm việc là gì?
Lịch quay theo chiều kim đồng hồ (sáng-chiều-tối):
Lịch làm việc 5 5-2 2 là gì?
Hai trình tự có trong lịch trình ở đây. Theo chu kỳ hai tuần, một đội làm việc 5 ngày, sau đó có 5 ngày nghỉ, sau đó 2 ngày tiếp tục, rồi 2 ngày nghỉ. Đội thứ hai làm việc 5 ngày và có 2 ngày nghỉ, sau đó 2 ngày và 5 ngày nghỉ. Trình tự này được lặp lại với hai đội nữa làm ca đêm.
dự án
Bài viết liên quan
- LÊN LỊCH SẢN XUẤT: Họ làm gì & Làm thế nào để trở thành một
- BỘ TÍNH TOÁN KHÁC BIỆT SHIFT: Ý nghĩa, Ví dụ và Điều bạn Phải biết
- Lịch trình làm việc: Các bước để lên lịch cho nhân viên một cách hiệu quả
- LÊN LỊCH CHO NHÂN VIÊN: PHẦN MỀM LÊN LỊCH TRÌNH TỐT NHẤT
- SHIFT THANH TOÁN KHÁC BIỆT: Định nghĩa và Khoản thanh toán trung bình vào năm 2023
- CHÍNH SÁCH ĐI HỌC: Định nghĩa & Các bước để có Chính sách Đi học Hiệu quả
- SÀNG LỌC TRƯỚC KHI LÀM: Định nghĩa, Chương trình, Quy trình, Công ty & Sàng lọc
- THẺ TÍN DỤNG CHUYỂN TIỀN SỐ DƯ:11 Thẻ tín dụng chuyển khoản tốt nhất năm 2023
