Quản lý một HOA không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Đôi tay của bạn luôn đầy đủ, từ việc thu thập các khoản thanh toán trực tuyến và đảm bảo rằng các tài khoản theo thứ tự, lên lịch họp hội đồng quản trị, quản lý trang web cộng đồng và cơ sở dữ liệu của cư dân, giao tiếp với những người đó, quản lý các đánh giá kiến trúc, yêu cầu dịch vụ hoặc thực thi các quy tắc CC&R, và hàng chục nhiệm vụ khác ở giữa.
Và dường như không có điểm kết thúc cho tất cả nỗ lực này.
Điều đó không hoàn toàn chính xác. Để chắc chắn, việc điều hành HOA sẽ luôn khiến bạn bận rộn. Tuy nhiên, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đơn giản hóa và sắp xếp hợp lý hầu hết các công việc của mình bằng cách sử dụng phần mềm quản lý HOA.
Hướng dẫn này sẽ dạy cho bạn mọi thứ bạn cần biết về nó. Chúng tôi sẽ xem xét tất cả những ưu điểm của việc sử dụng phần mềm HOA và cho bạn thấy những giải pháp nào hiện có sẵn cho hiệp hội của bạn trên thị trường.
Phần mềm quản lý HOA là gì?
Phần mềm HOA là một chương trình hoặc nền tảng hỗ trợ các tổ chức chủ nhà quản lý nhiều yếu tố hoạt động của họ.
Thông thường, phần mềm HOA tập trung vào một lĩnh vực hoạt động của HOA - tài khoản, lập lịch, thanh toán, thực thi CC&R, v.v. Tuy nhiên, phần mềm cũng có thể bao gồm nhiều mô-đun khác nhau hỗ trợ các quy trình HOA khác nhau. Các giải pháp phần mềm này được gọi là phần mềm quản lý HOA tất cả trong một.
Tại sao bạn cần một phần mềm quản lý HOA?
Tất nhiên, phản ứng cơ bản là nó có thể giúp bạn giảm bớt rất nhiều công sức. Nhưng nó không phải là tất cả. Vì vậy, dưới đây, chúng tôi đã phác thảo một số lợi ích bổ sung của việc sử dụng các giải pháp phần mềm để giúp quản lý HOA của bạn.
Hầu hết tất cả các quy trình của bạn có thể được sắp xếp hợp lý với phần mềm HOA. Nhiều chương trình phần mềm HOA tự quản lý khác nhau có thể hỗ trợ bạn quản lý tất cả tài liệu, phát hành báo cáo vi phạm CC&R và thư vi phạm, chấp nhận thanh toán, quản lý sổ sách, v.v. Vì phần mềm tự động xử lý nhiều tác vụ này, nên nó giúp bạn giải phóng thời gian để tập trung vào các yếu tố khác của HOA.
Bạn có thể quản lý chủ nhà hoặc hiệp hội cộng đồng của mình từ bất kỳ đâu với phần mềm HOA. Hầu hết tất cả các giải pháp trên thị trường hiện nay đều dựa trên web, có nghĩa là bạn có thể truy cập dữ liệu từ bất kỳ máy tính nào hoặc thậm chí điện thoại di động của mình thông qua một ứng dụng chuyên biệt.
Đọc thêm: HOA (Hiệp hội Chủ nhà): Định nghĩa, Phí và Quy tắc
Có phần mềm HOA chuyên dụng có nghĩa là tất cả tài liệu và dữ liệu của hiệp hội của bạn hiện nằm ở một vị trí. Tất cả các bên liên quan chính sẽ có quyền truy cập vào nó, thường thông qua một ứng dụng di động, ngụ ý rằng trách nhiệm giải trình được cải thiện cho tất cả các bên liên quan.
Dữ liệu của bạn cũng an toàn hơn khi được lưu trong một hệ thống dựa trên đám mây thay vì trên một máy duy nhất hoặc trong một mớ hỗn độn các thư mục.
