Lên kế hoạch cho các bữa tiệc và các sự kiện khác cho những người thân yêu của bạn là một sở thích thú vị có thể dẫn đến một công việc kinh doanh béo bở nếu bạn dành thời gian để tìm hiểu những điều cơ bản. Các nhà tổ chức tiệc và đám cưới cũng giúp các cá nhân và doanh nghiệp tổ chức các loại tiệc khác. Nếu bạn nghiên cứu lĩnh vực này và xem liệu bạn có đáp ứng các yêu cầu hay không, bạn có thể quyết định xem đó có phải là con đường sự nghiệp phù hợp với mình hay không. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách trở thành người lập kế hoạch sự kiện mà không cần kinh nghiệm, không cần bằng cấp và ở florida.
Trước tiên, chúng ta cần xác định người lập kế hoạch sự kiện và vai trò của họ trong ngành.
Người lập kế hoạch sự kiện là gì?
Người lập kế hoạch sự kiện là người chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện khác nhau, từ tiệc tối thân mật đến hội nghị và đám cưới công phu. Trách nhiệm chính của họ là đảm bảo rằng sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ và thành công từ đầu đến cuối. Để hiện thực hóa lý tưởng của khách hàng, các nhà tổ chức sự kiện hợp tác chặt chẽ với họ để xác định nhu cầu, mục tiêu và giới hạn tài chính của họ.
Nhiệm vụ của người lập kế hoạch sự kiện rất rộng và bao gồm nhiều nghĩa vụ. Họ chịu trách nhiệm về mọi thứ, từ việc tìm kiếm và lên lịch trình cho các địa điểm tổ chức việc đi lại và sắp xếp chỗ ở, làm việc với các nhà cung cấp và nhà cung cấp, thiết kế tính thẩm mỹ của sự kiện, kiểm soát chi phí và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong ngày trọng đại. Các nhà lập kế hoạch cũng đóng một vai trò trong việc quảng bá sự kiện tới những người tham dự tiềm năng và giữ cho các đường dây liên lạc luôn cởi mở trước, trong và sau sự kiện. Để tổ chức các sự kiện để lại ấn tượng lâu dài cho những người tham dự, người lập kế hoạch sự kiện phải có kỹ năng tổ chức đặc biệt, chú ý đến từng chi tiết, óc sáng tạo và tài năng giải quyết vấn đề.
Người lập kế hoạch sự kiện làm gì?
Tùy thuộc vào tính chất và phạm vi của sự kiện, cũng như mong muốn của khách hàng, nhiệm vụ của người lập kế hoạch sự kiện có thể thay đổi và thay đổi. Người lập kế hoạch sự kiện có nhiều nhiệm vụ, nhưng đây là một số nhiệm vụ phổ biến nhất:
- Lời khuyên trong cuộc họp đầu tiên. Gặp gỡ khách hàng, người lập kế hoạch sự kiện tìm hiểu về kết quả dự định, chủ đề, ngân sách và các yêu cầu khác của họ. Họ thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để hiểu được mong đợi và mục tiêu của khách hàng.
- Lập kế hoạch và sản xuất sự kiện. Các nhà lập kế hoạch hợp tác với khách hàng của họ để tưởng tượng một chủ đề độc đáo và tính thẩm mỹ cho sự kiện. Để làm được điều này, chúng ta phải chọn tính thẩm mỹ của sự kiện (chủ đề, màu sắc, cách trang trí, v.v.) phản ánh tầm nhìn và mục tiêu của khách hàng.
- Quản lý ngân sách. Ngân sách cho sự kiện phải được phát triển và quản lý bởi người lập kế hoạch sự kiện. Ngân sách được phân chia giữa những thứ như thuê địa điểm, thực phẩm, giải trí, trang trí và quảng cáo. Họ theo dõi chi phí để đảm bảo rằng họ cũng không quá nhiệt tình.
- Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm. Các nhà quy hoạch xem xét nhu cầu của khách hàng của họ trong khi đưa ra các đề xuất về địa điểm. Họ tổ chức mọi thứ từ các chuyến thăm thực địa và đàm phán hợp đồng đến các nhu cầu ăn uống và nghe nhìn cũng như hỗ trợ kỹ thuật.
- Xử lý Nhà cung cấp. Người cung cấp thực phẩm, người bán hoa, nhiếp ảnh gia và người biểu diễn chỉ là một số trong số nhiều nhà cung cấp và nhà cung cấp mà các nhà hoạch định sự kiện cộng tác. Họ chịu trách nhiệm tìm kiếm, đàm phán và điều phối tất cả các nhà cung cấp dịch vụ của sự kiện để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và theo đúng kế hoạch.
- Kiểm soát kế hoạch và khoảng thời gian. Các mốc thời gian và thời gian biểu cho tất cả các nhiệm vụ liên quan đến sự kiện được tạo bởi người lập kế hoạch sự kiện. Từ việc thiết lập địa điểm đến điều phối lịch trình của diễn giả và người biểu diễn, họ đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện đều diễn ra suôn sẻ.
- Quản lý sự kiện tại chỗ. Vào (những) ngày diễn ra sự kiện, những người lập kế hoạch sự kiện sẽ quản lý nó. Họ quản lý hậu cần, phối hợp với các nhà cung cấp và giải quyết các mối quan tâm. Trong sự kiện này, họ xử lý mọi trường hợp khẩn cấp.
Các loại công cụ tổ chức sự kiện
Tất cả chúng ta đều có thể đồng ý rằng những người tổ chức sự kiện cần có nhiều kỹ năng. Họ phải nhanh chóng hành động trong khi vẫn giữ bình tĩnh trước áp lực, có kỹ năng tổ chức xuất sắc và có thể giao tiếp với mọi thành phần xã hội. Tuy nhiên, ngành tổ chức sự kiện rất rộng lớn và tốt nhất bạn nên tập trung vào một khía cạnh thay vì nhúng tay vào mọi thứ. Một người nên chuyên về loại sự kiện nào nếu họ muốn kiếm sống trong lĩnh vực tổ chức sự kiện? Hiểu được nhiều nhà hoạch định sự kiện có sẵn là hữu ích.
