Công ty của bạn không thể hoạt động nếu không có hàng tồn kho. Duy trì mức tồn kho vừa phải để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng đồng thời tránh phí lưu trữ quá cao là điều cần thiết. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho rất hữu ích cho mục đích này. Hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn là một công cụ đáng tin cậy để duy trì số lượng hàng tồn kho không đổi. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là gì và nó hoạt động như thế nào.
Hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là hệ thống không bao giờ ngừng đếm hàng tồn kho. Tuy nhiên, không giống như hệ thống kiểm kê định kỳ chỉ lấy hàng trong khoảng thời gian xác định trước, hệ thống này giám sát mức hàng tồn kho trong thời gian thực. Vì chúng luôn phản ánh mức tồn kho hiện tại nên hệ thống kiểm kê vĩnh viễn đáng tin cậy hơn hệ thống kiểm kê định kỳ. Có thể đưa ra các lựa chọn tốt hơn về đặt hàng, sản xuất và đặc biệt là giá cả khi sử dụng dữ liệu này. Việc triển khai hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có thể có nhiều hình thức. Mã vạch và thẻ nhận dạng tần số vô tuyến thường được sử dụng cho mục đích này. Mã vạch hoặc thẻ RFID được quét tại điểm bán hàng, cho phép thực hiện các điều chỉnh tự động đối với mức tồn kho. Một hệ thống kiểm kê trên máy vi tính là một lựa chọn khác. Tất cả các đơn đặt hàng, vận chuyển và mức tồn kho đều có thể được theo dõi giống hệt nhau thông qua hệ thống này. Các doanh nghiệp có thể thu được rất nhiều từ việc sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Một số lợi thế là:
1. Do hệ thống kiểm kê vĩnh viễn cung cấp mức tồn kho theo thời gian thực nên chúng đáng tin cậy hơn hệ thống kiểm kê định kỳ. Có thể đưa ra các lựa chọn tốt hơn về đặt hàng, sản xuất và giá cả khi sử dụng dữ liệu này.
2. Tiết kiệm chi phí từ việc tránh tồn kho thừa và thiếu là lợi ích chính của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
3. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn cho phép các tổ chức cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng của họ bằng cách luôn cập nhật mức tồn kho cho họ. Điều này có thể giúp các cửa hàng luôn có hàng trên kệ và làm hài lòng khách hàng của họ.
4. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn giúp các công ty tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động hóa nhiều quy trình truyền thống liên quan đến việc quản lý mức tồn kho. Sau đó, nhân viên có thể có nhiều thời gian hơn để cống hiến cho các sáng kiến khác.
5. Tóm lại, các công ty có thể thu lợi từ hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn theo một số cách. Tăng độ chính xác, tiết kiệm chi phí, cải tiến dịch vụ và tăng năng suất chỉ là một vài trong số những lợi thế này.
Hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn: Tổng quan
Bởi vì hệ thống kiểm kê vĩnh viễn cung cấp khả năng theo dõi doanh số và mức tồn kho theo thời gian thực cho các mặt hàng cụ thể và giúp ngăn ngừa hết hàng, nên chúng có thể được ưa chuộng hơn so với hệ thống kiểm kê định kỳ đã lỗi thời. Kế toán của công ty không cần phải thay đổi hàng tồn kho vĩnh viễn theo cách thủ công, trừ khi nó khác với số lượng hàng tồn kho thực tế do mất mát, đổ vỡ hoặc trộm cắp. Bởi vì hệ thống kiểm kê vĩnh viễn không thể tính đến mất mát, đổ vỡ hoặc trộm cắp nên cần phải kiểm kê định kỳ. Thông qua việc sử dụng máy quét mã vạch hoặc các hồ sơ điện tử khác về việc mua, bán và trả lại sản phẩm khi chúng xảy ra, phần mềm hệ thống cung cấp các thay đổi theo thời gian thực đối với hàng tồn kho. Dữ liệu này được thêm vào cơ sở dữ liệu vĩnh viễn và được cập nhật. Hệ thống hỗ trợ tích hợp với các nhóm tài chính và kế toán, trong số các lĩnh vực khác. Điều này thúc đẩy việc tuân thủ luật thuế và các quy tắc khác. Dữ liệu hàng tồn kho vĩnh viễn có thể được nhân viên sử dụng để thông báo chính xác cho khách hàng về tình trạng sẵn có của hàng hóa, phụ tùng thay thế và các thành phần hữu hình.