Phần mềm có tiềm năng cải thiện đáng kể cả giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Một phần của điều này là do tất cả dữ liệu nằm ở một vị trí. Khi tất cả mọi người được tiếp cận với tất cả các kiến thức về một chủ đề, việc đưa ra đánh giá và đạt được sự đồng thuận về các vấn đề khác nhau sẽ dễ dàng hơn nhiều. Tương tự, việc giao tiếp tốt hơn và hiệu quả hơn với người dân sẽ là kết quả của phần mềm liên lạc được sắp xếp hợp lý. Mọi người trong khu phố của bạn có thể nhanh chóng nhận được tin tức và tìm hiểu về những gì đang diễn ra trong cộng đồng của họ.
Cuối cùng, phần mềm và dữ liệu mà nó có thể cung cấp cho phép các phương tiện tốt hơn để báo cáo về các hoạt động của hiệp hội và sử dụng kiến thức đó để tổ chức và lập kế hoạch cho tương lai của khu vực lân cận.
Những điều cần lưu ý trong phần mềm quản lý HOA
Không phải tất cả phần mềm HOA đều được tạo ra như nhau. Một số cung cấp các mô-đun mà những người khác không, trong khi những người khác chuyên về một loại dịch vụ nhất định (tức là xây dựng trang web). Điều quan trọng là phải chọn đúng phần mềm cho HOA của bạn, điều này thường có nghĩa là phải sử dụng nền tảng tất cả trong một.
Sau đây là các tính năng chính của phần mềm HOA:
# 1. Báo cáo tài chính và kế toán
Kỹ năng kế toán trong phần mềm HOA tốt sẽ cho phép bạn theo dõi tài chính của mình. Nó cũng sẽ cung cấp cho bạn các báo cáo chính xác và cho phép bạn đối chiếu các bảng sao kê ngân hàng của mình.
# 2. Công cụ truyền thông
Một hệ thống liên lạc tinh vi sẽ cho phép bạn thông báo cho cư dân thông qua nhiều kênh khác nhau (email, thông báo đẩy, cảnh báo, v.v.). Phần mềm tốt phải có khả năng truyền tải thông điệp cả hàng loạt và riêng lẻ.
# 3. Quản lý sự kiện
Hãy tìm phần mềm HOA bao gồm một hệ thống quản lý sự kiện tuyệt vời. Bạn có thể sử dụng tính năng này để lên lịch các sự kiện trên lịch của mình và giữ lịch trực tuyến cho người dân địa phương. Nó cũng sẽ hỗ trợ bạn trong chính sự kiện bằng cách cho phép khách đăng ký và thanh toán vé trực tuyến.
#4. Hệ thống thanh toán trực tuyến
Một chiến lược để giữ hài lòng các thành viên là giúp họ dễ dàng thanh toán hội phí trực tuyến. Phần mềm tuyệt vời bao gồm nhiều tùy chọn thanh toán, bao gồm thẻ tín dụng / thẻ ghi nợ và hối phiếu ACH. Các thành viên có thể liên kết trực tiếp thông tin ngân hàng của họ với tài khoản của họ.
Hệ thống thanh toán trực tuyến cũng có thể giúp bạn giảm các khoản thanh toán quá hạn mà phần mềm của bạn sẽ cho phép bạn theo dõi.
# 5. Cổng thông tin dân cư trực tuyến
Chọn phần mềm có cổng thông tin mà cư dân có thể truy cập trực tuyến từ bất kỳ vị trí nào. Với một vài cú nhấp chuột đơn giản, các thành viên sẽ có thể cập nhật hồ sơ của họ, thanh toán phí, kiểm tra lịch sự kiện, phản ứng với thông tin liên lạc và truy cập dữ liệu HOA.
# 6. Cơ sở dữ liệu dân cư
Phần mềm của bạn sẽ cho phép bạn lưu giữ danh sách chính thông tin của các thành viên và tìm kiếm bằng các bộ lọc. Điều này chứa tên, thông tin liên hệ, hồ sơ, v.v. của họ. Việc cập nhật thông tin của họ cũng phải đơn giản.
# 7. Trình theo dõi vi phạm
Cư dân đôi khi sẽ vi phạm các quy định, vì vậy phần mềm của bạn nên có một cơ chế để theo dõi thông tin đó. Điều này đặc biệt hữu ích trong các cộng đồng lớn hơn vì nhiều vi phạm có thể xảy ra cùng lúc hoặc chồng chéo. Bạn có thể chỉ cần theo dõi các vi phạm của thành viên, truy cập lịch sử vi phạm của họ và gửi thông báo bằng mô-đun này.