Nó có ý nghĩa để tận dụng thế mạnh của một người. Tuy nhiên, thật dễ dàng để quên đi những điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện của chúng ta. Đây là lý do tại sao chúng tôi đã biên soạn danh mục các nhà hoạch định sự kiện này. Dưới đây là các loại kế hoạch sự kiện khác nhau.
#1. Tổ chức sự kiện phi lợi nhuận
Những người gây quỹ, chiến dịch nâng cao nhận thức cộng đồng và lễ trao giải chỉ là một số sự kiện mà những người lập kế hoạch sự kiện phi lợi nhuận tổ chức. Họ tổ chức các buổi dạ tiệc từ thiện, đấu giá gây quỹ, buổi hòa nhạc vì lợi ích và các sự kiện phi lợi nhuận khác, thường xuyên với ngân sách hạn chế và phối hợp với các nhà tài trợ, tình nguyện viên và đối tác cộng đồng.
#2. Người tổ chức sự kiện doanh nghiệp
Các nhà lập kế hoạch chuyên về các sự kiện của công ty là những người làm việc chủ yếu với các khách hàng là công ty. Họ lên kế hoạch và thực hiện các buổi họp mặt của công ty như các cuộc họp, hội thảo, hội chợ thương mại, giới thiệu sản phẩm và các cuộc tĩnh tâm. Họ hợp tác với các doanh nghiệp để tìm hiểu các ưu tiên của họ để có thể thiết kế các sự kiện truyền tải đúng thông điệp.
#3. Người lập kế hoạch triển lãm và triển lãm thương mại
Các nhà tổ chức triển lãm thương mại chịu trách nhiệm đưa ra các quy ước nơi các doanh nghiệp có thể trưng bày sản phẩm của họ cho khách hàng tiềm năng. Họ làm việc để làm cho sự kiện diễn ra suôn sẻ bằng cách điều phối công tác hậu cần của mọi thứ, từ bố trí gian hàng và đăng ký nhà triển lãm đến lập kế hoạch sàn và các sự kiện quảng cáo.
#số 4. Người tổ chức đám cưới
Các nhà tổ chức tiệc cưới chuyên nghiệp là những chuyên gia trong việc tổ chức các nghi lễ và tiệc cưới. Họ giúp mọi việc từ việc tìm địa điểm đến điều phối thực phẩm, trang trí, âm nhạc và các dịch vụ khác do các nhà cung cấp khác nhau cung cấp. Các nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp đảm bảo giấc mơ của các cặp đôi hạnh phúc trở thành hiện thực và mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong ngày trọng đại.
#5. Người lập kế hoạch hội nghị và hội nghị
Những người lập kế hoạch cho các hội nghị và hội nghị là những chuyên gia trong việc tổ chức các cuộc tụ họp quy mô lớn với nhiều bài thuyết trình theo lịch trình, các hoạt động tương tác và các cuộc tụ họp xã hội. Họ tổ chức hội nghị hoặc hội nghị từ đầu đến cuối, đảm bảo mọi thứ diễn ra tốt đẹp và mọi người đều có khoảng thời gian vui vẻ.
Những kỹ năng cần có của một Event Planner
Một người lập kế hoạch sự kiện thành công sẽ cần phát triển các kỹ năng sau:
- Chú ý kỹ. Những người phụ trách tổ chức sự kiện thông báo và sửa chữa những sai sót. Những hạn chế về chế độ ăn uống của khách và cách viết tên ưa thích là hai ví dụ.
- Khả năng tổ chức. Những người hiệu quả cao làm cho các nhà hoạch định sự kiện tốt nhất. Tuy nhiên, điều này giúp họ theo dõi nhiều nhiệm vụ, nhà cung cấp và danh sách việc cần làm, đồng thời duy trì khách hàng hài lòng.
- Mạng. Ngành tổ chức sự kiện phụ thuộc rất nhiều vào con người và các mối quan hệ của họ, do đó, điều quan trọng đối với các nhà hoạch định là phải có nhiều mối liên hệ trong lĩnh vực này để thu hút khi tổ chức các sự kiện ngoạn mục. Các nhiếp ảnh gia, dịch vụ ăn uống, giải trí âm nhạc, nhân viên hội nghị, nhân viên tiệc cưới, kỹ thuật viên AV và nhà cung cấp điểm truy cập Wi-Fi đều thuộc danh mục này.
- Kĩ năng giao tiếp. Truyền thông viên rất cần thiết cho người tổ chức sự kiện. tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng và sẵn sàng đưa ra các đề xuất và lời khuyên của riêng họ. Các vấn đề có thể tránh được và sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ nếu mọi người chỉ nói chuyện với nhau.
- Sáng tạo. Lập kế hoạch cho một sự kiện đòi hỏi mức độ sáng tạo cao do có rất nhiều nhiệm vụ liên quan, chẳng hạn như đưa ra chủ đề độc đáo cho từng loại sự kiện và tìm cách trang trí tiết kiệm chi phí cho ngân sách hạn chế. Khả năng tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng có thể khiến các nhà tổ chức sự kiện khác biệt với đối thủ.
- Kỹ năng giao tiếp. Mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ người lập kế hoạch sự kiện nào. Điều này cho phép họ biết họ đang làm việc với ai và lường trước mọi vấn đề có thể phát sinh vào ngày trọng đại.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề. Ngay cả khi các sự kiện thường tuân theo thời gian biểu, đôi khi vẫn phát sinh những phức tạp không lường trước được. Các nhà tổ chức sự kiện cần phải tháo vát và linh hoạt để đưa ra những đánh giá nhanh chóng và đưa ra các giải pháp công bằng.
