Đơn đặt hàng là xương sống của kinh doanh cho cả người bán và người mua. Các tài liệu này có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý và cho biết ý định mua hàng của khách hàng và đóng vai trò như một bản ghi chi tiết đơn đặt hàng. Mọi người tham gia vào quá trình tạo và chuyển giao phải theo dõi chặt chẽ các tệp này. Vì vậy, một số phương pháp tốt để theo dõi, sắp xếp và giữ cho các đơn đặt hàng của bạn theo thứ tự là gì? Số đơn đặt hàng là bước đầu tiên để có thể thực hiện bất kỳ việc nào trong số đó. Đọc tiếp để biết số PO trên hóa đơn là gì và trình tạo số PO là gì. Chúng tôi cũng đã thêm sự khác biệt giữa số PO so với số hóa đơn.
Hãy lặn xuống!
Đơn đặt hàng là gì?
Hàng hóa và dịch vụ mà người mua muốn có được trình bày chi tiết trong đơn đặt hàng (PO), là tài liệu do khách hàng gửi cho nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng, nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc.
Một đơn đặt hàng được lập thành văn bản hợp lệ bao gồm các yếu tố như:
- Ngày đặt hàng
- Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ
- Số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ
- Điều khoản thanh toán
- Thông tin liên hệ người mua và người bán
- Số PO duy nhất
Làm thế nào để họ làm việc?
Đơn đặt hàng (PO) là một tài liệu do người mua sản phẩm hoặc dịch vụ phát hành khi bắt đầu giao dịch. Bao gồm các hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi, số lượng và giá thỏa thuận của chúng. Một đơn đặt hàng được thực hiện tốt phải đủ chi tiết để người bán không có câu hỏi nào. Đơn đặt hàng có giá trị ràng buộc đối với cả hai bên vì nó đã được họ cho phép. Số đơn đặt hàng, nằm ở đầu biểu mẫu, sẽ được sử dụng trong tất cả các giao tiếp tiếp theo với khách hàng, bao gồm các cuộc gọi điện thoại, chứng từ vận chuyển và lập hóa đơn.
Sau khi nhà cung cấp hoàn thành đơn đặt hàng, họ sẽ gửi hóa đơn. Hóa đơn là hóa đơn cuối cùng. Số lượng và giá cả của hàng hóa và dịch vụ do nhà cung cấp cung cấp sẽ được liệt kê. Số đơn đặt hàng cũng sẽ được bao gồm để chỉ ra rằng việc bán hàng này đã được cho phép trước. Người mua có nghĩa vụ thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận ban đầu khi nhận hàng (ví dụ: người bán có thể quy định rằng tất cả các nhà cung cấp của họ phải được thanh toán trong vòng 30 ngày).
Số Po là gì?
Số PO là một số đặc biệt được gán cho đơn đặt hàng, là tuyên bố chính thức về ý định của khách hàng để mua thứ gì đó từ người bán và bao gồm các chi tiết cụ thể của giao dịch. Cả người bán và khách hàng sẽ được hưởng lợi từ việc có một số nhận dạng duy nhất cho mỗi đơn hàng được đặt hoặc nhận. Người mua xác nhận ý định mua hàng hóa hoặc dịch vụ của họ bằng cách phát hành đơn đặt hàng cho người bán. Yêu cầu về giá cả và số lượng nằm trong số các chi tiết có trong tài liệu. Việc chấp nhận đơn đặt hàng của nhà cung cấp đồng nghĩa với việc chấp nhận gần như hoàn toàn các điều khoản và điều kiện có trong đó.
Điều quan trọng đối với các công ty là phải theo dõi các đơn đặt hàng của họ. Những hồ sơ đó khá quan trọng từ quan điểm pháp lý. Hơn nữa, chúng hỗ trợ các doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ tài chính chính xác và thường rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh suôn sẻ, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ hơn.
Đây là lúc số PO phát huy tác dụng. Chúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và truy xuất các đơn đặt hàng của cả hai bên, tạo điều kiện thuận lợi cho trách nhiệm giải trình của người bán và người mua đối với các chi tiết cụ thể của đơn đặt hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình kiểm toán và kế toán.