Mục nhật ký Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn
Nhật ký nhập ví dụ giao dịch hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
Một thực thể sử dụng hàng tồn kho vĩnh viễn, thực thể đã mua 24,000 đô la hàng tồn kho trên tài khoản vào ngày 12 tháng XNUMX. Ghi lại giao dịch này. Đây là đầu vào điển hình cho hệ thống kiểm kê vĩnh viễn mục Nhật ký
[Nhật ký]| Ghi nợ | thẻ tín dụng | |
| Hàng tồn kho | 24,000 | |
| Tài khoản phải trả | 24,000 |
Chú ý
Ghi nợ: Tăng cổ phiếu
Tín dụng: Tăng các khoản phải trả
Việc mua hàng tồn kho được thực hiện trong thời hạn được ghi trong tài khoản "Hàng tồn kho" theo hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn. Khi hàng tồn kho được mua và bán, tài khoản hàng tồn kho được cập nhật liên tục trong hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn.
Bạn có thể thấy mình ghi nhật ký các giao dịch khi làm việc với kế toán hàng tồn kho. Các mục nhập nhật ký thường xuyên nhất mà bạn sẽ yêu cầu tính đến khoảng không quảng cáo của mình được liệt kê bên dưới.
#1. Mua sản phẩm với giá bán buôn
Việc mua hàng hóa phải được phản ánh trong sổ sách, ghi nợ hàng tồn kho và ghi có vào các khoản phải trả:
#2. Phí bồi thường AP
Bây giờ, điều quan trọng là phải có một hệ thống thanh toán đáng tin cậy vì thời điểm thanh toán hóa đơn có thể tạo ra hoặc phá vỡ công ty của bạn. Các nguồn cung cấp và kết nối nhà cung cấp cho công ty của bạn có thể bị ảnh hưởng nếu hóa đơn không được thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, nó có thể tạo ấn tượng rằng công ty của bạn đang gặp rắc rối với những người bên ngoài khác, gây tổn hại đến danh tiếng và sự tự tin. Ngược lại, cách tiếp cận có tổ chức giúp bạn tránh bị phạt thanh toán trễ, tăng cường dòng tiền và duy trì mối quan hệ làm việc tốt với các nhà cung cấp.
#3. Điều kiện tín dụng
Các sản phẩm thường được mua bằng tín dụng từ các nhà bán buôn và nhà sản xuất. Hóa đơn hoặc hóa đơn từ nhà cung cấp phải nêu rõ các điều khoản thanh toán. Với mục đích lập luận, hãy giả sử rằng vào ngày 1 tháng 2,000, công ty sử dụng tín dụng để mua thêm 10 đô la hàng hóa, đồng ý thanh toán làm hai đợt, mỗi đợt 30 đô la, với khoản thanh toán đầy đủ sau 30 ngày. Người mua có 2 ngày để trả lại tiền cho người bán, mặc dù sẽ được chiết khấu 10% nếu chuyển tiền trong 2 ngày đầu tiên. Giờ đây, với mức chiết khấu hiện có là 1,940% trên giá hóa đơn, Công ty XYZ đăng ký mua hàng của họ với chi phí ròng là XNUMX đô la. Giao dịch này sẽ được công ty ghi lại như vậy:
# 4. bán hàng hóa
Một mục nhật ký là cần thiết để ghi nhận việc bán hàng và một mục khác là cần thiết để ghi lại chi phí của các sản phẩm đã bán, khi một doanh nghiệp bán hàng hóa.
#5. Bộ sưu tập AR
Khách hàng mua hàng hóa và dịch vụ từ bạn bằng tín dụng nợ bạn tiền, được gọi là khoản phải thu. Tất cả các hóa đơn chưa thanh toán hoặc tiền mà khách hàng của bạn nợ bạn đều được đưa vào tài khoản phải thu của bạn. Báo cáo tài chính của công ty bạn bao gồm các khoản phải thu như một tài sản. Việc duy trì tình trạng tài chính lành mạnh của công ty bạn phụ thuộc rất nhiều vào khả năng đánh giá đúng tầm quan trọng của các khoản phải thu. Bạn luôn nên giữ cho các khoản phải thu của mình ở tình trạng tốt. Ngay cả khi bạn có một cơ sở khách hàng lớn, nó có thể là thảm họa cho doanh nghiệp của bạn nếu họ không thanh toán cho bạn đúng hạn hoặc hoàn toàn không.
Hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn
Các phương pháp và thủ tục khác nhau để tài liệu hàng tồn kho là cần thiết cho vĩnh viễn và hệ tuần hoàn, mặc dù thực tế là cả hai có thể làm việc cùng nhau. Sản phẩm được giám sát liên tục bởi đội ngũ nhân viên trong một hệ thống cố định. Sản phẩm chỉ được ghi lại theo các khoảng thời gian đều đặn trong một hệ thống định kỳ. Không thể phủ nhận rằng một hệ thống vĩnh viễn khó quản lý hơn một hệ thống định kỳ, với tất cả dữ liệu bổ sung cần được theo dõi và lưu trữ. Theo Muller, “các nguyên tắc cơ bản đều giống nhau — bất kể cách tiếp cận của bạn là gì” khi nghĩ về hệ thống mà bạn muốn sử dụng. Nếu có một lỗ hổng trong hệ thống cốt lõi, thì không có phần mềm ưa thích nào có thể cứu bạn khỏi mắc lỗi tương tự nhanh hơn. Các quyết định liên quan đến hệ thống sẽ được thông báo bởi các yếu tố như tính dễ hư hỏng của hàng hóa của bạn và cách chúng phải được xử lý thực tế (chẳng hạn như kích thước và dung lượng lưu trữ mà chúng yêu cầu).
Cách doanh nghiệp của bạn giao hàng và lưu trữ hàng hóa cũng ảnh hưởng đến đặc tính của nó. Một số sản phẩm được đơn vị hóa vì các thành phần của chúng nhỏ và chúng được bảo quản trong các thùng chứa riêng biệt. Phương pháp vĩnh viễn hoạt động tốt cho các doanh nghiệp lớn hoặc những doanh nghiệp có nhiều hàng tồn kho. Một phương pháp định kỳ thường có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ không có nhiều hàng tồn kho duy trì hoạt động kinh doanh. Điều này cũng đúng với tỷ lệ sai sót, nhỏ hơn với hệ thống vĩnh viễn, nhưng một kho hàng nhỏ, đơn giản có thể không bị ảnh hưởng nhiều bởi hệ thống định kỳ. Một chỉ số kế toán thiết yếu, giá vốn hàng bán (COGS) được tính bằng cách cộng số dư hàng tồn kho đầu kỳ với chi phí mua hàng tồn kho và khấu trừ chi phí hàng tồn kho cuối kỳ. Với hàng tồn kho thực tế, giá vốn hàng bán được cập nhật thường xuyên. Nhìn chung, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn dễ sử dụng hơn.
Ví dụ về hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
Một số ví dụ về hệ thống kiểm kê vĩnh viễn bao gồm:
- Hệ thống điểm bán hàng (POS): Các hệ thống này theo dõi mức tồn kho khi các mặt hàng được bán.
- Hệ thống quản lý kho (WMS): Các hệ thống này theo dõi mức tồn kho khi các mặt hàng được chuyển vào và ra khỏi kho.
- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Các hệ thống này theo dõi mức tồn kho trên tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp, bao gồm bán hàng, sản xuất và mua hàng.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn chính xác hơn hệ thống kiểm kê định kỳ vì chúng theo dõi mức tồn kho trên cơ sở thời gian thực. Điều này cho phép các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho của họ tốt hơn và tránh tình trạng hết hàng hoặc dự trữ quá nhiều.
Máy quét mã vạch không dây trong siêu thị là cách triển khai điển hình nhất của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Nó giữ nhật ký thời gian thực của tất cả các giao dịch được quét trong hệ thống. Theo cách tiếp cận này, doanh nghiệp sẽ không phải đoán xem họ cần hoặc có bao nhiêu hàng hóa.
Công thức hàng tồn kho vĩnh viễn là gì?