7 giai đoạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Nếu muốn sự kiện của mình diễn ra suôn sẻ, bạn cần dành thời gian và công sức trước để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Một người lập kế hoạch sự kiện thành công sẽ sử dụng một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng mọi chi tiết đều được quan tâm và sự kiện diễn ra thành công rực rỡ.
Dưới đây là danh sách kiểm tra bảy điều cần làm để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ.
# 1. Xác định mục tiêu của bạn
Mỗi khách hàng sẽ cung cấp cho bạn một bản tóm tắt và tất cả họ sẽ cho rằng bạn đã biết tất cả những gì cần biết về sự kiện của họ. Lời khuyên đầu tiên tôi có thể đưa ra là đặt câu hỏi.
Không nắm bắt được mục tiêu của khách hàng sẽ dẫn đến thất bại về phía bạn. Chính xác thì cuộc họp này phục vụ mục đích gì? Nó bị giữ vì lý do gì? Cuộc tụ họp này được tổ chức nhằm mục đích gì?
Câu hỏi "họ đang ngồi trong rạp hát hay quán rượu?" hoặc “họ muốn uống loại đồ uống nào tại quầy tiếp tân?” chỉ là một trong những câu đố. Tìm hiểu chi tiết mục đích của sự kiện để bạn có thể đề xuất những địa điểm tốt nhất cho sự kiện đó. Tuy nhiên, thiết lập mối quan hệ vững chắc với khách hàng là điều cần thiết để nhận được một bản tóm tắt toàn diện.
#2. Nhìn vào các vị trí
Hãy suy nghĩ cẩn thận về nhiệm vụ sắp tới để bạn có thể đề xuất các địa điểm lý tưởng để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra trong bản tóm tắt. Có thể bối cảnh có liên quan đến chủ đề hoặc công việc kinh doanh sắp tới… hãy chứng minh rằng bạn đã đọc kỹ bản tóm tắt và cân nhắc các địa điểm bạn đề xuất. Chìa khóa để lập kế hoạch sự kiện tại bất kỳ đại lý thành công nào là đề xuất các địa điểm mà khách hàng của bạn sẽ không biết đến hoặc có một liên kết thú vị hoặc đặc thù sẽ thực sự thu hút khách hàng của bạn và khách của họ. Ngoài ra, hãy nhớ rằng không có giải pháp “một kích thước phù hợp với tất cả” khi nói đến các địa điểm.
#3. Liệt kê và kiểm tra trang web
Hãy nhớ rằng bạn ở đó để hướng dẫn khách hàng của mình, vì vậy hãy cho phép họ chọn ba hoặc bốn địa điểm hàng đầu để tham dự. Hãy nhớ rằng công việc của bạn là hỗ trợ khách hàng, vì vậy đừng ngại đề xuất các lựa chọn thay thế nếu bạn nghĩ rằng có một địa điểm phù hợp hơn. Mối quan hệ giữa một người lập kế hoạch sự kiện và khách hàng của họ là rất quan trọng. Ngoài ra, đừng quên cung cấp giá trị bằng cách đặt câu hỏi về địa điểm mà khách hàng của bạn sẽ không nghĩ đến khi truy cập trang web.
#4. Duy trì liên lạc liên tục
Giao tiếp; cho bất cứ ai và tất cả mọi người! Có nhóm của bạn, địa điểm, nhà cung cấp và khách hàng.
Điều quan trọng là phải trấn an một khách hàng mới chưa từng thấy bạn thực tế rằng bạn luôn đứng đầu mọi thứ, mặc dù công việc của bạn là làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn. Mọi người chỉ có thể thực hiện công việc của mình cũng như thông tin mà họ có, do đó, điều cần thiết là phải giữ liên lạc trực tiếp, qua điện thoại và bằng văn bản để đảm bảo mọi chi tiết của sự kiện đều được quan tâm.
#5. Đặt thêm nỗ lực cho các chi tiết
Những bước cuối cùng là những gì mọi người sẽ nhớ nhất về một sự kiện, vì vậy điều quan trọng là phải suy nghĩ kỹ về chúng.
Bất cứ điều gì gây ấn tượng tốt và làm cho sự kiện của bạn trở nên đáng nhớ đều là một điểm cộng, cho dù đó là quà tặng gối cho đối tác trong một chuyến đi khuyến khích, các cô gái lấp lánh tại một bữa tiệc, DJ nổi tiếng hay cơ hội đưa ra phản hồi trực tiếp tại một hội nghị.
Biết khách hàng của bạn và khách truy cập của họ có thể giúp bạn tạo ra trường hợp tốt nhất cho những tính năng bổ sung đó và đừng quên rằng một chút sẽ đi một chặng đường dài!
#6. Đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang
Điều này bao gồm khách hàng, phi hành đoàn, địa điểm và nhà cung cấp. Mọi người nên tuân theo cùng một lịch trình nhất quán.
Những lo lắng của khách hàng của bạn có thể được giải tỏa sau khi bạn hoàn thành chương trình chính xác mà bạn đã chuẩn bị cho họ. Ngoài ra, thông báo cho khách hàng của bạn về điều này. Cho họ thấy bạn đã nỗ lực như thế nào để tổ chức ngày trọng đại của họ luôn là một ý tưởng hay.
#7. Chúc vui vẻ!
Mặc dù ngày diễn ra sự kiện kéo dài và có thể căng thẳng, hãy cố gắng vui vẻ. Và quan trọng nhất, sự hiện diện của bạn sẽ cho phép khách hàng của bạn thư giãn và tận hưởng sự kiện này. Khách hàng của bạn sẽ biết ơn, ghi công và tin tưởng bạn hơn, tăng khả năng họ sẽ thuê bạn để sắp xếp sự kiện tiếp theo của họ. Tất cả chúng ta đều làm trong ngành tổ chức sự kiện vì chúng ta thích nhìn thấy công việc của mình trở nên sống động ở mỗi và mọi sự kiện; điều quan trọng là phải tạm dừng và đánh giá cao công việc bạn đã bỏ ra.
