Các doanh nghiệp và nhân viên đóng thuế cho chính quyền liên bang, tiểu bang và thành phố. Các mẫu W-4 so với W-2 thường được sử dụng liên quan đến việc làm và có các chức năng cụ thể. Để đảm bảo rằng chủ lao động của bạn khấu trừ số tiền thuế thu nhập thích hợp từ tiền lương của bạn, điều quan trọng là bạn phải nắm vững các mẫu W-4 so với W-2. Bài viết này đã giải thích sự khác biệt giữa các mẫu W-4 và W-2 để bạn không mắc phải bất kỳ sai lầm nào khi sử dụng bất kỳ mẫu nào trong số chúng. Chúng tôi cũng đã thêm sự khác biệt giữa W-4 so với W-2 so với 1099. Hãy tận hưởng chuyến đi!
W-4 là gì?
W-4, hoặc Giấy chứng nhận cho phép khấu lưu của nhân viên, là một biểu mẫu do nhân viên điền khi nhận việc làm. Nếu bạn tự kinh doanh, bạn không cần điền vào W-4. W-4 là tài liệu cung cấp cho công ty bạn thông tin cơ bản về bạn với tư cách là nhân viên mới. Đó là một biểu mẫu cho công ty của bạn biết số tiền thuế phải khấu trừ từ tiền lương của bạn.
Mẫu W-4 phải được nộp cho chủ lao động của bạn trước ngày làm việc đầu tiên của bạn. Tất cả tình trạng hôn nhân, số lượng người phụ thuộc và số lần khấu lưu được phép của bạn đều sẽ được yêu cầu. Những yếu tố đó tạo thành cơ sở của các bảng thuế thu nhập liên bang. Thuế tiểu bang, nếu có, cũng sẽ thay đổi tùy theo câu trả lời của bạn đối với ba câu hỏi này. Bạn không phải lo lắng về việc đóng thuế thu nhập của tiểu bang nếu bạn xây nhà ở Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington hoặc Wyoming. W-4 không có chỗ để thảo luận về các khoản khấu trừ của Medicare hoặc An sinh xã hội.
W-4 thông báo cho người sử dụng lao động những thông tin sau:
- nên sử dụng tỷ lệ độc thân cao hơn hay tỷ lệ kết hôn thấp hơn để khấu trừ thuế
- có bao nhiêu khoản trợ cấp miễn thuế mà một người lao động được hưởng
- bất kể người lao động có yêu cầu tăng số tiền khấu trừ hay nói rằng họ được miễn khấu trừ
Mẫu W-4
Tại Hoa Kỳ, gánh nặng thuế giảm không chỉ nhờ kết hôn mà còn nhờ sự hiện diện của những người phụ thuộc như con cái. Bạn có thể giảm số tiền thuế phải trả bằng cách yêu cầu trợ cấp khấu trừ theo các điều kiện sau:
- Mỗi đứa trẻ đủ điều kiện dưới 17 tuổi nhận được một khoản trợ cấp và mỗi người phụ thuộc bổ sung (chẳng hạn như cha mẹ già) nhận được một khoản trợ cấp bổ sung.
- Tiền lãi thế chấp, đóng góp cho tổ chức từ thiện, thuế tiểu bang và địa phương lên tới 10,000 đô la, chi phí y tế trên 7.5% tiền lương, lãi vay sinh viên và các khoản đóng góp IRA đủ điều kiện đều được tính là một khoản khấu trừ.
Những thay đổi về tình hình cá nhân hoặc tài chính của bạn có thể cần phải tính toán lại định kỳ các giới hạn khấu lưu của bạn. Bạn có thể điền vào biểu mẫu W-4 mới bất cứ lúc nào và gửi cho chủ lao động của mình. Việc tăng các khoản trợ cấp khấu lưu của bạn là cần thiết nếu:
- Bạn và đối tác của bạn đều có việc làm.
- Bạn nhận tiền từ các nguồn bên ngoài chủ lao động của bạn mà không cần phải báo cáo hoặc đánh thuế. Các ví dụ bao gồm trợ cấp hưu trí và các khoản thanh toán lãi và cổ tức đáng kể.
Bạn có thể muốn giảm khoản khấu lưu của mình nếu:
- Bạn trả thuế trên cơ sở ước tính.