10 giải pháp thay thế phần mềm quản lý HOA xuất sắc
# 1. Trình quản lý tài sản AppFolio
- Giá: Bắt đầu từ $ 1.40 mỗi đơn vị mỗi tháng
- Demo / Thử nghiệm: Một cuộc biểu tình có sẵn theo yêu cầu.
AppFolio là một phần mềm quản lý HOA toàn diện cho phép đánh giá kiến trúc, thu phí và đánh giá, theo dõi vi phạm, phê duyệt thành viên hội đồng quản trị, kết nối ngân hàng, v.v. Tất cả các chức năng này đều có sẵn thông qua web hoặc ứng dụng di động.
Nổi bật bao gồm:
- Giao tiếp qua tin nhắn văn bản
- Mẫu thiết kế email
- Cổng thông tin dành cho cư dân
- Yêu cầu bảo trì trực tuyến
- Thông tin chi tiết về hiệu suất
# 2. OrganizationVoice
- Bắt đầu từ $ 50 mỗi tháng
- Dùng thử / Demo: Một bản demo miễn phí được cung cấp.
AssociationVoice là một chương trình phần mềm HOA dựa trên web, thân thiện với người dùng, cho phép bạn thu phí qua web, điện thoại và tin nhắn. Một tính năng khác là khả năng tổ chức các cuộc họp hội đồng quản trị và các quy tắc cộng đồng, phổ biến tin tức cộng đồng và tạo các biểu mẫu tùy chỉnh để xử lý hoạt động HOA.
Nổi bật bao gồm:
- Cổng thông tin dành cho cư dân
- Thư viện tài liệu
- Bản đồ địa phương có tính tương tác
- Thảo luận nhóm
- Đặt trước các tiện nghi
# 3. Bitrix24
- Giá: Phiên bản giới hạn miễn phí, các lựa chọn thay thế cao cấp $ 19 / tháng
- Demo / Thử nghiệm: Một cuộc biểu tình có sẵn theo yêu cầu.
Bạn có thể sử dụng Bitrix24 để phát triển cổng thành viên HOA với các cuộc thăm dò ý kiến, thông báo qua email, IM và trò chuyện nhóm cũng như thư viện ảnh. Bạn cũng có thể quản lý phí, gửi email cho các thành viên của mình và gửi yêu cầu công việc trực tuyến.
Nổi bật bao gồm:
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động
- Thư mục HOA
- Mạng xã hội riêng cho chủ nhà
- Nhóm quan tâm
- Hội nghị truyền hình
# 4. Buildium
- Bắt đầu từ $ 50 mỗi tháng
- Demo / Thử nghiệm: 14 ngày dùng thử miễn phí; bản demo có sẵn theo yêu cầu.
Buildium là một giải pháp phần mềm toàn diện cho các hiệp hội chủ nhà vừa và nhỏ, với các khoản thanh toán cho thành viên trực tuyến, theo dõi yêu cầu bảo trì, quản lý danh sách cho thuê và khả năng kế toán đầy đủ.
Nổi bật bao gồm:
- Thanh toán tiền mặt trong bán lẻ
- eFiling của Mẫu 1099
- Kiểm tra bất động sản
- Bảo hiểm cho người thuê nhà
- Sàng lọc khách thuê
# 5. Hệ thống CINC
- Giá cả có sẵn theo yêu cầu.
- Demo / Thử nghiệm: Một cuộc biểu tình có sẵn theo yêu cầu.
Theo báo cáo, CINC là công ty phần mềm duy nhất trong ngành cung cấp dịch vụ quản lý tài sản, ngân hàng tích hợp và tài khoản đám mây, tất cả trong một gói. Bạn có thể sử dụng CINC để quản lý các khoản thanh toán trực tuyến, giữ cho danh bạ thành viên của mình và lên lịch cập nhật, gửi và theo dõi các đơn đặt hàng công việc cũng như giao tiếp các giấy tờ HOA quan trọng.
Nổi bật bao gồm:
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động
- Quản lý vi phạm
- Quản lý các yêu cầu đánh giá kiến trúc
- Báo cáo tài chính đúng hạn
# 6. CÁC BƯỚC TRƯỚC
- Giá cả có sẵn theo yêu cầu.