Yêu cầu đối với người lập kế hoạch sự kiện
Dưới đây là một số yêu cầu cần thiết nếu bạn muốn có một nghề nghiệp trong tổ chức sự kiện.
- Một nền giáo dục đại học trong ngành khách sạn, quan hệ công chúng hoặc quản lý
- Khả năng lập kế hoạch và thực hiện các dự án với lịch sử thành công
- Quản lý thời gian tuyệt vời và khả năng đa nhiệm dưới sự cưỡng bức
- Khả năng nói và giao tiếp mạnh mẽ
- Sáng tạo, lập luận bên ngoài
- Khả năng quản lý hiệu quả một đội ngũ nhân viên lớn và ủy thác trách nhiệm
- Có con mắt quan sát chi tiết
- Khả năng quản lý thời gian vượt trội
- Một cái đầu cho các con số, bao gồm kinh nghiệm quản lý ngân sách và thanh toán hóa đơn đúng hạn.
Làm thế nào để trở thành một người lập kế hoạch sự kiện
Tìm hiểu các bước cần thiết để bắt đầu sự nghiệp lập kế hoạch sự kiện có thể giúp bạn quyết định xem đây có phải là con đường phù hợp với mình hay không. Sau đây là một số bước bạn có thể thực hiện để trở thành người lập kế hoạch sự kiện:
#1. Giáo dục bản thân về vị trí
Tìm hiểu càng nhiều càng tốt về vị trí này trước khi quyết định có theo đuổi nó hay không. Nhiệm vụ chính của người lập kế hoạch sự kiện bao gồm tư vấn khách hàng, tạo sự kiện và quản lý sự kiện. Họ chịu trách nhiệm về mọi thứ, từ chọn địa điểm đến phối hợp với các đội phục vụ và an ninh, đồng thời đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp và đúng tiến độ. Bạn có thể làm việc cho một công ty tổ chức sự kiện, làm việc riêng lẻ cho nhiều khách hàng hoặc làm việc nội bộ tại một công ty hoặc địa điểm. Trong số nhiều trách nhiệm quan trọng của người lập kế hoạch sự kiện như sau.
- Trò chuyện với khách hàng
- Lập ngân sách và lập kế hoạch tài chính
- Lập kế hoạch một sự kiện phục vụ
- Khảo sát và lựa chọn vị trí
- Thảo luận các điều khoản hợp đồng
- Lập thời gian biểu và chiến lược
Ngoài ra, một số nhà hoạch định sự kiện có thể chỉ tập trung vào việc lập kế hoạch cho một số loại sự kiện nhất định, chẳng hạn như đám cưới hoặc dạ hội của công ty. Bất kể cuộc thi nào, những tài năng cần có là phổ quát. Ngoài ra, giờ của những người lập kế hoạch sự kiện đôi khi không thể đoán trước được vì trách nhiệm của họ thay đổi tùy thuộc vào lịch trình của các sự kiện mà họ giám sát.
#2. Có được kinh nghiệm thực tế trong ngành tổ chức sự kiện
Có một loạt các nhiệm vụ trong lĩnh vực lập kế hoạch sự kiện. Đó là một cách tuyệt vời để mở rộng vòng kết nối xã hội của bạn và tạo các liên hệ mới. Hiểu được hoạt động bên trong của ngành sự kiện, nhu cầu của các khách hàng khác nhau, nhiều loại sự kiện và sở thích của riêng bạn có thể đạt được thông qua làm việc trong lĩnh vực sự kiện. Bạn có thể có được một số kiến thức và khả năng tiên quyết thông qua công việc tình nguyện.
#3. Trau dồi khả năng của bạn với tư cách là một nhà tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch sự kiện thành công đòi hỏi một tập hợp các kỹ năng mà bạn có thể mài giũa. Các bước này có thể giúp bạn tiến gần hơn đến việc trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng. Dưới đây là một số khả năng hữu ích để mài giũa:
- Giữ mát khi mọi thứ nóng lên
- Sáng tạo
- Thông tin về sức khỏe và an toàn
- Khả năng truyền đạt ý tưởng vượt trội
- Cơ quan
- Sự chú ý đến chi tiết
- Thành thạo CNTT và Excel
- Lập ngân sách
- đàm phán
- Thành thạo phần mềm tổ chức
- Đúng giờ
- Quản lý hiệu quả
Khám phá tất cả các tùy chọn của bạn để mài giũa những khả năng này. Quản lý thời gian, lập kế hoạch tài chính và giao tiếp giữa các cá nhân chỉ là một vài ví dụ về các kỹ năng có thể chuyển nhượng có thể được mài dũa trong nhiều môi trường khác nhau. Mỗi khả năng này có thể được thể hiện thông qua việc tham gia và giúp tổ chức các câu lạc bộ và tổ chức trong khuôn viên trường, cũng như bằng cách lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện địa phương.
# 4. Cân nhắc nuôi dưỡng trình độ học vấn của bạn
Bạn có thể trở thành người lập kế hoạch sự kiện với nhiều nền tảng và bộ kỹ năng khác nhau. Ngoài ra, nếu bạn đã bắt đầu làm việc trong lĩnh vực này, những điều này có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng của mình. Mặc dù các nhà tổ chức sự kiện không bắt buộc phải có bất kỳ giáo dục hoặc đào tạo cụ thể nào, nhưng có nhiều cấp độ giáo dục và đào tạo khác nhau trong lĩnh vực này. Các chương trình đại học về quản lý sự kiện, quản lý sự kiện sáng tạo, quản lý lễ hội và sự kiện được phổ biến rộng rãi tại các cơ sở giáo dục trên toàn quốc. Nếu bạn coi trọng kinh nghiệm thực hành hoặc muốn vừa học vừa làm, hãy tìm kiếm các chương trình bao gồm thành phần thực tập hoặc sắp xếp công việc.