Cách lấy số Po
Việc thiết lập số đơn đặt hàng có thể được thực hiện theo một số cách khác nhau. Có thể một số công ty nhất định, đặc biệt là những công ty có ít tài nguyên hơn, có thể tạo các mẫu đơn đặt hàng của riêng họ và cấp số PO cho từng đơn đặt hàng và hóa đơn.
Tuy nhiên, các công ty lớn hơn có thể phải đối phó với khối lượng giao dịch cao hơn đáng kể, khiến quá trình nhập số đơn đặt hàng theo cách thủ công tốn thời gian và không hiệu quả là không thể thực hiện được.
Do đó, nhiều dịch vụ kế toán trực tuyến có thể tự động tạo chi tiết đơn đặt hàng, chẳng hạn như số PO cho từng mặt hàng. Có hai cách tiếp cận chính mà bạn có thể chọn khi tạo hệ thống đánh số PO: thủ công và tự động.
Hệ thống số PO thủ công
Bạn có thể có quyền tự do tạo hệ thống số PO của riêng mình theo cách thủ công nếu bạn quản lý một doanh nghiệp nhỏ với số lượng đơn đặt hàng thấp. Mã này có thể bao gồm các chữ cái, số và dấu gạch ngang theo bất kỳ thứ tự nào phù hợp với bạn với tư cách là người lãnh đạo công ty. Mặt khác, nếu bạn cần số PO quan trọng hơn, bạn có thể yêu cầu hệ thống tạo số đó dựa trên ngày tạo đơn hàng. Bất kể bạn đi theo con đường nào, bạn phải luôn ghi chú tên của nhà cung cấp, dữ liệu đơn đặt hàng cần thiết và ngày hiệu lực ở một nơi khác. Tiếp tục làm điều này ngay cả khi được hướng dẫn.
Theo dõi khách hàng, đơn đặt hàng và thanh toán của bạn ở một vị trí trung tâm bằng cách ghi lại thông tin thích hợp về từng đơn đặt hàng trong bảng tính Excel.
Trình tạo số PO tự động
Việc quản lý các đơn đặt hàng và chi phí của công ty ngày càng trở nên phức tạp khi chi tiêu của công ty tăng lên. Cuối cùng, việc cung cấp cho mỗi đơn hàng một mã duy nhất bằng tay trở nên không hiệu quả và tốn thời gian. May mắn thay, ngày nay có rất nhiều giải pháp kế toán dựa trên đám mây chi phí thấp, mỗi giải pháp đều được trang bị khả năng tạo và gán số Đơn đặt hàng (PO) tự động của riêng mình.
Trình tạo số Po
Thuật ngữ “trình tạo số PO” không bao gồm nhiều tùy chọn, đặc biệt là khi nói đến các tài nguyên có thể mua được. Nếu bạn sử dụng giải pháp kế toán dựa trên đám mây hoặc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý tài chính của mình, bạn sẽ không gặp vấn đề gì với số đơn đặt hàng để đưa vào hóa đơn và đơn đặt hàng của mình.
Bạn có thể sử dụng trình tạo số PO ngẫu nhiên hoặc kỹ thuật tạo số ngẫu nhiên để tạo số đơn đặt hàng nếu bạn tạo chúng theo cách thủ công hoặc trong một ứng dụng như Excel và bạn không cần chúng phải theo thứ tự hoặc có độ dài nhất định.
Để đạt được mục tiêu đó, bạn nên sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hoặc kế toán chuyên dụng để tạo đơn đặt hàng và mở rộng ra là số đơn đặt hàng. Một hệ thống như vậy có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, vì vậy nó có thể đáng để đầu tư trừ khi số lượng bán hàng của bạn cực kỳ thấp.