- Quý vị có thể được hưởng nhiều khoản tín dụng thuế khác nhau, bao gồm cả tín dụng dành cho trẻ em.
Cho dù bạn liệt kê các khoản khấu trừ của mình thay vì yêu cầu khấu trừ tiêu chuẩn hoặc nếu tiền lãi cho khoản vay sinh viên và khoản đóng góp IRA của bạn vượt quá số tiền khấu trừ tiêu chuẩn, bạn có thể giảm thu nhập chịu thuế của mình.
Mẹo để điền vào các mẫu W-4
Sau đây là một số nguyên tắc cần tuân theo khi hoàn thành W-4 cho chủ lao động mới:
#1. Khấu trừ thuế phải được tính toán chính xác
Các quy tắc khấu trừ thuế có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của IRS tại bất kỳ thời điểm nào. Để đảm bảo chủ lao động của bạn đang khấu trừ đúng số tiền thuế từ mỗi phiếu lương, điều quan trọng là phải thảo luận kỹ lưỡng về các yêu cầu nộp đơn và các quy tắc thuế hiện hành ngay từ đầu trong bất kỳ thỏa thuận làm việc nào. Việc khấu lưu quá nhiều hoặc quá ít có thể dẫn đến việc hoàn thuế hoặc hóa đơn thuế tương ứng vào cuối năm. Để xác định số tiền khấu lưu thuế phù hợp, bạn có thể tham khảo công cụ tính toán trực tuyến của IRS.
#2. Xác minh tính toán của bạn
Nhu cầu gửi W-4 đã sửa hoặc thực hiện các điều chỉnh đối với khoản khấu lưu thuế của bạn sẽ giảm nếu bạn điền vào biểu mẫu một cách cẩn thận lần đầu tiên. Khi bắt đầu một công việc mới, dành thời gian để kiểm tra kỹ mẫu W-4 của bạn để tìm lỗi có thể mang lại lợi ích cho con đường. Bạn cũng có thể tránh mọi bất ngờ về ngân sách do các nghĩa vụ thuế không mong muốn gây ra.
#3. Xem xét mùa thuế
Tùy thuộc vào tình hình tài chính của bạn, bạn có thể hy vọng nhận được tờ khai thuế. Nếu vậy, bạn có thể sắp xếp để có nhiều tiền hơn được trích ra từ phiếu lương của bạn mỗi kỳ lương để đóng thuế. Khi điền vào mẫu W-4 cho một công việc mới, bạn có thể bao gồm dữ liệu này. Trước khi hoàn thành W-4, bạn có thể muốn khám phá các chi tiết cụ thể về tình huống của mình với cố vấn thuế.
W-2 là gì?
Chủ lao động của bạn sẽ thay mặt bạn nộp W-2 (Báo cáo tiền lương và thuế) cho Sở Thuế vụ. Bất kỳ công ty nào trả cho công nhân của mình từ 600 đô la trở lên trong một năm nhất định phải cấp W-2 cho mỗi công nhân đó. Mẫu W-2 được gửi cho nhân viên thành hai bản. Nó có thể được gửi qua email hoặc thư thông thường. Nó phải được nộp trước ngày 31 tháng XNUMX của năm sau năm tính thuế mà nó đang được nộp.
Vì mục đích thuế, Mẫu W-2 được sử dụng để báo cáo tiền lương, tiền boa và các hình thức bồi thường khác cho Sở Thuế vụ. Các khoản thanh toán Medicare và An sinh xã hội của bạn cũng được báo cáo cho IRS.
Các phần quan trọng nhất của W-2 là:
- Dữ liệu liên quan đến công ty tuyển dụng bạn
- Thu nhập từ tiền lương, tiền boa và các nguồn khác
- Tiền khấu trừ từ tiền lương cho An Sinh Xã Hội và Medicare
- Thuế thu nhập liên bang đã nộp
- Nộp thuế thu nhập cho Nhà nước
- Thuế thu nhập được khấu trừ ở cấp địa phương
- Các khoản thanh toán được thực hiện cho một kế hoạch lương hưu
Những con số này được đưa vào tờ khai thuế của bạn khi bạn hoặc kế toán viên của bạn hoàn tất quy trình nộp đơn.