Sức khỏe và an toàn, đánh giá rủi ro và giao tiếp hiệu quả cũng là một phần trong mô tả công việc của bạn với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện. Nhận được chứng nhận trong các lĩnh vực này có thể có lợi. Đào tạo sơ cứu, kiểm tra DBS và các khóa học bảo mật đều là những ý tưởng hay. Bạn cũng có thể hưởng lợi từ việc học các kỹ thuật cơ bản về sự sạch sẽ và tách rời xã hội.
#5. Phát triển liên hệ kinh doanh của bạn
Phát triển mạng lưới chuyên nghiệp của bạn cũng rất cần thiết trong ngành tổ chức sự kiện, đặc biệt nếu bạn hoạt động độc lập với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện. Tuy nhiên, bạn có thể hoàn thành mục tiêu này bằng cách tham gia các sự kiện liên quan trong ngành, thay đổi công việc và tham gia các hoạt động kết nối mạng cục bộ. Có thể tiếp cận, tiếp cận và liên tục tương tác với các chuyên gia trong lĩnh vực của bạn trực tuyến và trong cuộc sống thực. Tìm các cuộc gặp gỡ ảo của các chuyên gia trong ngành và cố gắng hòa nhập với họ. Ngoài ra, hãy giới thiệu bản thân với những người mới và tìm cách cải thiện tình hình của bạn.
#6. Tạo một sơ yếu lý lịch hấp dẫn cho một người lập kế hoạch sự kiện
Làm nổi bật những phẩm chất tốt nhất của bạn và tạo sự khác biệt với những ứng viên khác có thể giúp bạn giành được vị trí quản lý sự kiện. Tập trung vào những thành tích đáng chú ý và vai trò của bạn trong việc thực hiện chúng. Vì nhiều người trong ngành tổ chức sự kiện làm việc cho nhiều tổ chức và luôn học hỏi những điều mới, nên bạn nên cập nhật sơ yếu lý lịch của mình.
#7. Gửi sơ yếu lý lịch của bạn cho vị trí Nhân viên tổ chức sự kiện
Tìm kiếm việc làm của người lập kế hoạch sự kiện và gửi đơn đăng ký của bạn sau khi bạn đã thu thập kiến thức, đào tạo và kinh nghiệm tiên quyết cũng như viết sơ yếu lý lịch của mình. Chuẩn bị sẵn thư xin việc đó để gửi cùng với sơ yếu lý lịch của bạn. Mỗi khi bạn xin một công việc mới, bạn nên dành thời gian để sửa lại thư xin việc của mình để phản ánh các nhu cầu cụ thể của vị trí đó. Hãy xem xét các ví dụ sau về các vai trò có trách nhiệm và chức danh tương tự khi truyền:
- điều phối viên sự kiện
- Người quản lý sự kiện
- điều hành sự kiện
- nhân viên sự kiện
- Kế hoạch đám cưới
- Điều phối viên hậu cần sự kiện
- Trợ lý sự kiện
Ngoài ra, hãy giữ cho sơ yếu lý lịch của bạn luôn mới và tìm kiếm các bảng việc làm trực tuyến cho các vị trí lập kế hoạch sự kiện gần đây nhất trong khu vực của bạn. Phần tuyển dụng của các công ty mà bạn quan tâm cũng có thể là nơi tốt để tìm việc làm.
Thu nhập cho một người lập kế hoạch sự kiện là gì?
Kể từ ngày 16 tháng 2023 năm 29.21, Người lập kế hoạch sự kiện ở Hoa Kỳ có thể mong đợi kiếm được mức lương trung bình mỗi giờ là 48.56 đô la. Mức lương theo giờ cho Người lập kế hoạch sự kiện rất khác nhau trên khắp Hoa Kỳ, từ mức cao nhất là 13.22 đô la đến mức thấp nhất là 22.36 đô la, với mức lương trung bình rơi vào khoảng từ 25 đô la (phân vị thứ 33.65) đến 75 đô la (phân vị thứ 11.30). Dường như có rất nhiều cơ hội để phát triển và tăng lương cho Người lập kế hoạch sự kiện, vì mức lương trung bình khá lớn (lên tới XNUMX đô la). Đây có thể là một chức năng của các yếu tố như năng lực, vị trí và số năm kinh nghiệm.
Hơn nữa, hoạt động đăng tuyển dụng gần đây trên ZipRecruiter cho thấy rằng cả thị trường Công cụ tổ chức sự kiện ở Lagos, Nigeria hay bang Florida đều không hoạt động tích cực. Mức lương trung bình mỗi giờ cho Người lập kế hoạch sự kiện trong khu vực của bạn là 30 đô la, cao hơn 1.06 đô la (hoặc hơn 4%) so với mức lương trung bình trên toàn quốc là 29.21 đô la. trả mức lương trung bình cao nhất cho Người lập kế hoạch sự kiện của bất kỳ bang nào trong số 50 bang.
Ngoài ra, ZipRecruiter thường xuyên kiểm tra cơ sở dữ liệu gồm hàng triệu công việc đang hoạt động được xuất bản cục bộ trên khắp nước Mỹ để cung cấp mức lương theo giờ chính xác nhất cho các công việc Người lập kế hoạch sự kiện.
Làm thế nào để trở thành một người lập kế hoạch sự kiện mà không cần kinh nghiệm
Nếu tổ chức sự kiện là điều bạn quan tâm, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để thâm nhập vào lĩnh vực này.
Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng ai đó không có bằng đại học bốn năm, chuyên môn về tiếp thị hoặc quản lý các sự kiện quy mô lớn thì không thể thâm nhập vào ngành. Tuy nhiên, không có cách tiếp cận tiêu chuẩn nào để bắt đầu tổ chức các sự kiện, vì vậy hãy suy nghĩ sáng tạo. Trên thực tế, lập kế hoạch sự kiện là một lĩnh vực rộng lớn và phức tạp.
Do có nhiều tài năng cần thiết cho việc lập kế hoạch sự kiện, những người từ nhiều nền tảng khác nhau có thể tìm thấy thành công trong lĩnh vực này.