Nơi đặt số PO trên hóa đơn
Thông lệ phổ biến nhất là bao gồm số đơn đặt hàng ở đầu hóa đơn để có thể tham chiếu nhanh chóng và dễ dàng. Vị trí bạn đặt số đơn đặt hàng trên mẫu tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà bạn điều hành.
Số Po so với Số hóa đơn
Thoạt nhìn, cả số PO và số hóa đơn đều có vẻ giống nhau. Có một số điểm khác biệt giữa số PO và số hóa đơn mặc dù thực tế là chúng chứa thông tin và điều khoản thanh toán giống hệt nhau. Sau đây là những khác biệt giữa số PO so với số hóa đơn:
#1. Cơ quan ban hành văn bản
Lập hóa đơn xảy ra sau khi người tiêu dùng phát hành đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
#2. Tình trạng pháp lý
Mặc dù chúng rất hữu ích để theo dõi lô hàng và yêu cầu thanh toán, hóa đơn không có mục đích pháp lý nào khác trong quy trình mua hàng. Trừ khi được sử dụng để sao lưu đơn đặt hàng, nó không thể được sử dụng như một công cụ tài chính hoặc tại tòa án dân sự vì đây không phải là thỏa thuận giữa người mua và người bán.
#3. Cách chúng được sử dụng
Mục đích của hóa đơn là đưa trách nhiệm trả lại cho người mua để thanh toán vào ngày đáo hạn. Khi gần đến ngày đáo hạn mà người bán vẫn chưa được thanh toán tiền hàng, họ có thể gửi email nhắc nhở. Hóa đơn cũng có thể đóng vai trò là lời nhắc thanh toán thân thiện từ người bán. Ngược lại, đơn đặt hàng cho phép người mua chỉ định số lượng và ngày giao sản phẩm họ cần từ nhà cung cấp.
#4. Những gì họ chỉ định
Hóa đơn ghi chi tiết nội dung của lô hàng là thông lệ tiêu chuẩn. Nhiều hóa đơn có số sê-ri duy nhất được tạo bất cứ khi nào nhà cung cấp gửi nhiều gói hàng.
Dưới đây là những khác biệt nữa giữa số PO và số hóa đơn
| Số PO | Số hóa đơn |
| Xác nhận đặt hàng được gửi bởi người mua cho nhà cung cấp | Lời nhắc thanh toán do nhà cung cấp gửi cho người mua |
| Được tạo khi người mua đặt hàng | Được tạo sau khi đơn đặt hàng được hoàn thành |
| Xác định các điều khoản mua hàng | Xác định xác nhận bán hàng |
| Ngăn chặn dự trữ quá nhiều hàng tồn kho | Ngăn chặn các khoản thanh toán trùng lặp và vượt mức |
| Giúp dễ dàng theo dõi hàng tồn kho | Giúp tính toán chi tiêu và thuế |
Điểm tương đồng giữa Đơn đặt hàng và Hóa đơn
Rất dễ bị nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng và hóa đơn vì chúng nghe có vẻ giống nhau. Cả hai đều liên quan đến việc trao đổi thông tin về một sản phẩm hoặc dịch vụ cho mục đích thương mại. Tuy nhiên, thời gian của những sự kiện này là khác biệt. Chúng có nhiều điểm tương đồng, nhưng cũng có những điểm khác biệt quan trọng cần được thực hiện.
Trong hầu hết các trường hợp, đơn đặt hàng và hóa đơn có thể được sử dụng thay thế cho nhau. Có một số điểm tương đồng chính giữa đơn đặt hàng và hóa đơn, mặc dù có nhiều điểm khác biệt:
- Cả hai đều là hình thức quảng cáo liên quan đến việc mua sản phẩm.
- Chúng rất quan trọng để giảm chi tiêu lãng phí.
- Chúng cho phép minh bạch hơn trong thủ tục mua hàng.
- Đơn đặt hàng cơ bản, giao hàng, nhà cung cấp và chi tiết giá cả được bao gồm trong cả hai.
- Cả hai Thỏa thuận mua bán đều là Văn bản pháp lý ràng buộc
Hóa đơn và Đơn đặt hàng phục vụ chức năng gì trong doanh nghiệp?