Mẹo để hiểu Biểu mẫu W-2
Nếu bạn cần trợ giúp để hiểu mẫu W-2 của mình, đây là một số gợi ý:
#1. Hãy xem dữ liệu đã được gửi
Vì hầu hết các doanh nghiệp đều siêng năng theo dõi hồ sơ của họ trong suốt cả năm nên thông tin trên các mẫu W-2 thường đáng tin cậy. Nếu bạn nhận được W-2 với một vấn đề đơn giản, chẳng hạn như lỗi chính tả, mà chủ lao động của bạn có thể dễ dàng sửa chữa, thì việc thực hiện sớm sẽ đẩy nhanh quá trình khai thuế. Nếu bạn nhận thấy có sự khác biệt giữa cuống phiếu lương và tổng số W-2, bạn nên hỏi thêm chủ lao động của mình hoặc liên hệ với IRS. Ngay cả khi địa chỉ trên W-2 đã lỗi thời hoặc sai, bạn vẫn có thể sử dụng nó để khai thuế.
#2. Giữ một bản ghi của nó
Gói W-2 bạn nhận được có thể chứa nhiều bản sao của cùng một biểu mẫu. Một bản sao W-2 của bạn có thể được lưu giữ trong hồ sơ của bạn nếu bạn đang thuê một công ty chuẩn bị thuế bên ngoài. Giữ an toàn cho thông tin nhạy cảm của bạn bằng cách lưu trữ giấy tờ điện tử của bạn trong két an toàn có khóa hoặc trên ổ cứng được mã hóa.
#3. Xem xét các khoản giữ lại của bạn
Nghĩa vụ thuế thực tế của bạn trong năm có thể khác với ước tính bạn đã thực hiện khi hoàn thành mẫu W-4. Đảm bảo khấu lưu thuế của bạn là chính xác bằng cách kiểm tra cuống phiếu lương của bạn định kỳ trong suốt cả năm. Nếu nó khác, bạn có thể sử dụng sự khác biệt để tạo lợi thế cho mình khi nộp thuế trong tương lai.
Sự khác biệt giữa W-2 so với W-4
Thời gian và danh tính của người điền biểu mẫu là điểm khác biệt chính giữa W-2 so với W-4. Khi bắt đầu một công việc mới hoặc vào bất kỳ thời điểm nào khác trong quá trình làm việc, một nhân viên muốn sửa đổi tình trạng nộp đơn hoặc khấu trừ các khoản trợ cấp phải điền vào mẫu W-4. Mỗi người lao động nhận được W-2 từ người sử dụng lao động của họ vào cuối năm dưới dạng báo cáo về thu nhập và khấu trừ thuế của họ cho năm đó.
W-2 là tài liệu báo cáo cuối năm nêu chi tiết tiền lương, tiền boa và các hình thức bồi thường khác, khấu trừ thuế, số tiền thuế An sinh xã hội và Medicare đã trả và đóng góp hưu trí, trong khi W-4 nêu chi tiết thông tin nhận dạng, tình trạng hôn nhân, người phụ thuộc và trợ cấp khấu trừ của nhân viên. Bản gốc W-2 được gửi cho SSA và nhân viên nhận được một bản sao. Không có cơ quan thuế nào được cung cấp W-4.
Biểu mẫu W-4 so với W-2
Vì lý do thuế thu nhập liên bang, cả hai mẫu W-4 và W-2 đều được sử dụng để báo cáo thu nhập và chi tiết cá nhân của một cá nhân. Các mẫu W-4 so với W-2 là một khía cạnh không thể thiếu trong hệ thống kế toán, nhân sự (HR) và bảng lương của doanh nghiệp. Sự khác biệt đáng chú ý nhất giữa các mẫu W-4 và W-2 là:
#1. Ai lấp đầy nó
Mẫu W-4 được hoàn thành bởi nhân viên, trong khi mẫu W-2 được hoàn thành bởi người sử dụng lao động. Khi bạn bắt đầu một công việc mới, bạn sẽ điền vào mẫu W-4 để chủ lao động của bạn biết số tiền sẽ bị giữ lại từ tiền lương của bạn dựa trên tình trạng hôn nhân, số lượng người phụ thuộc và thông tin cá nhân khác của bạn. Các mẫu W-4 thường được các công ty lưu giữ và không nộp cho bất kỳ cơ quan thuế nào của chính phủ.