Tuy nhiên, có tài năng là một chuyện và có cơ hội thể hiện tài năng đó hay không lại là chuyện khác. Đặt chân vào cửa có vẻ như là một trở ngại không thể vượt qua đối với nhiều bạn. Nếu bạn muốn trở thành người lập kế hoạch sự kiện nhưng thiếu kinh nghiệm liên quan, hãy xem xét các bước sau.
#1. Nhận đề xuất xuất sắc
Ứng dụng hoặc quảng cáo chiêu hàng của khách hàng của bạn sẽ vô ích nếu không có một bộ đề xuất vững chắc.
Tìm những người sẽ nhiệt tình ủng hộ bạn bất cứ khi nào có cơ hội. Những người tham dự tại các sự kiện trước đó là không bắt buộc. Tuy nhiên, chất lượng và giá trị phải thực sự chuyên nghiệp.
Career Tool Belt nhận thấy rằng những đề xuất hiệu quả nhất là những đề xuất đi sâu vào chi tiết. Cung cấp cho những người sẽ chứng minh cho bạn đủ lượng tài liệu và ví dụ để làm việc.
Ngoài ra, nếu công ty bạn đang ứng tuyển có ý định liên hệ trực tiếp với người giới thiệu của bạn, hãy thông báo cho nhà tuyển dụng hiện tại và trước đây của bạn.
#2. Làm việc không lương
Sau khi chân ướt chân ráo vào nghề, điều quan trọng là phải biết khi nào nên từ chối một khách hàng để bạn không bị sa lầy.
Tuy nhiên, bạn nên nắm lấy bất kỳ cơ hội nào xuất hiện ngay từ đầu.
Để tham gia, bạn có thể cần phải làm việc miễn phí tại một vài sự kiện. Bạn có thể sử dụng điều này để tăng cường các tài liệu ứng dụng của mình và có được những tài liệu tham khảo quan trọng đó.
Để bước chân vào cửa và tích lũy kinh nghiệm nhanh chóng, bạn nên tìm kiếm các công việc thực tập về lập kế hoạch sự kiện. Ngoài ra, đọc CÁCH TRỞ THÀNH NHÀ QUY HOẠCH ĐÔ THỊ: Thực tiễn nghề nghiệp (Các bước & Yêu cầu).
#3. Thể hiện trải nghiệm đa dạng của bạn
Có thể bạn chưa từng tổ chức sự kiện trước đây, nhưng chắc chắn bạn đã đảm nhận ít nhất một trong những nhiệm vụ thiết yếu mà chúng tôi liệt kê ở trên!
Hãy áp dụng điều đó!
Bạn đã đặt bất kỳ đơn đặt hàng trái cây và rau quả tại công việc thức ăn nhanh của bạn?
Tuyệt vời! Bạn biết cách quản lý kết nối với các nhà cung cấp. Mọi công ty đều đánh giá cao dịch vụ khách hàng tốt, vì vậy hãy nêu bật kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực này và đưa ra các ví dụ cụ thể về cách bạn đối phó với những khách hàng khó chịu. Đơn giản vậy thôi!
#4. Bắt đầu phục vụ người khác
Đó là một phần mở rộng tự nhiên của hoạt động tình nguyện.
Cân nhắc thực tập với một công ty tổ chức sự kiện có uy tín hoặc sử dụng thời gian của bạn ở đó để tích lũy kinh nghiệm thông qua công việc tình nguyện. Đây là cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ các chuyên gia khác trong lĩnh vực của bạn và thu thập ý kiến của họ để nhận được lời khuyên hữu ích.
Dưới đây là một vài tài nguyên tình nguyện để giúp bạn bắt đầu:
- Trận đấu tình nguyện
- mạng tốt
- Người lý tưởng
- tất cả cho tốt
#5. Duy trì liên lạc liên tục
Nếu bạn không nhớ gì khác từ toàn bộ bài viết này, hãy nhớ điều này: luôn kết nối mạng. Đừng cắt đứt quan hệ với mọi người mà bạn có thể cần trong tương lai; thay vào đó, hãy tử tế và chân thành với mọi người bạn gặp trong sự nghiệp tổ chức sự kiện của mình.
Tốt nhất là đợi cho đến khi bạn đã thiết lập một số loại mối quan hệ với ai đó trước khi đề cập rằng bạn đang tìm kiếm thêm kinh nghiệm làm việc hoặc cơ hội việc làm.
#6. Nhận chứng chỉ
Bạn không cần bằng cấp khi làm quản lý người lập kế hoạch sự kiện vì có rất nhiều khóa học và chứng chỉ có sẵn trực tuyến.
Có rất nhiều chứng chỉ và khóa học lập kế hoạch sự kiện có sẵn để cung cấp cho bạn lợi thế trong ngành, chẳng hạn như Chuyên gia tổ chức sự kiện đặc biệt được chứng nhận (CSEP) từ Hiệp hội sự kiện trực tiếp quốc tế (ILEA) và Chuyên gia hội họp được chứng nhận (CMP) từ Tổ chức sự kiện Hội đồng ngành.
Trong số các thông tin bạn có thể kiếm được là:
- Quản lý triển lãm
- Chuyên nghiệp trong Dịch vụ ăn uống và Sự kiện
- Quản lý cuộc họp
- Sự Kiện Đặc Biệt Chuyên Nghiệp
- Nhà tiếp thị triển lãm thương mại
#7. tin tưởng chính mình
Cuối cùng, chỉ cần tin tưởng vào chính mình.
Khách hàng của bạn đang ủy thác cho bạn một khoản tiền khổng lồ, đổi lại bạn sẽ phải chịu trách nhiệm to lớn.
Thể hiện sự tự tin và điềm tĩnh trong buổi phỏng vấn.