- Demo / Thử nghiệm: Có một bản dùng thử miễn phí có sẵn và một bản demo có sẵn theo yêu cầu.
Thật đơn giản để tạo một trang web cộng đồng mang thương hiệu HOA với FRONTSTEPS. Theo dõi vi phạm, lệ phí, thanh toán trực tuyến, đơn đặt hàng công việc và yêu cầu bảo trì nằm trong số các tính năng.
Nổi bật bao gồm:
- Quản lý bãi đậu xe và khách
- Theo dõi các gói hàng
- Bản tin và bản tin kỹ thuật số có thể được tùy chỉnh
- Giao tiếp qua tin nhắn văn bản
# 7. HOA Express
- Giá: Phiên bản giới hạn miễn phí, phiên bản cao cấp $ 25 / tháng
- Demo / Thử nghiệm: Một bản dùng thử miễn phí được cung cấp, cũng như trang web demo.
Bạn có thể tạo một trang web hấp dẫn, giá rẻ, thân thiện với thiết bị di động cho HOA của mình bằng cách sử dụng HOA Express. Bạn sẽ có thể cập nhật trang web của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng, gửi email và kiểm duyệt các cuộc thảo luận trên diễn đàn. Các thành viên của bạn cũng có thể thanh toán phí trực tuyến.
Nổi bật bao gồm:
- Tự động gửi thư
- Các cuộc khảo sát được thực hiện để đặt hàng
- Danh bạ cư dân
- Theo dõi khách truy cập
#số 8. TOPS [ONE]
- Giá: Bắt đầu từ $ 0.75 mỗi đơn vị mỗi tháng
- Demo / Thử nghiệm: Một cuộc biểu tình có sẵn.
TOPS [ONE] lý tưởng cho các cộng đồng tự quản. Phần mềm của họ có hệ thống thanh toán phí và kế toán được phát triển cho doanh nghiệp quản lý Căn hộ / HOA, các công cụ để thực thi các giao ước và theo dõi các vi phạm, các công cụ quản trị cơ sở và các lựa chọn giao tiếp cho chủ nhà.
Nổi bật bao gồm:
- Trang web tự phục vụ cho chủ sở hữu
- Lưu trữ tệp trực tuyến là vô hạn.
- Sổ cái chung có thể tùy chỉnh
- Kiểm tra khi đang di chuyển
# 9. Neigbrs Vinteum
- Bắt đầu từ $ 25 mỗi tháng
- Demo / Thử nghiệm: 14 ngày dùng thử miễn phí; bản demo có sẵn theo yêu cầu.
Bạn có thể tạo trang web và ứng dụng di động với Vinteum Neigbrs, kết nối với cư dân qua tin nhắn văn bản và email, quản lý đặt phòng tiện nghi và đăng ký người dùng truy cập các tài liệu cộng đồng.
Nổi bật bao gồm:
- Hệ thống báo cáo sự cố
- Cuộc gọi được thực hiện tự động
- Lịch sử email
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động
# 10. Yardi Voyager
- Giá cả có sẵn theo yêu cầu.
- Không có để trình diễn / dùng thử
Yardi Voyager là một hệ thống quản lý dựa trên web dành cho các hiệp hội chủ nhà. Giải pháp của họ có một cơ sở dữ liệu tích hợp duy nhất bao gồm các công cụ để theo dõi quyền sở hữu và chi phí HOA, tính phí, thu tiền thanh toán, giám sát duy trì, thực thi các quy định và hơn thế nữa.
Nổi bật bao gồm:
- Tự động hóa quy trình làm việc
- Máy tính cho lệ phí
- Hệ thống bảo trì, kiểm tra và theo dõi vi phạm
- Cơ chế quản lý thành viên hội đồng quản trị
Phần mềm và dịch vụ quản lý hiệp hội cộng đồng
# 1. Quản lý tài sản
Phần mềm quản lý tài sản tự động hóa các nhiệm vụ vận hành, tài chính và cho thuê tài sản của người quản lý tài sản. Phần mềm được thiết kế để làm cho hoạt động kinh doanh bất động sản hiệu quả hơn bằng cách đơn giản hóa và hợp lý hóa các nhiệm vụ như quản lý cho thuê, quản lý tài sản, kế toán và giao tiếp với người thuê / chủ nhà. Các cộng đồng sống được tạo thành từ các tài sản, và ngay cả các hiệp hội chủ nhà (HOA) có thể được hưởng lợi từ việc giảm hoạt động của văn phòng.