#2. Khi nào hoàn thành biểu mẫu
Hàng năm, người sử dụng lao động hoàn thành các mẫu W-2 và phân phát chúng cho người lao động vì dữ liệu trong đó ảnh hưởng đến cách những cá nhân đó báo cáo thu nhập của họ trên tờ khai thuế. Các thay đổi đối với trạng thái khấu lưu của bạn cần có biểu mẫu W-4 mới. Người sử dụng lao động phải điền và gửi biểu mẫu W-2 cho SSA và bất kỳ chính quyền tiểu bang hoặc địa phương hiện hành nào trước ngày hết hạn quy định. Khi có những điều chỉnh về ngày nộp thuế liên bang, IRS thường thông báo chúng.
#3. Mục đích của Mẫu
W-2 của nhân viên là bản ghi các khoản thuế đã khấu trừ từ tiền lương của họ trong suốt cả năm theo hướng dẫn của họ trên mẫu W-4. Cần có W-4 đầy đủ và chính xác để xử lý bảng lương và báo cáo thuế hiệu quả. Việc nộp thuế ở cấp liên bang, tiểu bang và thậm chí cả địa phương không cần phải phức tạp nếu cả hai biểu mẫu đều được hoàn thành đúng cách.
Mẹo Chuẩn bị Biểu mẫu W-4 so với W-2 cho Bảng lương
Nếu bạn cần trợ giúp điền vào biểu mẫu W-4 so với W-2 để nhận lương, hãy xem xét những điều sau:
#1. Vui lòng cung cấp các chi tiết cần thiết
Người sử dụng lao động phải cung cấp cho người lao động các tài liệu thuế cần thiết, chẳng hạn như W-4 so với W-2 và phải cung cấp thu nhập chính xác của nhân viên trong năm. Nhân viên có nghĩa vụ pháp lý cung cấp thông tin chính xác trên các mẫu W-4 so với W-2 của họ cho chính phủ liên bang và tiểu bang mỗi năm. Hãy nhớ rằng với tư cách là chuyên gia nhân sự hoặc kế toán, bạn chỉ có thể cung cấp kiến thức về các quy tắc và quy định về thuế, nhưng chỉ nhân viên mới có thể điền vào mẫu W-4 của họ.
#2. Đọc lại kỹ lưỡng
Đảm bảo dữ liệu W-4 được nhập vào hệ thống bảng lương là chính xác bằng cách kiểm tra kỹ tất cả các mục nhập của bạn. Chú ý đến từng chi tiết trong khi soạn thảo W-2 có thể giúp giảm nhu cầu sửa đổi sau này. Bạn nên xác minh dữ liệu của mình sau khi nhập dữ liệu đó vào hệ thống bảng lương.
#3. Sử dụng tốt công nghệ
Bạn có thể giảm thời gian dành cho các biểu mẫu thuế và bảng lương bằng cách sử dụng các công nghệ kỹ thuật số. Trước khi cam kết sử dụng một chương trình hoặc phần mềm nhất định để xử lý bảng lương và thuế, hãy đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành bài tập về nhà của mình. Trước khi bắt đầu quy trình nhập dữ liệu, hãy đảm bảo các công cụ kỹ thuật số đã chọn tuân thủ tất cả các quy tắc về quyền riêng tư và thuế hiện hành.
Người lao động tự do có điền W-4 so với W-2 không?
Sở Thuế vụ (IRS) có các yêu cầu khác nhau đối với các tình huống công việc khác nhau. Một công nhân W2 là một công nhân điển hình, được tuyển dụng bởi một công ty điển hình cho một vị trí điển hình. Nhân viên 1099 làm việc trên cơ sở hợp đồng, khiến họ khác biệt với nhân viên bình thường. Nhân viên W2 và 1099 nhân viên khai thuế khác nhau vì nhiều lý do. Thay vào đó, biểu mẫu thuế W9 sẽ được sử dụng nếu bạn là nhà thầu độc lập. Tài liệu này sẽ thay thế W4 mà nhân viên thường điền cho người sử dụng lao động của họ. Sau đó, biểu mẫu W9 chỉ định cách xử lý các loại thuế liên quan đến khoản thanh toán đã thỏa thuận.
Yêu cầu Mã số Nhận dạng Người nộp thuế và Chứng nhận mô tả biểu mẫu W9 dưới một tên khác. Người sử dụng lao động có thể sử dụng biểu mẫu này để tìm cách trả thuế cho các nhà thầu độc lập thay vì nhân viên bình thường.