Công thức hàng tồn kho vĩnh viễn là:
Hàng tồn kho cuối kỳ = Hàng tồn kho đầu kỳ + Mua hàng – Bán hàng
Công thức này có thể được sử dụng để tính toán hàng tồn kho cuối kỳ của một công ty vào cuối kỳ kế toán. Hàng tồn kho đầu kỳ là giá trị của hàng tồn kho mà một công ty có trong tay vào đầu kỳ kế toán. Việc mua rõ ràng là giá trị của hàng tồn kho mà một công ty đã mua trong kỳ kế toán. Doanh thu là giá trị của hàng tồn kho mà một công ty đã bán trong kỳ kế toán. Công thức hàng tồn kho vĩnh viễn là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp để theo dõi mức hàng tồn kho của họ và để đảm bảo rằng họ có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Hàng tồn kho vĩnh viễn là gì và lý do cho nó là gì?
Hàng tồn kho vĩnh viễn là một phương pháp kế toán liên tục phản ánh chính xác hàng tồn kho thực tế trong hàng tồn kho sổ sách bằng cách liên tục ghi lại những thay đổi hàng tồn kho mà không cần hàng tồn kho thực tế. Hệ thống POS và máy quét là thiết bị đầu vào được sử dụng trong kho để ghi lại hàng tồn kho vĩnh viễn.
Hai tính năng của hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn là gì?
Cơ chế tồn kho vĩnh viễn khá phức tạp. Miễn là không có thứ gì bị đánh cắp cũng như hư hỏng, việc thay đổi hàng tồn kho là chính xác và dễ dàng truy cập ngay lập tức. Khi mỗi lần bán hàng được thực hiện, tài khoản COGS cũng được cập nhật thường xuyên. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là một cách để theo dõi hàng tồn kho mà không cần phải nhập thủ công từng lần mua hoặc bán. Phần mềm trong hệ thống này về cơ bản theo dõi sự thay đổi về mức tồn kho theo thời gian thực cho mỗi giao dịch xảy ra.
Hai ưu điểm và nhược điểm của hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn là gì?
Ưu điểm
Phản hồi tức thì. Như tên gọi của nó, một hệ thống vĩnh viễn liên tục làm mới dữ liệu bán hàng. Cả quản lý và nhân viên đều có thể theo dõi các số liệu này và sử dụng chúng khi họ thấy phù hợp trong thời gian thực.
Cải thiện năng lực cho tầm nhìn xa. Những lợi ích quan trọng của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn bao gồm theo dõi các kiểu mua hàng của người tiêu dùng và sự thay đổi theo mùa cũng như các cơ hội mà thông tin này mang lại.
Nhược điểm
Thiếu hàng tồn kho. Điều này có thể xảy ra do trộm cắp, hư hỏng hoặc thiệt hại vật chất. Mất mát xảy ra khi có sự khác biệt giữa hàng tồn kho vĩnh viễn ước tính và hàng tồn kho thực tế tiếp theo.
Lưu giữ hồ sơ hàng tồn kho kém. Các sự cố với quá trình quét, mất hàng tồn kho, phần mềm hoặc người vận hành có thể làm giảm hiệu quả của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
Đó là một đặc điểm của một hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn?
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn nói chung là một phương pháp theo dõi hàng tồn kho ghi lại ngay lập tức và tự động các giao dịch mua và bán hàng tồn kho. Phần mềm trong hệ thống này theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực và cập nhật chúng sau mỗi giao dịch.
Kết luận
Các tổ chức thương mại điện tử đang trải qua quá trình mở rộng nhanh chóng là những ứng cử viên lý tưởng cho hệ thống khoảng không quảng cáo vĩnh viễn. Một hệ thống chỉ thỉnh thoảng kiểm kê một lần có nguy cơ thiếu chính xác cao hơn và kiểm soát hàng tồn kho kém hiệu quả hơn. Rõ ràng là bạn có thể tập trung hóa việc quản lý hàng tồn kho của mình, tối ưu hóa mức hàng tồn kho và làm được nhiều việc hơn nữa với sự trợ giúp của hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn.
bài viết liên quan
- HỆ THỐNG KHO HÀNG ĐỊNH KỲ: Nó Là Gì & Nó Hoạt Động Như Thế Nào
- 365 MOBILE Iventory: Hướng dẫn về 365 Thị trường bán lẻ Mobile Inventory
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỒN KHO NHÀ HÀNG TỐT NHẤT 2023
- PHẦN MỀM KIỂM KÊ CÔNG CỤ: Hơn 11 Phần mềm Kiểm kê Thiết bị & Công cụ Tốt nhất 2023
dự án