# 2. Quản lý cơ sở
Người quản lý tòa nhà sử dụng phần mềm quản lý cơ sở để quản lý và duy trì các tài sản vật chất. Hai ưu điểm quan trọng nhất của phần mềm quản lý cơ sở là tối ưu hóa các yêu cầu bảo trì tòa nhà và đơn vị, đồng thời lập kế hoạch và quản lý nhân viên cũng như tài nguyên đơn giản. Cư dân và quản lý căn hộ, chung cư và co-op được hưởng lợi từ phần mềm quản lý hiệp hội cộng đồng với chức năng tích hợp sẵn hoặc kết nối đơn giản với các công cụ quản lý cơ sở vật chất.
# 3. Thanh toán tiền thuê
Với phần mềm thanh toán tiền thuê, cả người quản lý bất động sản và người thuê có thể mong đợi việc thu tiền thuê tự động, đơn giản hóa. Hóa đơn và hóa đơn được tạo và phân phối tự động, các khoản thanh toán có thể được thu thập và xử lý trực tuyến, và ngay cả việc hợp tác với ngân hàng cũng được đơn giản hóa.
Kết luận
Điều hành một HOA là một nhiệm vụ khó khăn, và đôi tay của bạn luôn đầy ắp. May mắn thay, bạn có thể sử dụng các công cụ phần mềm cụ thể để tự động hóa và hợp lý hóa nhiều yếu tố của việc quản lý hiệp hội. Một số người trong số họ giúp về các khía cạnh chuyên biệt của HOA, trong khi những người khác giúp về hầu hết mọi thứ.
Bạn đã xác định được các giải pháp phần mềm quản lý HOA hàng đầu trên thị trường hiện nay nhờ bài đăng này.
Hy vọng rằng danh sách sẽ hỗ trợ bạn trong việc lựa chọn gói hỗ trợ bạn trong việc quản lý hội của mình.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý HOA
Bạn có thể sử dụng QuickBooks cho một HOA không?
Có, QuickBooks cung cấp một công cụ theo dõi thu nhập và chi phí của hiệp hội. Điều này có thể giúp bạn duy trì báo cáo doanh thu và chi phí chính xác. Bạn sẽ có thể kiểm tra các khoản chi của HOA và xác định xem chúng có vượt quá ngân sách hay ít hơn những gì bạn dự kiến phải trả cho tháng hay không.
Điều gì tạo nên một trang web HOA tốt?
Miền dành riêng, cổng thông tin trực tuyến cho người dân, lựa chọn thanh toán trực tuyến, lịch cộng đồng, kênh liên lạc, khả năng thăm dò và công cụ đặt chỗ tiện nghi là tất cả các khía cạnh của các trang web HOA hàng đầu. Chúng cũng thân thiện với thiết bị di động, dễ sử dụng và quản lý, đồng thời làm nổi bật cộng đồng địa phương.
Làm cách nào để thiết lập Hoa trong QuickBooks?
- Chuyển đến menu Danh sách, sau đó chọn Biểu đồ tài khoản.
- Bấm chuột phải vào bất kỳ đâu, sau đó bấm Mới.
- Chọn Các loại tài khoản khác, sau đó chọn loại tài khoản phù hợp cho khoản vay của bạn:…
- Chọn Tiếp tục.
- Nhập tên và số cho tài khoản.
- Nhấp vào Lưu & Đóng.
Bài viết liên quan
- Máy tính thế chấp Zillow: Máy tính thế chấp Zillow chính xác như thế nào? (+ Mẹo nhanh)
- Hướng dẫn tái cấp vốn cho Máy tính Thế chấp: Tổng quan, So sánh và Tất cả những gì bạn cần
- CĂN HỘ CONDO VS VS. TOWNHOUSE: Sự khác biệt là gì?
- SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CONDO VÀ TOWNHOUSE: SỰ KHÁC BIỆT LÀ GÌ
- TOWNHOUSE: Định nghĩa, Ưu điểm, Nhược điểm & Tất cả những gì bạn cần (+ Mẹo miễn phí)
dự án