Làm thế nào để trở thành một người tổ chức sự kiện ở Florida
Nếu bạn làm việc hiệu quả, có kỹ năng quản lý thời gian và giải quyết vấn đề tốt, đồng thời có thể giữ bình tĩnh trước áp lực, thì công việc tổ chức sự kiện và đám cưới có thể là lý tưởng dành cho bạn. Người lập kế hoạch sự kiện có thể chịu trách nhiệm cho nhiều loại sự kiện, bao gồm hội nghị kinh doanh, hội nghị giáo dục, tiệc sinh nhật, v.v., trong khi người lập kế hoạch đám cưới chỉ tập trung vào đám cưới.
Mặt khác, các nhà hoạch định sự kiện phải giám sát tất cả các khía cạnh của một sự kiện, từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Họ tham khảo ý kiến của khách hàng để tìm ra những gì họ muốn từ sự kiện, giúp họ lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện. Phạm vi nhiệm vụ của người lập kế hoạch tăng hoặc giảm theo quy mô và mức độ phức tạp của sự kiện. Tìm kiếm và làm việc với các nhà cung cấp, tổ chức hậu cần sự kiện và theo dõi ngân sách của khách hàng đều là những công việc cần thiết đối với người lập kế hoạch sự kiện.
Ở Florida, các nhà tổ chức sự kiện và đám cưới không bắt buộc phải đáp ứng bất kỳ quy định nào của chính phủ. Tuy nhiên, các chi tiết cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào nơi làm việc của bạn. Bạn nên có bằng tốt nghiệp từ một trường trung học được công nhận hoặc tương đương. Bằng cử nhân về quản lý cuộc họp và sự kiện hoặc lĩnh vực liên quan là yêu cầu đối với một số công việc lập kế hoạch sự kiện. Vì bạn sẽ là người chủ của chính mình với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn có thể chọn cách thức và thời điểm để nâng cao trình độ học vấn của mình.
Cho dù bạn có kế hoạch làm việc cho người khác hay tự mình tấn công, giáo dục chính thức và chứng chỉ có thể giúp bạn có một nền tảng vững chắc để thành công. Từng làm việc trong lĩnh vực này cũng là một lợi thế. Bạn có thể học được nhiều điều về ngành lập kế hoạch sự kiện bằng cách thực tập cho một công ty trong lĩnh vực đó trước khi bạn dấn thân vào sự nghiệp trong lĩnh vực này.
Mức lương và sự phát triển nghề nghiệp của một Người tổ chức sự kiện ở Florida
Lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội nghị và tổ chức sự kiện bao gồm các nhà hoạch định đám cưới và sự kiện. BLS báo cáo rằng thu nhập hàng năm trung bình cho một người lập kế hoạch sự kiện ở Florida là 50,340 đô la, với 10% người có thu nhập cao nhất nhận được tới 67,010 đô la. Hơn nữa, việc làm trong lĩnh vực này dự kiến sẽ tăng 11.6% trong tiểu bang từ năm 2018 đến năm 2028.
Cơ hội việc làm ở Florida
Florida chỉ đứng thứ ba sau New York và California về số lượng công việc được tổ chức bởi một nhà tổ chức sự kiện. Do đó, có rất nhiều cơ hội việc làm trên khắp tiểu bang. Những người lập kế hoạch đám cưới và các sự kiện đặc biệt khác có thể làm việc cho các tập đoàn, doanh nghiệp nhỏ, tổ chức giáo dục, tổ chức văn hóa và thậm chí cho chính họ.
Lập kế hoạch hội nghị và hội nghị, lập kế hoạch sự kiện và lập kế hoạch đám cưới đều là những lĩnh vực sinh lợi để làm việc trong tiểu bang. Miami, Fort Lauderdale và West Palm Beach là ba thành phố hàng đầu ở Florida cho ngành công nghiệp này. Các thành phố như Tampa và St. Petersburg ở Florida được biết đến với mức lương cao. Quản lý đám đông TỐT NHẤT, Đại học Quốc tế Florida, Thành phố Tampa và Ủy ban Orange Bowl chỉ là một vài trong số những nhà tuyển dụng nổi bật ở Florida.
Làm thế nào để trở thành một nhà tổ chức sự kiện mà không cần bằng cấp
Có rất nhiều hoạt động có sẵn. Các sự kiện có thể từ trang trọng đến bình thường, từ kinh doanh đến niềm vui.
Có một phạm vi phức tạp liên quan đến mỗi cái. Do đó, nếu bạn coi trọng cấu trúc và giỏi với những điểm tốt hơn, thì tổ chức sự kiện có thể là nghề hoàn hảo dành cho bạn.
Tin vui là trở thành người lập kế hoạch sự kiện không cần bằng cấp. Vì lý do này, không cần thiết phải chi hàng chục nghìn đô la cho một tấm bằng tổ chức sự kiện, đặc biệt là với các nền tảng học tập trực tuyến như LinkedIn Learning và Skillshare.
Hơn nữa, nhiều người không chuyên về lập kế hoạch sự kiện hiện đang khá thành công trong lĩnh vực này. Tại sao phải dành bốn năm và hàng ngàn đô la cho một tấm bằng nếu họ có thể làm được?
Tất nhiên, không có giải pháp chung cho vấn đề này. Việc bạn có nên theo đuổi con đường học vấn cao hơn hay không là quyết định hoàn toàn thuộc về bạn.
Đây là hướng dẫn dễ thực hiện dành cho những ai muốn trở thành người lập kế hoạch sự kiện nhưng không có bằng đại học.
#1. Tìm vị trí lý tưởng của bạn
Bước một là xác định thị trường mục tiêu của bạn. Từ đám cưới đến các sự kiện của công ty, có rất nhiều ngóc ngách riêng biệt mà bạn có thể lấp đầy. Và trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bạn có thể đảm nhận nhiều công việc khác nhau, từ điều phối viên đến nhà thiết kế.
Xem xét các sự kiện bạn thích và phần bạn muốn chơi trong đó. Đảm bảo có thị trường cho các dịch vụ bạn định cung cấp bằng cách tiến hành nghiên cứu thích hợp. Những nỗ lực xây dựng thương hiệu sau đó có thể được hướng tới thị trường ngách cụ thể đó.