W-4 so với W-2 so với 1099
Bạn có đang nghĩ về sự khác biệt giữa W-4 so với W-2 so với 1099 không? Kiểm tra một số khác biệt giữa W-4 so với W-2 so với 1099 bên dưới:
Các khoản thanh toán cho nhà thầu độc lập hoặc người tự làm chủ phải được báo cáo trên Mẫu 1099 do Sở Thuế vụ cấp. Các nhà thầu độc lập nhận được biểu mẫu 1099 từ khách hàng của họ được coi là tự làm chủ và phải trả tất cả các loại thuế hiện hành một cách độc lập, bao gồm thuế thu nhập liên bang và thuế tư doanh. Họ phải độc lập điều tra và đăng ký các phúc lợi thích hợp như bảo hiểm y tế và các chương trình tiết kiệm hưu trí, đồng thời chịu các chi phí liên quan đến việc đó.
Tôi có cần W-2 so với W-4 cho Thuế không?
W-4 hướng dẫn người sử dụng lao động về số tiền thuế phải khấu trừ từ tiền lương của nhân viên, trong khi W-2 nêu chi tiết thu nhập hàng năm của nhân viên và số tiền thuế mà người sử dụng lao động khấu trừ. Cả hai cũng là hồ sơ thuế bắt buộc với IRS.
Tôi có cần W-2 so với W-4 cho Thuế không?
Khi bắt đầu một công việc mới hoặc vào bất kỳ thời điểm nào khác trong quá trình làm việc, một nhân viên muốn sửa đổi tình trạng nộp đơn hoặc khấu trừ các khoản trợ cấp phải điền vào mẫu W-4. Mỗi nhân viên nhận được W-2 từ chủ lao động của họ vào cuối năm tính thuế để làm báo cáo thu nhập và khấu lưu cho năm đó.
W-2 được sử dụng để làm gì?
Thu nhập của chủ lao động của bạn, số tiền thuế được lấy từ tiền lương của bạn, bất kỳ đặc quyền nào bạn nhận được và thông tin thích hợp khác trong năm sẽ được nêu chi tiết trên mẫu thuế W-2 của bạn. Biểu mẫu này được sử dụng để nộp thuế thu nhập của cả liên bang và tiểu bang.
W4 được sử dụng để làm gì?
Để được khấu trừ số tiền thuế thu nhập liên bang thích hợp từ tiền lương của bạn và nộp cho IRS, bạn phải điền vào Mẫu W-4 và đưa cho chủ lao động của bạn. Nếu bạn trả quá nhiều trong năm hoặc cuối cùng nợ rất nhiều tiền đến thời điểm nộp thuế, thì việc điền W-4 của bạn một cách chính xác là rất quan trọng.
Ai Cần Mẫu W-2?
Mỗi nhân viên được quyền nhận một bản sao W-2, Báo cáo tiền lương và thuế (PDF) từ chủ lao động của họ, chủ lao động phải hoàn thành, nộp bản điện tử hoặc qua đường bưu điện cho Cơ quan An sinh Xã hội (SSA), sau đó cung cấp cho nhân viên.
Kết luận:
Biểu mẫu thuế biên chế W-4 so với W-2 được sử dụng để báo cáo thu nhập cho IRS. Nhân viên có trách nhiệm điền vào mẫu W-4, trong khi người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành và nộp mẫu W-2. Tuy nhiên, các nhà thầu độc lập không thuộc phạm vi điều chỉnh của các thỏa thuận này. W-2 của nhân viên dựa trên thông tin họ cung cấp trên W-4 của họ trong năm. Nó được gửi đến Sở Thuế vụ và người lao động nhận được một bản sao để sử dụng để nộp thuế của chính họ.
Bài viết liên quan
- 1099 NHÂN VIÊN: Mọi thứ bạn cần biết
- Chi phí Bảo hiểm Sức khỏe của Chủ lao động: Thực tiễn Tốt nhất năm 2023
- W-2 LÀ GÌ: Ý Nghĩa, Cách Lấy & Điền Một
- TIỀN LƯƠNG GỘP LÀ GÌ: Định nghĩa, Ví dụ & Cách tính
- TIẾP THỊ TRUYỀN THỐNG: Định nghĩa, Ví dụ và Sự khác biệt
dự án