Mặc dù có vẻ như công việc làm thêm, đơn đặt hàng và hóa đơn là những giấy tờ tài chính thiết yếu giúp công ty đáp ứng nhu cầu mua hàng của mình khi nhu cầu tăng lên và mối quan hệ người mua-người bán phát triển.
Bạn không thể chọn giữa đơn đặt hàng và hóa đơn vì cả hai đều quan trọng. Mặc dù thực tế là nói một cách hợp pháp, hóa đơn là cần thiết, đơn đặt hàng cung cấp thông tin rõ ràng rất cần thiết và giúp tránh các vấn đề.
Sử dụng đơn đặt hàng và hóa đơn sẽ giảm thiểu sự hiểu lầm bằng cách phác thảo rõ ràng kết quả mong đợi của giao dịch, bất kể sự biến động về nhu cầu hoặc mức độ phức tạp trong quy trình mua hàng cơ bản.
Tại sao phải đặt hàng và quản lý hóa đơn kỹ thuật số
Đơn đặt hàng thủ công và quản lý hóa đơn rất đơn giản trong thời gian đầu khi một công ty nhỏ và số lượng mua hàng khiêm tốn. Tuy nhiên, khi công việc kinh doanh mở rộng, thì số lượng mua hàng cũng tăng theo. Hiểu được sự tương đồng và khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn cũng sẽ không giúp được gì nhiều.
Ngày càng trở nên tẻ nhạt và dễ mắc lỗi đối với các công ty khi xử lý thủ công số lượng đơn đặt hàng và hóa đơn ngày càng tăng mà họ nhận được qua email, fax, thư bưu điện, v.v. toàn bộ quá trình.
Các hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) có thể tốn kém và một số công ty đơn giản là không đủ khả năng để triển khai một hệ thống như vậy với các nhà cung cấp của họ. Giải pháp mua hàng cho phép doanh nghiệp bảo vệ thông tin có trong hóa đơn cho đơn đặt hàng. Để hợp lý hóa và nâng cao hiệu quả của các thủ tục mua sắm cơ bản nhất, các công ty thuộc mọi quy mô có thể sử dụng phần mềm này để quản lý những thứ như đơn đặt hàng và hóa đơn.
Tại sao số PO lại quan trọng?
Cho dù bạn là người mua hay người bán, đơn đặt hàng là một khía cạnh không thể thiếu trong giao dịch kinh doanh đòi hỏi sự chú ý và tuân thủ của bạn mọi lúc.
Cung cấp cho mỗi đơn đặt hàng một số PO riêng biệt giúp theo dõi đơn hàng dễ dàng hơn, chính xác hơn. Nếu khách hàng gặp sự cố với giao dịch mua đã được thực hiện từ nhiều tháng trước, đơn đặt hàng và hóa đơn liên quan có thể được xác định bằng một tìm kiếm đơn giản bằng cách sử dụng số PO.
Lợi ích tương tự cũng có sẵn nếu công ty của bạn đặt hàng và cấp số PO. Mã dễ tạo và khả năng tìm và kiểm tra mua hàng nhanh chóng đều là những lợi ích của việc sử dụng sơ đồ đánh số PO. Tránh được các khoản thanh toán trùng lặp, nộp hồ sơ không đúng cách và các lỗi kế toán khác khi sử dụng số PO.
Thành công lâu dài của công ty bạn phụ thuộc vào việc cung cấp các dịch vụ hợp pháp và được cung cấp bởi các chuyên gia được đào tạo. Cung cấp sai mặt hàng hoặc thanh toán sai cho khách hàng có thể có tác động tàn phá đối với tên tuổi và lợi nhuận của công ty.