#2. Ghi danh vào các khóa học ảo
Khách hàng quan tâm đến kinh nghiệm và kỹ năng của bạn hơn là việc bạn có bằng cấp hay không. Đây là nơi một khóa học về lập kế hoạch sự kiện có ích.
Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy rất nhiều khóa học, từ các lớp khảo sát đến các buổi hội thảo cấp cao hơn, có sẵn trực tuyến. Các trang web học tập trực tuyến như LinkedIn Learning, Skillshare và Coursera cung cấp các chương trình giáo dục trực tuyến nổi bật có thể giúp bạn đạt được chứng chỉ và thăng tiến trong lĩnh vực bạn đã chọn.
#3. Thu thập một số kinh nghiệm làm việc
Việc tiếp theo cần làm là tích lũy kinh nghiệm làm việc. Có thể làm tình nguyện hoặc thực tập với các công ty tổ chức sự kiện ngay cả khi không được đào tạo chính thức. Bạn có thể mở rộng kiến thức của mình về lĩnh vực này và có được kinh nghiệm thực tế trong quá trình này.
Dành thời gian tình nguyện để tổ chức các sự kiện cho các tổ chức từ thiện địa phương là một cách tuyệt vời khác để đền đáp cộng đồng. Điều này sẽ có lợi cho bạn theo hai cách: thứ nhất, nó sẽ bổ sung vào sơ yếu lý lịch của bạn và thứ hai, nó sẽ mang đến cho bạn cơ hội để làm điều gì đó tốt đẹp cho thế giới.
#4. Thực hiện một chiến lược đầu tư
Khi bạn có kinh nghiệm, điều quan trọng là bắt đầu biên soạn một danh mục công việc của bạn. Đây là tập hợp những tác phẩm hay nhất của bạn, có thể dùng để khoe khoang về năng lực của bạn.
Các sự kiện bạn đã sắp xếp và bất kỳ kinh nghiệm liên quan nào bạn có đều nên được giới thiệu trong danh mục đầu tư của bạn. Ví dụ, một danh sách các sự kiện bạn đã điều phối khi làm điều phối viên sẽ phù hợp. Ngoài ra, bạn có thể thể hiện kỹ năng thiết kế sự kiện của mình bằng cách tải lên ảnh về tác phẩm của mình.
#5. Bắt đầu làm việc tự do
Để có được kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện mà không phải cam kết đảm nhận vị trí toàn thời gian, làm việc tự do là một lựa chọn tuyệt vời.
Bạn có thể định vị khách hàng thông qua nhiều kênh khác nhau, chẳng hạn như bảng việc làm trực tuyến và giới thiệu truyền miệng.
Các trang web như Fiverr và Freelancer giúp những người làm nghề tự do tìm thấy những khách hàng yêu cầu chuyên môn của họ. Nếu bạn muốn tạo danh tiếng vững chắc sau khi có được một số khách hàng đầu tiên, bạn cần cung cấp cho họ dịch vụ xuất sắc.
Sự khác biệt giữa Điều phối viên sự kiện và Người lập kế hoạch sự kiện là gì?
Các công việc quan trọng nhất trong lĩnh vực sự kiện là những công việc được tổ chức bởi điều phối viên sự kiện và người lập kế hoạch sự kiện. Họ chịu trách nhiệm quản lý nhiều nhà cung cấp và phối hợp với các nhân viên khác trong công ty. Người lập kế hoạch sự kiện chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ trọn gói, hỗ trợ chìa khóa trao tay, trong khi điều phối viên sự kiện chỉ cần hỗ trợ trong ngày.
Kết luận
Tóm lại, có thể đạt được rất nhiều thành tựu cá nhân và nghề nghiệp với sự nghiệp lập kế hoạch sự kiện. Và mặc dù có bằng cấp có thể mang lại cho bạn lợi thế trong lĩnh vực này, nhưng việc có được một tấm bằng hoàn toàn không cần thiết để bắt đầu với nó.
Tận dụng hướng dẫn này như một điểm khởi đầu nếu bạn quan tâm đến việc theo đuổi sự nghiệp với tư cách là người tổ chức sự kiện. Bạn có thể hoàn thành các mục tiêu của mình và xây dựng một sự nghiệp tuyệt vời trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nếu bạn nỗ lực và cống hiến hết mình.
Câu hỏi thường gặp về cách trở thành Người lập kế hoạch sự kiện
Công cụ lập kế hoạch sự kiện được trả lương cao nhất kiếm được bao nhiêu?
Tại Hoa Kỳ, mức lương trung bình của một người lập kế hoạch sự kiện là 66,000 đô la (dao động từ 32,000 đến 245,000 đô la). Thu nhập trung bình cho Người lập kế hoạch sự kiện là 65,000 đô la, với 83% người có thu nhập cao nhất kiếm được 245,000 đô la.
Hầu hết các nhà tổ chức sự kiện chủ yếu làm gì?
Phần lớn những người học đại học với ý định trở thành nhà tổ chức sự kiện chọn chuyên ngành truyền thông, quản lý khách sạn, quản trị kinh doanh tổng hợp, tiếp thị hoặc quan hệ công chúng.
Bài viết tương tự
- CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH HÀNG NGÀY: Cài đặt các ứng dụng miễn phí tốt nhất năm 2023[IPHONE & Android]
- Lập kế hoạch sự kiện: Nguyên tắc cơ bản về lập kế hoạch sự kiện & Dịch vụ
- ỨNG DỤNG LẬP KẾ HOẠCH HÀNG NGÀY: Các ứng dụng miễn phí tốt nhất để cài đặt vào năm 2023[IPHONE & Android]
- NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN KIẾM ĐƯỢC BAO NHIÊU: Thu nhập trên mỗi công việc
- Kỹ sư Full Stack: Mô tả công việc, Nhiệm vụ & Mức lương
Tài liệu tham khảo