Dưới đây là nhiều lý do tại sao số PO lại quan trọng:
#1. Tin tưởng và xác minh
Ngay cả khi sự tin tưởng lẫn nhau phát triển giữa người mua và người bán, mỗi giao dịch vẫn yêu cầu đảm bảo thanh toán và giao hàng. Đơn đặt hàng làm giảm khả năng nhầm lẫn và khiến tất cả các bên phải chịu trách nhiệm. Khi các doanh nghiệp phát triển, các giả định cơ bản mà chúng được thành lập có thể thay đổi. Tính nhất quán của kiến thức này được tạo điều kiện thuận lợi thông qua các đơn đặt hàng.
# 2. Cơ quan
Mở rộng cơ sở khách hàng của công ty làm tăng khó khăn trong việc thực hiện các đơn đặt hàng. Trong một tổ chức lớn, việc viết ra các hướng dẫn và giao cho nhân viên thực hiện không đơn giản như vậy. Yêu cầu tất cả khách hàng của bạn sử dụng hệ thống đặt hàng mà bạn có thể theo dõi có thể khiến họ hài lòng và mang lại cho bạn thêm công việc kinh doanh.
# 3. Trách nhiệm giải trình
Đơn đặt hàng có thể đơn giản hóa quy trình mua và bán của công ty. Bằng cách chính thức hóa các điều kiện của thỏa thuận bằng văn bản, cả người bán và người mua đều có nhiều khả năng tuân theo các cam kết mà họ đã thực hiện. Ngoài ra, nó tạo điều kiện cho người bán theo dõi tiến độ bán hàng của các mặt hàng và đối chiếu các đơn đặt hàng chưa hoàn thành. Việc sử dụng đơn mua hàng mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Ai cung cấp số PO?
Mỗi đơn đặt hàng được cung cấp một số nhận dạng đặc biệt được gọi là “số PO”. Người mua có trách nhiệm tạo tài liệu này, tài liệu này sẽ được cả hai bên sử dụng trong suốt quá trình mua bán. Người bán thường bao gồm số PO trên hóa đơn bán hàng để xác minh rằng họ đang tính phí đúng khách hàng cho đúng giao dịch mua.
Làm cách nào để sử dụng số PO?
Đối với mỗi đơn đặt hàng, một số PO (Đơn đặt hàng) riêng lẻ được tạo. Đơn đặt hàng chỉ định hàng hóa và dịch vụ mà một công ty muốn mua từ một nhà cung cấp nhất định. Cả người mua và người bán sẽ tham khảo lại số PO khi thỏa thuận tiến triển.
Làm cách nào để tìm số PO của tôi?
Số đơn đặt hàng là một số ràng buộc về mặt pháp lý nằm trên tài liệu đặt hàng. Đơn đặt hàng là một tài liệu kinh doanh ban đầu xác định hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được cung cấp, cùng với số lượng và giá cả của chúng.
Số PO là bao nhiêu chữ số?
Số PO sẽ bao gồm từ bốn đến sáu chữ số. Số PO có thể có bất kỳ tổ hợp chữ cái, chữ số và dấu gạch ngang nào.
Sự khác biệt giữa Số PO và Số đơn đặt hàng là gì?
Số PO của đơn đặt hàng (hoặc số đơn đặt hàng) là một mã định danh nhận dạng đặc biệt do công ty mua hàng tạo ra. Ban quản lý của công ty có thể tạo mã bằng tay hoặc chương trình có thể tự động thực hiện.
Kết luận:
Người mua thường chỉ định một số nhận dạng đặc biệt được gọi là số PO cho mỗi đơn đặt hàng. Ban quản lý công ty hoặc phần mềm kế toán của công ty có thể tạo mã theo cách thủ công hoặc tự động. Khi giao dịch diễn ra, số PO sẽ được tham chiếu trong các cuộc gọi điện thoại của khách hàng, biểu mẫu giao hàng và đôi khi là hóa đơn bán hàng tương ứng để đảm bảo tính chính xác.
Bài viết liên quan
- Quy trình đặt hàng mua: Loại, Ví dụ & Định dạng
- 11+ HỆ THỐNG ĐẶT MUA HÀNG TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ 2023
- PHÂN PHỐI GIÁ MUA LÀ GÌ: Tất cả những điều bạn cần biết
dự án
